Информационное обеспечение деятельности руководителя

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

Сущность и категории  управления.

Виды управления………………………………………………………………….4

Понятие управленческого  труда, его содержание. Формы  управленческого труда………………………………………………………………………………..6

Требования, предъявляемые  к личностно-деловым качествам  современного руководителя………………………………………………………………………8

Информационное обеспечение  деятельности руководителя…………………14

Заключение……………………………………………………………………….19

Список литературы………………………………………………………………21

ВВЕДЕНИЕ

Существуют многочисленные попытки сформулировать как функции  руководителя в коллективе, так и  присущие ему черты личности, наличие  которых необходимо для успешного  создания положительного морально-психологического климата. А, главное, оказалось, что  наличие у руководителя тех или  иных «важнейших» качеств лидера далеко не всегда превращает его в  эффективного руководителя. Обычно руководитель в коллективе - ключевая фигура. От того, как он ведёт себя с людьми, каким  образом совершает процесс управления, зависит очень многое. По этим причинам, а также потому, что персона  лидера, руководителя всегда вызывает у людей повышенный интерес, учёные, прежде всего психологи и социологи  уделяют этим вопросам особое внимание.

Данная тема весьма актуальна в  современном мире, так как объясняется  объективными признаками современного производства: постоянное изменение  производственных ситуаций, усложнение производственных проблем, рост затрат на персонал, расширение кооперации, повышение  скорости финансовых потоков, рост рыночной конкуренции. Каждый руководитель должен постоянно уточнять свои личные и организационные ценности, эффективно управлять собой, поддерживать собственное развитие.

В процессе работы необходимо доказать то, что человеческий потенциал и  умение работать с ним часто определяют все остальное - будущую структуру организации, ее систему управления, технологию работы, стили руководства и лидерства, мотивацию и организационную культуру; выделить профессиональные качества руководителя, без которых немыслима разумная и рациональная работа в фирмах, компаниях, предпринимательских структурах.

СУЩНОСТЬ И КАТЕГОРИИ УПРАВЛЕНИЯ. ВИДЫ УПРАВЛЕНИЯ.

Управление – осознанная, целесообразная деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды.

К элементам внешней среды относят:

• общество и процессы, протекающие  в нем;

• живая  и неживая природа и процессы, протекающие в ней;

• техника.

Система управления включает в себя две подсистемы: управляющую (субъект управления) и управляемую (объект управления), связь между которыми осуществляется посредством передачи информации (в форме управленческого воздействия и обратной связи). Процесс управления схематично приведен нарис.1. 

Субъектом  управления признается человек или группа людей, наделенные определенными правами, решающие задачи и выполняющие  конкретные функции для достижения поставленной цели. Объектом управления выступают вышеозначенные элементы. Как видно, управленческий цикл всегда замкнут. Любое управление невозможно без управляющего воздействия и обратной связи. Согласно приведенной схеме, субъект управления вырабатывает и  передает управленческое воздействие (команды, сигналы) объекту управления. Тот, в свою очередь, восприняв сигнал, изменяет свой образ действия. О том, что объект принял и отреагировал на команду, субъект управления узнает, получая сигнал обратной связи. В зависимости от полученной информации, субъект управления вырабатывает новое воздействие, либо, признав ранее переданный сигнал удачным, позволяет объекту развиваться в указанном направлении. Таким образом, обратная связь является важнейшим инструментом контроля.

В зависимости от объекта можно  выделить следующие виды управления: техническое, государственное управление социально-экономической жизнью общества, идеологическое, негосударственное и неполитическое управление социальными процессами, осуществляемое общественными организациями, хозяйственное управление производственной и экономической деятельностью коммерческих и некоммерческих организаций, функционирующих в рамках рыночных отношений.

Таким образом, вне зависимости  от вида управления процесс управления происходит одинаково, и ключевым элементом  является человек – субъект управления.

ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА, ЕГО СОДЕРЖАНИЕ. ФОРМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА.

Управление – особый вид деятельности, выделившийся в ходе разделения и кооперации общественного труда. Обособление в самостоятельный вид деятельности явилось  прямым следствием развития общественного производства.

Особенности управленческого труда

1. Управленческий труд является  разновидностью умственного труда.  Процесс труда состоит из таких  элементарных операций, как слушание, чтение, наблюдение, мышление и др.  Таким образом, управленческий труд осуществляется человеком в виде нервно-психологических усилий, сочетает в себе творческие, логические, технические операции.

2. Управленческий труд является  косвенно производственным.

3. Основная цель управления – создание необходимых условий (организационных, технических, социальных и т. п.) для реализации задач организации, а также координация и согласование совместной деятельности работников ради достижения конкретных запланированных результатов.

4. Особенности содержания  «простых» моментов  трудового процесса: предмета труда, средств труда, результата труда (продукта труда). Так,  предметом и продуктом управленческого труда является информация. Предметом  труда является «сырая» информация об объектах управления, и как результат информация выступает в виде управленческого решения, т. е. в виде такой информации, исходя из которой объект управления может предпринимать конкретные действия. Таким образом, процесс коммуникации является одним из важнейших процессов функционирования организации. Что касается средств труда, то к ним можно отнести все, способствующее осуществлению операций с информацией от способностей до органов человеческого тела и технических средств.

5. Многообразие решаемых вопросов: организационных, экономических, технических, социально-психологических, правовых и т.  д.

Выделяют следующие формы управленческого труда: эвристический, администраторный, операторный.

Эвристический труд представляет собой совокупность действий по анализу проблем, стоящих перед организацией, разработке на основе этого различных вариантов их решения, в том числе стратегического характера. Такой труд характерен для руководителей различного уровня, а также специалистов.

Администраторный труд присущ руководителям  и предполагает текущую координацию и оценку деятельности подчиненных. Такой труд реализуется в форме регламентирования, инструктирования, контроля труда  подчиненных, их стимулирования и мотивации, организации обмена информацией.

Операторный труд включает выполнение мелких технических операций в составе функций управления, обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией. В рамках данного вида труда можно выделить следующие виды деятельности:

● документационная (оформление, размножение, сортировка, хранение документов);

●  первично-счетная и учетная;                 

● коммуникативно-техническая, вычислительная и формально-

логическая.

Данный вид деятельности характерен для специалистов и служащих. Часть  этого труда не относится к  умственному, эту часть принято называть нефизическим трудом.

ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ  К ЛИЧНОСТНО-ДЕЛОВЫМ КАЧЕСТВАМ  СОВРЕМЕННОГО РУКОВОДИТЕЛЯ

Степень развития личностно-деловых  качеств в человеке служит основой  определения профессиональной пригодности  работников к руководящей должности. Практика показывает, что качества, которые дают возможность руководить совместной деятельностью людей, существуют вне связи с производственным опытом специалистов и могут быть оценены заранее. Выделяются следующие  организаторские способности.

К руководителю любого уровня предъявляется целый ряд требований:

• наличие знаний и опыта в области управления современной организацией;
• компетентность в вопросах состояния и развития той отрасли, к которой относится организация по виду и характеру деятельности (состояние исследований, техника, технология, конкуренция, динамика спроса на продукцию);
• владение навыками предпринимательства, умение владеть ситуацией на рынках;
• умение обосновывать и принимать компетентные решения в условиях высокой динамичности и неопределенности на основе согласования с нижестоящими руководителями и работниками, распределять участие их в реализации принятых решений;
• наличие практического опыта и знаний в области анализа ситуации на определенных рынках или их сегментах, на которых уже работает или намеревается работать;
• высокая культура, честность, способность быть образцом во всем;
• умение анализировать деятельность и действия фирм- конкурентов;
• способность и умение управлять ресурсами организации;
• владение способами повышения эффективности управления и функционирования организации;
• владение современными информационными технологиями, средствами коммуникации и связи;
• умение управлять самим собой, своими эмоциями в стрессовых ситуациях и временем;
• хорошая риторика, выразительность, быстрая словесная реакция;

убедительность, высокий  интеллект, чувство юмора, уверенность  в себе;

• уверенность в суждениях, оригинальность, творческий подход;
• высокая работоспособность, жизненная активность, выносливость;
• обаяние, популярность, привлекательность;
• готовность взять на себя ответственность;
• знания и проницательность (знание конкретных условий в организации, умение оказывать самопомощь (помощь самому себе), поддерживать себя за счет развития навыков управления в определенных условиях организации;
• умение предвидеть тенденции развития хозяйственной конъюнктуры, особенности спроса, мер государственного регулирования экономики в своей стране и в других странах, на рынках которых фирма стремится усилить либо удержать свои позиции.

Адаптационная мобильность  – склонность к творческим формам деятельности, непрерывному углублению знаний; инициативность; стремление учить  других, желание качественных изменений  в организации и содержании собственной  деятельности; готовность к собственному риску; самонаблюдение, предприимчивость.

Контактность – общительность - экстравертность (направленность на внешний мир и деятельность в нем), интерес к людям, высокий уровень притязаний в сфере межличностных отношений, способность располагать к себе людей, видеть себя со стороны, выслушивать и понимать людей, убеждать, умение взглянуть на конфликтную ситуацию глазами собеседника.

Стрессоустойчивость – интеллектуальная и эмоциональная защищенность в  проблемных ситуациях, самообладание  и трезвость мышления при принятии коллективных решений.

Доминантность – властность, честолюбие, стремление к личной независимости, лидерству в любых обстоятельствах и любой ценой, готовность к бескомпромиссной борьбе за свои права, игнорирование авторитетов, самоуважение смелость, волевой характер.

В управление производством  руководитель более важен, чем ученый. Руководитель может быть менее образованным, чем ученый, но зато он должен обладать таинствами управления как искусства в силу своих личных качеств, таланта, опыта, навыков, здравых суждений. Качества руководителя, умноженные на научные знания, позволяют добиться эффективных результатов в управленческой практике. Изучение основ управления дает возможность вооружить необходимыми знаниями менеджеров, предпринимателей, бизнесменов – всех тех, кто способен ускорить продвижение нашей экономики к рыночным отношениям.

Руководители должны обладать не только хорошо выраженными личностными качествами, но и деловыми, такими как:

• находить кратчайший путь к достижению цели;
• способности к самостоятельному мышлению и оперативному принятию обоснованных решений;
• способности к последовательному и инициативному обеспечению их выполнения;
• способности высвобождать человеческую энергию (инициативу, энтузиазм).
• Уметь проводить квалифицированный анализ ситуации и разбираться в сложной обстановке;
• Точно воспринимать предписания вышестоящих руководителей;
• Разрабатывать альтернативные решения, с выбором наиболее результативного решения;
• Своевременно определить содержание действий, требуемых для разрешения возникающих проблем;
• Ясно ставить задачи перед подчиненными и осуществлять эффективный контроль их исполнения;
• Проявлять волю и настойчивость в преодолении возникающих трудностей;
• Оставаться самокритичным в оценке итогов деятельности. Деловые качества представляют собой крайне сложную категорию. Не вдаваясь в их обстоятельный разбор, заметим лишь, что они есть симбиоз (сожительство, помощь одного другому) двух составляющих: компетентности и организаторских способностей (знания и умения).

Компетентность понимается как доскональное знание своего дела и существа выполняемой работы, как  понимание связей различных явлений  и процессов, как нахождение возможных  способов и средств достижения намеченных целей.

Руководитель, видимо, не может  в одинаковой степени быть компетентным по всем вопросам, в решении которых он принимает участие, и в этом нет ничего компрометирующего. Однако руководителю не обойтись без определенной суммы профессиональных знаний, достаточных для ясного понимания целей, для восприятия новых идей, для квалифицированного разбирательства в возникающих ситуациях и для принятия по ним обоснованных решений.

Некомпетентный, не разбирающийся  в деле руководитель неизбежно оказывается  в унизительной зависимости от своего окружения. Он вынужден оценивать обстановку по подсказкам своих подчиненных, или  вышестоящих начальников. Как правило, затрудняется высказывать весомые  суждения, предпринимать активные действия, давать полезные советы по специальным  вопросам, нередко вынужден имитировать  полезную деятельность, ибо неспособен к реальным и ответственным действиям, обычно, чтобы скрыть незнание дела, стремится окружить себя столь же некомпетентными людьми и отдалить способных работников.

В практике руководства известны и такие случаи, когда руководитель вполне компетентен в специальной  области знаний, но в процессе его  деятельности возникают вопросы, в  которых он несведущ.

При этом он может пребывать  в добросовестном заблуждении и  искренне не сознавать ограниченности своих знаний. Возможно, он вообще переоценивает  себя или испытывает своего рода управленческий синдром: раз назначен начальником, то не имеет права на все. Избыточная самоуверенность не позволяет своевременно почувствовать потребность посоветоваться с людьми при подготовке тех или иных решений.

Организаторские способности  руководителя выражаются, прежде всего, в следующем:

• в умении выделять и четко формулировать как перспективные, так и наиболее важные в каждой конкретной ситуации задачи;
• своевременно принимать аргументированные решения и обеспечивать их выполнение;
• согласовывать свои замыслы с условиями действительности;
• организовать, координировать, направлять и контролировать деятельность подчиненных;
• постоянно и эффективно сотрудничать с другими подразделениями и с органами контроля.

Руководитель с организаторскими способностями в состоянии быстро и правильно оценить ситуацию, выделить первоочередные задачи и достаточно точно рассчитать сроки их решения, особое значение он уделяет рациональному  распределению работы между сотрудниками и их инструктированию; добивается реальной персональной ответственности  каждого за выполнение возложенных  на него функций. Развитое чувство ответственности  такого руководителя помогает ему всесторонне  взвешивать принимаемые решения  и действия, быть собранным, аккуратным и дальновидным исполнителем. При  всех обстоятельствах оставаться хозяином своего слова.

Хороший организатор, как  правило, обладает острым и гибким умом, сочетающимся с сильной волей. Результаты своих решений он претворяет в  жизнь оперативно и без лишних колебаний. Он всегда добивается завершения начатого дела.

При этом он может пойти  на определенный риск, действуя в условиях неопределенности, смело и решительно, не дожидаясь указаний сверху и проявляя находчивость в сложных обстоятельствах. Риск его оправдан, ибо его смелость основывается на его компетенции. Здесь  он отдает себе отчет в серьезности  последствий. Зачастую такой организатор  не лишен также «пробивных» способностей, которые помогают ему находить наиболее результативные в данной ситуации ходы и верные средства решения проблем.

Способный организатор опирается  на разум всего коллектива, его  настойчивость никогда не переходит  в упрямство и нетерпимость к  чужому мнению, он приучает подчиненных  к самостоятельности.

Организаторская работа немыслима  без твердой дисциплины и порядка, иначе большие и хорошо продуманные  усилия по улучшению организации  деятельности могут быть сведены  на нет.

Соблюдение дисциплины и  порядка предполагает, в свою очередь, контроль со стороны руководителя. Организаторские способности во многом определяются природными задатками, но они также приобретаются в  процессе учебы и работы.

Таким образом, чтобы стать  истинно деловым руководителем, недостаточно одной компетенции, то есть суммы знаний, позволяющих глубоко  разбираться в деле и эффективно решать возникающие проблемы. Для  реализации самой компетенции и  осуществления принятых решений  необходимы также организаторские  способности, то есть навыки налаживания  совместной работы многих людей и  умение добиваться выполнения принятых решений.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных  процессах управления, так как  подавляющее число управленческих решений в настоящее время  в обязательном порядке фиксируются  на бумаге.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В  управленческой практике преобладающим  способом документирования на сегодняшний  день является их принтерная или машинописная печать.

Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее  время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот  – подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть  в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд  важных в теоретическом плане  определений.

Таким образом, документ и  его движение – неотъемлемая часть  информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного  обеспечения процесса управления заключаются  в следующем:

• удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
• определение и отбор источников информации;
• правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
• проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
• исключение дублирования информации;
• представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
• многократное использование полученной информации;
• постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение  необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование  в процессе принятия управленческих решений.

В процессе управленческой деятельности используются современные электронные  системы и средства. Поэтому здесь  необходимо предусмотреть следующие  нормы:

• информация, предоставляемая пользователям  в режимах их коллективного и  индивидуального информирования с  применением ситуационных центров, ситуационных комнат, средств отображения  и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит обязательному электронному протоколированию и документированию;

• информационное обеспечение оперативной  деятельности руководителя с использованием электронных систем для перевода с одного языка на другой должно сертифицироваться и лицензироваться  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Для обеспечения требуемой оперативности  и достоверности приема, передачи и представления информации руководителям  должны применяются электронная  цифровая подпись, электронное визирование  документов.

В современных условиях информационное обеспечение деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) — информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

В частности, использование  автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности  управленческого персонала, повышения  качества функционирования объекта  управления и самого управления и  т. д.

К АСУ предъявляется ряд  общих требований. В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость  элементов друг с другом, а также  с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система  должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих  перспектив.

АСУ должна иметь достаточную  степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения.

Автоматизированная система  управления должна обладать достаточной  адаптивностью к изменениям условий  ее использования. При этом степень  изменения условий применения системы, как правило, специально оговаривается  заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены  контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с  указанием места, вида и причины  возникновения нарушений правильности функционирования системы.

В автоматизированной системе  управления должны быть предусмотрены  меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы  управления, от случайных изменений  и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

Можно выделить следующие  группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

• средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);
• средства коммуникации,
• средства организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях  обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют  совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет  осуществлять с информацией различные  действия (например, представление  в различных формах, копирование  и т. п.), а также вспомогательные  операции в рамках различных задач  информационного обеспечения управленческой деятельности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современная управленческая мысль переживает настоящую революцию. Традиционные подходы к управлению привлекают внимание, прежде всего  как контролю над людьми, достижению стабильности и эффективности производства, использованию правил и процедур, созданию вертикальной структуры управления сотрудниками и достижению запланированных результатов.

Для того чтобы соответствовать  требованиям рынка, общества в целом, руководителю необходимо постоянно  повышать свою квалификацию, уровень  компетентности в своем деле, совершенствовать свои способности, знания, имеющиеся  навыки.

Наряду с вышесказанным  руководитель должен быстро и правильно  находить и принимать решения  относительно разнообразных проблем, постоянно возникающих в процессе производства. Совсем недавно важнейшим  аспектом деятельности руководителей  являлось выполнение непосредственных управленческих функций, т.е. планирование, организация, регулирование, контроль деятельности предприятий, изучение различных  технологий производства и т.д. В  настоящее же время основной акцент сделан на умение управлять коллективом, так как человеческому фактору  стало уделяться большее внимание.

Руководитель в определенной степени должен быть тонким психологом, поскольку правильно выбранный  стиль руководства, благоприятная  рабочая среда, культура управленческого  труда способствуют повышению качества и эффективности труда, оказывают  значительное влияние на результаты деятельности коллектива. Поведение  руководителя, его умение управлять  подчиненными, здоровый психологический  климат в коллективе способствуют росту  производительности труда, развитию творческой инициативы работников и в итоге дают высокие показатели деятельности предприятия.