Бухгалтерский учет в информационной системе управления экономикой организации

Бухгалтерский учет в информационной системе управления экономикой организации

Управление представляет собой  обособившийся вид деятельности, возникший в результате разделения труда в общественном производстве. Организационные структуры хозяйственной деятельности достаточно четко подразделяют на объекты управления и органы управления. Первые состоят из различных хозяйственных подразделов их объединений и совокупностей, в которых совершается хозяйственная операция. Вторые обеспечивают контроль, наблюдают за хозяйственной деятельностью. Продуктом управления является управление решения, обеспечивающие достижение целей хозяйственной деятельности. Объекты управления и органы управления находятся между собой в определенной связи.

Различают 2 вида связей в системе  управления ПРЯМЫЕ и ОБРАТНЫЕ, которые  определяют, в конечном счете, различные функции управления. Управление решения вырабатывается, прежде всего, в процессе планирования. Само планирование осуществляется путем соответствующей обработке и анализа имеющейся информации о состоянии объекта управления. До анализа необходима упорядоченная информация о состоянии объекта управления. Сбор, хранение и обработка такой информации осуществляется при помощи учета. Управление осуществляется на основе полученной информации, большую часть которой представляется бухгалтерскому учету через учетные данные, проявляются эффективные в принятых управлениях решения, и в то же время учетная информация содержит сведения необходимые для реализации функций управления, таких как регулирование и контроль. Таким образом, планирование и регулирование обеспечивает прямые связи между органом и объектом управления, а учет, анализ и контроль формируют информацию обратной связи в системе управления.

Основой существования и развития любого общества является материальное производство. Чтобы успешно управлять  производством, необходимо контролировать хозяйственное производство.

Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов  организуется хозяйственный учет, который  представляет собой систематические  наблюдения, измерения и регистрации  процессов материального производства с целью контроля и управления ими в условиях конкретного экономического строя. В хозяйственном учете  каждое число характеризует не только количество, но и качественно разные объекты.

В хозяйственном учете для определения  количественных характеристик имущества  организации, материальных обязательств и хозяйственных операций используют 3 вида учетных измерителей:

1. натуральные;

2. трудовые;

3. денежные

Натуральные (кг, л, гр.) - используются при учете всех видов материалов, топлива, запчастей для оборудования. Нужны для контроля за сохранностью имущества, измерения объемов заготовленных и использованных средств производства. Применяются также для характеристики однородных предметов.

Трудовые - разновидность натуральных измерителей; используются для исчисления количества затрат рабочего времени, выраженного в определенных единицах времени (рабочий день, час и т.д.); используются для подсчета заработной платы персонала организации, для исчисления производительности труда.

Денежные: рубли - универсальный обобщающий учетный измеритель. Позволяет суммировать наличие всех хозяйственных средств, источников их образования, объемов выполненных работ, проданной продукции.

Хозяйственный учет объединяет в себе 3 вида учета:

• оперативный
• статистический
• бухгалтерский

Оперативный учет осуществляется в момент совершения определенной хозяйственной операции непосредственно на месте. Основное назначение оперативного учета - содействовать нормальному ходу хозяйственной деятельности организации. Его данные регистрируются в книгах, журналах, карточках, передаются устно по телефону и с помощью других средств связи и используются для текущего руководства организации. Оперативный учет охватывает хозяйственные процессы, которые не получают непосредственного отражения на счетах бухгалтерского учета, то есть он не дает возможности обобщать информацию о финансовой деятельности организации в целом.

Статистический учет отражает и обобщает массовые явления и их закономерности финансово-хозяйственной деятельности организации, общественной жизни и природы. Статистический учет тесно связан с другими учетами, использует данные оперативного и бухгалтерского учета, имеет свои особые приемы сбора данных и способы их обработки. Данные статистического учета обобщаются периодической, квартальной, годовой отчетностью организации, которые предоставляются в установленные сроки государственным органам статистики.

Бухгалтерский учет. В соответствии с ФЗ о бухучете БУ представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Юридически ни одна организация, независимо от ведомственной принадлежности и  форм собственности, не может функционировать  без ведения бухгалтерского учета, поскольку только данные бухгалтерского учета обеспечивают полную информацию об имущественном и финансовом состоянии  организации; синтетическая и аналитическая  информация о состоянии организации; о состоянии материальных, трудовых и денежных ресурсов и т.д. позволяют  управлять хозяйственной деятельностью  и контролировать выполнение планов по прибыли, разрабатывать перспективные  планы развития производства. Таким образом, БУ является составной частью управленческой и информационной системы организации.

Пользователи  информации бухгалтерского учета

Пользователи бухгалтерской  информации, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете», делятся  на две основные группы: внутренние и внешние. Внутри каждой группы выделяют подгруппы. Каждая группа и подгруппа  пользователей имеет свои цели получения, анализа и использования бухгалтерской  информации. Такие внутренние пользователи, как менеджмент, персонал, служащие организации, имеют свободный доступ ко всей необходимой и полезной для управления информации и несут ответственность за принимаемые управленческие решения.

К внутренним пользователям  бухгалтерской информации относятся  также собственники организации. Им бухгалтерская информация необходима для оценки финансовых перспектив организации  в будущем и возможности получения  доходов в виде дивидендов. Внешние  пользователи функционируют за пределами  организации, их можно условно разделить  на следующие подгруппы:

·  пользователи с прямым финансовым интересом;

·  пользователи с косвенным финансовым интересом;

·  пользователи без финансового интереса.

К пользователям с прямым финансовым интересом относятся  настоящие и потенциальные инвесторы, кредитующие банки. Предметом анализа бухгалтерской информации этой подгруппой является финансовое положение организации, ее финансовые результаты, ликвидность баланса. Эти пользователи непосредственно заинтересованы в возврате своих инвестиций в организацию, они рискуют собственными финансовыми ресурсами, вложенными в деятельность организации. Подгруппа пользователей с косвенным финансовым интересом – самая многочисленная, в нее входят налоговые и финансовые органы, обслуживающие банки, покупатели и заказчики, поставщики и подрядчики, трудовой коллектив организации, страховые компании и др. Для этих пользователей бухгалтерская информация необходима, чтобы контролировать поступления средств от организации согласно договорам или действующему законодательству, оценивать возможности заключения договоров и перспективы функционирования организации. К подгруппе пользователей без финансового интереса относятся статистические органы, арбитражный суд, аудиторские фирмы. Пользователей этой подгруппы бухгалтерская информация интересует с целью проверки правомерности и законности совершаемых операций или с целью получения статистической информации для проведения экономического анализа на макроуровне.

Внешние и внутренние пользователи бухгалтерской информации

Любая организация функционирует  в определенной социальной среде, являясь  ее частью. Социальная среда деятельности организации формирует круг лиц, заинтересованных в этой деятельности. Их можно разделить на группы, которые  объединяют общие по отношению к  организации цели. К таким группам лиц, заинтересованных в деятельности организации, обычно относятся: учредители (собственники организации), потенциальные инвесторы, кредиторы, дебиторы, налоговые органы, работники организации, ее руководство, общественность. Вся совокупность пользователей бухгалтерской информации делится на две большие группы: внешние и внутренние пользователи.

Очевидно, что различные  категории пользователей заинтересованы в получении информации различного рода. Кроме того, для различных  пользователей бухгалтерская информация должна группироваться и детализироваться в соответствии с различными подходами.

Финансовый и  управленческий учеты

В системе управленческого учета  формируется информация о расходах, доходах и результатах деятельности в необходимых для целей управления аналитических разрезах. При этом руководство предприятия самостоятельно решает, в каких разрезах классифицировать объекты управления и как осуществлять их учет. Информация управленческого учета предназначена для руководства и менеджеров предприятия, она является коммерческой тайной и носит строго конфиденциальный характер. Вопросы организации управленческого учета практически не регламентируются законодательством.

Основной задачей любой учетной деятельности является обеспечение управленческого персонала предприятия своевременной и полной информацией для принятия управленческих решений. Это означает, что деятельность по учету неразрывно связана с управлением предприятием в целом и отдельными его частями. При таком подходе управленческий учет не только система сбора и анализа информации об издержках предприятия, но и система бюджетирования, система оценки деятельности подразделений. В целом это в большей степени управленческие, чем бухгалтерские технологии.

В итоге в узком смысле под  управленческим учетом можно понимать учет и контроль затрат и доходов, связанных с деятельностью предприятия. Но в российской практике управленческий учет чаще рассматривается в широком  смысле как система, которая в  рамках одной организации обеспечивает управленческий персонал информацией, используемой для планирования, управления и контроля за деятельностью организации.

Предметом управленческого учета  является производственная деятельность предприятия в целом и его  отдельных структурных подразделений (центров ответственности), а основными  его объектами являются затраты, себестоимость и результаты деятельности как всего предприятия, так и  его отдельных структурных подразделений - производств, цехов, участков, отделов  и т.д.

При этом система управления предприятием, как и любая другая система  управления, может быть представлена в виде совокупности субъекта управления, объекта управления и их взаимосвязей. Субъектом управления в системе  управления предприятия выступают  руководители, менеджеры всех уровней  управления, наделенные определенными  полномочиями по принятию решений. Объекты  управления - различные ресурсы компании: работники, средства и предметы труда, научно-технический и информационный потенциал предприятия. Управленческие воздействия реализуются с помощью  основных функций управления, взаимосвязь  и взаимодействие которых образуют замкнутый повторяющийся цикл управления.

Целью управленческого учета является:

- оказание информационной помощи  управляющим в принятии оперативных  управленческих решений;

- контроль, планирование и прогнозирование  экономической деятельности предприятия  и центров ответственности;

- обеспечение базы для ценообразования;

- выбор наиболее эффективных  путей развития предприятия.

Среди отдельных видов  хозяйственного учета финансовый учет занимает центральное место. Приоритет  учетной информации, ее полезность определяются значимостью и достоверностью отражения фактов хозяйственной  деятельности, подтвержденных их документальным оформлением. Иногда для этого применяются  специфические приемы, характерные  только для бухгалтерского учета (например, инвентаризация).

Финансовый учет - учет наличия и движения финансовых ресурсов предприятий. Основой финансового учета является бухгалтерский учет. Финансовый учет служит целям внешнего анализа финансово-экономической деятельности предприятий, базирующегося на данных публичной финансовой (бухгалтерской) и статистической отчетности. Для целей управленческого внутрихозяйственного финансового и производственного анализа используется более широкий круг показателей, необходимых для планирования, прогнозирования, принятия решений, определяющих деятельность предприятий. Анализ, осуществляемый за пределами предприятия, производится на основе официальной отчетности предприятий. Такой подход, с одной стороны, ограничивает возможности анализа кругом публикуемых показателей, с другой, позволяет применять типовые методы анализа как к отдельным предприятиям, так и к их массивам: группам предприятий, расположенным на одной территории, относящимся к определенной отрасли или сектору экономики и т. д. В состав информации, обязательной для финансового учета, входят отчетный баланс, отчет о финансовых результатах деятельности предприятий, отчет о движении денежных средств и др. Перечень публикуемой информации определяется законодательством страны, а методология определения показателей должна соответствовать установленным стандартам, в т. ч. международным бухгалтерским стандартам, если это предусмотрено законодательством.

Данные финансового учета  используются акционерами фирм, банками, кредитующими предприятия, инвесторами, органами государственного управления и т. д. В совокупности они характеризуют  эффективность использования финансовых и производственных ресурсов, количество и качество произведенной и реализованной  продукции, величину затрат ресурсов (себестоимость) и примененных ресурсов (авансированного капитала). Объемы реализации и себестоимости определяют размер прибыли предприятий. Соотношение объема реализации с примененными ресурсами характеризует отдачу основных и оборотных средств в виде продукции и оборачиваемость капитала. В совокупности эти показатели предопределяют рентабельность примененного капитала и реализованной продукции, использование собственных и заемных средств и общие финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятий. Величина полученной прибыли в сочетании с оборачиваемостью оборотных средств и движением денежных средств определяет финансовое состояние и платежеспособность предприятий.

Содержание бухгалтерского финансового учета

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему  сбора, регистрации и обобщения  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах организаций  и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет обязаны  вести все организации, находящиеся  на территории Российской Федерации, а  также филиалы и представительства  иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Граждане, осуществляющие предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым  законодательством Российской Федерации.

Основные задачи бухгалтерского учета:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям бухгалтерской отчетности - инвесторам, кредиторам и др.;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основные принципы ведения бухгалтерского учета, определенные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, следующие:

1. Обязательность двойной записи хозяйственных операций на счетах рабочего плана счетов, составляемого на основе Плана счетов, утверждаемого Минфином РФ.
2. Учет объектов учета в рублях и на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь подстрочный перевод на русский язык.
3. Осуществление в бухгалтерском учете текущих затрат на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг раздельно от затрат, связанных с капитальными и финансовыми вложениями.
4. Обязательность документирования хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу по окончании операции. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться по типовым формам или формам, утверждаемым руководителем организации. Руководитель утверждает также правила документооборота и технологию обработки учетной информации.
5. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в учетных документах, использование учетных регистров, формы которых разрабатываются Минфином РФ, органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти или самой организацией при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
6. Оценка объектов учета в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления. Применение других методов оценки допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также нормативными правовыми актами Минфина РФ и органов, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета.
7. Обязательность проведения инвентаризации имущества и обязательств. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением установленных законом о бухгалтерском учете случаев обязательного проведения инвентаризаций.
8. Формирование учетной политики для ведения бухгалтерского учета в организации в соответствии с установленными допущениями и требованиями.

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтерскую отчетность обязаны  предоставлять в налоговые органы все организации в не зависимости  от организационно-правовой формы и  формы собственности. Бухгалтерская  отчетность составляется на основе данных синтетического и аналитического учета.

Отсутствие финансово-хозяйственной  деятельности, движения по банковским счетам не является основанием для  не сдачи бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность формируется  и сдается в налоговые органы по состоянию на следующие даты календарного года:

• на 01 апреля, то есть за первый квартал отчетного года;
• на 01 июля, то есть за первое полугодие отчетного года;
• на 01 октября, то есть за девять месяцев отчетного года;
• на 01 января, то есть за отчетный год.

Отчетным периодом признается год. Бухгалтерская отчетность, сдаваемая  на 01.04, 01.07 и на 01.10, считается промежуточной.

Бухгалтерская отчетность состоит  из:

• бухгалтерского баланса (форма №1);
• отчета о прибылях и убытках (форма №2);
• отчета об изменениях капитала (форма №3);
• отчета о движениях денежных средств (форма №4);
• приложения к бухгалтерскому балансу (форма №5);
• отчет о целевом использовании полученных средств (форма №6);
• пояснительной записки;
• аудиторского заключения для организаций, подпадающих под обязательный аудит.

Субъекты малого предпринимательства  имеют право формировать и  сдавать только бухгалтерский баланс (форма №1) и отчет о прибылях и убытках (форма №2).

Сроки сдачи бухгалтерской  отчетности:

• годовая отчетность – в течение 90 дней по окончании года (то есть до 1 апреля);
• квартальная (промежуточная) отчетность – в течение 30 дней по окончанию квартала (до 30 апреля, 30 июля, 30 октября включительно).

Годовая бухгалтерская отчетность подается в налоговые органы после  ее утверждения компетентным органом  юридического лица, определенным учредительными документами организации. В ООО  таким органом является Общее  собрание участников, в ЗАО, ОАО –  общее собрание акционеров.

Система нормативного регулирования БФУ РФ

Ведение бухгалтерского учета  осуществляется в соответствии с  нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны  к применению (Федеральный закон  «О бухгалтерском учете», положения  по бухгалтерскому учету - ПБУ), другие носят рекомендательный характер (План счетов бухгалтерского учета, методические указания, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы  целесообразно представить в  виде следующей системы:

• 1-й уровень: законодательные акты, указы Президента и постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации;
• 2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности;
• 3-й уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина Российской Федерации и других ведомств;
• 4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия.

Основным актом 1-го уровня является Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, который определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность.

К первому уровню системы  следует отнести также Гражданский  кодекс РФ, Федеральные законы «Об  упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов  малого предпринимательства» от 29.12.95 г. № 222-ФЗ, «О государственной поддержке  малого предпринимательства в Российской Федерации» от 14.06.95 г. № 88-ФЗ, «Об акционерных  обществах» от 26.12.95 г. № 208-ФЗ, Постановление  Правительства Российской Федерации  «О Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными учетными стандартами финансовой отчетности» от 06.03.98 г. № 283 и др.

Учетный стандарт (2-й уровень) можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок  учета и оценки определенного  объекта или их совокупности. Учетные  стандарты (в отечественном бухгалтерском  учете - положения) призваны конкретизировать Закон о бухгалтерском учете. В настоящее время в России разработано и утверждено 19 положений  по бухгалтерскому учету и отчетности (см. п. 1.7).

На втором уровне системы  нормативных документов единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

Положение по бухгалтерскому учету обычно включает следующие  элементы:

• название и номер ПБУ;
• общие положения (указываются сфера применения соответствующего ПБУ и условия признания соответствующего объекта учета);
• определения (основные определения и понятия по соответствующему объекту учета);
• оценка (указываются различные виды применяемых оценок по объекту);
• порядок учета (описывается порядок учета наличия и изменения соответствующего объекта учета);
• раскрытие информации (указывается состав информации, подлежащий раскрытию в составе информации по учетной политике и в бухгалтерской отчетности).

Отечественные ПБУ в отличие от международных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер. Большинством ПБУ предусмотрены различные варианты учета соответствующих объектов.

Методические рекомендации и инструкции (3-й уровень) призваны конкретизировать учетные стандарты  в соответствии с отраслевыми  и иными особенностями. Они разрабатываются  Минфином РФ и различными ведомствами (только в промышленности СССР действовало 140 отраслевых инструкций). Значительная часть нормативных документов третьего уровня приведена в п. 1.7.

Рабочие документы самого предприятия (4-й уровень) определяют особенности организации и ведения  учета в нем. Основные рабочие  документы организации:

• документ по учетной политике предприятия;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
• графики документооборота;
• утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Следует отметить, что многие организации ограничиваются разработкой  приказа по учетной политике. Остальные  рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы  внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных  учетных документов, План счетов). Подобные организации грубо нарушают порядок  ведения бухгалтерского учета, установленный  Законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами.

План счетов бухгалтерского учета как методологический нормативный  документ

План счетов утвержден  приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н (в редакции от 08.11.2010). План счетов применяется в организациях (кроме кредитных и государственных (муниципальных) учреждений) всех форм собственности и организационно-правовых форм, ведущих учет методом двойной записи.

План счетов представляет собой схему регистрации и  группировки фактов хозяйственной  деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

На основе данного  Плана счетов организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЛАНА  СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО - ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

(в ред. Приказа Минфина РФ  от 07.05.2003 № 38н)

Настоящая Инструкция устанавливает  единые подходы к применению Плана  счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций  и отражению фактов хозяйственной  деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая  характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов. Описание счетов бухгалтерского учета по разделам приводится в последовательности, предусмотренной Планом счетов бухгалтерского учета.

Принципы, правила и способы  ведения организациями бухгалтерского учета отдельных активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др., в том числе признания, оценки, группировки, устанавливаются  положениями и другими нормативными актами, методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета.

По Плану счетов бухгалтерского учета и в соответствии с настоящей  Инструкцией бухгалтерский учет должен вестись в организациях (кроме  кредитных и бюджетных) всех форм собственности и организационно - правовых форм, ведущих учет методом  двойной записи.

На основе Плана счетов бухгалтерского учета и настоящей  Инструкции организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических  и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения  бухгалтерского учета.

План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему  регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных  операций и др.) в бухгалтерском  учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).