Документные ресурсы архивов

Рыбина Е.В.

Тема: «Документные ресурсы архивов»

 

1. Федеральный закон Российской  Федерации от 22 октября 2004 г. №  125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации».

2. Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ

(ред. от 30.05.2006) "Об архивном деле в Орловской области" (принят ООСНД 18.06.1999)

3. Документный ресурс: учебное пособие / Ю.Н. Столяров. – М.: Либерея-Бибинформ, 2009. – С. 100-115. – (Профессиональный практикум). – ISBN 978-5-8167-0017-7 : 415-00.

4.Алексеева Е.В. Организация архивного фонда Российской Федерации: региональные архивы и муниципальные архивы // Делопроизводство. – 2010. - № 1 .- С. 95-103.

5. Алексеева Е.В. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. – 2002. - № 4 . – С. 74-82.

6. Алексеева Е.В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов // Делопроизводство. – 2007. - № 8. – С. 99-104.

7. Егоров С.А. Моделирование как метод построения комплексной системы защиты архивных документов // Вестник архивиста. – 2012. - № 2. – С. 79-86.

8. Залаев Г.З. Актуальные вопросы создания и хранения цифровых копий архивных документов // Отечественные архивы. – 2012. - № 2. – С. 55-59.

9. Конюхова Л.В. Содержание документов архивного фонда Орловской области: [архивное дело] // Делопроизводство. – 2008. - № 1. – С. 88-92.

10. Козлов В.П. Российские архивы: проблемы доступа и использования //Делопроизводство. – 2011. – № 1. - С.17-26.

11. Козлов В.П. Российские архивы: проблемы доступа и использования // Делопроизводство. – 2011. - № 3. - С. 7-16. ( Продолжение. Начало См. № 1,2 2011г.).

12. Кузнецов С.Л. Проблемы организации архивного хранения электронных документов // Делопроизводство. – 2011. - № 3. - С. 58-62.

13. Кузнецов С. Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста // Секретарское дело. – 2011. - № 12. - С. 67-70.

14. Лифанова Н.В. Вопросы организации хранения документации, образующейся в процессе стандартизации в современных условиях // Вестник архивиста. – 2012. - № 1. – С. 87-90.

15. Савин В.А. Архивный фонд РФ как объект познания. Историографический аспект // Отечественные архивы. – 2005. - № 2. – С. 21-27.

16. Шабанова Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда РФ // Отечественные архивы. – 2005. - № 2. – С. 28-34.

17. Юмашева Ю.Ю. Создание электронных копий предметов культурного наследия: проблемы и возможные решения // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2011. - № 10. – С. 78-93.

18. http://www.vniidad.ru/

19. http://www.rusarchives.ru/

20. http://www.termika.ru/ 

 

 

Содержание

Введение

Глава I. Нормативно - правовая база, регламентирующая развитие документационного ресурса архива.

1. Архивный фонд.
2. Хранение и учет архивных документов.
3. Доступ к архивным документам и их использование.

Глава II. Архивный фонд: современные проблемы.

2.1.    Переход архивов к электронным документам.

2.2.     Отбор и использование особо ценных и уникальных документов.

2.3.     Правила безопасности сканирования и хранения информации.

Глава III. Комплектование архива в современных условиях.

3.1. Основные этапы комплектования государственных архивов документами.

3.2. Причины и основные проблемы автоматизации комплектования государственных архивов.

3.3. Оптимизация процесса комплектования государственных архивов документами в электронном формате.

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Нормативно - правовая база, регламентирующая развитие документационного ресурса архива.

1.1. Архивный фонд.

Архивный фонд Российской Федерации — это исторически  сложившаяся и постоянно пополняющаяся  совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

Документы включаются в  состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

2. Документы Архивного фонда в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря
2. Хранение и учет архивных документов.

Обязанности органов  государственной власти и иных государственных  органов по обеспечению сохранности архивных документов.

• Органы государственной власти и иные государственные органы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также настоящим Законом.
• Уничтожение документов архивного фонда запрещается.
• В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.
• Порядок отнесения документов к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются законодательством Российской Федерации.

 

Хранение документов Архивного фонда 

1. Документы, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в Государственном  архиве, областных музеях, областных  библиотеках;

2) временно - в органах  государственной власти и иных государственных органах и организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

2. Депозитарное хранение документов, находящихся в собственности, могут осуществлять Государственный архив области и его учреждения, областные музеи и областные библиотеки. Сроки и условия депозитарного хранения документов архивного фонда и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых между собственниками документов и Государственным архивом области, областными музеями и областными библиотеками.

Государственный учет документов Архивного фонда Орловской области

1. Документы независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Уникальные документы подлежат также учету в реестре уникальных документов, ведение которого осуществляется в порядке, предусмотренном федеральным законодательством.

2. Документы, хранящиеся  в Государственном архиве области,  областных музеях, областных библиотеках,  не входят в состав их имущества.

 

 

 

1.3. Доступ к архивным документам и их использование.

Доступ к архивным документам

1. Пользователь архивными  документами имеет право свободно  искать и получать для изучения  архивные документы. Доступ к  архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

2. Условия доступа  к архивным документам, находящимся  в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Ограничение на доступ к  архивным документам

1. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Ограничение на доступ к  архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Использование архивных документов

1. Пользователь архивными  документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных  ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

2. Государственные и  муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации обеспечивают пользователю  архивными документами условия,  необходимые для поиска и изучения архивных документов.

3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся  предпринимательской деятельностью  без образования юридического  лица, при наличии у них соответствующих  архивных документов обязаны  бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Государственные и  муниципальные (за исключением  структурных подразделений органов  местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

5. Порядок использования  архивных документов в государственных  и муниципальных архивах определяется  специально уполномоченным Правительством  Российской Федерации федеральным  органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

6. Использование архивных  документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

7. Государственные и  муниципальные архивы, музеи, библиотеки, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

8. Архивные документы,  изъятые в качестве вещественных  доказательств в соответствии  с законодательством Российской  Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

 

 

Глава II. Архивный фонд: современные проблемы.

1.1.

1.2. Отбор и использование особо ценных и уникальных документов.

на стадии архивного  хранения происходит отнесение документа  к категории особо ценного или уникального. В этой связи представляется важным осветить некоторые аспекты методической работы с особо ценными и уникальными документами в отечественном архивоведении.

 В конце 30-х годов  XX века в отечественной практике  архивного дела была впервые поставлена проблема выявления и учета особо ценных документов. Основная цель выявления подобных документов была продиктована обеспечением их сохранности, особенно в чрезвычайных ситуациях, и одним из методов являлось создание страхового фонда копий этих документов.

 Научно-методические  проблемы изучения и выделения  из состава архивного фонда  категории особо ценных документов  активно разрабатывались в отечественном  архивоведении с 50-х годов XX века.

 В 1950-е годы в  работах, посвященных этой проблеме, основной была идея повышения гарантий защиты определенной части документов от повреждений или гибели.

 Проблема утраты  архивного наследия была общей  для всех европейских стран,  участвовавших во Второй мировой  войне. Поэтому в 1954 г. на  Генеральной конференции ЮНЕСКО в г. Гааге в докладах ее участников прозвучала идея превентивной защиты документов, а главным критерием для определения особой категории документов называлась их "важность" для интересов государства. Итогом стало принятие вступившей в силу в 1956 г. Конвенции о защите культурных ценностей в случае вооруженного конфликта. В 1958 г. в СССР была издана Инструкция "Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение". В ней впервые были перечислены критерии отнесения документов к категории ОЦД. Это:

- время создания (возникновения)  документа;

- важность освещенных  в нем вопросов;

- значимость и полнота  сведений.

 В качестве дополнительных  факторов упоминались: автобиографичность, художественное оформление.

 С конца 60-х годов XX века  взгляд на проблему ОЦД в  архивоведческой литературе стал  постепенно меняться. В условиях "мирного периода" на первый  план была выдвинута проблема  обеспечения сохранности ОЦД  при длительном хранении и использовании, а не в экстремальных ситуациях.

 В это десятилетие в отечественном  архивоведении было разработано  множество методических рекомендаций  по работе с ОЦД, как общих,  так и - с учетом специфики  хранящейся документации - по отдельным  государственным архивам. (Например, в Центральном государственном военно-историческом архиве в 1960 г.; в Центральном государственном архиве Октябрьской революции в 1962 и 1974 гг.; в Центральном государственном архиве народного хозяйства в 1977 г. Наиболее активно эта работа велась в Центральном государственном архиве древних актов, состав и специфика документов которого нуждалась в методическом обеспечении работы с ОЦД. Архивом были подготовлены специальные инструкции в 1962, 1971, 1974 гг.)

 С начала 80-х годов XX века в исследованиях начинают рассматриваться проблемы "уникальных документов" и "документальных памятников". Вначале эти понятия были тесно переплетены с понятием особой ценности документов. В Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов 1980 г. было зафиксировано, что страховой фонд "создается в целях сохранения ценной документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов", является частью государственного фонда страны и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии.

 Тогда же было  дано определение ОЦД - "документы,  содержащие информацию о важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации и по внешним признакам".

 К середине 80-х годов  в архивоведческой литературе  отчетливо прослеживается идея  о необходимости выявления ОЦД  еще на стадии ведомственного хранения документов. Однако широкого практического применения она не нашла.

 Дальнейшее нормативно-правовое  и методическое решение вопроса  ОЦД получило развитие в начале 90-х годов XX века. Так, в Основах  законодательства РФ об Архивном  фонде РФ и архивах, принятых в 1993 г., в ст. ст. 7, 10 было узаконено существование ОЦД в качестве части Архивного фонда РФ, а также установлен порядок отнесения архивных документов к этой категории.

 В 1995 г. в рамках  Федеральной программы по усилению  борьбы с преступностью на 1994 - 1995 гг., утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 24 мая 1994 г. N 1016, архивной службой страны была начата работа по созданию Государственного реестра уникальных документов АФ РФ.

 Государственный реестр  предназначен для сохранности национальных документальных реестров, информирования о них отечественной и мировой общественности, введения в научный и культурный оборот.

 Специалисты ВНИИДАД  подготовили Методические указания  по определению уникальных документов, где был намечен комплексный, системный подход к решению этой проблемы, сформулировано понятие уникального архивного документа и критерии их определения. В 1996 г. после широкого обсуждения в архивных учреждениях Методические указания были одобрены Росархивом.

 С 1996 по 2001 г. в работе по созданию комплекса организационно-методических документов по формированию Государственного реестра уникальных документов принимали участие федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации. Результатом научно-методической и практической работы стало издание Росархивом Приказа от 9 октября 2001 г. N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию".

 Приказ предусматривал выявление уникальных документов в государственных архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, а также формирование Государственного реестра в традиционном и автоматизированном режимах.

 Государственный реестр  регламентирует работу по выявлению  уникальных документов, их описанию, экспертизе ценности, а также представлению предложений о включении документов в него, внесению изменений и пользованию информацией, в нем содержащейся.

 К Регламенту Государственного  реестра уникальных документов  АФ РФ составлены Методические указания по определению уникальных документов. На основании Методических указаний государственные архивы, музеи и библиотеки могут разрабатывать с учетом своей специфики методические документы, инструкции по выявлению уникальных документов, тем самым углубляя и детализируя общие положения, более соотнося с практической работой конкретных хранилищ.

 Регламент установил  хронологические границы, в рамках  которых следует выявлять уникальные  документы - образовавшиеся до  начала Первой мировой войны.

 Объектом, включаемым  в Регламент, является отдельный  документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов. В исключительных случаях может  быть включен комплекс документов: фонд или коллекция, если они  почти полностью состоят из  уникальных документов.

 Регламент установил  основные критерии определения  уникальных документов: древность  документа, подлинность, бесспорность  культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная  ценность, отношение документа к  историческому событию или к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа. Из перечисленных критериев только первый - древность документа - является самодостаточным и не требует применения каких-либо дополнительных критериев.

 На этом основании  включению в Государственный  реестр подлежат все документы,  созданные до XVI века, и значительная  часть возникших до 1626 г.: как подлинников  (в том числе фрагментов), так  и изготовленных тогда же копий.

 В качестве древних могут рассматриваться и более поздние документы XVII века, однако это требует дополнительного обоснования и заключения специалистов.

 Отметим, что для  включения в Реестр документов, не являющихся древними, необходимо, чтобы они соответствовали еще  не менее пяти из перечисленных выше критериев.

 Критерий подлинности  является обязательным для всех  документов, не относящихся к  древним.

 Критерий бесспорности  культурно-исторической значимости  документа обусловлен требованием  выделения из всего состава  Архивного фонда РФ лишь уникальных документов, общенациональная ценность которых бесспорна, то есть общепринята. Этот критерий применяется только к широко известным документам (даже исключительно среди специалистов). Учитывая отсутствие однозначной трактовки термина "бесспорное" в качестве уточняющего понятия используется определение "первый". Например, первый звуковой фильм.

 Отдельно выделяемый  критерий публичности для недревних  документов подразумевает, что  в Государственный реестр уникальных  документов не включаются документы, которые в связи с различными обстоятельствами не могут быть опубликованы или выданы исследователям. Например, содержат государственную тайну или являются документами личного происхождения.

 Критерий высокой  материальной стоимости выражается в страховой оценке документов, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.

 Критерий "отношение  документа к историческому событию"  оценивает его непосредственную  принадлежность к конкретному  историческому событию. Например, манифесты, конституции и т.д.

 Критерий "юридическая  значимость документа" может  применяться с учетом четырех  общеобязательных критериев: подлинность,  бесспорность культурно-исторической  значимости, публичность, высокая  материальная ценность.

 Критерий "художественные и оформительские особенности документа" предусматривает необходимость учитывать наличие уникальных печатей, художественных украшений различных грамот, договоров, дипломов, а также национальные и фольклорные особенности в их оформлении.

 Решение о включении документов в Государственный реестр принимает ЦЭПК при Росархиве (Федеральном архивном агентстве) по представлению федеральных архивов, органов управления архивным делом субъектов РФ, других юридических и физических лиц.

 По данным на 2003 - 2004 гг. ЦЭПК рассмотрела материалы на 117 документов от 10 федеральных архивов и органов управления архивным делом девяти субъектов Российской Федерации. После тщательного изучения ЦЭПК приняла решение включить в Государственный реестр 76 документов федеральных и 12 региональных архивов. Например, Декларация и договор об образовании СССР (ГА РФ), Общий гербовник дворянских родов Всероссийской империи (РГИА), Доклад первого секретаря ЦК КПСС Н.С. Хрущева "О культе личности и его последствиях" на XX съезде КПСС (РГАНИ) и т.д.

 К Регламенту Государственного  реестра уникальных документов  с целью унификации работ по  их аналитико-синтетической обработке  прилагаются Правила описания  уникальных документов.

 Описание уникальных  документов производится в листе  учета и описания уникального документа АФ РФ. Лист учета состоит из 6 разделов, каждый из которых, в свою очередь, имеет большое количество реквизитов.

 Раздел 1 "Учетные  и описательные характеристики" содержит 20 реквизитов: "регистрационный  номер" (уникального документа в Государственном реестре), "дата включения в Государственный реестр", "название (заголовок) документа", "самоназвание документа", "вид документа", "автор документа", "дата (время создания) документа", "век", "ориентировочная дата" (время создания документа, если установлена косвенным путем), "язык документа", "аннотация" (излагается краткая характеристика документа, место создания, сведения о подлинности документа и т.д.), "историческая справка" (данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования), "наличие драгоценных металлов и камней", "палеографические особенности" (способ написания документа), "печати" (наличие печатей, их вид, материал, сохранность, изображения), "художественные особенности оформления" (наличие заставок, миниатюр и других элементов, важных для идентификации документа), "опубликованность документа" (указ с выходными данными публикации), "экспонирование" (дата и места), "собственник", "владелец документа" (архив, музей, библиотека - с указанием статуса, правового положения, организация - государственная или негосударственная, физическое лицо).

 Раздел 2 листа учета  уникальных документов "Место  хранения документа" содержит 3 реквизита: "место хранения документа" (официально принятое наименование учреждения или Ф.И.О. лица, осуществляющего хранение документа), "адрес места хранения документа", "архивный шифр".

 Раздел 3 "Физические  характеристики документа" состоит  из 6 реквизитов: "материальный носитель  информации", "размеры документа", "объем документа" (количество листов, кадров и т.д.), "физическое состояние документа", "потребность в реставрации" (указываются повреждения документа, степень угасания текста, другие особенности), "реставрация документа" (дата проведения, Ф.И.О. реставраторов и организация).

 Раздел 4 "Страховая  оценка документов" содержит сведения  о размере страховой суммы  документа, которая определяется  в соответствии с Методикой  определения материальной ценности  документов (в качестве Приложения  дана в Регламенте Государственного реестра уникальных документов), дату страховой оценки или размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.