Делопроизводство в суде общей юрисдикции

Методической пособие  по дисциплине предусматривает ответы на такие конкретные вопросы как: прием посетителей, порядок приема и отправления почты, регистрация  и учет всех видов дел, подготовка дел, назначенных к рассмотрению, оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения, порядок выдачи судебных дел  и судебных документов, организация архива суда, хранение судебных дел и документов в архиве, порядок определения сроков хранения.

Всю работу в судах  общей юрисдикции определяет федеральное  законодательство, это сфера компетенции именно федерального уровня.  Здесь, прежде всего заложено два принципа: избежание произвола в таком важном деле, как право на судебную защиту и следующее: это единообразие  на всей территории РФ. Основными документами здесь являются: ГПК РФ, УПК РФ, а так же Инструкция (далее инструкция) по судебному делопроизводству в районом суде, утверждена Приказом 29 апреля 2003 г. ВС РФ и Судебным департаментом (данная инструкция издана  с целью дополнить, расширить  и конкретизировать положения Кодексов).

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.

Настоящая Инструкция, являясь  основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

Инструкция по судебному  делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в ней информации.

Председатель суда, или лицо, временно исполняющее его обязанности, в соответствии с нормой ст. 6-2 Закона Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации»:

• организует работу суда;
• устанавливает правила внутреннего распорядка на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и контролирует их выполнение;
• осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда;
• утверждает должностные инструкции работников аппарата суда;
• осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

 Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так  и поданные (доставленные) непосредственно  в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником отдела делопроизводства.

Работник отдела делопроизводства вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где указывается дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается (отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю.

Конверты от поступивших  по почте исковых заявлений, представлений, кассационных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Дела об административных правонарушениях, поступившие в  суд одновременно с доставкой  правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной  регистрации в отделе делопроизводства суда (форма №7.1).

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей  по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, прочая корреспонденция и т.д.

Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени  получения их судом для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные суду за не нахождением адресата;

б) расписки в получении  копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений.

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, а также материалы, возвращенные в связи с отменой или изменением приговоров и решений либо с частными определениями вышестоящих судов, материалы по вопросам судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания, жалобы на отказ в принятии сообщений о совершенных преступлениях, письма, заявления, жалобы не процессуального характера и другие материалы передаются председателю суда.

Для учета дел и  материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в отделе делопроизводства суда ведутся журналы (форма № 2).

Исковые заявления и  другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в отдел делопроизводства для учета в журнале входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются судье для рассмотрения.

Лицо, подающее исковое  заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в журнале формы № 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые  материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.

На заказные бандероли  и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в суде и подшивается в хронологическом порядке. Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

Судебные повестки и  копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства  Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725, в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делается отметка «судебная повестка с заказным уведомлением», «определение» и т.д.

Порядок регистрации и учета уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях

Все дела, поступившие  в суд, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического  учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел - форма № 5. для гражданских дел - форма № 6, для дел об административных правонарушениях - форма № 7. для уголовных апелляционных дел - форма № 5.2, для гражданских апелляционных дел - форма № 6.2, для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях - форма № 7^1) и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма № 5-а, для гражданских дел - форма № 6-а. для дел об административных правонарушениях - форма № 7-а, для уголовных апелляционных дел - форма № 5-6: для гражданских апелляционных дел - форма № 6-6: для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях - форма № 7-6). (Приложение № 1-6)

Алфавитные указатели  ведутся на бумажном носителе при  отсутствии автоматизированного производства.

По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются.

Алфавитный указатель  формы № 5-а ведется на каждое привлеченное лицо. По результатам рассмотрения уголовного дела, кроме того, на каждое привлеченное лицо, (исключая лиц, дела и материалы, в отношении которых переданы органам предварительного следствия и дознания) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, заводится статистическая карточка на подсудимого, которая заполняется судьей, и в порядке, установленном названной Инструкцией, передается в управление (отдел) Судебного департамента в соответствующем субъекте Российской Федерации для последующей автоматизированной обработки.

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений - на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений - на налогоплательщика; по делам особого производства - на заявителя.

В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.

Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации  в журнале учета входящей корреспонденции, в порядке, определяемом председателем суда, не позднее следующего рабочего дня передаются под расписку в указанном журнале судьям в соответствии с обслуживаемыми зонами или рассматриваемыми категориями дел.

Не позднее пяти дней после передачи судьям материалы и заявления должны быть возвращены в отдел делопроизводства для оформления. На принятое к производству гражданское дело оформляется учетно-статистическая карточка. В журнале учета входящей корреспонденции (журнале учета заявлений до принятия их судьями к своему производству) делаются отметки о движении заявления (об отказе в принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения).

Заявления, по которым вынесены определения  об отказе в их принятии, о возвращении  заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале формы № 6.1.

По делу об административном правонарушении заводится одна учетно-статистическая карточка формы № 7 на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе  формы № 7-а также ведется на каждое привлеченное лицо.

Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы  последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами № 5, 6 и 7.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера –прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер  прошлого года и делается отметка  о перенесении с указанием  нового порядкового номера.

Производства по представлениям и  ходатайствам, разрешаемым в порядке  исполнения приговоров (статья 399 УПК  Российской Федерации), регистрируются в журнале (форма № 9) и алфавитном указателе (форма № 9-а).

При разрешении вопросов, связанных  с исполнением приговора суда, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне района деятельности суда, постановившего приговор, суд, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399УПК Российской Федерации, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которой в карточке формы № 5 также делается соответствующая запись.

Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.

Например, 1 - 20/2002 (уголовное дело), 2-13/2003 (гражданское дело), 5-11/2003 (дело об административном правонарушении) и т.д.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).

Гражданские дела подшиваются в  обложку (форма № 18).

По уголовным делам, поступившим  от органов предварительного расследования  с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде и т.д.).

Если уголовное дело, поступившее  от органов предварительного расследования, было судом подшито в новую  обложку, то при деле должна быть сохранена  обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, работником отдела делопроизводства должен быть поставлен штамп "под стражей" или сделана об этом отчетливая надпись.

На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист (форма № 19), в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).

Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке (форма № 20), на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в суд, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.

Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд.

По делам, присланным в суд по почте, дата их поступления указывается  в соответствии с отметкой, сделанной отделом делопроизводства в день приема дела.

Уголовные, гражданские  дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров, постановлений, решений, определений, и уголовные дела, повторно поступившие в суд от прокурора в нарушение установленного 5-дневного срока (ст. 237 УПК Российской Федерации), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела и получают новый порядковый номер. В карточках форм № 5- 6 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

В алфавитном указателе  повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном  поступлении.

В случае выделения уголовного и гражданского дела в отдельное  производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения судом постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.

В случае соединения уголовных, гражданских дел в одно ему  присваивается один номер, заводится одна учетно-статистическая карточка, о чем делается отметка в журнале. Дата поступления дела определяется по первичной дате поступления последнего из дел.

Наряду с соответствующими записями в основных учетных документах в отдельном журнале (форма № 22) учитываются уголовные дела, возвращенные судом прокурору в порядке  ст. 237 УПК Российской Федерации.

Заявления (жалобы), поданные с нарушением требований ст. 131,132 ГПК Российской Федерации, по определению судьи остаются без движения. Истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня направляется копия этого определения. В период установленного судьей срока заявления хранятся в особом наряде.

Если недостатки не будут устранены  истцом (заявителем) в назначенный  судьей срок, заявление (жалоба) считается  не поданным. С соответствующим сопроводительным письмом такие заявления и  приложенные к ним документы возвращаются истцу (заявителю). Подлинник определения судьи, копии искового заявления, сопроводительного письма о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в наряде №15.1

В случае устранения стороной указанных  недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в суд в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления (жалобы).

Оформление гражданских  дел на стадии принятия и назначения к судебному рассмотрению

Дата и время рассмотрения дела в судебном заседании определяются в соответствии с установленными ст.126, 154, 252, 257, 260, 304, 306, 420, 425, 441 ГПК Российской Федерации сроками.

Пятидневный срок с момента поступления  дела в суд - это тот срок, в который судья в соответствии со ст. 133 ГПК Российской Федерации обязан рассмотреть вопрос о его принятии к производству. В случае принятия дела к производству судья выносит определение о подготовке дела к судебному разбирательству и указывает действия, которые следует совершить сторонам, другим лицам, участвующим в деле, и сроки совершения этих действий. Срок досудебной подготовки определяется судьей с таким расчетом, чтобы рассмотрение дела было произведено в установленные ст. 154 ГПК Российской Федерации процессуальные сроки.

По сложным делам с учетом мнения сторон может быть назначен срок предварительного судебного заседания.

Согласно определению о назначении дела к судебному разбирательству  направляются повестки о вызове в  судебное заседание истцам, ответчикам, третьим лицам, экспертам, переводчикам, одновременно извещаются о дате и времени рассмотрения дела прокурор, адвокат, представители государственных органов и другие лица.

Повестки истцам и ответчикам составляются по форме № 30, другим лицам, вызываемым в суд по гражданским делам, по форме №31.

В повестке, адресованной лицам, участвующим в деле, предлагается представить в суд все имеющиеся  доказательства по делу, а также  указывается на последствия непредставления доказательств и неявки в суд извещаемых или вызываемых лиц, разъясняется обязанность сообщить суду причины неявки. В повестке также определяются последствия отказа адресата принять судебную повестку (адресат, отказавшийся принять судебную повестку или иное судебное извещение, считается извещенным о времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельного процессуального действия).

Одновременно с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресованным ответчику, направляется копия искового заявления, а с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресованным истцу, - копия объяснений ответчика в письменной форме, если объяснения поступили в суд.

Судебные повестки (извещения) доставляются в конвертах с заказным уведомлением о вручении по почте или лицом, которому судья поручает их доставить. Бланк уведомления прикрепляется к стороне конверта, на которой не указывается адрес. Время вручения судебных повесток (извещений) адресату обязательно фиксируется установленным в организации почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в суд.

 Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения

После провозглашения приговора осужденному (оправданному) в течение 5 суток вручается копия приговора. В тот же срок копии приговоров вручаются защитнику, обвинителю, а потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику, их представителям – при наличии ходатайства.

После рассмотрения уголовного дела, по которому подсудимый освобожден из-под стражи в связи с оправданием или прекращением дела, осуждением к мере наказания, не связанной с лишением свободы, или с освобождением от отбывания наказания либо в связи с избранием на время до вступления приговора в законную силу иной меры пресечения, начальнику места предварительного заключения через начальника конвоя немедленно направляется копия приговора, определения, постановления.

В случае, когда осужденный после провозглашения приговора  взят под стражу в зале суда, начальнику конвоя вручаются под расписку копия приговора и справка о судимости, заверенные подписью судьи и гербовой печатью суда.

При освобождении из-под стражи или взятии под стражу нескольких лиц копии указанных документов вручаются в количестве, соответствующем их числу.

В исключительных случаях, когда немедленное изготовление копии полного текста судебного постановления является невозможным (наступление ночного времени, рассмотрение дела в выездном судебном заседании, большой объем документа), допускается выдача выписки из приговора. В этих случаях копии приговора, определения, постановления должны быть изготовлены и направлены не позднее следующего рабочего дня.

Сторонам и другим лицам, участвующим в гражданском  деле, не явившимся в судебное заседание, копия заочного решения суда (судьи), определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылается не позднее трех дней со дня вынесения заочного решения или определения.

Лицам, участвующим в  деле, но не присутствующим в судебном заседании, копии решения суда высылаются не позднее пяти дней со дня принятия решения в окончательной форме.

В остальных случаях  копии решений, определений и  постановлений суда (судьи) выдаются сторонам только по их просьбе.

Прокурору копия решения (определения) направляется в случае его участия в деле.

С приговора, решения, определения  или постановления, вынесенного  по делу, снимаются копии, которые  удостоверяются подписями судьи  и секретаря суда с приложением  гербовой печати суда и направляются по принадлежности.

Если копия состоит  из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены  печатью.

На выдаваемой копии  судебного постановления делается отметка о дате вступления его  в законную силу или о том, что  оно в законную силу не вступило.

Подготавливая рассмотренное уголовное или гражданское дело к сдаче в отдел делопроизводства, секретарь судебного заседания:

а) подшивает в дело документы в хронологическом  порядке: определения, предшествующую судебному заседанию переписку, вынесенные в ходе судебного заседания определения и постановления (об отводах, ходатайствах, назначении экспертиз и т.п.), все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления, подписку об ответственности по статьям 307, 308 УК Российской Федерации свидетелей, экспертов, переводчиков, протокол судебного заседания, решение, определение суда и их машинописные копии, заверенные судьей. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист;

б) нумерует листы дела и составляет за своей подписью опись  находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования;

в) делает отметку о  результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании.

г) прилагает к уголовному делу заполненные статистические карточки на подсудимого в отношении осужденных, оправданных лиц, дела в отношении  которых прекращены, и лиц, признанных невменяемыми, к которым применены меры медицинского характера;

д) по уголовному делу, по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением  причинен ущерб имуществу, прилагает  к делу заполненные карточки по учету сумм ущерба.

е) выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению.

После совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее трех дней после его рассмотрения и  вынесения решения в окончательной форме секретарь судебного заседания суда передает дело в отдел делопроизводства.

До вступления судебного постановления в силу, а также до направления дела в кассационную инстанцию в связи с поступлением кассационных, частных жалоб и представлений дело хранится в отделе делопроизводства.

протокол гражданское  суд делопроизводство

 Обращение к исполнению решений, определений по гражданским делам после рассмотрения

Вступившие в законную силу судебные постановления судов  по гражданским делам обращаются к исполнению отделом делопроизводства суда путем выдачи исполнительного документа взыскателю или по его просьбе – направления судебному приставу- исполнителю по месту работы, месту жительства или нахождения физического лица либо по месту нахождения имущества, если должником является юридическое лицо.

Исполнительные документы  выписываются и передаются по назначению не позднее следующего рабочего дня  после вступления в законную силу судебного решения, постановления, либо возвращения дела из суда кассационной инстанции, а по делам, решения которых подлежат немедленному исполнению ( о взыскании алиментов, о выплате работнику заработной платы в течение трех месяцев, о восстановлении на работе, включении гражданина Российской Федерации в список избирателей, референдума), - в день вынесения решения. Копии судебного постановления по гражданскому делу, выписки из решения должны быть заверены подписью судьи и гербовой печатью.

Исполнительные документы  выписываются уполномоченными на то сотрудниками суда.