Диференціація управлінських документів

План

Скорочення

Вступ

 Диференціація управлінських документів в установі

Організаційно-розпорядчі документи 

Кадрова документація (в тому числі з пенсійних питань) та довідково- інформаційна документація

Нормативно-правова документація та інші види документації в установі

Висновок

Cписок використаних  джерел

Додатки

Скорочення

ДСТУ - Державний Стандарт України

ОРД - Організаційно-розпорядча документація

УСД - Уніфікована система документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Актуальність теми - управлінське документознавство, яке пов'язане з діловою документацією в установі. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі.За цим принципом виділяються такі системи документації:

-галузеві- призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки,культури,освіти,торгівлі тощо.

-в функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз.

Об'єктом дослідження - управлінські документи та їх диференціація.

Предмет дослідження - диференціація управлінських документів, як основних носіїв інформації необхідних для стабільної діяльності організації.

Метою диференціації управлінських документів є зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності, типизація їх форм, зниження трудоємкості їх обробки, основи спільності або суміжності функцій управління, використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

Завдання теми - подати документаційне забезпечення установи згідно нормативних документів та стандартів.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Диференціація управлінських документів в установі

Удосконалення організації руху й змісту документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність і забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами корпоративної документації.

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, -- це організація (група) об'єднаних працівників, певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятися вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовуватимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками система документації певної галузі чи окремої функції управління,в свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення.

Таким чином, документ у сфері управління є складною інформаційною сукупністю, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об'єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

-відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

-відповідність кожного  документа своєму цільовому призначенню;

-роль певного виду  документа в розв'язанні конкретного  управлінського завдання на певній  ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційне проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

Більшу частину корпоративної системи документації якраз і складає управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча і стосується роботи всіх підрозділів.

Зафіксована в системі управлінської документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, має бути основою для її оцінювання й показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі.

Прикладом урахування потреб практичної діяльності тієї чи іншої установи є нормативні документи, у яких пропонується:

поділ документів за сферами діяльності та їх окремими напрямами (згідно відповідного переліку);

поділ управлінської документації за класами (згідно

відповідного класифікатора ДКУД);

поділ документів за рівнями важливості при розробці

системи управління якістю (згідно вимог міжнародних

стандартів серії І8О-9000).

Нормативно-методичний посібник «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» розроблений Державним комітетом архівів України й затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 р., зареєстрований у Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р. й має цілий ряд доповнень.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, з умовним поділом їх на:

документи,що утворюються в управлінській діяльності (частина 1);

документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

Міжнародний стандарт І8О-9001. Зазначений нормативний документ за рівнем важливості виділяє чотири ієрархічні рівні документації, що можуть функціонувати в організаціях: основоположні, управлінські, робочі документи та документовані записи.

Може функціонувати також й інша документація: робочі інструкції, графіки, плани заходів щодо забезпечення якості тощо, що не є обов'язковою для розробки системи менеджменту якості, згідно чинних вимог Європейської федерації управління якістю (ЄРОМ) та Української Асоціації якості (УАЯ).

З 07.01.97р. введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи кваліфікації і кодування технічно-економічної та соціальної інформації. ДКУД- класифікатор, необхідний для обліку та систематизації документів, організації ведення відповідних класів документів, автоматизації пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД). ДКУД містить 15 класів.

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна  документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального  захисту населення (код 15);

12) документація з побутового  обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова  документація (код 18);

14) документація з Пенсійного  фонду (код 20);

15) словниково-довідкова  документація (код 21).

ДКУД офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів.

На сьогоднішній день застосовують такі основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно доповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 01.07.95р. Діловодство  та архівна справа.

2. ДСТУ 3294-94 з 01.01.95р. Інформація та документація.

3. ГОСТ 3.1130-93 Загальні вимоги  до форм і бланків документів.

4.УСД ГОСТ 6.38-90 Система  організаційно-розпорядчої документації.

5. ДСТУ 3582-97 з 01.07.98р. Інформації  та документація.

6. ГОСТ 7.1-84 Бібліографічний опис документа.

7. ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Отже, можна зробити висновок, що для розв'язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв'язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому.

За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління.

На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації і метою диференціації є підвищення ефективності роботи апарату управління, відповідальності виконавців. Відбір видів документів, необхідних і достатніх для роботи конкретної установи, проводиться на основі класифікаторів відділків та напрямків діяльності.

 

 

 Організаційно-розпорядча документація (код 02)

Організаційно-розпорядча документація включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності.

До найбільш поширених документів цього виду належить:

- постанови - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми;

- рішення як розпорядчий документ, який ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами;

- розпорядження це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

- вказівка включена до примірного переліку найбільш характерних для управлінської діяльності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, які видають міністри, керівники організацій і установ;

- інструкції і статути. Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання;

-статут - зведення правил, що регулюють: а) основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

Статути покладені в основу керівних громадських, кооперативних організацій, добровільних спортивних організацій.

-наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

-правила - службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимог, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів та інше.

Довідково-інформаційні документи:

-анкета - документ, у якому міститься впорядкований перелік питань, що дають змогу отримати нову інформацію;

-заява - односторонній акт, яким сторони міжнародного договору висловлюють своє тлумачення або розуміння його положень і з якого для них не випливають міжнародно-правові наслідки;

-звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові - на звичайному папері;

-запрошення - це коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь;

-доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події,ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції;

- пояснювальна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень;

-протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо;

-прес-реліз - коротке інформаційне повідомлення про значиму подію, підготовлене для ЗМІ тa Internet з метою зацікавленості та посиланням на інформаційний склад установи;

-скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб;

-службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності.

-графік відпусток- це розклад надання щорічних відпусток, що звичайно встановлюється адміністрацією за узгодженням із профспілковим органом. Графік складається на кожний календарний рік і затверджується на початку поточного року.

Отже, найбільшу групу становлять розпорядчі документи. ОРД видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Важливе місце відведено правилам оформлення документів:

-оформлятися за встановленою  формою згідно з реквізитами;

-бути бездоганно відредагованими;

-складатися на відповідних  бланках або папері стандартного  формату.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

У документах системи організаційно-розпорядчих документів застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах. Принято розрізняти скорочення кількох типів:

Буквені (ініціальні) скорочення (абривіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

 

Кадрова документація ( в т.ч. з пенсійних питань) та довідково-інформаційна документація

До управлінської системи можна також певним чином віднести кадрову документацію та документацію з соціальних питань та соціального захисту, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, уключаючи питання прийняття на роботу, проведення атестації й установлення кваліфікацій, зарахування до резерву, нагородження, присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів: особисті та особові документи працівників;

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

- Документація з організації руху кадрів.

- Типова форма контракту з працівником Т-12.

- Документація з обліку праці і заробітної плати.

- Платіжна відомість.

- Відомість про прийнятих  працівників.

- Довідка про заробіток.

- Обчислення стажу роботи.

- Декларація про одержані доходи.

- Декадна звітність.

- Звіт про виконання  бюджету Пенсійного фонду України (Додаток 11).

- Документація з призначення  пенсій.

- Документація з призначення  допомоги та інші.

Сучасний рівень виконання поставлених завдань в установі вимагає знання технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації. Правильна організація праці персоналу служби передбачає:

-оптимальну організаційну  побудову служби;

-вибір раціональної  системи діловодства;

-чіткий розподіл функцій між працівниками;

-нормування праці кожного  працівника;

-правильне визначення  кількісного складу працівників;

- впровадження прогресивних  методів управління персоналом;

- застосування обчислювальної  техніки;

- раціональна організація  робочих місць;

- організаційне та методичне  керівництво діловодством.

Основні завдання служби по роботі з кадровою документацією:

- встановлення єдиного  порядку роботи з документами  в установі;

- документаційне забезпечення  на основі використання сучасної  техніки;

- автоматизовані технології  роботи з документами ;

- скорочення кількості  документів.

Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу.

До довідково-інформаційної документації відносять:

- протокол - це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

- акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.

- довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт.

- звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти.

Статистичний звіт- форма звітності (бланк) державного статистичного спостереження, за якою респонденти подають інформацію органам державної статистики під час збирання державної статистичної звітності у вигляді звіту затвердженого зразка та за підписом посадових осіб, які відповідають за достовірність наданої інформації.

Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові -- на звичайному папері.

- факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

- телеграма - це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

- телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Отже, функціонування підприємства неможливо без наявності інформаційної документації, що включає: міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування та реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани-графіки створення інформаційних систем).

До інформаційної документації можна віднести також інформаційно-аналітичні документи, описи, звіти, виробничі довідники, промислові каталоги тощо.

- Паспорти інформаційних об'єктів.

- Паспорт уніфікованої форми документа.

- Паспорт техніко-економічних та соціальних показників.

 

 

 Нормативно-правова та інші види документації в установі

Якісне управління установою взагалі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної.

Дана міжфункціональна група документації має два рівні:

перший -- закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих органів стосовно діяльності тих чи інших організацій;

другий -- стандарти, норми, нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Зазначена документація містить документи з систем менеджменту якості (І8О-9001), охорони довкілля (І8О-14001), керування документацією (ДСТУ-4423:2005), техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, стандартизації, сертифікації, метрології тощо.

Відповідно напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ у якості основної використовує передану йому проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани), щоб робити свої креслення та рисунки. Машинобудівна організація отримує й розробляє машинобудівну, транспортна -- транспортну,сільськогосподарська установа -- аграрну, відділ освіти -- навчальну, НДІ -- наукову документацію, нотаріальна контора -- одержує й розробляє нотаріальнудокументацію згідно Закону про нотаріат і т.п.

Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо.

Громадська організація - це об'єднання фізичних осіб, созданоє з метою задоволення і захисту своїх загальних інтересів. Законодавство передбачає, що громадські організації є неприбутковими організаціями, тобто без мети отримання прибутку. Мінімальна кількість засновників громадської організації - 3 людини.

Громадська організація ( Закон України Про громадські організації (проект) - Стаття 14) діє на основі статуту або положення.

У статутному документі можуть бути передбачені інші положення, що стосуються особливостей створення і діяльності громадської організації. Статутний документ громадської організації не повинен суперечити законодавству України. Принципових відмінностей у реєстрації громадської організації та благодійної організації не існує.