Анализ внешней и внутренней среды организации. 3

ВВЕДЕНИЕ: 

     В настоящее время перед Российской экономикой встал ряд проблем. Одной  из самых актуальных является направление  совершенствования системы управления организацией. Управление организаций - сложная работа ввиду того, что  организация - сложный организм, в котором переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, дисциплина и свободное творчество, жесткая технология и инновации. У организации есть свой облик, культура, традиции и репутация. Не понимая сущности организации и закономерностей ее развития нельзя ни управлять ей, ни эффективно использовать ее потенциал, ни осваивать современной технологии ее деятельности.

     Полиграфическая промышленность – одна из немногих, стабильно развивающихся сегодня в нашей стране отраслей. Поэтому к полиграфии обращается все больше людей, которые ищут наиболее рациональные современные методы размножения информации – от однокрасочных бланков и листовок до многокрасочных журналов, буклетов, проспектов, открыток и другой высококачественной полиграфической продукции.

     Целью данной курсовой работы является изучение закономерностей существования и развития ОАО «Экспресс-издательства», выявление путей совершенствования системы управления организацией.

     Курсовая  работа состоит из трёх глав. В первых двух главах мы исследуем издательство, как целостную систему. В третьей главе предложения по совершенствованию организационной структуры данной организации. 
 
 
 
 

     Глава 1.Анализ внутренней и внешней среды  организации.  

     1.1.Общая характеристика организации

       Наименование организации: ООО «Экспресс–издательство» - предприятие с завершенным циклом издательских и полиграфических работ.

  Место нахождения: Россия, Забайкальский край, город Чита. Юридический адрес в соответствии с учредительными документами и фактическое место нахождения организации: 672000, Забайкальский край, город Чита, улица Полины Осипенко.

     Характер  деятельности – коммерческий.

     Форма собственности – общество с ограниченной ответственностью.

Виды  выпускаемой продукции: книжно-журнальная, газетная, бланочная и акцидентная продукция (приглашения, открытки, визитные карточки, грамоты, дипломы и т. д.).

     Численность персонала – 47 человек.

     В штате работники следующих специальностей: технолог, программисты, дизайнеры, печатники, переплётчики, работники участка подготовки бумаги и других материалов.

     ООО «Экспресс-издательство», как самостоятельное  предприятие, начало свою работу с 19.05.1991 года. Вначале оно имело иную правовую форму, именовалось ТОО, РИА «Азия», «Экспресс-типография». К началу 2002 года типография располагала современным оборудованием, позволяющим выпускать высококачественную продукцию. Вначале пути деньги зарабатывали на бланочной продукции, постепенно развиваясь, занимали все больше площадей в здании по ул. Костюшко- Григоровича, приобретая новую технику. Вскоре типография переросла в издательство, необходимо было решать вопрос о кардинальных изменениях, создании полного цикла издательско-полиграфических услуг.

     С помощью заработанных денег и  инвестиционного кредита было построено  великолепное здание, где и разместилось «Экспресс-издательство».

     1.2.Внутренняя среда организации

       Основной целью деятельности является извлечение прибыли, быть конкурентно способным предприятием на рынке труда. Для достижения цели ООО «Экспресс-издательство» осуществляет следующие услуги:

        офсетная  одноцветная  печать;

     изготовление  многоцветной  и  полноцветной  печатной  продукции;

     разработка  оригинал-макетов  для  типографий ( для  одноцветной  и полноцветной  печати );

      выполнение  переплетных  работ ( мягкий  и  твердый  переплет );

      выполнение  полного  цикла  полиграфических  работ  от  оригинал-

макета  до  готовой  полиграфической  продукции ( книги , журналы , вестники, сборники , учебные  пособия , дневники , тетради , блокноты , календари и т.д.).

     Для достижения этих целей в издательстве имеется оборудование, отвечающее, современным требованиям, с помощью которого оперативно и качественно выполняются любые заказы клиентов. При соблюдении новейших технологий, сроки изготовления продукции сокращаются до минимума. Используются современные печатные офсетные машины, одно- , двух- и четырех-красочные. Компьютерные технологии набора и верстки, автоматы для цветоделения, современное переплётное оборудование, ниткошвейные машины, клеевое бесшвейное скрепление, крышкоделательные машины для изготовления твёрдого книжного переплёта.

            Техническое оснащение вновь создаваемой типографии зависит от того, какую продукцию в ней собираются печатать. Чем больше задач по изданию разнообразной продукции стоит перед организатором типографии, тем сложнее будут выглядеть варианты её структуры, организации и оснащения. Организационная структура управления, должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

     Формирование  структуры управления надлежит связывать  с определением полномочий и ответственности  каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

     «Экспресс-издательство»  выпускает книжную продукцию, процесс изготовления книги включает в себя множество технологических процессов от набора до заключительного этапа изготовления книги. Поэтому предприятию необходим достаточно большой набор рабочих специальностей.  На предприятии имеются квалифицированные специалисты рабочих специальностей, инженер-технолог полиграфического производства, дизайнеры, но пополнение квалифицированными    кадрами предприятия

осложнено тем, что учебные заведения по подготовке полиграфистов любого уровня   находятся вдали  от    нашего    города.  Предприятие  вынуждено 

     Рис.1. Структура издательства 

обучать работников непосредственно на рабочих местах. Гораздо сложнее обстоит дело с инженерно-техническим персоналом. Единственный инженер-технолог, работает в переплётном цехе, в качестве мастера. Предприятию такого уровня необходимы квалифицированные работники по издательскому делу, технологи полиграфического производства и, так как полиграфическое оборудование относится к высокоточному  и дорогостоящему оборудованию, необходимы такие специалисты, как   высококвалифицированные инженеры-механики, наладчики  полиграфического оборудования. Директору типографии необходимо всерьёз заниматься подготовкой и обучением кадров.

            Помимо  этого  он  должен  предложить  подходящие  способы  реагирования  на внешние  воздействия.  Организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить  и продолжать  эффективную  деятельность.

      Таким образом, проведя анализ, мы пришли  к  выводу,  что  данная

структура издательства  не  удовлетворяет  его  потребностям,  вследствие  чего структура подлежит реорганизации. Для чего будет  утверждено  новое  штатное расписание,  в котором на    директора дополнительно   будут возложены обязанности инспектора по кадрам. А также будет введена должность менеджера (инженера-технолога полиграфического производства)  и введены новые должности: инженера-механика, редактора-издателя, мастеров-технологов печатного и переплётного участков.

1.3. Внешняя среда организации

К  внешней  среде  организации  относятся следующие элементы:

·        Потребители;

·        Конкуренты;

·        Правительственные  учреждения;

·        Поставщики;

·        Финансовые  организации;

·        Источники  трудовых  ресурсов;

      Для  облегчения  учета  ее  влияния  на  организацию  внешние  факторы разделяют  на  две  группы:  прямого и косвенного  воздействия.

Среда  прямого  воздействия  включает  в  себя  следующие  факторы:

1.    Поставщики (трудовых  ресурсов, материалов);

2.     Потребители;

3.     Конкуренты;

4.     Законы  и  государственные   организации;

Среда  косвенного  воздействия  включает  в  себя  следующие  факторы:

1.     Международные события;

2.     Состояние  экономики;

3.     Научно-технический  прогресс;

4.     Политические  факторы;

5.     Социально-культурные  факторы;

К  основным  ситуационным  факторам внутри  организации,  которые требуют усиленного внимания руководства ,  относятся :

·        Цели;

·        Структура  организации;

·        Задачи;

·        Технология;

·        Люди;

Международные  события  влияют  на  деятельность  организации, так как

основную  часть  сырья  и  материалов  организация  вынуждена  поставлять  из-за границы.

      В  настоящее  время  нестабильность  нашей  экономики ухудшает

эффективность  работы  организации  в  основном   за  счет  нестабильности

национальной  валюты  (т.е.  постоянные  резкие  скачки  курса рубля по

отношению  к  американскому  доллару)   и невозможности в связи с этим

долгосрочного  достоверного  планирования  деятельности  издательства.

      Научно-технический  прогресс  влияет  на  ускорение  морального  старения оборудования  и  технологий  работы.  Новые  технологии расширяют  спектр услуг  и  позволяют  выпускать  качественно новую продукцию.  Однако  те средства,  которые высвобождаются более  экономичными  технологиями, почти полностью  " съедаются "  трудностями  и  затратами, сопряженными  с провозом  оборудования  и  расходного  сырья  и материалов, установкой  оборудования, его  запуском, техническим обслуживанием и эксплуатацией  из-за  отсутствия  квалифицированного  персонала. 

      Факторы  внешнего  окружения  влияют  на  деятельность  организации опосредованно, т.е.  посредством факторов  внутреннего  окружения.

Рассмотрим  внешнюю среду издательства.

     Заказчики предприятия: бюджетные организации, коммерческие предприятия.

     В городе несколько типографий, которые  могут составить конкуренцию  «Экспресс-издательству», но только в части выпуска газет больших тиражей: ОАО «Читинская типография», «Полиграф-сервис». По выпуску книжно-журнальной продукции конкуренцию составляет издательство «Поиск». Конкуренцию по производству акцидентной продукции составляет типография «Палитра» и «Формат». Но в целом, по оснащению полиграфическим оборудованием, этому издательству конкурентов пока нет.

      Основную  часть  расходных  материалов, бумаги  и запасных  частей

Издательство   вынуждено  закупать у  иностранных фирм-поставщиков.  Такая ситуация  сложилась  благодаря  тому, что  оборудование, необходимое для высококачественной  офсетной  и  полноцветной  печати, импортируется в  Россию. К сожелению внутренний  рынок нашей страны  пока  еще не готов  к  производству  качественных  материалов, которые обязательно должны  соответствовать мировым стандартам.

      Основным  недостатком  таких  закупок  является  большая  зависимость потребителя  (т.е.  типографии)  от  цен поставщиков и в основном  от скачков курса национальной  валюты.

      К  достоинствам  зарубежных  закупок  можно  отнести  высокое  качество сырья  и  материалов, а значит  и способность удовлетворить постоянно растущие  требования  заказчиков  к  качеству  готовой  продукции. Ситуация  облегчается  тем, что часть материалов (газетная  бумага, картон и пр.)  производится  на  территории  Украины, благодаря чему  рынок поставщиков  значительно  расширяется  и  растет  возможность  выбора наиболее  выгодного  поставщика.

     Основной  отечественный поставщик сырья: ЗАО «Туринский целлюлозно-бумажный завод», который поставляет офсетную бумагу, различных марок.

     В данный момент мы имеем  ограниченный круг заказчиков на полиграфическую  продукцию, энциклопедии, подарочные издания  книг печатаются в  других регионах. Развитый туризм мог бы увеличить количество заказов в типографиях города. 

 Экономика России

     Рост  ВВП России в 2010 году составил 4.0%, что  превысило последний прогноз  МЭР на 0.2 процентных пункта.

     Экономику РФ в 2010 году поддержали китайский спрос на сырьевые товары, бюджетные инвестиции в инфраструктурные проекты, программа утилизации автомобилей и эффект низкой базы. Но реализовать эти бонусы  в полном объеме  помешал климатический фактор. Жара выпарила почти процент от прогнозируемого роста, что очень немало, особенно если индексировать его в рублях.

Практически во всех секторах экономики (за исключением  сельского хозяйства и строительства) итоговые показатели были выше аналогичных  показателей 2009 года. Особенно важны  рост инвестиций и потребительского спроса, но они пока далеки от докризисного уровня. Также серьезный прирост отмечен в промышленности.

Цена  нефти остается одним из основных индикаторов состояния российской экономики. В декабре она вырвалась  за пределы $90. Среднегодовая цена нефти увеличилась почти на треть. Примерно настолько же увеличился объем российского экспорта в денежном выражении и доходы федерального бюджета.

      Международные  события  влияют  на  деятельность  организации, так как основную  часть  сырья  и  материалов  организация  вынуждена  поставлять  из-за границы.  

      В  настоящее  время  нестабильность нашей экономики ухудшает

эффективность  работы  организации  в  основном   за  счет  нестабильности

национальной  валюты  (т.е.  постоянные   резкие   скачки   курса   рубля по

отношению  к  американскому  доллару)   и невозможности,  в связи с этим, долгосрочного  достоверного  планирования  деятельности  фирмы.

      Основную  часть  расходных  материалов, бумаги  и  запасных  частей

ОАО «Экспресс-издательство»   вынуждено  закупать у  иностранных фирм-поставщиков.  Такая ситуация  сложилась  благодаря  тому, что  оборудование, необходимое  для высококачественной  офсетной  и  полноцветной  печати, импортируется в  Россию. К  сожалению,  внутренний  рынок нашей страны  пока  еще не готов к производству  качественных  материалов, которые обязательно должны  соответствовать мировым стандартам.

     Состояние технологии в области полиграфии

     Новые тенденции, связанные, прежде всего, с  децентрализацией выпуска печатной продукции, уменьшением средней тиражности, ростом номенклатуры выпуска и проблемами распространения и сбыта, породили необходимость структурной перестройки полиграфической промышленности в части создания более мелких, главным образом, частных производств, которые смогут выдержать новые условия конкуренции по качеству продукции, номенклатуре услуг и срокам изготовления.

     Дальнейшее  развитие отрасли пойдет по пути увеличения удельного веса полиграфических  производств негосударственного сектора. В отличие от государственных полиграфических предприятий, которые, в основном, имеют основные производственные фонды со сроком службы значительно превышающим установленный, частные фирмы, начинающие с нуля, сумели найти выгодную рыночную нишу и, постепенно расширяясь, вышли на высокий технологический уровень. Большинство известных российских частных фирм заняты производством многокрасочной листовой рекламно-коммерческой продукции, известных журналов, этикеток, печатной упаковки, многокрасочных газет. По сравнению с государственными и приватизированными предприятиями их будущее представляется более оптимистическим.

     Особый  класс продукции производственно-технического назначения, имеющий хорошие и  постоянные перспективы,— элитная  продукция. Это реклама и каталоги для адресного распространения, элитная этикетка и представительская продукция. Ясно, что изменения в структуре выпуска печатной продукции и расширение рынка полиграфических работ требует значительных капиталовложений. В первую очередь речь идет о листовых многокрасочных офсетных машинах половинного формата с секциями лакирования и сушки; о рулонных многокрасочных офсетных машинах для печатания многополосных газет; об узко рулонных многокрасочных машинах флексографской печати с высекальными, лакировальными и сушильными устройствами; о машинах цифровой печати для производства микро тиражей. Потребность в этом оборудовании исчисляется десятками и сотнями установок. Предположительный объем инвестиций в печатное и послепечатное оборудование на ближайшие 10 лет может составить до 1 млрд. Долларов США.  

      1.4.Постановка проблемы

 Поскольку  от  руководства  зависит выживание организации, директор  обязан  уметь выявлять  существенные факторы в окружении, которые повлияют  на  его организацию. Директор типографии занимается менеджментом, снабжением издательства, общим руководством. Одному директору сложно справиться с такой нагрузкой, поэтому необходимо ввести несколько специалистов с полиграфическим образованием, которые,  зная технологию полиграфического производства, будут профессионально реагировать на все факторы, которые повлияют на издательство положительно или отрицательно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Корректировка системы управления издательства. 

      2.1.1. Главная цель издательства  –  обеспечение  лидирующего  положения  на  рынке  за  счет увеличения  доходности  организации  и завоевания  новых рынков.

      На  цели  организации  влияет  как  внутренняя, так и внешняя среда.

Факторы  внешней  среды, влияющие  на  ОАО «Экспресс-издательство»:

1.     Экономические  факторы :

·     Темп  инфляции;

·     Скачки  курса  валют;

·     Изменения  законодательной  базы  для  работы  на  внутреннем  рынке.

2.     Политические  факторы:

Руководство  постоянно  следит  за:

·     изменениями  в  законодательстве  России;

·     курсами  валют,  тенденциями  изменения налогового   законодательства.

3.     Рыночные  факторы:

·     Уровень  конкуренции;

·     Позиция  на  рынке;

·     Тенденции  развития  рынка;

·     Демографические  изменения.

4.     Факторы  конкуренции:

·     Изучение  сильных  и  слабых  сторон  конкурентов;

·     Оценка  стратегии  конкурентов;

·     Анализ  будущих  целей  конкурентов.

Внутреннюю  среду  ОАО «Экспресс-издательства"  характеризуют  следующие  основные  факторы:

1.Производственные  мощности;

2.Управленческая  структура;

3.Персонал;

4.Задачи.

       Перегрузка высшего руководства.  Если  меры  по  изменению   методов  и

процедур  управления  не  позволяют  уменьшить  нагрузку,  не   приводят   к

продолжительному облегчению, то весьма эффективным  средством  решения  этой задачи  становится  перераспределение  прав  и  функций,   корректировки   и уточнения в формах организации.

       Перераспределение  задач,  прав  и  ответственности,   информационных

потоков повышает эффективность организации  путём  роста  производительности и,  по  крайней  мере,   временно   сдерживает   рост   издержек,   повышает прибыльность. Улучшение организационных форм нередко способствует  выработке новых и более совершенных стратегических решений. 

      2.1.2. Для  реализации  планов  кто-то  должен  фактически  выполнить  каждую  из задач, вытекающих  из  целей  организации.  Для этого руководство обязано  найти  эффективное  сочетание  задач  и  людей.

     Делегирование -  означает  передачу  задач  и  полномочий  лицу, которое

принимает  на  себя  ответственность  за  их  выполнение.  Оно представляет

собой  средство, при помощи  которого  руководство распределяет  среди

сотрудников  множество  задач, которые должны  быть  выполнены  для

достижения  целей  всей  организации.  Можно  сказать, что делегирование

превращает  человека  в  руководителя.

     Ответственность -  это обязательство выполнять имеющиеся задачи  и

отвечать  за  их  удовлетворительное  разрешение.  Под  обязательством

следует  понимать  то, что от  индивида  ожидается выполнение  конкретных рабочих требований, когда он  занимает  определенную  должность в организации.  Фактически  индивид заключает контракт  с организацией  на выполнение  задач данной  должности в обмен на  получение определенного вознаграждения.  Ответственность означает, что работник  отвечает  за результаты выполнения  задачи  перед тем, кто передает  ему полномочия.

     Полномочия -  представляют  собой ограниченное  право  использовать

ресурсы  организации  и  направлять  усилия  некоторых  ее  сотрудников  на

выполнение  определенных  задач.

      Полномочия  делегируются  должности, а  не  индивиду, который занимает  ее в данный  момент.  Когда индивид меняет  работу, он  теряет  полномочия старой  должности  и  получает  полномочия  новой.

В  менеджменте  выделяют  две  концепции  передачи  полномочий:

1.     Классическая  концепция  -  передача  полномочий  от  высшего

руководства  к  нижестоящему.

2.     Концепция  ограниченных  полномочий  -  подчиненный  имеет

возможность  отстранить  или  отказаться  от  требования  или  решения

руководителя.

Организовать  – это  значит  создать  некую  структуру.

      Эффективная  организация  работы  позволяет  группе  работников  добиться гораздо  большего, чем они   могли бы  сделать без должной организации,  и в гораздо меньшие сроки.

     Рис.2. Новая структура  издательства

     2.1.3. Поскольку от руководства зависит выживание организации, директор обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию.  Директор типографии занимается менеджментом, снабжением издательства, общим руководством. Одному директору сложно справиться с такой нагрузкой, поэтому часть обязанностей будут выполнять инженер-механик, инженер-технолог, редактор-издатель, мастера –технологи печатного и переплётного участков.

Функции и обязанности ИТР ОАО «Экспресс-издательства» 

Таблица 1.