МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

     Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

     УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

     Факультет менеджмента, повышения квалификации и переподготовки кадров

     Реферат

     по  дисциплине «Информационные технологии управления»

     на  тему «Информационное обеспечение  деятельности секретаря-референта» 
 
 
 
 
 
 

                        Проверен                 

     Исполнитель: _____________

       студент группы № ___, курса __

     «____»____________ 200_ г.             

     оценка _________________       

     Руководитель: ______________        
 
 
 
 
 

     Екатеринбург 2008

ОГЛАВЛЕНИЕ 

1. Организация  и ее организационная структура

2. Распределение информационных потоков в организации3

3. Основные  функции и задачи, выполняемые  секретарем-референтом 

в организации

4. Базы данных секретаря-референта
5. Методы, технические средства, применяемые для обработки

 информации

6. Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта
7. Организационная деятельность секретаря-референта
8. Использование программ в процессе обработки информации

Список  литературы

      1. Организация и  ее организационная  структура.  

     Каждое  предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с предприятиями-поставщиками, клиентами, государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть организационную структуру общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, а также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия – исполнительный директор. Его заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба в лице юрисконсульта функционирует в качестве структурного подразделения на одном уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала. Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом. 

     Организационная структура ООО  «Издательский дом  «Урал» 

     Издательский дом «Урал» включает в себя следующие отделы:

1. Цифровая типография во главе с офис-менеджером;
2. Офсетная типография во главе с администратором;
3. Отдел рассылки

     В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до 8 человек), а также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику и 1 мастеру предпечатной подготовки. Офис-менеджер и администратор являются непосредственными руководителями сотрудников соответствующей типографии. Отдел рассылки – курьерская служба. 

     2. Распределение информационных  потоков в организации. 

     Управление  предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

     Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

     - организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

     - распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

     - документы по личному составу  предприятия (приказы, трудовые  контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые  счета по зарплате, трудовые книжки);

     - финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

     - информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

     - нормативные документы вышестоящих  органов;

     - контракты (договоры), которые являются  основными документами предпринимательской  деятельности.

     Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

     Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

     Существуют  единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

     Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• качественное и своевременное составление и исполнение документов;
• организацию оперативного поиска документов.

     Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).

     Каждый  вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.

     При подготовке документов секретарь-референт часто использует следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак;
• код организации;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• визы согласования документа;
• печать;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

     Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.

     В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

     Изменения в структуру и штатную численность фирмы вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений в структуру и штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об исполнении.

     Распоряжение  – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно  по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

     Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.

     Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа.

     Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

     Протокол  составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная часть  протокола состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется наиболее подробно.

     Письма  оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон. Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

     Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

     Письмо  иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма размещаются от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

• имени и фамилии получателя;
• наименования компании;
• номера дома, улицы;
• города;
• штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;
• страны.

     Факсимильные  сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.

     Претензия – документ о нарушении контрактных  обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью.

     Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

• о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
• об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;
• об отклонении претензии полностью или частично.

     При составлении ответа на претензию  должны быть представлены необходимые  документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию  исполнительным директором и заверяется печатью.

     Жалоба  – документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы направляются в государственные, коммерческие или общественные организации и составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения.

     Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

     Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

     Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

     В документационном обеспечении предприятия  можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.

     Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов в дела.

     Первичная обработка входящих документов заключается  в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия  приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

     Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

     На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

     Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

     На  документах, передаваемых в структурные  подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга.

     При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

     После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

     Эти указания должны быть оформлены в  виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

     Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

     Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

     Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или  в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

     Регистрация документа рассматривается как  начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. 

     3. Основные функции  и задачи, выполняемые  секретарем-референтом  в организации. 

       Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

     Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

• ведение документации дирекции предприятия;
• организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;
• поиск необходимой руководителю информации;
• выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;
• контроль исполнения документов и поручений руководителя;
• бронирование гостиниц, авиабилетов;
• планирование рабочего дня руководителя;
• организация и участие во встречах и переговорах;
• прием посетителей;
• прием делегаций;
• помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;
• решение административных вопросов в пределах своей компетенции;
• работа с оргтехникой.

     Все функции, права, обязанности и ответственность  секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

     Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал». 

     ООО «Издательский дом               УТВЕРЖДАЮ

     «Урал»                             Исполнительный директор

     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

     29.12.2003.                           Подпись И.И. Торева

       секретаря-референта

       генерального директора 

     1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Секретарь-референт относится к  категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

     1.2. Основными задачами секретаря-референта  являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

     1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно исполнительному  директору предприятия.

     1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

• действующим законодательством РФ;
• Уставом предприятия;
• Положением о функциональных службах предприятия;
• правилами трудового распорядка;
• приказами (указаниями) руководства предприятия;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей должностной инструкцией.

     1.5. Секретарь должен знать:

• структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;
• инструкцию по делопроизводству;
• государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
• правила орфографии и пунктуации;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
• правила ведения телефонных переговоров;
• правила техники безопасности и противопожарной защиты;
• приемы оказания первой медицинской помощи.

     1.6. Секретарь должен уметь:

• составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
• пользоваться средствами связи и организационной техникой;
• работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;
• пользоваться базой данных предприятия;
• пользоваться возможностями Интернета;
• принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
• редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
• вести деловые переговоры.

     1.7. Во время отсутствия секретаря-референта  исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

     2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

     Основной  задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт

     2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

     2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

     2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

     2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

     2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

     2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

     2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.