Документация по движению готовой продукции, ее отгрузке и реализации

Документация  по движению готовой продукции, ее отгрузке и реализации

ВВЕДЕНИЕ

Готовая продукция - конечный продукт производственного процесса организации. Это изделия и предметы, полностью законченные обработкой в данной организации, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям, принятые отделом технического контроля и сданные на склад готовой продукции. 
Организации изготовляют продукцию исходя из условий заключенных с покупателями и заказчиками договоров, разрабатываемых плановых заданий по ассортименту, количеству и качеству подлежащей выпуску продукции, постоянно уделяя большое внимание вопросам изучения спроса и конкурентоспособности продукции, расширения ее ассортимента, равняясь на потребности рынка. 
 
Задачи учета готовой продукции 
1. Систематический контроль за выпуском готовой продукции, состоянием ее запасов и сохранностью на складах, объемом выполненных работ. 
2. Своевременное и правильное документальное оформление отгруженной продукции (работ, услуг), четкая организация расчетов с покупателями. 
3. Контроль за выполнением плана договоров поставок по объему и ассортименту реализованной продукции. 
4. Своевременный и точный расчет сумм, полученных за реализацию продукции, фактических затрат на ее производство и реализацию, расчет сумм прибыли. 
 
В настоящих условиях основное значение придается организации продукции по договорам-поставкам важнейшему экономическому показателю работы, определяющему эффективность, целесообразность хозяйственной деятельности организации. 
В объем реализации включается отгруженная и отпущенная продукция, выполненные работы не зависимо от того, зачислен или нет платеж на расчетный счет организации или получены векселя, авансы. 
Таким образом, процесс реализации завершает кругооборот хозяйственных средств организации, что позволяет ей выполнять обязательства перед государственным бюджетом, банками по ссудам, персоналом, поставщиками и возмещать прочие производственные затраты. Невыполнение плана реализации вызывает замедление оборачиваемости оборотных средств, штрафы за невыполнение договорных обязательств перед покупателями, задерживает платежи, ухудшает финансовое положение организации.

1. Оформление поступления готовой продукции из производства.

Готовая продукция должна быть сдана на склад в подотчет материально-ответственному лицу. 
Предприятие разрабатывает годовой план выпуска продукции и календарные: квартальные, месячные, дневные и почасовые графики. Графики должны увязываться со сроками отгрузки готовой продукции, что позволяет контролировать выполнение договорных обязательств перед покупателями. Выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства в сферу обращения. 
Передача продукции на склад из производства оформляется приемно-сдаточной накладной, указывается номер цеха – сдатчика, номер склада получившего продукцию наименование изделия, номенклатурный номер, количество сданных на склад изделий, учетная цена и сумма, подпись ответственных лиц. Они подписываются представителем технического контроля, работником сдающего цеха, заведующим складом (кладовщиком) или другим материально-ответственным лицом, принявшим на хранение продукцию. 
Если продукцию нецелесообразно перевозить из цеха на склад, то она до вывозки за пределы предприятия хранится в цехе. 
Выполненные работы оформляются приемно-сдаточным актом, где учитываются виды работ, их объем и стоимость, акт подписывается представителями заказчика и подрядчика. 
 
В бухгалтерии на основании сдаточных накладных ведут накопительные ведомости выпуска готовой продукции за месяц. 
Для учета готовой продукции на складе предназначен активный синтетический счет 1640 "Готовая продукция". На нем обобщается информация о наличии и движении готовой продукции и товаров на складе.

 
Бухгалтерия обязана контролировать, соблюдаются ли условия количественной и качественной приемки продукции, выборочно проверять изделия  в натуре. При этом целесообразно  за последние дни месяца, сличать  приемно-сдаточные накладные с  записями в журнале лабораторных исследований.

ОЦЕНКА ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ, ЕЕ НОМЕНКЛАТУРА

Оценка готовой  продукции 
Готовая продукция принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. 
Фактическую себестоимость готовой продукции можно рассчитать только по окончании отчетного периода (месяца). Движение же продукции, происходит ежедневно (выпуск, отпуск, отгрузка, реализация), поэтому для текущего учета необходима условная оценка продукции. Текущий, ежедневный учет движения готовой продукции ведется или по плановой производственной себестоимости или по договорным ценам организации, называемым учетными. 
Плановая себестоимость или договорная цена единицы продукции разрабатывается организациями самостоятельно. В конце месяца плановая себестоимость должна быть доведена до фактической путем расчета сумм и процентов отклонений по группам готовой продукции. 
В настоящее время применяют другие виды оценки готовой продукции: 
- по неполной (сокращенной) производственной себестоимости продукции, исчисляемой по фактическим затратам без общехозяйственных расходов; 
- по оптовым ценам реализации. Оптовые цены используются в качестве твердых учетных цен. При значительном колебании уровня оптовых цен данный способ теряет свои преимущества; 
- по свободным отпускным ценам и тарифам, увеличенными на сумму НДС, - при выполнении единичных заказов и работ; 
- по свободным рыночным ценам, - при учете товаров, реализуемых через розничную сеть. 
 
Номенклатура готовой продукции 
Большое значение для правильной организации учета движения готовой продукции имеет разработка ее номенклатуры - перечня наименований видов изделий, вырабатываемых данной организацией. За основу ее составления берется классификация готовых изделий по определенным признакам, позволяющим отличать одно изделие от другого (модель, класс точности, фасон, артикул, марка, сорт). Номенклатурный номер может иметь разное количество цифр. 
Номенклатурой пользуются следующие службы организации:  
- диспетчерская - для контроля за выполнением графика выпуска изделий; 
- цеха - для контроля за ассортиментом выпуска и для выписки накладных при сдаче готовых изделий на склад; 
- отдел маркетинга - для контроля за возможностью выполнения договорных поставок; 
- бухгалтерия - для аналитического учета и составления сводок и отчетов.

2. Учетные регистры по учету готовой продукции.

Учет готовых изделий  на складе организуется по оперативно-бухгалтерскому методу, т.е. на каждый номенклатурный номер изделий открывается карточка складского учета материалов. По мере поступления и отпуска готовых  изделий кладовщик на основе документов записывает в карточках количество ценностей (приход, расход) и рассчитывает остаток после каждой записи. 
Бухгалтер обязан ежедневно принимать на складе документы за истекшие сутки (приемно-сдаточные накладные). Правильность ведения складского учета подтверждается подписью бухгалтера в карточке складского учета. 
 
На основании карточек складского учета материально-ответственное лицо ежемесячно заполняет первый раздел ведомости учета остатков готовых изделий и передает ее в бухгалтерию. Выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства в сферу обращения. Этот процесс фиксируется в первичных документах - приемно-сдаточных накладных, актах, ведомостях, планах, картах и др. 
Отпуск готовой продукции и ее отгрузка оформляются приказом-накладной, в который включены два документа: приказ складу и накладная на отпуск. Приказ складу выписывает соответствующая служба на основании условий договора с покупателями с указанием наименования покупателя, его кода, количества и ассортимента продукции (графа "занаряжено"), срока отгрузки. 
Материально-ответственное лицо (кладовщик) комплектует продукцию по каждому приказу и передает экспедитору для отправки, записывая количество в графе "отпущено". 
Документ подписывается начальником службы, кладовщиком и экспедитором. Приказ-накладная оформляется в двух экземплярах: первый передается экспедитору для указания количества отправленных мест, массы груза согласно товарно-транспортной накладной и суммы оплаченного железнодорожного тарифа за перевозку продукции до станции покупателя; второй экземпляр остается у кладовщика как основание для отпуска. По нему в карточках складского учета в графе "расход" проставляется количество отпущенной продукции и документ передается бухгалтеру. Экспедитор сдает продукцию транспортной организации, получает квитанцию о приеме груза. На следующий день после отгрузки продукции экспедитор обязан приказ-накладную и квитанцию транспортной организации передать в бухгалтерию организации для выписки счета типовой формы (или платежного требования-поручения) и счета-фактуры на имя покупателя.

3. Инвентаризация готовой продукции

Инвентаризация изделий, которые прошли все стадии производственного  процесса, выдержали все необходимые  испытания, соответствуют определенным действующим стандартам и требованиям  и сданы на склад. Как правило, инвентаризации проводятся не менее  одного раза в год перед составлением бухгалтерской отчетности за отчетный год. Количество и очередность проведения инвентаризаций устанавливается руководителем  предприятия. Обязательно проводится инвентаризация: при передаче имущества  предприятия в аренду; при выкупе или продаже имущества; при преобразовании государственного или муниципального предприятия; при ликвидации предприятия; при смене материально ответственных  лиц; при установлении актов хищения  и порчи ценностей; в случае стихийных  бедствий, аварий, пожаров и других чрезвычайных обстоятельств.

Основная задача инвентаризации - это проверка соответствия фактического наличия готовой продукции учетным  данным. Инвентаризация проводится специально образованной комиссией с обязательным участием материально ответственных  лиц. Результаты инвентаризации записывают в инвентаризационные описи. Инвентаризация готовой продукции осуществляется по каждому наименованию изделия. Готовая продукция вносится в инвентаризационную опись по оценке, которая применяется для учета на данном производственном предприятии: по фактической производственной себестоимости, определяемой по сумме всех затрат на ее изготовление или по сумме прямых расходов; по нормативной производственной себестоимости; по учетным ценам; по продажным ценам. Отдельно учитывается готовая продукция, подвергшаяся порче, ненужная, неликвидная, а также поступившая или отпущенная во время проведения инвентаризации. Поступившую во время инвентаризации готовую продукцию заносят в опись "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации", а выбывшую готовую продукцию - в опись "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Все описи подписывают члены комиссии и материально ответственные лица. При выявлении расхождений составляют сличительные ведомости, где отражают результаты инвентаризации.

4. НДС: Регистры налогового учета

     Регистры   налогового   учета  ведутся   плательщиками  и  иными

обязанными  лицами  в  виде  специальных форм на бумажных и (или)

электронных носителях. Неоговоренные   исправления  в  регистрах

налогового учета не допускаются. Исправление  ошибок в регистрах

налогового  учета  должно  быть подтверждено подписью лица, внесшего

исправление.

        Состав регистров налогового учета для исчисления НДС

     Налоговая декларация (расчет)  по  налогу  на  добавленную стоимость является регистром налогового  учета  и  представляется плательщиком в инспекцию ГНС по

месту   регистрации. 

     Регистром   налогового учета является также  книга покупок. 

Книга  покупок  предназначена  для регистрации расчетных документов,

подтверждающих  уплату  налога  при приобретении объектов, в которых

указаны реквизиты по налогу, а также получаемых от поставщиков

первичных  учетных  документов, применяемых при отгрузке объектов, в

которых указаны реквизиты  по  налогу, в целях определения суммы

налога  (суммы  налоговых  вычетов.

     Законодательство  не обязывает плательщиков вести  иные регистры

налогового  учета  по  НДС.  Однако  в  ряде  случаев  в  этом  есть

целесообразность,  так  как НДС является сложным налогом, его объект

налогообложения  состоит  из разнообразных налоговых баз, отражаемых

на различных счетах бухгалтерского учета (либо вообще не отражаемых в

бухгалтерском  учете).  И если книга покупок является установленным

законодательством  налоговым  регистром  учета  налоговых вычетов  по

НДС,   то   плательщики   могут   (при   необходимости   и  в  целях

систематизации  информации о показателях, применяемых при  исчислении

НДС)   составлять  регистр  расчета  налоговой  базы  по  налогу  на

добавленную  стоимость. Данный регистр может представлять собой свод

объектов  налогообложения  в разрезе ставок налога и соответствующих

им налоговых баз (оборотов по реализации). После составления  данного

регистра  путем  суммирования определяются показатели для заполнения

другого налогового регистра - налоговой декларации (расчета) по НДС.

     Налогоплательщики   также  могут вести регистры  определения сумм

     НДС,  подлежащих  налоговым  вычетам  (особенно данные регистры

актуальны   в   случаях,   когда   налогоплательщики  имеют  право на

вычет «входного»  НДС  сверх суммы налога, исчисленной  по реализации

объектов).   Кроме   указанных  регистрами  налогового  учета могут

считаться   различного   рода   расчеты,   используемые  в  практике

исчисления   НДС.   В   частности,  расчет  сумм  НДС,  выставленных

поставщиками   (уплаченных  поставщикам),  подлежащих  отнесению  на

затраты  налогоплательщика  (соответственно  на увеличение стоимости

приобретаемых основных средств  и нематериальных активов). Регистрами

налогового учета могут  выступать и иные учетные формы (накопительные

ведомости,  ведомости  раздельного учета, своды и т.п.), применяемые

для   целей  определения  различных  показателей,  используемых  при

исчислении НДС.

5. Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями

Счет 1410 «Счета к получению за товары и услуги» предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

К счету 1410 «Счета к получению за товары и услуги» могут быть открыты субсчета:

1410 -1 «Расчеты в порядке инкассо»,

1410 -2 «Расчеты плановыми платежами»,

1410 -3 «Векселя полученные» и другие.

На субсчете 1410 -1 «Расчеты в порядке инкассо» учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги.

На субсчете 1410-2 «Расчеты плановыми платежами» учитываются расчеты с покупателями и заказчиками при наличии хозяйственных длительных связей с ними, если такие расчеты носят постоянный характер и не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу, в частности расчеты плановыми платежами.

На субсчете 1410 -3 «Векселя полученные» учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями.

Аналитический учет по счету 1410«Счета к получению за товары и услуги» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а расчетов плановыми платежами – по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченной: векселями, срок поступления денежных средств, по которым не наступил; векселями, дисконтированными (учтенными) в банках; векселями, по которым денежные средства не поступили в срок.

6. Контроль над дебиторской задолженностью

Управление дебиторской  задолженностью – это функция финансового менеджмента, основной целью которой является увеличение прибыли компании за счёт эффективного использования дебиторской задолженности, как экономического инструмента

Иными словами, дебиторская  задолженность составляет внушительную часть активов компаний в современной  экономике. Принимая во внимание эти  факты, следует признать, что управление дебиторской задолженностью - важная часть краткосрочной финансовой политики фирмы. задача управления дебиторской задолженностью состоит в ускорении платежей со стороны клиентов фирмы, снижении «плохих» долгов (т.е. таких долгов, выплаты по которым сомнительны или уже точно не поступят), в проведении эффективной политики продаж и продвижения на рынке.

Управление дебиторской  задолженностью включает в себя следующие направления деятельности:

- контроль за образованием и состоянием дебиторской задолженности;

- определение политики  предоставления кредита и инкассации  для различных групп покупателей  и видов продукции (кредитной  политики);

- анализ и ранжирование  клиентов (на основе кредитных  историй);

- контроль расчетов с  дебиторами по отсроченным и  просроченным задолженностям (на основе реестра старения дебиторской задолженности);

- прогноз поступлений  денежных средств от дебиторов  (на основе коэффициентов инкассации);

- определение приемов  ускорения востребования долгов  и уменьшения безнадежных долгов.

Систему управления дебиторской  задолженностью условно можно разделить  на два крупных блока: кредитную  политику, позволяющую максимально  эффективно использовать дебиторскую  задолженность как инструмент увеличения продаж, и комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения  просроченной или безнадежной дебиторской  задолженности.

Одним из наиболее действенных  инструментов, позволяющих максимизировать  поток денежных средств и снизить  риск возникновения дебиторской  задолженности, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней  и штрафов за нарушение сроков оплаты, установленных графиком погашения  задолженности, должна быть предусмотрена  в договоре. Скидки предоставляются  в зависимости от срока оплаты товара.

Неотъемлемой частью управления дебиторской задолженностью является также мотивация сотрудников  компании, вовлеченных в процесс.

Для повышения эффективности  системы мотивации, ориентированной  на снижение объема просроченной дебиторской  задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской  задолженности. Например, менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и  за исполнение обязательств теми контрагентами, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное  расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные  регламентом действия, то ответственность  за просроченную задолженность несет  только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской  задолженностью. Система мотивации  персонала должна быть закреплена в  нормативных документах компании в  соответствии с трудовым законодательством.

Кроме того, нужно ранжировать  покупателей в зависимости от объема закупок, истории кредитных  отношений и предлагаемых условий  оплаты и впоследствии своевременно их пересматривать с учетом мониторинга  спроса на продукцию.

Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к  досрочной оплате счетов. Обычно для  этого предоставляются скидки с  цены продажи или стоимости поставки, если платеж осуществлен ранее договорного  срока. Преимущество поставщика заключается  в том, что, получив выручку раньше условленного срока и используя  ее в денежном обороте, он возмещает  предоставленную скидку.

Рациональная организация  и контроль за состоянием дебиторской задолженности в современных условиях рыночной экономики играет важнейшую роль в эффективности хозяйственной деятельности организации. От состояния этих расчетов во многом зависит платежеспособность организации, ее финансовое положение и инвестиционная привлекательность.

Под дебиторской задолженностью понимается право требования организации  на поступление финансовых и нефинансовых активов, возникающее из обязательств юридических и физических лиц по договору в ходе хозяйственной деятельности, с целью обеспечения приемлемого уровня финансовой устойчивости.