Документоведение. 3

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой деятельности используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

 Из этого  можно сделать вывод, что вопросы, связанные с оформление, подготовкой  распорядительных документов очень  важная и актуальная тема, так  как не одно предприятие не  обходиться без документов, в  которых определяется основная  деятельность организации (предприятия).

Цель данной курсовой работы: показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленческая документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.

 Задачи:

- рассказать историю возникновения  и развития делопроизводства;

- показать  историю развития  служб документации в России;

- раскрыть понятие документ  как  о носитель информации;

- донести описание распорядительного документа – приказа, на какие группы делятся приказы, какое содержание обязательно  для приказов по личному составу и приказав по общей деятельности организации или предприятия;

- выделить  три этапа разработки  распорядительных документов, которые используются на предприятиях (организациях);

- показать, как правильно составлять  и оформлять приказы;

- продемонстрировать, как должен проходить учет распорядительных документов, контроль за их исполнением и текущее хранение.

 

При написании своей первой курсовой я прочитала много разной литературы и разных источников. В какой-то литературе рассказывались исторические факты очень интересно, понятно и доступно, а в каких-то на оборот сложно было найти суть и смысл. Когда я изучала источники, а точнее ГОСТы, то очень многое почерпнула для себя и для своего развития. Но самое главное возьму себе на заметку, для того что бы на работе объяснить почему должны быть именно такие поля в документах, а ни какие не будь другие узенькие или на оборот широкие. 

Почему я выбрала данную структуру работы? Просто потому, что таким образом можно получить хороший обзор на затрагиваемую тему, так как сначала ты узнаешь какие-то установленные понятия, а потом ты дополняешь их доступными объяснениями. И всегда правильно начинать работу, любую письменную работу с введения в историю развития какого либо предмета или сферы деятельности, в данном случае речь идет об истории развития делопроизводства в целом и совершенствование формы такого распорядительного документа как приказ.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. История возникновения и развития делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. Употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение  своевременного и правильного  создания документов (документирование);

- организацию  работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка  документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (определение ГОСТ).

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Документооборотом государственный стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

- прием и  первичная обработка документов;

- их предварительное  рассмотрение и распределение;

- регистрация  документов;

- контроль исполнения  документов;

- информационно-справочная  работа;

- исполнение  документов;

- их отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее хранение  документов.

 

ВЫВОД: История делопроизводства многовековая, не все этапы становления отражены в этой главе, но из нее можно почерпнуть самую главную информацию: в каком веке первоначально мы сталкиваемся с возникновением делопроизводства, что в себя включает современное делопроизводство, как организовывается работа с документооборотом. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. История развития служб документации  в России

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти.

Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

При Петре первом было введено коллежское делопроизводство. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразием и неповторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда существует большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 УСД, в котором были отражены: система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.

ВЫВОД: Все развитие делопроизводства начиналось с развития письменности. Первым в России сложилось так называемое приказное делопроизводство, затем Петром I было введено коллежское делопроизводство, в начале XIX века сложилось исполнительское делопроизводство, при советской власти делопроизводство было целиком и полностью связанно с хозяйственной деятельностью; а в настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Из этого можно сделать вывод, что делопроизводство России изменялось вместе с государственной деятельностью правительства и технологиями того или иного промежутка развития инфраструктуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Все о документе, как о носителе информации

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на электронных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Документы, которые зафиксировали информацию, обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех  предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления.  Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры. Оформление этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме – индивидуальные, когда содержание каждого имеет свои особенности (н/р: докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.  Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном  порядке ставятся печать и подпись руководителя. Иногда для работы требуется выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа, выдать человеку дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Реквизит-это обязательный элемент документа (наименование организации, справочные данные, дата, подпись, ОГРН, ИНН/КПП, адресат и т.д.). Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях обязательно возникает управленческая информация.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений. Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

- регламентации  деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

- распорядительной  деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

- накопления  и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы  и др.).

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.

Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно.

ВЫВОД: Из всего выше написанного в этой главе можно выделить, что документы затрагивают все сферы деятельности человека, не может быть такой организации или предприятия где не будет заведено делопроизводство. Оформление всей документации приводиться к единому стандарту, зачастую каждый документ имеет свою юридическую силу и значимость, которая определяется типовым набором реквизитов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Распорядительный документ - Приказ

Например, задачи управления трудовым коллективом можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется на основе применения современных информационных технологий.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

В состав кадровой документации входят такие документы как:

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

-приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта).

 

Например, Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа; дата; адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия); текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Содержание приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике (Приложение № 1), в сводных - о нескольких сотрудниках (Приложение № 2). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ - Трудовым Кодексом Российской Федерации. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия, фамилии и инициалы, должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности).

ВЫВОД: Из всего выше изложенного можно сказать, что приказ это обязательный документ во всех сферах деятельности человека, без приказов не возможно принять или уволить человека с работы, отправить гражданина в заслуженный отпуск. В приказах по общей деятельности организации (предприятия) тоже невозможно обойтись, так как в них прописываются распоряжения работы в целом, затрагивается деятельность каждого подразделения организации или предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Процедура составления и оформления распорядительных документов

Процедура составления и оформления распорядительного документа описана в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии).

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.

5.1 Оформление распорядительного документа - приказа

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Приказы по организационным вопросам и основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например: «О допуске личного состава к несению караульной службы» (Приложение № 3) Содержание приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.