Документация и инвентаризация
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ……………...5
1.1. Сущность и значение документации……………………………...……..
1.2. Классификация документов……………………………………………...
1.3. Требования к документам. Правила и сроки хранения ..……...………...10
ГЛАВА 2. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ……………...…15
2.1. Понятие, значение и виды инвентаризации……………..………………..
2.2. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации...18
2.3. Отражение результатов инвентаризации в учете………………...…...….21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…….…………………...……..26
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.
Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основанием внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.
При любой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы служат письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо права предприятия на ее совершение.
Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.
Контрольные функции бухгалтерского учета в системе управления хозяйствующего субъекта предполагает выявление в возможно короткие сроки указанных отклонений, внесение в данные бухгалтерского учета и отчетности соответствующих коррективов, обусловленных результатами установленных отклонений и полностью соответствующим им.
Бухгалтерский учет может эффективно контролировать достоверность учетных данных о наличии имущества и реальность учетных данных о дебиторской и кредиторской задолженности с помощью инвентаризации.
Все выше сказанное подтверждает актуальность темы документация и инвентаризация.
Целью работы является исследование сущности документации и инвентаризации.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
- определено значение документов;
- дана классификация документов;
- определены требования к
- раскрыто значение и виды инвентаризации;
- охарактеризован порядок
Реферат содержит две главы, введение, заключение и список литературы.
Для написания работы использовались труды таких ученых как, Сигидов Ю.И., Щербакова В.И., Воронина Л.И. и др.
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
1.1. Сущность и значение
Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей - обоснование их документами [6; стр. 6].
Совокупность документов, отражающих хозяйственные операции по месту и времени их совершения, называется бухгалтерской документацией.
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета.
Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для всех последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит, прежде всего, от качества документов, их точности и своевременного оформления [8; стр. 174].
Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии [6; стр. 7].
Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества хозяйствующих субъектов.
Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств допустимы только на основании документов, оформленных в установленном порядке (это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений).
Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.
Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.
На основании документов ведут также и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности) [9; стр. 177].
В организациях, на предприятиях совершают самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов.
Число и содержание реквизитов в документах определяются характером хозяйственной операции. Вместе с тем в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа [8; стр. 176].
В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» к ним относятся [1]:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование экономического субъекта, составившего документ;
г) содержание факта хозяйственной жизни;
д) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
е) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
ж) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Помимо обязательных реквизитов организации могут включать в первичные документы дополнительные реквизиты, отражающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса организации.
К ним можно отнести [6; стр. 9]:
1) номер документа;
2) адрес организации;
3) печать;
4) другие дополнительные реквизиты.
С 2013 года в связи с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» отменяется обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета [1].
1.2. Классификация документов
Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам [8; стр. 177].
По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.
Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования-поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др. [5; стр. 148].
Внутренние документы создаются внутри организации. По назначению документы разделяются следующим образом:
- распорядительные (Приложение А);
- оправдательные (исполнительные) (Приложение Б);
- комбинированные (Приложение В);
- документы бухгалтерского исполнения (Приложение Г).
Распорядительные документы - документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на проведение инвентаризации) [5; стр.148].
Распорядительные документы требуют составления оправдательных, для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.
Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.
Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие к бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.
Комбинированные документы - документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др. [8; стр.178].
Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера и др.
По способу охвата фактов документы разделяются на разовые и накопительные [5; стр. 149].
Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.
По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.
Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.
Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.
В отличие от накопительных документов сводные составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, в то время как накопительные - первичный документ, составляемый постепенно.
По содержанию хозяйственных операций учетные документы разделяются на: материальные, денежные и расчетные [5; стр. 149].
Материальные документы - документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).
Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, инкассовые поручения и др.).
Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, платежные поручения и др.) [8; стр. 179].
1.3. Требования к документам. Правила и сроки хранения
Согласно Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации к составлению документов предъявляются следующие требования [2]:
1. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
2. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
4. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля
и упорядочения обработки
7. Первичные и сводные
учетные документы могут
8. Первичные учетные документы
могут быть изъяты только
9. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции [2].
Оформленные документы направляются в бухгалтерию организации, где подвергаются обработке.
В течение отчетного года первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Это, как правило, пронумерованные папки укомплектованные документами, расположенными в хронологическом порядке, переплетенные. Отдельные виды документ (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери злоупотреблений.
Документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером [6; стр. 37].
Бланки строгой отчетности подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
По окончании отчетного года документы передаются в общий архив.
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет [8; стр.187].
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Главная книга и основные бухгалтерские регистры (журналы-ордера, ведомости) хранятся 10 лет, документы по оплате труда - до 75 лет.
По истечении сроков хранения документы уничтожают [8; стр. 187].
Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Ответственность за организацию хранения несет руководитель организации.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, Налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае пропажи или гибели первичных документов независимо от причины утраты они должны быть восстановлены [6; стр. 38].
ГЛАВА 2. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
2.1. Понятие, значение и виды инвентаризации
Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей -материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета - с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью [8; стр. 190].
Это может происходить по следующим причинам [9; стр. 194]:
1) Естественные причины - изменение веса или качества средств, вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.
2) Неточности при приеме или отпуске средств - промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.
3) Ошибки в учете - это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.
4) Злоупотребления - хищения, обвесы или обмеры - при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты - при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.
Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникновения - они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета.
Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями [9; стр. 195].
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [2].
Инвентаризация - это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.
Роль инвентаризации в учете очень высока. Ее проведение позволяет:
- обеспечить полноту и достоверность данных учета;
- повысить ответственность материально ответственных лиц и сохранность вверенных им ценностей;
- установить естественную убыль, потери, порчу ценностей;
- выявить условия хранения ценностей;
- обеспечить сохранность имеющейся собственности.
Основные цели инвентаризации [5; стр. 160]:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
Согласно раздела 2 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно [1]:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных
законодательством Российской
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств дополнили этот список еще одним пунктом - при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводиться при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) [3].
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
В зависимости от сроков проведения различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.
Плановые инвентаризации проводятся согласно утвержденному графику в заранее намеченные сроки. Внеплановые (внезапные) инвентаризации могут проводиться по распоряжению руководителя организации или вышестоящих органов.
В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные, частичные и выборочные.
Полная инвентаризация охватывает все виды имущества организации и источников его образования без исключения. Полная инвентаризация проводится, как правило, один раз в год перед составлением годовой отчетности.
Частичная инвентаризация охватывает часть имущества или расчетов. Например, возможна инвентаризация денежных средств, расчетов с бюджетом и т.п.
Выборочная инвентаризация охватывает инвентаризацию имущества, находящегося в материальной ответственности у отдельных материально-ответственных лиц.
По периодичности проведения инвентаризации бывают текущие и перманентные (постоянные, непрерывные).
Наконец, по перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации [8; стр. 192].
Руководитель организации может установить номенклатуру производственных запасов (например, наиболее дефицитных), инвентаризация проводится ежеквартально.
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств. Этой процедуре подлежит как имущество, принадлежащее организации и поставленное на баланс, так и не принадлежащее ей и учитываемое за балансом. К последнему относятся арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материалы, принятые и переработку (давальческое сырье и проч.).
Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц [8; стр. 193].
2.2. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации
Процесс инвентаризации можно разделюсь на ряд этапов.
Подготовительный, на данном этапе на основе приказа руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (Приложение А). В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
- Документация и инвентаризация в бухгалтерском учёте
- Документация как один из основных методов бухгалтерского учёта. Виды документов, их значение
- Документация как элемент метода бухгалтерского учета
- Документация. Классификация документов
- Документация. Организация первичного учета
- Документация по движению готовой продукции, ее отгрузке и реализации
- Документация по личному составу. Оформление личных дел
- Документация бухгалтерского управленческого учета
- Документация в бухгалтерском учете
- Документация во внешнеторговой деятельности
- Документация в сфере транспорта
- Документация и выявление преступлений при операциях оприходования и использования сырья и материалов
- Документация и её значение
- Документация и инвентаризации