Диагностика личной эффективности

Министерство  образования и науки РФ

Волгоградский государственный  технический университет

Кафедра «Экономика и управление»

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине «Тайм-менеджмент»

На тему: «Диагностика личной эффективности»

Вариант № 19

 

 

Выполнил:

студент группы

 

№ зачетной книжки:

 

 

 

Проверил:  
доцент

Агиевич Т.Г.

 

 

 

 

Волгоград – 2012

Содержание

 

Введение ___________________________________________________________3

Глава 1. Понятие диагностики эффективности____________________________4

Глава 2. Анализ деятельности человека. Критерии оценки__________________5

Заключение________________________________________________________25                                                                                                   

Список использованной литературы___________________________________26  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность исследования. Ускорение темпа современной жизни ставит перед человеком трудные задачи. Нужно быть одновременно во многих местах и успеть многое, всегда быть «в курсе дела», держать руку на пульсе, быстро реагировать на изменяющуюся ситуацию и при этом сохранять возможность управления своей жизнью. Основным качеством, которым должен обладать человек, чтобы быть современным, является непрерывное обучение, саморазвитие и самосовершенствование. Саморазвитие играет огромную роль в его становлении человека. Он должен приобрести соответствующие знания и умения. Он должен освоить множество новых для себя навыков по мере смены деятельности. Но любые знания и навыки мало чем помогут, если он не будет развивать себя под углом зрения эффективности. Эффективность представляется важнейшим элементом саморазвития человека.

Сравнительно недавно основной проблемой в любой организации была результативность работника физического труда, выполнявшего порученные ему задания. Его производительность научились оценивать по количеству и качеству легко поддающейся определению и учету продукции, но система измерений и оценок — от организации производства и учета до контроля качества, — используемая в отношении физического труда, не применима к труду интеллектуальному.

Работник, обладающий теоретическими знаниями, не производит ничего такого, что могло бы быть эффективным само по себе. Он не изготавливает физически измеримую продукцию, как, например, обувь, детали машин и т. п. Он производит знания, идеи и информацию. Сама по себе эта «продукция» бесполезна. Ее практическая реализация происходит на следующем этапе, когда кто-то воспользуется ею, с тем чтобы добиться конкретных результатов. Таким образом, работник, занимающийся интеллектуальной, творческой деятельностью, должен делать что-то такое, чего работнику физического труда делать не нужно. Он обязан придавать работе эффективность. Каким же образом можно определить результативность и качество труда? Этим вопросом и занимается диагностика.

Цель и задачи исследования. Эффективности можно научится, утверждают исследователи в этой области. Разработано немалое количество методик обучения, в которых поэтапно рассматривается ее достижение. Целью данного реферата будет являться рассмотрение основ диагностики эффективности в личном развитии.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1.Определяем направленность объекта исследования исходя из этимологических значений слов.

2.Выделяем критерии, которыми будем руководствоваться при диагностике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Определение диагностики эффективности

Для того чтобы  лучше понять исследуемую проблему обратимся к значениям слов диагностика и личностная эффективность.

Диагностика в переводе с греческого означает распознание. В клинической медицине это раздел, изучающий содержание и методы процесса распознавания болезней. Техническая диагностика изучает и устанавливает признаки дефектов технических объектов, а также методы и средства обнаружения и поиска (указания местоположения) дефектов.

Предметом нашего распознавания является личная эффективность. Само слово эффективность происходит от английского «effect» и означает оценочную характеристику результата какого-либо процесса, например, функционирования, использования, управления, развития и т.д., отражающая степень достижения поставленной цели или задачи. Питер Друкер в своей работе «Эффективное управление» определяет эффективность как особую технологию, применяемую работником умственного труда в рамках организации [5]. Эффективность личности (англ. self-efficacy) — термин американского психолога А. Бандуры, обозначающий как чувства самоуважения и собственного достоинства, так и реальную компетентность (способность, умение) личности решать жизненные проблемы. Значит, личностную эффективность можно обозначить как особую технологию (приемы, способы), применяемую конкретным человеком при достижении результата.

Делаем вывод, что диагностика личной эффективности  занимается анализом деятельности человека, определением плодотворности личности: в каком соответствии находятся затраты, которые человек тратит на достижение своих целей и результаты, которые он при этом получает.

 

 

 

 

Глава 2. Анализ деятельности человека. Критерии оценки

П. Друкер, поднимая проблему эффективности управляющего, выделяет пять элементов для повышения эффективности труда [5].

1.Эффективные управляющие должны знать, на что они расходуют свое время. Умение контролировать свое время является важнейшим элементом производительной работы. Именно поэтому каждый управляющий, который хочет повысить эффективность своего труда, должен знать, что управление временем требует прежде всего анализа его расходования.

2.Эффективные  управляющие должны концентрироваться  на достижения, выходящие за рамки своих организаций. Им следует быть нацеленными не на выполнение работы, как таковой, а на конечный результат. Хороший управляющий, прежде чем приступить к выполнению того или иного задания, задает себе вопрос: «Каких результатов я должен достичь?» Сам процесс работы и ее методы отходят для него на второй план.

3.Эффективные  управляющие должны строить свою  деятельность на преимущественных, сильных качествах, как собственных,  так и руководителей, коллег  и подчиненных, а также обязаны  отыскивать положительные моменты в конкретных ситуациях. Им не следует опираться на то, что ненадежно. Нельзя начинать работу с решения нереальных на данных момент задач.

4.Эффективные  управляющие концентрируют свое  внимание на нескольких важнейших  участках, в которых исполнение поставленных заданий принесет наиболее ощутимые результаты. Они должны научиться устанавливать приоритетные направления работ и не отклоняться в их выполнении. Собственно, вся их деятельность должна состоять из выполнения именно приоритетных задач – Эффективный управляющий обязан заниматься лишь главным. Пустая трата сил приводит к самым отрицательным результатам.

5. Наконец, эффективные  управляющие должны принимать  эффективные решения. А это,  прежде всего, вопрос системности,  то есть процесс выполнения задания должен проходить в нужной последовательности. Следует помнить, что эффективное решение – это всегда суждение, основанное, скорее, на «несовпадении мнений», чем на «согласованности по фактам». Чрезмерная поспешность ведет к принятию неверных решений. Решений должно быть немного, но все они должны быть фундаментальными. В принятии решения нужно руководствоваться верной стратегией, а не сиюминутными тактическими соображениями.

Если воспользоваться  аналогией, которую предлагает Архангельский  Г.А. «человек — фирма» [2], то возможно использовать эти пять элементов, как критерии личной эффективности, ведь, управление самим собой часто напоминает управление фирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация.

Первым элементом, который выделяет П. Друкер, является расход времени. Умение контролировать свое время является важнейшим элементом производительной работы. Время — это уникальный ресурс. Предложение времени абсолютно не варьирует. Каким бы высоким спрос на него ни был, предложение расти не будет. Время не имеет цены, и его нельзя выразить кривой предельной полезности. Более того, время — это самый «скоропортящийся» продукт, и его невозможно хранить. Вчерашнее время уходит навсегда и безвозвратно. Именно поэтому оно всегда дефицитно.

Далее, время совершенно незаменимо. В определенных пределах мы всегда можем заменить один ресурс другим, например алюминий медью. Мы можем заменить человеческий труд на капитал. Мы можем использовать больше знаний, интенсивнее включать в действие интеллект. Но мы не можем ничем заменить время.

Все вокруг требует  времени. Требование времени — это  действительно универсальное условие  бытия. Все работы выполняются во времени и его поглощают. Именно поэтому каждый, кто хочет повысить эффективность своего труда, должен знать, что управление временем требует прежде всего анализа его расходования.

В большинстве  случаев обсуждение задач начинается с указания важности планирования работы. Трудно оспаривать пользу планирования, но все дело в том, что далеко не все запланированные действия претворяются в жизнь.

Как подсказывает практика, планы всегда остаются только на бумаге в виде благородных пожеланий. Крайне редко они воплощаются  в реальных достижениях.

Согласно наблюдениям, например, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить свое время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов: — регистрация времени, — управление временем, — укрупнение времени.

Ни для кого не секрет, что для определения участков расходования времени необходимо вести его регистрацию. Запись фактического расходования времени можно считать первым шагом на пути повышения эффективности личности. Каждая такая выборка служит основанием для переосмысления своего графика.

Неизменным результатом такого анализа является выявление участков непроизводительного времени. С практикой умение распоряжаться своим временем возрастает, но только целенаправленные усилия позволяют снизить его непроизводительные затраты до минимума. Таким образом, систематизированное управление временем можно считать следующим этапом повышения эффективности.

Для начала необходимо выявить и устранить те виды деятельности, которые не приносят никаких результатов, но отнимают время. Для этой цели подойдет метод исключения. Применительно к каждому виду деятельности нужно задать вопрос: «Что произойдет, если этого не делать вообще?» Если подойдет ответ: «Ничего не случится», то этот вид загрузки можно исключить.

Следующий вопрос: «Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?» Речь будет идти о делегировании полномочий.

Вот, пример небольшого теста, который предлагает Архангельский  Г.А. в своей книге «Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы», используя аналогию «человек-фирма», он поможет проанализировать рабочий стиль на материале расходов времени за один день, лучше представить сильные и слабые стороны системы организации деятельности и наметить способы повышения личностной эффективности.

Результаты  теста фиксируются в таблице, где в левом столбике будет «портрет» рабочего дня. При желании туда можно включить и нерабочее время. Для анализа лучше всего взять вчерашний день или нарисовать портрет «типичного», «среднестатистического» рабочего дня. Здесь заметим, что всякий анализ собственного времени требует предельной честности и без нее не имеет смысла т.к. он должен давать объективную картину реально происходящего.

Выберем точность учета — для начала рекомендуем 15 или 30 минут. В каждую клетку левого столбца нужно будет записать содержимое соответствующего отрезка дня. Если некоторые части дня вспоминаются очень плохо, отметем их галочками в 1 столбце. Соответствующие «белые пятна» можно просто не учитывать в дальнейшем анализе, а можно заполнить типичными делами, которые обычно случаются в это время.

Первое, что предстоит оценить, — это то, насколько мы владеем информацией о расходах собственного времени. Подсчитаем количество «оптиченных» клеточек в 1 столбце и разделим на количество строчек, соответствующее портрету дня. Процент, который получим, характеризует наше владение ситуацией с информационной стороны. То есть именно в такой степени мы осведомлены о происходящем.

Теперь займемся вопросом приоритетов. Попробуем выделить из дел (отметив галочками во 2 столбце) те, которые «работают» на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Получившийся процент показывает, насколько сильно мы ориентированы на достижение реальных стратегических результатов, и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой «текучке». Примерно прикинем, каких затрат потребует избавление от части таких дел.

Если относительно какого-то дела есть неуверенность, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, «половинный» значок для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь не главное. Важно хорошо увидеть, прочувствовать структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки играют в этом вспомогательную роль.

Следующий этап — оценка управляемости ситуации. Попробуем в столбце 3 разделить дела по признаку: «обделенные» — «поглотители». «Обделенные» — это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, съедают слишком много времени, не принося ни результатов, ни удовлетворения. Отметим галочками и те и другие. Те дела, на которые, по-вашему, тратится нормальное количество времени, оставляем неотмеченными. Процент не «оптиченных» клеточек — это мера того, насколько структура нашего времени соответствует нашему желанию, проще говоря — насколько свободно мы владеете своим временем. Теперь подумаем, нельзя ли каким-то образом побороться с поглотителями и за счет выигранного времени уделить его обделенным перспективным направления?

Близкое по смыслу направление оценки — количество помех. Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если мы работаете в офисе с другими людьми и нас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители и т. п. Попробуем в столбце 4 отметить примерное количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени и задумаемся над тем, как можно снизить такие потери.

Теперь оценим качество привязки дел ко времени. В столбце 5 поставим галочки напротив тех дел, время выполнения которых, как нам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или в то время, когда у нас была высокая работоспособность, мы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо мы учитываем окружающую ситуацию и закономерности ее развития.

Далее соотношение  функционирования и развития. Отметим в столбце 6 те дела, выполнение которых дает нам что-то для собственного развития — вырабатывает новые умения, дает новые знания и т. п. За бортом останутся те, которые мы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в наше развитие. Процент, который мы получим, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу. Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему соотношению; главное, чтобы оно нам было известно и нас удовлетворяло.

Итак, мы окинули беглым взглядом наш типичный рабочий день. Конечно, этот тест не даст вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения личной эффективности — это задача нескольких недель хронометража. Главная его задача — обратить внимание на проблему организации нашего времени, выявить «в первом приближении» узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

Заполнение 7 столбца необходимо для учета индивидуальных показателей. Например, насколько хорошо мы делегируем — какие из задач могли бы нам быть поручены? Или какой процент времени дня мы провели в бодром эмоциональном состоянии? Таких показателей может быть множество.

Анализ своего времени является по сути дела единственным легко осуществимым и в то же время систематичным средством анализа собственной деятельности с целью выявления наиболее значимых участков приложения своих сил.

 На этом этапе понадобится принятие некоторых элементарных решений. Необходимо будет изменить поведение человека, его взаимоотношения и приоритеты. Это заставляет работника более внимательно взглянуть на то, куда он тратит свое время, на свою деятельность и цели, что в значительной степени повлияет на уровень и качество выполняемой работы. Несмотря на всю полезность этого этапа; он носит до некоторой степени формальный и ограниченный характер. В его основе лежит ведение контрольных записей с замерами времени, и в его зоне охвата находится только эффективность использования скудного ресурса — времени.

   Следующий этап, на котором требуется сконцентрировать свое внимание на личном вкладе, носит уже не методический или процедурный, а концептуальный характер. Этот этап характеризует собой переход от механики к анализу и от производительности как таковой к конечным результатам. На этом этапе человек приучается анализировать свою роль в тех структурах и организациях, в которых он состоит и определять свой вклад в их деятельность. В этом нет ничего сложного. Вопросы, которые он сам себе ставит относительно своего вклада, достаточно прямолинейны и схематичны. Например, «Каким образом я могу оказать существенное влияние на эффективность функционирования своего учреждения?». Он постоянно чувствуют ответственность за достижение поставленных целей. Но ответы на них должны вести к повышению требований к самому себе, к размышлениям относительно собственных целей и целей организации, а также к определению ценностей. Самое главное, вопросы должны натолкнуть на мысль о необходимости повысить показатели своей работы, стимулировать на принятие на себя большей ответственности и отказ от роли подчиненного лица, для которого хорошо все то, что устраивает начальство. Иными словами, концентрируясь на собственном вкладе, приучаться ориентироваться не на средства как таковые, а на конечные цели. Концентрация на вкладе в общее дело отвлекает внимание управляющего от его специальности, узкой квалификации и его отдела. Иными словами, он сосредоточивается на функционировании общего целого. Его внимание обращено на результаты деятельности данной организации. Для него свойственно анализировать вопрос о том, какой вклад может внести его квалификация, специальность, функции и его отдел в организацию в целом и в осуществление ее задач.

Если работникам управления удается установить хорошие отношения  в своих организациях, то это не потому, что у них есть «талант  обращения с людьми». Это можно  объяснить тем, что в своей работе и взаимоотношениях с окружающими они нацелены на вклад в общее дело. Именно поэтому эти взаимоотношения продуктивны, — а это и является единственно верным определением «хорошие человеческие отношения».

Сконцентрированность на вкладе предполагает четыре главных условия эффективных взаимоотношений: — коммуникация, — коллективная деятельность, — саморазвитие и — развитие других.

Управляющие же, которые  берут на себя ответственность за достижение поставленной цели в своей  собственной работе, как правило, требуют ответственного отношения к ней и от своих подчиненных. Они как бы постоянно обращаются к своим работникам с вопросами: «За какие результаты вы отвечаете передо мной, вашим начальником, и перед всей организацией в целом?», «Как можно использовать ваши знания и способности с наибольшей эффективностью?» В этом случае коммуникация становится не только возможной, но и действенной.

Если подчиненный тщательно  продумает, а потом представит свое мнение относительно того вклада, которого от него ожидают, то у начальника появляется возможность судить о целесообразности этого вклада.

Сфокусированность на вкладе ведет к появлению коммуникационного  разнообразия и делает возможным  коллективный труд.

Вопрос типа «Кто должен использовать результаты моей работы для того, чтобы сделать их эффективными?» немедленно выявляет значимость человека в коллективе, независимо от того, принадлежит ли он к руководящему составу или является рядовым работником. Этот вопрос лежит в основе организации. Ведь эффективная работа предполагает труд группы людей, обладающих различными знаниями и навыками. Эти люди должны работать вместе на добровольной основе, согласно логике ситуации и требованиям задания, а не в силу формальной юридической структуры и субординации.

Индивидуальное  саморазвитие в значительной мере зависит  от концентрированности на вкладе в  общее дело.

Человек, задающий себе вопрос типа «Какой самый важный вклад я могу внести в деятельность данной организации?», на самом деле спрашивает следующее: «В каком направлении я должен развиваться?», «Какие знания и навыки мне нужно приобрести для того, чтобы быть способным внести этот вклад?», «Сколько усилий мне потребуется?», «Какие параметры я должен для себя установить?». Сконцентрированный на личном вкладе, он стимулирует развитие других — подчиненных, коллег, начальников. Он устанавливает не свои личные параметры в работе, а те, что основаны на требованиях данного задания. В то же время эти параметры предполагают необходимость самоусовершенствования, так как они являются условием высоких устремлений, направленных на достижение амбициозных целей.

Третьим этапом, который будет служить критерием при проведении диагностики, П. Друкер обозначает как ставку на сильные качества. Принимая решения, делает ли человек упор на наличие достоинств, а не на отсутствие недостатков? Активизация сильных сторон характера находит свое отражение в поведении. Это уважение личности как своей собственной, так и других. Это система ценностей в действии. Но это снова «учение в процессе выполнения работы» и саморазвитие на практике.

Анализируя свою деятельность и достигнутые результаты он сам себе задает примерно такой вопрос: «Какие задачи мне удается решить относительно легко, в то время как для других они представляют известную трудность?» Кто-то, например, считает, что ему достаточно легко удается написать заключительный отчет, а другие считают это тяжелой и неприятной обязанностью. В то же время тот, кто легко пишет отчет, считает для себя трудной и неблагодарной задачей его анализ и принятие на этой основе конкретного решения. Другими словами, он более эффективен в роли штатного философа, который высвечивает и представляет проблемы, но не в роли руководителя, способного принимать ответственные решения.

В общем и  целом, чтобы быть эффективным, следует  концентрировать свои усилия на решении  тех задач, которые сам исполнитель  рассматривает как посильное  и наиболее подходящее для него самого.

Акцентируя  на сильных качествах, управляющий  объединяет индивидуальную цель и потребности  организации, индивидуальные способности  и результаты работы организации, индивидуальные достижения и возможность организации. Подробный анализ сильных и слабых сторон при помощи баланса удовлетворения – разочарования и баланса производительности предлагают Клаус и Анита Бишов [3].

Четвертым элементом  в котором заключается «секрет» эффективности является сосредоточенность и целенаправленность. На этом этапе мы имеем дело уже не с ресурсом, не со временем, а с конечным продуктом — функциональными показателями человека.

В данном случае все то, что записывается и анализируется, это не то, что происходит, а то, что мы хотим, чтобы произошло в окружающих нас условиях.

Развитию в  данном случае подлежит не информация, а характер: предусмотрительность, уверенность в своих силах, смелость. Другими словами, здесь развивается  лидерство, основанное, однако, не на выдающемся даровании и гениальности, а на целеустремленности, решительности и уверенности.

Необходимость концентрации заложена в природе  самого человека. Можно предложить несколько объяснений этому явлению: на решение всех важных задач нам  никогда не хватает имеющегося в  нашем распоряжении времени. При анализе полезной деятельности человек обнаруживается наличие огромного количества стоящих перед ним важных задач, но анализ отпущенного времени, показывает, что его явно недостаточно для решения всех задач, необходимых для успешного функционирования данной организации. Как бы мастерски ни контролировал он свое время, большая его часть ему не принадлежит. Иными словами, он постоянно испытывает дефицит времени.

Чем сильнее человек концентрируется на том, что обеспечивает успех его делу, тем больше он нуждается в укрупненных отрезках времени на выполнение своих функций. Чем больше он ориентируется не на процесс работы как таковой, а на достижение результатов, тем настоятельнее необходимость в длительных усилиях, которые, в свою очередь, требуют весомого количества времени. В противном случае эти усилия не будут плодотворными. Вместе с тем, для того чтобы иметь в своем распоряжении по-настоящему продуктивное время (несколько часов или недель), необходимы дисциплина и железная решимость сказать «нет».

Аналогично  этому, чем больше работает человек над продуктивным использованием сильных качеств, тем в большей степени он осознает необходимость их сосредоточения на наиболее значимых перспективных участках. Только таким образом можно добиться желаемых результатов.

Но необходимость  концентрироваться диктуется ещё  и тем обстоятельством, что для  большинства из нас достаточно трудно делать даже что-то одно, не говоря уже  о решении двух задач сразу. Человечество, будучи «многоцелевым инструментом», способной решать огромное количество разнообразных задач. Но для продуктивного приложения потенциальных Способностей человека необходимо сконцентрировать множество индивидуальных полезных качеств на решении определенной задачи.

Достижению  поставленной цели способствует концентрация всех навыков и умений в одной точке.

Часто бывает так, что большие трудозатраты не выражаются в достигнутых результатах. Это происходит с людьми, которые не могут правильно рассчитывать время, необходимое для выполнения отдельной задачи. Такие люди всегда надеются на то, что все пойдет правильно. Человеку опытному известно, что это пустые надежды. Всегда случаются какие-то неожиданности. Единственное, чего можно с уверенностью ожидать, так это неожиданности, которые чаще всего неприятные. Именно поэтому личность, нацеленная на эффективное решение задач всегда предусматривает определенный запас времени сверх действительно необходимого. Человек с типичным характером поведения (то есть недостаточно эффективный) постоянно спешит и поэтому чаще опаздывает. Эффективные личности предпочитают не гнать изо всех сил. Они устанавливают для себя приемлемый темп, но сохраняют его до конца дистанции.

Наконец, типичный образ поведения - это стараться делать несколько вещей сразу, что приводит к нехватке минимально необходимого количества времени ни на одну из задач своей программы. Если решение хотя бы одной задачи заканчивается неудачей, то, скорее всего, рушится вся программа.