ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

ИНСТИТУТ  ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ

Институт  ___Государственный Университет  Управления__________________________ 

Кафедра   ___Бухгалтерского учёта  и аудита______________________________________ 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

по дисциплине            Введение в специальность

на тему        Документация как один из основных методов бухгалтерского учёта. Виды документов, их значение.

Москва  – 2006

Содержание

1. Введение  …………………………………………………….………………………….стр. 3
2. Документирование хозяйственных операций ………………………………….…стр. 4
3. Виды используемых в бухгалтерии документов и их значение ……..….…….стр. 11
4. Заключение ……..………………………………………………………...………….стр. 15
5. Список литературы .………………………………………………………….……..стр. 16
6. Приложение ……………………..………………………………..………………….стр. 17

Введение

       «Нет документа  – нет записи!»

Один  из принципов бухгалтерского учета. 

Значение  документов в бухгалтерском учете  чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для  принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют  документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная  регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

     Разнообразие  хозяйственных операций требует  составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Документирование хозяйственных операций

     По  определению бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машинописных носителях информации.

     Следовательно, документ – это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

     Бухгалтерскими  документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

      Формы и реквизиты документов. Форма документов определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относятся:

1. Наименование документа;
2. Дата составления;
3. Наименование организации;
4. Содержание хозяйственной операции;
5. Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
6. Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. Личные подписи указанных лиц.

Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости  от характера операции и технологии обработки данных в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

     Ответственность за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     Своевременное и достоверное создание первичных  документов, передача их в установленных  порядке и сроки для отражения  в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной  документации. Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

     С 1 января 1999 г. организации применяют  формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых  унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

     Унифицированные формы первичных документов должны применятся в организации без  изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все необходимые реквизиты.

     Наряду  с унификацией важное значение имеет  стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков  типовых документов.

Порядок составления и  обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

    Запись  в документах делают шариковой ручкой или машинописным способом. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны (напечатаны) четко и разборчиво. Если при заполнении документа была допущена ошибка, существует несколько методов ее исправления. [2]

Исправление ошибочно сделанных  записей.

Исправление ошибочно сделанных записей в  регистрах бухгалтерского учета  производится одним из следующих  способов:

    •    корректурным способом: ошибочно сделанная  запись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм.[4]

      Затем правильный текст или сумму повторяют  на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправлении  ошибки ………………………………………………верить

                                          (новый  текст или сумма)

    Дата        Подпись 

    •   способом дополнительной проводки: дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;

    •    способом "красное сторно": в  случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;

    •    способом обратной проводки: для исправления  проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

    В некоторых документах, например, в  приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

     Поступающие в бухгалтерию документы обязательно  проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственной операции.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы  подвергают бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (котировку).

      Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

      Группировка – это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные.

      Разметка (котировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных  операциях  записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.[2]

Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. 
 
 

Пример  графика документооборота по предприятию

Утверждено  приказом № ___ от ___________ 

    Контроль  за соблюдением исполнителями графика  документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.[4] 

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы  формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  условия:

1. Документы постоянного и временного сроков хранения группируют в дела раздельно;
2. Подлинники отделяют от копий, а годовые отчеты – от квартальных и месячных;
3. В дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

  В дело группируют документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев их помесячно разделяют листами бумаги с указанием месяца.

     Приложения  к документам независимо от даты их утверждения или составления  присоединяют к документам, к которым  они относятся.

     Существуют  определенные правила группировки  в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

     Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основаниями для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к ним.

     Плановые  и отчетные документы хранятся в  делах того года, к которому они  относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

     Лицевые счета сотрудников организаций  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и по порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

     Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ-ответ  помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

     Папки с документами заключаются в  переплет. На титульном листе указывают  наименование организации, название и  порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

     Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы России и Росархива от «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» 27.06.96 г.

     В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят  подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года – квартальные баланс и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов; к документам со сроком хранения 5 лет – Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет – годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (78 – В) лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение е75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

      Изъятие первичных документов у организаций разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается по расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

      С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

      В случае пропажи или гибели первичных  документов руководитель организации  назначает комиссию по расследованию  причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.[2] 

Виды  используемых в бухгалтерии  документов и их значение

   Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в приложении 1. [4]

       По назначению документы подразделяются  на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и  комбинированные.

     Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

     К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске.

     Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут  служить основанием для отражения операций в учете.

     Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

     Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

     Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее  оформленных распорядительных и  оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

     К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские  справки. Они составляются в тех  случаях, когда нужно перенести  сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить  ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

     Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

     Сочетание в одном документе признаков  нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает  количество документов и затраты  на их приобретение.      Комбинированные  документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

     По  способу / порядку  составления различают  первичные и сводные  документы.

     Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.