Формирование и оформление дел. 2

Формирование  и оформление дел. 

Содержание:

1. Введение
2. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
1. Признаки заведения дел
2. Основные требования к формированию дел
3. Основные принципы расположения документов в деле
4. Оформление дел
3. Заключение
4. Список использованной литературы

1. Введение

   В течение года в учреждениях, организациях, на предприятиях образуется огромное количество документов, которые, во-первых, необходимо упорядочить для использования в текущем делопроизводстве, во-вторых, обеспечить их оперативный поиск (как в процессе текущей деятельности, так и через много лет). В этих целях, прежде всего, документы приводят в определенную систему. Первым шагом к систематизации является группировка (формирование) документов в первичные комплексы – дела.

   Формирование  дел - это группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Отсутствие определенной системы формирования дел крайне затрудняет их поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле. 

2. Формирование  дел в учреждениях, организациях и на предприятиях

2.1. Признаки заведения  дел

   Признаки  заведения дел представляют собой  основные элементы формуляра документа, т. е. совокупность составных частей, реквизитов документа.

   Документы формируются в дела по следующим  признакам:

   1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности», «Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия».

   2. Предметно-вопросный - объединение  в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов  в дело за основу берут их содержание. Например: «Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)».

   3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия».

   4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: «Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год».

   5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования:

   - при переписке с несколькими разнородными корреспондентами (более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются. Например: «Переписка по вопросам основной деятельности»;

   - при переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно: «Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве», «Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета».

   6. Географический - формирование в  одном деле переписки или другой  группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны  с определенной территорией: «Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год».

   Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет  ограничено только обозначением этого  одного признака. В практике при  формировании дел пользуются, как  правило, не одним, а несколькими  признаками.

   Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: «Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов». Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.  

   2.2 Основные требования  к формированию  дел

   При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать  и определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если  документы, образующиеся в течение  делопроизводственного года, не могут  быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с  внесением их в номенклатуру дел.

   2. Документы постоянного и временного  хранения формируются в отдельные  дела.

   Наиболее  наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с  приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько  дел с приказами в зависимости  от сроков их хранения. Так, предусматривается  отдельное формирование дел с  приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным  вопросам. Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года).

   В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших  от вышестоящих организаций, рекомендуется  отдельно группировать документы, относящиеся  непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые  присланы для сведения.

   С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать  в дела отдельно от их копий. В связи  с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные  дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено  формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии  может быть заведено аналогичное  дело с копиями этих приказов: "Приказы  директора предприятия по личному  составу. Копии".

   С учетом этого требования годовые  планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов.

   В порядке исключения допускается  временное формирование в течение  делопроизводственного года в одном  деле документов с различными сроками  хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании  года документы расформировывают в  отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

   3. Рабочие варианты (проекты) документов  формируются в самостоятельные  дела отдельно от их подлинников.

   Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные  дела.

   Вместе  с проектами приказов в дело подшиваются  и отдельные листы, на которых  излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к  формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.

   4. В дело формируется только  по одному экземпляру каждого  документа.

   Не  допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

   5. В деле формируются документы  только одного делопроизводственного  (календарного) года.

   Исключение  составляют так называемые переходящие  дела. Такие дела могут вестись  в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные  книги, журналы, которые ведутся  до окончательного их заполнения.

   6. В каждом деле должно быть  сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм. В том случае, если включенное  в номенклатуру дело будет  иметь более 250 листов, заводится  второй, третий, а при необходимости  - и последующие тома этого  дела. При этом все тома данного  дела будут иметь один и  тот же индекс по номенклатуре  дел.

   7. Приложения к документам, независимо  от их дат, присоединяются к  документам тех дел, к которым  относятся.

   Приложения  большого объема могут составлять отдельный  том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное  дело.

   8. Каждый документ, помещенный в  дело, должен быть оформлен в  соответствии с действующими  в стране правилами оформления  документов, в том числе СТБ  6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г.

   9. В дела должны формироваться  только исполненные документы.

   Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-95 оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.

   При формировании документов в деле следует  учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке. 

   2.3. Основные принципы  расположения документов  в деле

   1. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

   В связи с этим в деле вначале  помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической  последовательности располагаются  документы, возникающие по мере решения  вопроса.

   2. Хронологический - при соблюдении  этого принципа в деле формируются  документы, относящиеся к определенному  хронологическому периоду (год,  квартал, месяц). Как говорилось  выше, в деле группируются, как  правило, документы одного делопроизводственного  (календарного) года, за исключением  переходящих дел.

   Не  допускается обратный хронологический  порядок расположения документов в  делах постоянного хранения.

   3. Нумерационный - данный принцип  используется в том случае, когда  в деле группируются однородные  документы, имеющие порядковую  нумерацию (приказы, протоколы,  квитанции, накладные и др.).

   Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного  года, в наступившем году заводятся  дела, в которых документы вновь  располагаются с первого номера. Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих  из нескольких томов. В заголовках таких  дел указываются номера документов, сформированных в данном томе.

   4. Алфавитный - при использовании этого  принципа документы в деле  группируются в алфавитном порядке  - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при  формировании в дела, прежде всего  лицевых счетов работников на  выдачу заработной платы, обращений  граждан.

   Так, обращения граждан могут располагаться  в делах в алфавитном порядке  по фамилиям заявителей. Повторные  обращения или дополнительные документы  подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями  граждан можно формировать и  по фонологическому принципу. По окончании  года их переформировывают по алфавитному  принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя. 

4. Оформление  дел

   В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

   Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании  делопроизводственного года эти  дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание. Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив  не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в  делопроизводстве.

   Оформление  дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ  по их технической обработке. Эта  работа проводится в структурных  подразделениях организации под  непосредственным контролем заведующего  архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) и других структурных  подразделений, в обязанности которых  входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой  дел организации. Для этого в  номенклатуре дел в графе 5 «Примечание» могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

   Полное  оформление дела предусматривает:

   - нумерацию листов в деле;

   - составление листа-заверителя;

   - составление в необходимых случаях  внутренней описи документов;

   - подшивку или переплет дел;

   оформление  реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в  реквизиты обложки дела (уточнение  названия организации, делопроизводственного  индекса дела по номенклатуре дел, крайних  дат дела, заголовков дела).

   Документы подшивают и хранят в твердых  папках (скоросшивателях). Различают  две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы  располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают  сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так  как архивные правила запрещают  расположение документов постоянного  и долговременного хранения в  порядке, обратном хронологическому.

   Прямая  хронологическая последовательность возможна при использовании левой  формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, в конце  подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен.

   Для брошюровки документов постоянного  и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими  устройствами (замками), которые позволяют  без затруднений вкладывать и  изымать документы. Таким образом, появляется возможность "соединения" нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив  остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве. 
 
 

2. Заключение

   Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой  дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в  делопроизводстве является номенклатура дел.

   Дело - это совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку (регистратор или скоросшиватель).

   Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций:

   - раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

   - расположение документов внутри  дел в определенной последовательности;

   - оформление дел.

   Все эти операции выполняются регулярно  в пределах календарного года. В  конце года в структурном подразделении  подготавливается столько папок, сколько  дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят  их заголовки и индексы, на корешки  папок - только индексы. По мере включения  в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена  и обложка заведенного дела.

   В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно  или децентрализовано. В крупных  организациях дела формируются в  структурных подразделениях, в небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

   4. Список использованной  литературы

   1. Паневчик В.В.Делопроизводство. - Минск: Высшая школа, 3-е изд. - 2004.

   2. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - Минск:  Книжный Дом, 2004.

   3. Давыдова Э. Формирование дел  в учреждениях, организациях, на  предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 - 35.

   4. Давыдова Э. Оформление дел  при подготовке к передаче  в архив: нумерация листов в  деле, составление листа-заверителя  дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 - 26.

   5. М.Ю. Рогожин "Офис-мастер".- Приложение к журналу "Справочник  секретаря и офис-менеджера",2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

   6. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с.

   7. Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения. М.,1991.

   8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998.

   9. Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения, Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

   10. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство  и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2001.

   11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

   12. Рогожин М.Ю. Настольная книга  секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. С.198.