Документоведение. 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Существенной вехой в  развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного  государства, закладывались основы государственного аппарата, системы  государственного делопроизводства. Официально-деловое  письмо этого периода приобрело  уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в  определенной последовательности.

Как правило,  документ начинался  с обращения, даты или обозначения  автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «князю Ивану Алексеевичу с товарищами». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Письмо прошло длинный  путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно  к звуковому языку средство общения людей, возникающее на базе языка и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений.

Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества. История письма тесно связана  с развитием языка, историей народа и его культурой.

Появление письма было вызвано  практической потребностью расширения связей между людьми при их общении  на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим  поколениям.

С древнейших времен человек  ведет переписку   с  себе подобными.  Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма   на  пергаменте.   Неважно на  чем,  но человек старался   высказать свои   мысли и чаяния    посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией,  делал предложения и   вел переговорное общение.

Приступая  к  составлению   официального   письма,   мы   никогда   не задумываемся о том,  что  эта  практика  восходит  еще  к  седой  древности. Языковые    формулы,    виды,   разновидности    официальной   корреспонденции,   формуляры,  способы оформления   и   работы   с  ней   создавались   и  шлифовались  веками. Многие виды писем имеют  тысячелетнюю историю.Деловая переписка - неотъемлемое  средство  связи   и  в  наши  дни.  Связи предприятия с  внешними  организациями,  так как именно  письма  соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Служебное письмо - это обобщенное  название  различных по  содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по  почте,  по факсу или другим способом.Без   преувеличения   можно   сказать,   что   это   один   из   самых распространенных видов служебных  документов,  поэтому,  от  того  насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом  будет  зависеть  успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

              1.1Классификация деловых писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию  различных типов. Многообразие их всё  увеличивается: от расписки дол развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов  классификаций деловых писем, в  основе их лежат  не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть  исходящих и входящих документов любой организации.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции  на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и  часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта  продукции (услуг) и снабжения. К  чисто коммерческим видам деловой  корреспонденции относятся: письма - запросы, предложения (оферта), письма - рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные  вопросы, правовые проблемы, а также  вопросы экономических отношений  корреспондентов. Многообразие форм и  тематических разновидностей деловых  писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой  корреспонденции объясняется тем  обстоятельством, что деловое письмо - это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма - ответы:

1.письма, требующие письма - ответа;

2.письма, не требующие письма - ответа.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо - запрос, письмо - предложение, письмо рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения. Письма - подтверждения, письма - напоминания, письма -предупреждения, письма - извещения, письма - заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

По признаку адресата деловые  письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

По форме отправления  можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную  деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная  почта и телефакс используются для  решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение - договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п., высылаются обычными отправлениями.

По структурным признакам  деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое  письмо представляет собой авторский  текст, реализирующийся в виде формально - логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное -несколько.

Многоаспектное письмо может  содержать предложение, просьбу  и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты- просьбы, сообщения, предложения.

 Каждый  аспект формируется  речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и  т.п.

1.2. Виды писем

В зависимости от содержания и назначения различают следующие  виды писем:

письмо-просьба;

сопроводительное письмо;

письмо-сообщение;

письмо-подтверждение;

письмо-напоминание;

письмо-приглашение;

письмо-благодарность;

гарантийное письмо;

письмо-предложение;

письмо-запрос;

письмо-претензия;

информационное письмо;

электронное письмо

международное письмо

Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе  излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней  подчеркивается заинтересованность организации  в ее исполнении. Просьба может  излагаться от первого лица единственного  числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного  числа и от третьего лица множественного числа.

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с  просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обращение…

Сопроводительное письмо. Служебное письмо, составляется для  сообщения адресату о направлении  каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает  себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют  важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

При регулярном отправлении  грузов сопроводительные письма выполняются  в формате трафарета.

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам…

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение  о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес,  (сообщение о  прибытии делегации, назначении деловой  встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).  

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить  Вас в известность о…

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение  о получении какого-либо отправления или о том, что  ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных  случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Письмо-благодарность. В  данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание  их обусловлено требованиями этикета  и совершенно необходимо с точки  зрения перспективного сотрудничества.

Гарантийное письмо. Служебное  письмо, составляется с целью подтверждения  определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое  письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого  гарантийного письма является просьба  в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:

«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно  указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

Информационное письмо. Служебное  письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание  или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой  характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

Рекламация содержит:

-основания для предъявления претензий;

-доказательства произошедшего ущерба;

-конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена. 

1.3 Структура и состав реквизитов делового письма

Само письмо начинается с  точного повторения в левом верхнем  углу адреса, написанного на конверте. С правой стороны пишут дату отправления письма - день, месяц и год полностью. Ещё ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.

Следующие несколько строк  посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся  каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне  Ваш». В случае рассылки рекламной  корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют  название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять  в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии  и инициалов.

Завершить письмо нужно также  вежливой формулировкой. В зависимости  от цели письма формулировку изменяют. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают  должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия  и подпись необязательны. Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции  проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение  соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте  орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят  вниз, после подписи. Ниже постскриптума  ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать  телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это  сразу же.

На поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость  принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования пишут  от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой  корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное  поле одинаковой ширины.

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов:

1. Область заголовка. 

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное  письмо является письмом-ответом, то здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. В  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

- по вопросу о  сущ. В предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;

- касательно  сущ. В родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.

2. Текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

Текст  служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Письма печатаются на стандартных  листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его  текст излагается от 1-го лица единственного  числа: «прошу…», «направляю…». В остальных  случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Если к тексту письма предусмотрено  приложение, то оно указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. В 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с  обозначением количества экземпляров  и листов.

3. Область подписи. 

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным  с юридической точки зрения. Это  особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить  печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного  лица даже на заказах, отчетах и гарантийных  письмах.

Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. По мнению отдельных экспертов, быстрее получить ответ в том  случае, когда отправитель пришлет  готовые конверты с адресом и  адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное  решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно  быть максимально корректным, чтобы  не потерять партнера.

Деловые письма оформляют  на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланк представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом обязательными элементами (реквизитами), расположенными в определённом порядке:

1 реквизит – логотип  или эмблема товарного знака  юридического лица;

2 реквизит – полное  или сокращённое наименование  организации-отправителя;

3 реквизит – её почтовый  и телеграфный адрес;

4 реквизит – номер  телефона, факса;

5 реквизит – телекс;

Остальные реквизиты впечатываются  машинописным способом:

6 реквизит – адресат;

7 реквизит – индекс  документа;

8 реквизит – дата;

9 реквизит – ссылка  на дату и индекс входящего  документа;

10 реквизит – заголовок  к тексту;

11 реквизит – текст;

12 реквизит – подпись;

13 реквизит – отметка  о наличии приложения;

14 реквизит – отметка  о направлении копии в другие  адреса;

Сегодня в адрес включается номер электронной почты: e-mail:[email protected], Internet: http://www. Surbis.ru.

Порядок размещения реквизитов факсового отправления несколько иной. Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные  языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнёрам.

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица – в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: «Г-ну», «Г.».

При отсутствии данных о  фамилии, имени и отчестве должностного лица, указывается только должность:

Коммерческому директору

Руководителю организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. СТИЛИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

              2.1 Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Отличительная особенность  делового письма – официально-деловой  стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного  стиля являются:

-подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

-адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

-устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

-тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

-лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

-исключительно нейтральный тон изложения;

-точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;

-лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать  адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его  подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению  к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки.

Исходя из специфики стиля  при подготовке содержания письма рекомендуется:

излагать суть дела преимущественно  простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и  деепричастных оборотов, и бесконечных  «а также», отдавать предпочтение прямому  порядку слов в предложении –  подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся  в начале предложения;

применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

употреблять специальные  термины в их общепринятом, единообразном  для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина  является совершенно необходимым, исключить  устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования  из местных диалектов. Следует также  остерегаться включения в текст  различных недавно появившихся  выражений, профессионального жаргона  и т. п.;

излагать суть проблемы в  спокойном, ровном тоне. Проявление, как  чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует  быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным  при изложении фактов. Не следует  намекать получателю письма на его  мнимую невнимательность, вводя в  заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить…»;

не следует побуждать  адресата спешить при вынесении  решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого  в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

в том случае, если вы сообщаете  о том, что выполнение поручения  или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации  отказа – нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах  к рассмотрению вопроса можно вернуться.

К сожалению, составители  деловых писем зачастую допускают  массу ошибок. Ошибки можно разделить  на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение  его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место  в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет  к длинным введениям и сложным  системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный  оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или  в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.