Факторы влияния на информационный менеджмент

  Факторы влияния на информационный  менеджмент

 

На предприятиях существуют типичные условия формирования организации  сферы обработки информации. Она  формируется не сама по себе, а связана  с организацией основной деятельности и обеспечивающей эту деятельность структурой. Связь эта взаимна, взаимодействие протекает во времени, проходит типовые фазы и состояния и имеет определенные типовые характеристики в этих фазах. Поэтому следует рассматривать совместно состояние ОИ и особенности организации предприятия в порядке оценки стадий зрелости. В табл. 5.1 представлены в развернутой форме упомянутые в разд. 1.2 признаки стадий по Р.Л. Нолану[41].

 

Со всеми типовыми стадиями могут  быть соотнесены типичные периоды времени  в истории развития ИС, в которых  та или иная стадия имела массовый характер. Например, конец 50-х -начало 60-х гг. - массовая стадия инициирование, до конца 60-х гг. -распространение и т.д., причем высшая стадия завершение, или зрелость, в целом еще не достигнута. На каждом конкретном предприятии имеет место, естественно, свое собственное состояние, достигнутое именно им в сфере информатизации.

 

На организацию и менеджмент в сфере ОИ на каждом предприятии  оказывает влияние целый ряд  общих (типичных) для текущего времени  факторов влияния. Это прежде всего сформировавшийся к моменту рассмотрения состав задач подразделения ОИ на предприятии.

 

Таблица 5.1

 

Типовые стадии процесса внедрения  систем обработки информации (по Нолану)

 

 

 

 

  

Стадия 

Характеристики стадий

 

1

 

  

Инициирование 

Предприятие достигает критического состояния, при котором оправдано применение ЭВМ, причем экономия затрат выступает на первый план Пользователи пока еще сдержанно относятся к ОИ, эксперты по ОИ определяют еще недостаточно формализованные подходы ОИ чаще всего подчиняется той инстанции, которая ее вводила

 

2

 

  

Распространение 

Спрос на прикладные системы и компьютерные услуги растет, очень быстро растут бюджет сферы ОИ, мощность техники  и число персонала Производительность систем ОИ еще не исчисляется Планирование и контроль ОИ пока слабо выражены

 

3

 

  

Контроль  и управление 

Экспансия бюджета сферы ОИ остановлена  руководством, разработаны методы анализа  затрат и получаемого эффекта, введена  система расчетов Укрепляются позиции  планирования, стандартизации и контроля

 

4

 

  

Интеграция 

Интеграция все новых ИТ, особенно банков данных, совершенствование систем планирования и контроля, целенаправленные решения по вопросам централизации/децентрализации  ОИ ОИ осознается подразделениями как  полезная услуга

 

5

 

  

Ориентирование данных 

Данные рассматриваются как  ресурс предприятия, они единым образом  планируются и управляются Интегрированные  приложения ОИ получают доступ к данным регулярным образом Производственные подразделения в растущей степени  принимают на себя ответственность за использование ресурсов ОИ

 

6

 

  

Зрелость 

ОИ согласована с задачами менеджмента  и полностью поддерживает реализацию стратегий предприятия

 

 

 

 

Стратегические задачи включают, как  правило, идентификацию роли ОИ на предприятии  с позиций современности и будущего, формулирование целей и стратегий, а также стратегическое планирование информационной структуры предприятия в самом широком смысле. Тактические задачи детализируют стратегические планы и включают мероприятия по сохранению определенных на стратегическом уровне качеств и эффективности информационной структуры. Оперативные задачи охватывают реализацию планов в сфере ОИ, включая реакции на возникающие возмущения. Здесь следует отметить, что такая трактовка термина «оперативные задачи» и соответствующего уровня задач совпадает с принятой в практике менеджмента.

 

Здесь нужно  иметь в виду, что прикладные системы  включают как собственные разработки, так и приобретенные программные  и другие средства стандартного применения вместе со всеми средствами их планирования, развития, исполнения и обслуживания.

 

Они могут  рассматриваться и строиться  с различных стратегических исходных позиций. Так, разработка сразу «под ключ» и постепенное развитие, хотя и по разным соображениям, обычно не связывают создаваемую ИС с  перспективой дальнейшего развития ИТ и поэтому оказывают только ограниченное воздействие на стратегические позиции предприятия. «Агрессивная стратегия развития» учитывает новые достижения информационных технологий; «оборонительная стратегия» игнорирует это развитие, оказывая предпочтение продуктам собственной разработки и полностью ограничиваясь только своими возможностями.

 

В сфере  контроля функций средств и систем ОИ важнейшее значение имеет обеспечение  качества процессов ОИ, их производственной эффективности, сохранности данных и их надежной защищенности. Вопросы управления персоналом также вписываются в предлагаемую классификацию.

 

Процесс и  достигнутый уровень разделения труда в любой технологии и  в любом бизнесе определяют основные особенности деятельности и ее организацию. В сфере ОИ важную роль при этом играют исходная квалификация и способность к развитию или совершенствованию всех имеющихся на предприятии работников, состояние рынка рабочей силы (рынка труда), т.е. возможные предложения извне, а также используемые на предприятии в сфере формирования разделения труда подходы и методы (квалификация менеджеров сферы обработки информации).

 

В принципе, по существу вопроса здесь часто  бывает необходимо выбрать между  специалистами широкого профиля  и узко специализированными работниками, т.е. между двумя крайностями: одна - это идеальный работник -«универсал», который может исполнять все имеющиеся и предполагаемые в будущем задачи ОИ, другая - «узкие специалисты», каждый из которых с высоким качеством делает работу определенного профиля, но не может столь же эффективно использоваться при выполнении других работ.

 

В больших  подразделениях ОИ практикуется разделение труда или специализация работников по классам задач: это могут быть, например, задачи проектирования или планирования (выполняют работники подразделений разработки прикладных систем), а также задачи исполнения заданий или выполнения вычислительных работ (специфика работы в ВЦ). В свою очередь, и внутри этих областей могут быть достаточно различные модели разделения труда, поэтому следует иметь в виду, что однозначного решения таких задач не существует.

 

В подразделениях разработки прикладных систем типичная специализация осуществляется по предметному  или техническому признаку, когда  работник специализируется, скажем, на офисных или бухгалтерских задачах (предметная специализация) или же на сетевых и подобных локализуемых технологиях (техническая или технологическая специализация). В будущем возможна также специализация работников таких подразделений и по формированию типовых пользовательских структур. Вторая, выше уже упомянутая комбинированная специализация предполагает ориентацию работников на типовые комплексные производственные функции (разработки в области персонала, управления производством, сбыта и т.д.) и соответствующую их специализацию. Планирование при решении задач, охватывающих несколько прикладных систем, и разработку приложений естественно поручать сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию.

 

В вычислительных центрах существуют свои специфические ориентации работников: менеджмент или управление данными (администратор данных) или управление в информационных и вычислительных сетях (сетевой администратор) представляют собой типичные специализации работников.

 

В условиях существенного расширения функций и в зависимости от величины подразделения ОИ, само собой разумеется, возможна также еще более узкая специализация работников даже по отдельным организационным фазам выполнения работ, например специализация по планированию, исполнению, управлению и контролю в отдельных сферах основной деятельности (сбыт, управление персоналом, учет и т.д.).

 

На практике можно также наблюдать, что на предприятии могут со временем существенно изменяться взгляды  на роль как «узких специалистов», так  и специалистов широкого профиля. Причиной этого может быть то, что в пользу «узких специалистов» говорит растущая сложность (или комплексность) почти всех средств информатизации в задачах ОИ, а в пользу «специалистов-универсалов» - весьма существенная роль «общего видения» проблем у специалистов, связанных с задачами интеграции систем. Поэтому предприятие всегда может учесть по своей воле как те, так и другие факторы в желательной для него степени.

 

Исторически сложилось, что за общую  организацию, традиционную обработку  информации и автоматизацию работы во всевозможных бюро (офисах) или делопроизводства могут отвечать различные инстанции. По данным [41], полученным в конце 80-х гг. на 33 больших немецких предприятиях, в восьми случаях общая организация и системы ОИ подчинялись различным производственным подразделениям, в четырех случаях были присоединены к какой-либо функциональной области или части предприятия и в 21 случае задачи, персонал и средства ОИ введены непосредственно в состав того самого подразделения, которое эта система обеспечивает. Однако на основе бесспорной полезности координации работ естественно подчинение всей этой сферы одному руководителю. .

 

Децентрализация любой деятельности может рассматриваться с технологической, пространственной и организационной  точек зрения. Пространственная децентрализация  опирается на физические места расположения технологических комплексов, на которых выполняются функции ОИ. Тесно связанная с этим технологическая децентрализация охватывает уровни технических средств и сетей, распределенные системные программные средства и распределенные данные. При использовании организационной децентрализации осуществляется распределение задач ОИ и ответственности за их результаты. На рис. 5.1 отражены структурные особенности децентрализации технической среды ИС, в том числе и за пределами границ предприятия.

 

 

Уровень 

 

 

4 

Внешние компьютеры (внешние банки  данных, клиентура, поставщики, партнеры, банки, учреждения органов власти и  др.)

 

  

Корпоративные сети общего пользования

 

3 

Центральные ЭВМ предприятия

 

  

Телекоммуникационные сети предприятия

 

2 

Компьютеры подразделений

 

  

Локальные вычислительные сети и другие средства телекоммуникаций для связи:

 

• рабочих мест одного уровня

 

• первого и второго уровне

 

1 

Персональные вычислительные средства на рабочих местах в подразделениях

 

 

Рис. 5.1. Типовое распределение вычислительных средств и сетей по уровням

 

Степень децентрализации сферы  ОИ во многих областях постоянно возрастает, что вполне отражает тенденции, действующие  в мировой экономике. Однако децентрализованные структуры тоже не безупречны и по ряду позиций уступают централизованным. Можно привести следующие аргументы в пользу централизации системы ОИ:

 

-         облегчение  процесса подготовки информации  для руководства, более оперативный  и глубокий доступ ко всем  имеющимся данным и инструментальным средствам, возможность оперативного, эффективного и глубокого анализа деятельности;

 

-         хорошее  согласование с глобальными для  предприятия приложениями, выходящими  за рамки предприятия и использующими  внешние данные и связи; децентрализация в этих случаях неэффективна и хороша только для локально реализуемых приложений;

 

-         возможности  применения более совершенных  средств, повышения уровня технологической  культуры, интеграции «ноу-хау», что  предоставляет лучшие условия  для профессионального роста специалистов по ОИ и ИТ; в случае децентрализации предприятие опирается на менее мощную технологическую базу, к тому же в таких условиях от специалиста по ОИ требуются дополнительные и достаточно глубокие знания в соответствующей прикладной области.

 

Вместе с тем существуют значительные аргументы и в пользу децентрализации:

 

-         не требуется  значительных усилий, мероприятий  и средств для обеспечения  защищенности систем, снижается  риск, в том числе риск тотального  разрушения системы;

 

-         сокращается  время реакции на ситуацию  по локальным приложениям и  уменьшаются по сравнению с  централизованными системами организационные  потери из-за несогласованности  между подсистемами;

 

-         усиливается  заинтересованность подразделений  в результатах работы тех элементов систем ОИ, которые обеспечивают деятельность этих подразделений, их организационную и технологическую автономность, а также повышается ответственность в вопросах ОИ; однако в силу определенной чужеродности эти не свойственные основному производству функции могут их дополнительно существенно нагрузить.

 

Таким образом, хотя принято децентрализованное построение систем ОИ, оно не лишено недостатков и не должно идеализироваться. Отношение «цена/производительность»  у малых вычислителей лучше, чем у больших, но степень использования ресурсов при централизации выше. Кроме того, децентрализация может нарушить единство и стандартизацию в сфере ОИ из-за автономности подразделений в этих вопросах. Отсюда следует целесообразность сосредоточения в какой-то одной центральной инстанции стратегических функций планирования и распределения по системе ОИ, определения компетенции и стандартизации. Эти же соображения ложатся в основу методов эффективной степени децентрализации.

 

Особую версию организационной, технологической и пространственной децентрализации представляет собой индивидуальная обработка данных (ИОД) - Personal Computing. В таких системах конечные пользователи могут разрабатывать приложения, успешно применяя микрокомпьютеры и их комбинации. Эти работы поддерживаются средствами программирования, ориентированными на конечного пользователя.

 

С помощью ИОД в ИС преследуются различные цели. Прежде всего обеспечивается разгрузка профессиональных разработчиков  прикладных систем и более высокие эффективность и гибкость в предметной области, а также более глубокое проникновение ОИ на предприятии. В приложениях с краткой продолжительностью жизни ИОД практически всегда улучшает отношение «затраты/польза», она также вызывает индуцированные процессы обучения, усиление ответственности конечных пользователей и общее положительное влияние на отношение к ОИ.

 

Указанные достоинства ИОД могут  быть реализованы в ИС, если будут  удачно выбраны приложения, а Конечные пользователи обеспечены необходимой  поддержкой. Приложения со следующими признаками подходят для создания в них ИОД:

 

-         сложность  и трудоемкость разработки невысоки;

 

-         предполагаемая  продолжительность жизни приложения  измеряется скорее месяцами, чем  годами;

 

-         число  пользователей мало и частота использования невысока;

 

-         объем данных ограничен, обратное  воздействие на центральные базы  в виде изменений данных в  них не имеет места;

 

-         нет возможности и потребности  многократного применения данного  элемента ИС для всей планируемой прикладной системы или ее частей;

 

-         активные и постоянные контакты  с другими прикладными системами  не существуют или ими можно  пренебречь;

 

-         требования по сохранности и  защите данных невысоки.

 

Конечные  пользователи на больших предприятиях поддерживаются или обслуживаются информационными центрами (ИЦ), центрами консультаций или центрами сервиса. Как правило, задачами ИЦ в настоящее время являются (табл. 5.2): управление ИОД; сервис для конечных пользователей; маркетинг в области ИОД; административные задачи. Без управления в принятых на предприятии элементах ИОД беспорядок неизбежен: различные устройства и языки усложняют их сервисную поддержку через ИЦ, принятые не очень подходящие приложения и неизбежные параллельные разработки вызывают дополнительные затраты всех видов ресурсов без адекватной пользы.

 

 

 

Из соображений  сохранности данных, представляющих большую ценность для предприятия, обычно конечным пользователям не разрешается  непосредственный доступ к центральным  базам данных. Если пользователям требуются центральные данные, то они получают изготовленные в ИЦ копии. Непосредственная обратная передача конечными пользователями модифицированных ими данных в центральные базы тоже

 

не разрешается.

 

Поиск и  мотивация сотрудников для работы в ИЦ являются не всегда простым делом, так как от них требуются несколько другие, чем от сотрудников сферы ОИ, качества: легкость общения с конечными пользователями, быстрое понимание связей в приложениях, дидактические способности, широта эрудиции. В настоящее время информационные центры как ключевая структура в сфере электронной ОИ уверенно закрепились прежде всего на больших предприятиях развитых промышленных стран.