Формирование и оформление дел

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  документ как способ доказательства . Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю

Практически ни одна технологическая функция  управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием  решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных  с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и  хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и  внутренних документов, формированием  дел, определением сроков хранения, передачей  в архив или оформлением уничтожения.

В организации  любой организационно-правовой формы  собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

1. Формирование дел

Формирование  дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование  дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации  документов. При территориальной  разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

Формирование  дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем  работников архива организации, а при  необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  правила:

помещать  в дело только исполненные документы; помешать в дело документы, которые  по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:

• каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции, неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;
• в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;
• каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются  вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный  том дела, о чем в основном документе  делается отметка.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы  располагаются в начале дела. Документ-ответ  располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто  его готовил и отправлял.

Распорядительные  документы, протоколы, положения и  т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с  относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой  указанных документов, формируются  в отдельные дела, внутри дела систематизируются  по номерам документов.

 Приказы  по личному составу, о награждении  и поощрении группируются отдельно  от приказов по основной деятельности.

Утвержденные  планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки должны храниться в делах  того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  составления и даты поступления. Например: отчет за 1997г., составленный в 1998г., необходимо поместить в дело за 1997г.; план на 1998г., составленный в 1997г., помещается в дело за 1998г.

Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2. Оформление дел

Оформление  дела включает в себя комплекс работ  по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению  заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный за формирование дел  в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы  в соответствующие дела согласно номенклатуре.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела  временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить  в скоросшивателях, в них не проводить  пересистематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• составление, в необходимых случаях внутренней описи дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной надписи дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в прочную картонную  обложку в четыре прокола или  переплетаются с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них. Текст  не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Перед  подшивкой документов удаляются  все металлические скрепления. Запрещается  подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки, вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

Обложка дела

На обложку  каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу, подлежащих хранению в архиве следующие реквизиты:

• название организации;
• название структурного подразделения, где сформировалось дел;
• делопроизводственный номер (индекс);
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела и номер статьи по перечню;
• архивный шифр дела (ф.№, оп.№, д.№).

Реквизиты оформляются следующим  образом:

Наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации или преобразовании в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке под старым названием пишется и новое наименование. Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой (или штатным расписанием, если нет структуры).

На обложке  дел постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива, в который они будут  переданы. Архивный шифр на обложках дел  постоянного хранения и по личному  составу проставляется в архиве организации чернилами только после  включения этих дел в годовые  разделы сводных описей дел, утвержденных, согласованных ЭПМК Главного архивного  управления при Кабинете Министров  РТ и утвержденных руководителем  организации. До утверждения и согласования описей шифр проставляется карандашом.

Индекс  дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит  из нескольких томов, то на обложке  первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих  томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний».

Заголовок переносится полностью из номенклатуры дела согласованной с ЭПМК Главного архивного управления. В необходимых  случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.) Например: «Приказы директора  лесхоза по основной деятельности с  № 1 по № 157» или «Документы отдела труда и социальной защиты населения  района о подготовке и проведению научно-практической конференции (программа, списки участников, тексты докладов)».

Дата дела

На обложке  дела обязательно указывается дата дела – годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и  отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих  из нескольких томов, являются крайние  даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются цифрами, название месяца пишется словами. Год пишется полностью – из четырех цифр.

Для протоколов датой является дата утверждения (если они утверждаются, например протокол ЦЭК, ЭК) или дата составления первого и последнего протокола. Если в деле сгруппированы протоколы с одинаковой датой, то дату можно указать так: Протоколы заседания ГЭК института от 25 мая 2001.

Датой дел  с личными карточками работников является год увольнения этих работников. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В  случае смерти лица на которого заведено личное дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Реквизит  «Срок хранения и номер статьи перечня» переносится на обложку  из номенклатуры дел. На делах постоянного  хранения пишется «Хранить постоянно».

 Нумерация листов

Все листы  дела, кроме внутренней описи и  заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист  любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный  и подшитый за середину, подлежит перешивке  и нумеруется как один лист.

Лист  с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист. В нижней части  или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: На листе 10 наклеено 4 фотографии согласно описи на обороте листа».

Если  документы наклеены на лист «елочкой», то сначала нумеруется лист основа, а затем все приклеенные документы.

Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются, причем вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы в историческом и художественном плане (рукописи) не подшиваются, а вкладываются в конверт.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Также вносятся изменения во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При пропусках  в нумерации листов на пропущенных  листах ставится номер предыдущего  листа с прибавлением литерных букв (а, б, …).

При повторении одного номера на нескольких рядом  расположенных листах также прибавляются литерные буквы соответственно к  каждому номеру листа, начиная со второго.

Лист-заверитель дела

В конце  каждого дела составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела, запрещается составлять ее на обороте последнего листа дела и на самой обложке. Если дело уже подшито без листа заверителя, его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В листе-заверителе должны отмечаться следующие особенности дела:

• литерные и пропущенные номера листов;
• номера листов наклеенными документами;
• номера листов с конвертами и вложений в них;
• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись

В начале дела – перед собственно документами, подшиваются листы внутренней описи  документов дела, если она для данного  дела необходима. Если дело переплетено  без внутренней описи, то опись подклеивается  за верхний край к внутренней стороне  лицевой обложки дела. В основном составляется на объемные дела, если они  сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с  целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Необходимость  составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению  делопроизводства в учреждении. Листы  внутренней описи имеют самостоятельную  нумерацию и не включаются в общее  количество листов в деле, а указывается  через арифметический знак плюс. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности …». А также для специфической  документации – личные, судебные, дела о присуждении ученых степеней и  присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя  опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование – эти изменения отражаются в последней графе «Примечание» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

Передача  дел в архив организации производится по описям. Передача должна осуществляться по графику, согласованному с руководителем  структурного подразделения. Описи  составляются в 2х экземплярах. В  обоих экземплярах против каждого  дела включенного в нее делается отметка о наличии дела. В конце  каждого экземпляра описи указывается  цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи дел, а также  подписи ответственного за архив  и лица, передавшего дела. Если в  структурных подразделениях созданы  ЭК, то описи составляются в трех экземплярах.

В архив  организации передаются только дела постоянного, долговременного срока  хранения и по личному составу. Документы  сроком хранения до 10 лет, хранятся на рабочих местах. В архив организации  дела передаются не ранее чем через  один год и не позднее чем через  три года со дня начала их использования  или хранения в структурных подразделениях.

Передача  дел в государственный архив. Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» определены сроки временного хранения документов в организациях, до их поступления  в государственные архивы. В соответствии с ч. 1 статьи 22 федеральные организации  передают на хранение дела постоянного  хранения через 15 лет, ч. 2 ст. 22 государственные  органы и организации субъектов  Российской Федерации через 10 лет, ч. 3 ст. 22 органы местного самоуправления и муниципальные организации через 5 лет.

Дела  в государственный архив передаются в соответствии с графиками, утвержденными  руководителем организации и  директором архива. Дела передаются по утвержденным описям, прием оформляется  актом приема-передачи, составляемого  в 2х экземплярах.

3. Составление описей дел постоянного  и долговременного хранения

По окончании  календарного года производится отбор  документов постоянного хранения, которые  подлежат включению в опись. Опись  состоит из годовых разделов и  представляет собой систематизированный  перечень заголовков и других необходимых  сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного и  долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Заголовки дел в описях систематизируются  в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений  вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.

В годовом  разделе описи дела службы ДОУ  располагаются в начале описи, общественных организаций - в конце описи.

Документы по личному составу систематизируются  в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.

Переходящие дела вносятся в опись того года, в котором они были начаты. В  этом случае в конце годовых разделов описей каждого следующего года, в  течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за .......... год, №№ ...".

В опись  вносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.

Каждое  дело (том) имеет по описи самостоятельный  порядковый номер. Опись дел постоянного  хранения структурного подразделения  ведется с единой нумерацией в  течение нескольких лег и заканчивается  по согласованию с архивом организации  железнодорожного транспорта.

Годовой раздел описи на дела постоянного  хранения структурного подразделения  составляется в трех экземплярах, подписывается  составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта и затем утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись должна иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.

Годовые разделы описей на дела постоянного  хранения структурных подразделений  после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации железнодорожного транспорта, подлежащих последующей передаче на государственное хранение. Годовой  раздел сводной описи дел постоянного  хранения организации составляется в четырех экземплярах, рассматривается  и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта, утверждается руководителем организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Управлениями  железных дорог по согласованию с  соответствующими архивными учреждениями могут представляться на утверждение  ЭПК соответствующего архивного  учреждения годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных  подразделений после их согласования ЭК организации, после этого описи утверждаются руководителем структурного подразделения.

Годовой раздел описи на дела по личному  составу организации, передающей документы  на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается  составителем, визируется руководителем  соответствующего структурного подразделения  и согласовывается с ЭК организации железнодорожного транспорта. После согласования описи ЭК организации железнодорожного транспорта она представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Годовые разделы описей на дела долговременного  хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное  хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных  подразделений, согласовываются ЭК организации и, если эти документы  подлежат передаче на хранение в архив  вышестоящей организации, согласовываются  ЭК вышестоящей организации, а затем  утверждаются руководителем организации.

Дела  временного хранения учитываются и  хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.

Описи дел  структурных подразделений составляются сотрудником подразделения, ответственным  за делопроизводство.

4. Оперативное хранение и использование  документов

Дела  структурных подразделений с  момента заведения их до сдачи  в архив хранятся канцелярии или  специально отведенных закрывающихся  помещениях. Дела устанавливаются корешками  наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел  постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и  следственных органов) такое изъятие  производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением  в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия  подлинника.

В течение  календарного года на выданные дела или  документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное  подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его  возвращения, расписки в получении  и приеме дела (документа).

Выдача  справок по документам, снятие с  них копий и выписок, вынос  документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации  железнодорожного транспорта (структурного подразделения).

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации железнодорожного транспорта подлинных личных документов об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа  вкладывается справка или делается соотвествуюшая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Архив организации  железнодорожного транспорта контролирует обеспечение сохранности и порядок  использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному  составу до сдачи их в соответствующий  архив.

5. Передача дел на архивное  хранение

Документы постоянного и долговременного  сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями  в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве.

Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных  сроков хранения и практической необходимости  уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие  архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.

Передача  документов в архив организации  производится один раз в год полностью  за весь календарный год.

Если  отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей  работы, архив оформляет выдачу дел  во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

Вместе  с делами в архив организации  передаются регистрационно-контрольные  карточки на документы.

При приеме дел в архив организации сверяются  данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием  на обложке дела и с фактическим  содержанием документов в деле.

После приема дел заведующий архивом организации  или его заместитель расписывается  на всех экземплярах годового раздела  описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.