Бухгалтерский учет кассовых операций

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………4

1. Теоретические основы бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами…………………………………………….5

1.1Нормативно правовое  регулирование и задачи учета  кассовых операций………………………………………………………………………..…5

1.2 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций…………9

1.3 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами……………………………………………………………………………12

2. Организация учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ООО «Молоко»……………………………………..16

2.1 Учетная политика и  основные показатели деятельности  организации………………………………………………………………………16

2.2 Документальное оформление  кассовых операций и расчетов  с подотчетными лицами…………………………………………………………..18

2.3 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций и расчетов  с подотчетными лицами………………………..……………………………….22

3 Совершенствования по  учету кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………..……25

3.1 Проблемы в учете  кассовых операций и расчетов  с подотчетными лицами……………………………………………………………………………25

3.2 Рекомендации по совершенствованию  учёта кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами……………………………………..……….26

3.3 Автоматизация бухгалтерского  учета в организации………………30

Заключение……………………………………………………..…………32

Список использованной литературы…………………………………...34

ВВЕДЕНИЕ

Чтобы проводить денежные расчеты с поставщиками, подрядчиками, принимать выручку от покупателей, а также проводить расчеты  с персоналом по оплате труда, расчеты  с физическими и юридическими лицами по другим различным операциям, связанным с приемом и расходом наличных денег во всех организациях образуют кассу. Актуальность исследования темы «Бухгалтерский учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами»  обусловлена тем, что для правильного ведения учета кассовых операций требуется знание их многочисленных законодательных и постоянно изменяющихся норм, правил и порядка.

Предмет и объект исследования - кассовые операции и расчеты с подотчетными лицами общества с ограниченной ответственностью «Молоко» (далее по тексту ООО « Молоко»).

Цель исследования - разработка рекомендаций по совершенствованию  учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами на основе проведенного исследования нормативной базы, бухгалтерских положений, правил организации кассы, и расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения цели исследования предполагается решить следующие задачи:

1.Изучить в теории основы  организации кассы, расчетов с подотчетными лицами рассмотреть и структурировать нормативную базу регулирования учета кассовых операций.

2. Проанализировать на  примере исследуемой организации  порядок образования кассы, документального  оформления, аналитического и синтетического  учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

4. Разработать рекомендации  по совершенствованию бухгалтерского  учета.

1. Теоретические основы бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

1. Нормативно-правовое регулирование и задачи учета кассовых операций

Бухгалтерский учет в Российской Федерации регламентируется правовыми  и нормативными документами. Государство  в лице Правительства, Министерства финансов, Центрального Банка, Государственного комитета по статистике России при  помощи законов, постановлений и  инструкций устанавливает правила  учета. Основным разработчиком документов по бухгалтерскому учету является Министерство финансов РФ.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы  целесообразно представить в  виде следующих табл. 1.1.

Таблица 1.1

Система нормативного регулирования  бухгалтерского учета в РФ

Законодательные акты, указы  Президента РФ и постановления Правительства, прямо или косвенно регламентируют организацию и ведение бухгалтерского учета и проведения аудита кассовых операций в организации обязательны  к применению.

Стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности, методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств носят рекомендательный характер.

Указания, инструкции, положения  приказы и иные подобные документы  по постановке, ведению бухгалтерского учета, создаются непосредственно  в организации и являющиеся внутрифирменными документами.

Нормативным регулированием ведения денежных расчетов занимается Центральный банк РФ, применяя разработанные  им следующие нормативные документы:

1. «Положение о порядке ведения кассовых операций в РФ».
2. «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
3. Положение «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям».
4. Инструкция «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях банков»
5. Указание «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке»

Краткая характеристика основных нормативных актов и документов регулирования бухгалтерского учета  денежных средств в РФ приведена в табл.1.2.

Таблица 1.2

Краткая характеристика других основных нормативных актов и  документов регулирования бухгалтерского учета в РФ

Продолжение таблицы 1.2

Системы нормативного регулирования  бухгалтерского учета разработаны  в разное время, в силу чего некоторые  из них вступают в противоречие друг другу. В этой связи, при использовании  данных нормативных актов в практической деятельности хозяйствующие субъекты должны руководствоваться следующими правилами:

1. В случае наличия противоречий между нормативными актами иерархического уровня приоритет имеет нормативный документ более высокого уровня независимо от даты его утверждения (вступления в силу).
2. В случае наличия противоречий между нормативными актами иерархического уровня приоритет имеет нормативный документ с более поздней датой его утверждения (вступления в силу) (основание: письмо Министерства Финансов РФ от 23.08.2001 г. №16-00-12/15).

 Таким образом, обзор  нормативной базы позволяет сделать  вывод о том, что она обширна,  довольно сложна и в условиях  рыночной экономики динамична, вследствие чего от бухгалтеров на участке учета денежных средств требуется не только внимательность, скрупулезность и хорошая память, но и ее знание. А соблюдение законодательства может обеспечить правильную постановку бухгалтерского учета кассовых операций.

1.2 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций

Как известно, касса организации  предназначена для хранения и  выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, марок государственной  пошлины, оплаченных билетов, акций, облигаций  и др.).

В соответствии с действующими нормативными актами (Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации  и др.) помещение кассы должно быть специально оборудовано, оснащено охранной сигнализацией.

Организация обязана обеспечить сохранность денег в помещении  кассы, а также при доставке их из банка или иной кредитной организации  и наоборот. Администрация несет  в установленном законодательством  порядке ответственность в тех  случаях, когда по ее вине не были созданы  необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых им ценностей и обязан возместить ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и из-за небрежного или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

У организации должна быть одна (главная) касса. При наличии у нее большого количества подразделений на наиболее удаленных из них могут быть открыты кассы-филиалы или пункты выдачи заработной платы, пособий и компенсаций.

Перечень лиц, которым  поручается исполнение кассовых операций, определяется приказом руководителя организации  с возложением на них полной материальной ответственности. Права и обязанности, установленные для кассиров Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, распространяются и на работников организации, выполняющих их функции при отсутствии в штатном расписании должности кассира.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на активном счете 50 «Касса».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса»отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50–1 «Касса организации»;
• 50–2 «Операционная касса»;
• 50–3 «Денежные документы» и др.

Учет денежных средств в кассе самой организации осуществляется на субсчете 50–1 «Касса организации».

На субсчете 50–2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней)и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, в кассаххранения билетов, в кассах отделений связи и т. п. Она открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50–3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в суммефактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, субсчет 50–4 «Касса в иностранной валюте»).

С 1 сентября 2008 г. по Указанию ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» прием наличной иностранной валюты для зачисления (перечисления)на банковский счет клиента, выдача наличной иностранной валюты с банковского счета клиента должны осуществляться по приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру.

Наличная иностранная  валюта может выдаваться организации на командировочные и представительские расходы.

Расходный кассовый ордер, по которому осуществляется выдача наличной иностранной валюты организации, оформляется на основании письма на получение наличной иностранной валюты, составленного организацией в произвольной форме.

В письме на получение наличной иностранной валюты указываются: наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность; наименование наличной иностранной валюты. Подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты указывается в письме цифрами и прописью.

Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати (при наличии), заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати,

В банке в подтверждение приема или выдачи наличной иностранной валюты клиенту должен выдаваться подписанный кассовым работником банка экземпляр приходного кассового ордера или расходного кассового ордера с проставленным оттиском штампа кассы

При наличии операций в наличной иностранной валюте записи в бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в иностранной валюте.

При учете денежных средств в иностранной валюте следует руководствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000,

Все совершенные кассовые операции отражаются в кассовой книге. На последнем этапе учетного процесса данные кассовой книги переносятсяв систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

В зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета разноска данных кассовой книги осуществляется в журнале-главная, журнале-ордере№ 1, Главной книге или книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1. При использовании автоматизированной формы бухгалтерского учета все данные, отраженные по кассе, автоматически регистрируются в журнале учета проводок или хозяйственных операций.

1.3 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами

Выдача денежных средств  под отчет работникам бюджетного учреждения производится для расчетов по оплате труда, транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для  хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и т.д., а также в виде аванса на командировочные  расходы. Порядок выдачи денег по отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Правилами ведения кассовых операций.

Руководители предприятия  могут разрешать (в порядке исключения) производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх  установленных норм. Дополнительные выплаты осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся на предприятии  после уплаты налогов и других платежей; в бюджетных организациях - за счет экономии в пределах имеющихся  нормативов. При этом командировочные расходы, начисляемые сверх установленных норм, включаются в доход работника, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц. Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны предоставить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждаются руководителем предприятия. Обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, включая обязательства по расчетам с работниками по подотчетным суммам, подлежат переоценке при изменении Национальным банком курсов иностранных валют на дату совершения операции (полного или частичного погашения дебиторской или кредиторской задолженности), а также на дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период. Курсовые разницы, возникающие в результате переоценки, относятся на увеличение (уменьшение) бюджетного финансирования и источников внебюджетных средств. Аналитический учет по субсчету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" должен вестись по каждому работнику в отдельности по каждому случаю выдачи сумм в подотчет в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами (мемориальный ордер № 7). Основанием для заполнения мемориального ордера № 7 являются отчеты кассира и приложенные к ним документы, а также авансовые отчеты подотчетных лиц. Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия. В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произведенные работником расходы: товарные чеки с наименованием приобретенного товара, чеки кассово-суммирующих аппаратов, корешки приходных кассовых ордеров и т.п.

Подотчетные суммы учитываются  на синтетическом счете 71 "Расходы  с подотчетными лицами". Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы", 20 "Основное производство" и др. в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются  с кредита счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" в дебет  счета 84 "Нераспределенная прибыль" или в дебет счетов фондов потребления  предприятия.

Остатки неиспользованных сумм, возращенные подотчетными лицами в  кассу предприятия, списываются  с кредита счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами "в дебет  счета 50 "Касса". Остатки неиспользованных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленном порядке, списываются с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (при удержаниях излишне выплаченных сумм из заработной платы) или дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (когда невозвращенные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работников). Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

2. Организация учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ООО «Молоко»

2.1 Учетная политика и  основные показатели деятельности  организации

Основной деятельностью  ООО    «Молоко» является  сбор молока  от хозяйств и от населения  Илишевского района.  Сбором молока  от населения охвачены 86 населенных пункта района. Все молокосборщики обеспечены  гужевым транспортом и всем необходимым инвентарем. На предприятии трудятся 118 человек, из них 70 молокосборщиков. 

Под учетной политикой  понимается принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной жизни.

Формирование учетной  политики в ООО «Молоко» возложено на главного бухгалтера организации. Утверждает учетную политику руководитель организации.

В составе учетной  политики должны быть утверждены:

• рабочий план счетов организации;
• формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций;
• формы документов для внутренней отчетности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• методы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями;
• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Учетная политика оформляется  соответствующим приказом (распоряжением  и т.п.) предприятия и применяется с 1 января года, следующего за годом издания приказа (распоряжения). При этом она применяется всеми структурными подразделениями предприятия (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от их места расположения.

Анализ основных экономических  показателей ООО «Молоко» приведен в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Основные экономические  показатели деятельности ООО « Молоко» в динамике за 2010-2011.

Анализ основных экономических  показателей результатов хозяйственной  деятельности в табл. 2.1 показывает, что в ООО « Молоко» в 2011 году увеличили объем реализации собственного производства, выручка увеличилась на 29,72%, составила в 2011 году 193582 тыс. руб. против 149233 в 2010 году. Затраты соответственно тоже увеличились на 30,06%.

 В связи с возросшим  объемом реализации увеличились  в 2011 году в полтора раза (57,46%) коммерческие расходы. Возросшие операционные и внереализационных расходы «съели» прибыль, но все же она немного была увеличена внереализационными доходами. Ее значение в 2011 году снизилось, и составила 4358 тыс. руб. в против 6223 тыс. руб. в 2010 году.

Таким образом, основными  причинами, вызвавшими снижение финансового  результата деятельности предприятия, являются более высокие темпы  роста себестоимости по сравнению  с ростом выручки, возросшие в  2011 году на 79,41% операционные расходы.

2.2 Документальное оформление  кассовых операций и расчетов  с подотчетными лицами

Поступление денежных средств в кассу организации наличные денежные знаки поступают с расчетных счетов, а также в результате платежей наличными за товарно-материальные ценности и услуга, при возврате ранее выданных сумм и т.п.

Для получения денег со своих счетов организации выдается чековая книжка. В чеке указывают  назначение требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные расходы и  т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с  указанием полученной суммы —  у организации.

Прием наличных денег оформляют  приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира. В приходном ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты и т.п.) указывают, за что или на какие цели получены денежные средства (получение в банке; оплата продукции или услуг; возврат остатка подотчетных сумм и т.п.).

В большинстве случаев  при получении денежных платежей от физических лиц по коммерческим операциям кроме квитанции к приходному ордеру им выдается чек контрольно-кассовой машины. За накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов и за превышение предельной суммы расчетов наличностью согласно действующему законодательству к самой организации и ее руководителям могут быть применены штрафные санкции.

Выдача денежных средств из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным платежным ведомостям, счетам, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.