Делопроизводство. Значение документов

Содержание.

Ведение.

В решение задач по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.

Значение рациональной организации  делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости от специфики работы конкретного аппарата управления).

1. Документы.

Документ - материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.

1.1. Значение документов.

Значение документов в наше время  исключительно велико.

Во-первых, документы имеют государственное  значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.

Во-вторых, документы имеют юридическое  значение. Документами оформляются  права граждан, учреждений и организаций.

В-третьих, документы играют роль в  организации хозяйственной деятельности государства и его органов. Все  хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях оформляются  документами.

1.2. Группы документов.

I. По признаку специализации:

1. общие - документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;

2. специализированные - документы  являющиеся продуктом деятельности  структурных частей учреждения:

• бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);
• плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);
• статистические (статотчеты, таблицы);
• юридические (исковые заявления, решения суда);
• финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).

II. По значению:

1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);
2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);
3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);
4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

III. По техники воспроизведению:

1. рукописные;
2. воспроизведенные механическим путем.

IV. По секретности:

1. для служебного пользования - документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
2. секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);
3. совершенно секретные - документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

V. По приемам записи:

1. простые - документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;
2. стенографированные - документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;
3. зашифрованные - документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).

VI. По происхождению:

1. созданные в учреждении;
2. поступившие извне.

VII. По срочности:

1. простые - документы с необозначенными сроками исполнения;
2. срочные - документы с обозначенными сроком исполнения;
3. весьма срочные - документы, подлежащие немедленному исполнению.

VIII. По форме:

1. стандартные - документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;
2. нестандартные - документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.

IX. По сложности:

1. простые - документы, в которых поставлен и решается один вопрос;
2. сложные - документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.

Все документы могут быть в виде подлинников и копий. Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.

Оригинал - это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный  и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.

Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный  документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и  имеет ту же юридическую силу, что  и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.

Копия - это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса  и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа - слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник.

2. Организационно-распорядительная  документация.

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

В зависимости  от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных  видов документов. Вид документа  следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд  разновидностей. Так например, протокол - вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт - вид документа, его разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

2.1. Организационные документы.

I. Устав - свод правил, регулирующих  деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязаности  в определенной сфере государственного  управления или хозяйственной  деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

II. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции,  компетенцию, обязанности и организацию  работы системы органов государства,  единого органа, структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

III. Инструкция - правовой  акт, издаваемый органом государственного  управления (или утверждаемый его  руководителем) в целях установления  правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в  целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Инструкция оформляется на общем  бланке. Она утверждается специальным  распорядительным актом или непосредственно  руководителем, о чем свидетельствует  соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документов в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные

2.2. Распорядительные  документы.

I. Постановление - правовой  акт, принимаемый высшими и  некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются  Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономных республик по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом верховного Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом Министров РФ и Советами Министров союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовыми актами.

II. Решение - как распорядительный  документ является правовым актом,  принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

III. Распоряжение - акт  управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.

IV. Приказ - акт, издаваемый  руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов  местных Советов народных депутатов,  руководителями учреждений, объединений,  организаций и предприятий. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым  распространенным видом распорядительного  документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

V. Указ - документ, издаваемый  руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Указы дается по оперативным вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства данного учреждения.

VI. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях органов. Протоколы могут составлять и должностные лица следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

2.3. Справочно-информационные  документы.

I. Письма - самые распространенные  документы. Они являются средством  общения между учреждениями, официальными  и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные:

• письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);
• письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма);
• претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);
• письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил);
• циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

• информационно-разъяснительные письма - разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;
• запрещения - письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;
• разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

II. Телеграммы - краткое  и срочное сообщение, переданное  по телеграфу. Отделение связи  несет ответственность за доставку  телеграммы в пределах определенных  сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.

В зависимости от содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

III. Докладная записка  - письменное сообщение вышестоящему  должностному лицу о служебном  деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

Содержание докладной  записки может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

IV. Объяснительная записка  - письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.

V. Справка - документ, содержащий и подтверждающий  какие-то данные (сведения). Справка  предназначена для параллельно  действующих или вышестоящих  лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)

VI. Удостоверение - документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.

VII. Акт - документ, отражающий  явления, факты или сложившиеся  отношения.

Группы актов:

• юридические акты;
• акты гражданского состояния;
• административные акты;
• хозяйственные акты.

VIII. Доверенность - письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

Доверенность может  быть однократного и многократного действия.

9. Расписка - письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

Заключение.

В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много  времени отводится изучению, анализу  и составлению различной докуметации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Список литературы.

1. Камаев В. Д., Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики.

Национальная экономика  в целом», Москва, 1991.

2. Фишер С., Дорнбуш Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 1997.
3. Макконнелл Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,

проблемы и политика», Москва, 1996.

4.Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособ. / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 480 с.

  5.Охотников А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004 . - 288 с.

6.Охотников А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004. – 288 с.