Информационные технологии исследовательских процессов

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1 Информационные технологии в исследовании систем управления…………5

1.1 Понятие информационной технологии, ее жизненный цикл………………5

2 Роль информационных технологий в исследовании систем управления….12

Заключение……………………………………………………………………….18

Список использованных источников…………………………………………...19

Приложение  А

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и  документооборот в организации.

Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления на основе своевременной  и достоверной информации, их исследование и управление ими с использованием новейших информационных технологий - актуальная задача современного этапа  адаптации хозяйствующих субъектов  к рыночной экономике. В новых  условиях необходимо широко использовать информационные технологии при проектировании организации управления на основе системного подхода.

Предмет исследования в данной работе –  процесс исследования систем управления.

Объект  исследования – информационные технологии.

Цель  работы - систематизируя теоретические основы практики управления, рассмотреть роль информационных технологий в исследовании систем управления, наиболее перспективные области их применения. Согласно цели, были сформулированы задачи работы:

- изучить  теоретический материал по основам  организации управления на современных  предприятиях;

- изучение  теоретических основ процесса  исследования систем управления;

- определить  основные направления исследования  систем управления с использованием  информационных технологий.

Методы  исследования: анализ экономических, правовых, статистических источников литературы; эмпирический. Методологической основой  структуры работы и логической связи  в ней изучаемых вопросов послужили  разработки отечественных и зарубежных ученых в области теории организации, исследовании систем управления, основам  информатизации управления, менеджмента  и маркетинга. При написании реферата использовалась литература отечественных и зарубежных экономистов-теоретиков, нормативно-правовые акты, учебные пособия и учебники, монографии и научные статьи в периодических изданиях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Информационные  технологии в исследовании систем  управления

 

1.1 Понятие  информационной технологии, ее жизненный  цикл

 

Способности и возможности людей  обрабатывать информацию ограничены, особенно в условиях всё возрастающих массивов (объёмов) информации. Поэтому  появилась необходимость использовать способы хранения, обработки и  передачи информации (информационные технологии), отчуждённые (удалённые) от одушевлённого носителя – человека.

Информационные  технологии - это методы и способы, использующие компьютерные программно-технические  средства, отдельные или совокупные информационные процессы и операции для достижения поставленных целей. Информационные технологии используют при решении различных (социальных, экономических, производственных, культурных) и иных проблем, связанных с деятельностью  людей и окружающей их природой. Под термином «информационные технологии»  понимается [1]:

- совокупность  программно-технических средств  вычислительной техники (СВТ), приёмов,  способов и методов их применения, предназначенных для сбора, хранения, обработки, передачи и использования  информации в конкретных предметных  областях;

- совокупность  методов, производственных и программно-технологических  средств, объединённых для обеспечения  сбора, хранения, обработки, вывода  и распространения информации.

Информационные технологии предназначены  для снижения трудоёмкости процессов  использования информационных ресурсов.

Любые информационные продукты и услуги имеют жизненный цикл, подразумевающий  ограничение их существования во времени. Он определяется как модель движения товарооборота и прибыли  и содержит следующие стадии: постановка задачи, проектирование, разработка и  развертывание, гарантированное использование  продукта или услуги, модернизация или ликвидация их. Разработчики стремятся  сделать максимально возможным  период жизненного цикла. Стадии жизненного цикла для информационных систем в различных отраслях человеческой деятельности, по сути, одинаковы:

- постановка задачи,

- проектирование услуг, 

- разработка и развертывание, 

- гарантированное предоставление  услуг, 

- модернизация или ликвидация  услуги.

Значительное место среди информационных продуктов и услуг занимают компьютерные программные средства. Жизненный  цикл создания и использования компьютерных программ отражает различные их состояния, начиная с момента возникновения  необходимости в данном программном  изделии и заканчивая моментом его  полного выхода из употребления у  всех пользователей. Традиционно выделяются следующие основные этапы жизненного цикла программного обеспечения [2]:

- анализ требований,

- проектирование,

- кодирование (программирование),

- тестирование и отладка, 

- эксплуатация и сопровождение. 

Разработчики стремятся сделать  максимально возможным период жизненного цикла информационных продуктов  и услуг. Для различных программных  продуктов и услуг величина этого  периода неодинакова. Так, для большинства  современных компьютерных программ длительность жизненного цикла равна  двум–трём годам, хотя встречаются  программы, существующие десять и более  лет. Приведём предложенную зарубежными  специалистами графическую модель жизненного цикла информационных технологий в приложении A. Жизненный цикл информационных технологий является моделью их создания и использования, отражающей различные состояния информационных технологий, начиная с момента возникновения необходимости их создания или реализации (внедрения) и заканчивая моментом их полного выхода из употребления. Выделим наиболее важные направления применения информационных технологий:

1. Ориентация на активное и  эффективное использование информационных  ресурсов общества. Активизация,  распространение и эффективное  использование информационных технологий (научных знаний, изобретений, передового  опыта) позволяет получать существенную  экономию различных видов ресурсов (сырья, энергии, полезных ископаемых, материалов и оборудования, людских  ресурсов, времени) [6].

2. Оптимизация и автоматизация  информационных процессов. Развитие  цивилизации происходит в направлении  становления информационного общества, в котором объектами и результатами  труда большинства занятого населения  становятся не материальные ценности, а главным образом информация  и научные знания. Большая часть  работоспособного населения в  той или иной мере связана  с процессами подготовки, хранения, обработки и передачи информации  и поэтому вынуждена осваивать  и практически использовать эти  информационные технологии.

3. Внедрение в производственные  и социальные технологии. При  этом, как правило, реализуются «интеллектуальные» функции технологий: системы автоматизированного проектирования промышленных изделий, гибкие автоматизированные и роботизированные производства, автоматизированные системы управления технологическими процессами и т.п.

4. Обеспечение информационного  взаимодействия между людьми, в  системах подготовки и распространения  массовой информации. В дополнение  к традиционным средствам связи  (телефон, радио и телевидение)  в социальной сфере широко  используются системы электронных  телекоммуникаций (электронная почта  и др.). Эти средства создают  людям большие удобства, снимают  многие производственные, социальные  и бытовые проблемы, вызываемые  процессами глобализации и интеграции  мирового сообщества, расширением  внутренних и международных экономических  и культурных связей, миграцией  населения.

5. Интеллектуализация общества, развитие  системы образования и культуры. Использование обучающих информационных  технологий оказалось эффективным  методом для систем образования,  а также для систем повышения  квалификации и переподготовки  кадров. Информационным технологиям  в образовании (ИТО) определена  роль: ускорителя эволюционных изменений  в образовательной деятельности; способа совершенствования методов  и организационных форм обучения, повышения качества обучения; средства  автоматизации учебной, внеучебной, методической, управленческой, научной  деятельности и т.д. 

6. Включение в процессы получения  и накопления новых знаний. На  смену традиционным методам информационной  поддержки научных исследований (накопление, распространение научно-технической  информации) приходят новые методы, на основе использования возможностей  информационной продержки фундаментальной  и прикладной науки - информационное  моделирование и искусственный  интеллект.

7. Содействие в решении глобальных  проблем человечества, прежде всего,  связанных с необходимостью преодоления  переживаемого мировым сообществом  глобального кризиса цивилизации.  Методы информационного моделирования  глобальных процессов, особенно  в сочетании с методами космического  информационного мониторинга, могут  обеспечить прогнозирование многих  кризисных ситуаций в регионах  повышенной социальной и политической  напряжённости, в районах экологического  бедствия, в местах природных  катастроф и крупных технологических  аварий, представляющих повышенную  опасность для общества [6].

В каких бы направлениях не применялись  информационные технологии, они практически  всегда связаны с обработкой информации. Поэтому рассмотрим возможность  использования информационных технологий при исследовании систем управления.

Технология — это вариант  рационального построения процесса исследования. Например, строительство дома предполагает сначала возведение фундамента, потом самого здания и на заключительном этапе — крыши. Это процесс строительства, отражающий содержание и особенность этого вида деятельности. Но технология строительства может быть разнообразной в рамках этого процесса. Если дом большой, то можно сделать сначала фундамент его селекции и начать возводить стены, параллельно заготавливать элементы крыши. Все зависит от распределения ресурсов и выбора варианта их использования. Но можно не приступать к возведению стен, пока полностью не закончатся работы с фундаментом. Процесс всегда отражает объективные этапы выполнения работы, технология — это вариант рационального выполнения работ. В зависимости от характера исследуемой проблемы, а также конкретных условий, таких как время, ресурсы, квалификация, острота проблемы и пр., технологические схемы могут быть различными. Поэтому важно выбирать эффективные технологические схемы или конструировать их по реальным потребностям и условиям. Наиболее простой, элементарной технологией является линейная технология. Она заключается в последовательном проведении исследований по этапам постановки проблемы, формулировке задач ее решения, выборе методов исследовании, проведения анализа и поиске позитивных решений, экспериментальной проверке решения, если она возможна, разработке инноваций.

 Каждый из этапов характеризуется  оригинальным набором методов исследования и временными ограничениями. Это и определяет успех проведения исследования. Такая технология может быть весьма эффективной в случае решения сравнительно простых исследовательских проблем. В практике не всегда удается построить технологическую схему так прямолинейно и последовательно. На каждом из этапов могут возникнуть новые проблемы или затруднения, которые заставят вернуться к предыдущему этапу и скорректировать его работы. Например, может оказаться, что проблема определена недостаточно глубоко, появилась необходимость рассмотреть ее в новом ракурсе или не полностью выявлены альтернативы использования методов исследования, возникла необходимость привлечения новых ресурсов для обеспечения качества исследования и т. д. Все это заставляет возвращаться к пройденным этапам, корректировать уже проведенные исследовательские работы. Так возникает новый тип технологии исследования — тип циклического исследования. Он характеризуется возвратами к пройденным этапам, повторению пройденного для обеспечения надежности результатов. Многие схемы рациональных технологий предполагают возможность параллельного выполнения работ или операций. В технологии исследований такой подход также существует. Например, по сложным, комплексным проблемам можно выполнять отдельные исследовательские работы параллельно. Более того, в некоторых случаях это оказывается просто необходимым. Это экономит время, позволяет более эффективно использовать персонал, повышает компетентность и производительность деятельности. Это технологии рационального разветвления деятельности. Рациональность ее заключается не только в разделении исследования по аспектам проблемы или функциям ее решения, но и в проведении по некоторым видам проблем одинаковых непараллельных исследований. Ведь исследование — это всегда поиск неизвестного, нового, необычного. В этом поиске возможны разные пути и стратегии и осуществление различных стратегий позволяет найти наилучший результат.

 Во многих случаях это  может быть не столько разветвление, сколько действительно параллельное  исследование. Для сложных проблем  это вовсе не является пустой  тратой средств и ресурсов. Бывают  проблемы в исследовании, решение  которых трудно представить заранее  в определенной технологической  схеме, трудно предвидеть, какие  этапы необходимы для определения  окончательного результата и  вообще существует ли он по  этой проблеме.

 В этом случае используются  технологии адаптивного типа. Суть  их заключается в последовательной корректировке технологической схемы по мере проведения каждого из этапов исследования. Это технология по сопутствующей проблеме: что делать дальше, что можно сделать в этой ситуации? Каждый этап в этой технологической схеме оценивается по его результатам и эта оценка необходима для определения нового этапа. Технологическая схема исследования не может не учитывать конкретных целей его проведения. Такими целями могут быть цели кардинального решения проблемы (достижение кардинальных изменений) или цели частичного решения проблемы (достижение частичных изменений), цели получения новых знаний и развития образования служащих, повышения их интеллектуального потенциала или цели разработки программы нововведений. По целям частичных изменений используется технология последовательных изменений качества деятельности. Она построена на оценке существующего качества управления (управленческой деятельности) и поиске непринципиальных, незначительных, но реальных изменений качества. Такая технология позволяет проводить исследования при незначительных ресурсах, избегать рисков инноваций, повысить надежность преобразований. В области исследования существуют и технологии случайного поиска. На первом этапе такой технологии не предполагается много внимания уделять постановке проблемы, ее выбору, обоснованию. Берется любая проблема и на ее основе проводится исследование по смежным проблемам, устанавливаются связи, заполняется решениями "поле проблем", определяется таким образом траектория развития. Она и показывает главную проблему, на которой необходимо сосредоточить внимание. Наиболее эффективно эта технология реализуются в диверсифицированных методах исследования — мозговой штурм, синектика и др. Можно назвать и еще одну технологию исследования, это технология критериальной корректировки. Суть ее заключается в том, что при подготовке исследования разрабатывается не сама технологическая схема, а комплекс критериев ее возможной корректировки при проведения исследования. Если мы получим такой-то результат, тогда будем делать то-то; если не получим, то вернемся к предыдущему этапу или какому-либо другому и продолжим поиск от него. Эта технологическая схема часто называется алгоритмом исследования. Она предполагает оперативное управление технологией и широко используется в автоматизации некоторых расчетных и аналитических работ. Выбор технологических схем проведения исследования способствует повышению его эффективности. Технология исследования в значительной мере отражает искусство исследователя. Конечно, надо знать, какие схемы существуют и какие из них наиболее приемлемы в тех или иных условиях. Но оценка условий, характера проблемы, возможностей использования ресурсов зависит от исследователя, его знаний, опыта и способностей к исследовательской деятельности.

 

2 Роль  информационных технологий в  исследовании систем управления

 

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования  методов работы. В результате изменяется организационная структура компаний, разрабатываются новые организационные  взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны.

Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной  сферой при исследовании систем управления, их оптимизации и, в конечном счете, для капиталовложений.

Принципиальная  схема построения и взаимодействия основных элементов современной  информационной системы организации  приведена в приложении A [3].

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям.

Во-первых, в корне меняются организация  и техника информационного обеспечения  руководителя. Особое значение приобретает  массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных  частей информационных систем, связанных  с сетью банков данных.

При этом работа по сбору, обработке и распространению  информации осуществляется удобными интерфейсами «человек — ЭВМ», не требующими специальной  подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.).

Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых  поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота  информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных  функций руководителя. Выросло число  эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную  деятельность, организационно-технологические  процессы и т.п. Все большая часть  работы при составлении планов передается компьютеру.

При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются  планы для отдельных подсистем  системы управления.

Совершенствуются  системы контроля, в том числе  дающие возможность выявить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения  таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями  через сеть микропроцессоров.

Особое  значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций  и т.п. (участники которых могут  находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления [4].

Автоматизированный  офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность.

Особое  место занимает умение разрешать  конфликты, оперативно реагировать  на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагает использование  новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

При обучении руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется  собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам.

В действующих  на фирмах системах повышения квалификации важное значение придается базовому курсу - «умению управлять», улучшению  стиля работы руководителя, развитию стратегического мышления. Формируется  набор методов обучения работе с  новыми информационными технологиями, который предусматривает использование  специальных обучающих модульных  программ, реализованных на микропроцессорах, сетей для передачи информации о  новых методах, средствах и технике  управления.

При обучении кадров большое внимание в настоящее  время уделяется так называемым корпоративным системам, т.е. комплексным  информационным системам управления предприятиями. В этом случае электронная обработка  данных обеспечивает все стороны  управления предприятиями. Находясь на своем рабочем месте, управляющие  получают необходимую информацию по новым изделиям, производству, поставкам, финансам, экономике и др.

Появление персональных компьютеров, которые  могут быть подключены к другим ЭВМ, значительно расширило возможности  использования баз данных конкретными  пользователями для оперативного получения  необходимой информации из больших  ее массивов.

Персональная  ЭВМ дает возможность получать сопоставимые данные, отслеживать динамику изменения  показателей, в т.ч. и в графическом  виде.

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему  изменению технического оснащения  аппарата управления и рождению его  нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную  форму интеллекта. Изобретение микропроцессора  в такой степени снизило стоимость  электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких  сферах [5].

Отличительной чертой перехода к «электронному  офису» является получение возможности  использовать технику для обработки  содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина и  пр. позволяют только менять форму  или расположение информации. Они  переводят ее из устной формы в  письменную, электрическую и передают ее получателю. Но эти средства оргтехники не меняют содержания информации.

Тем самым  они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру  являются механическими. Компьютер  же меняет содержание поступающей в  него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать  некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов  работников офиса - специалистов, управленческого  персонала и руководителей. Это  перемещает технику офиса с периферии  деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения.

В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а  также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в офисе  зависит от его интеграции с другими  частями системы: дисплеями, печатающими  средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые  ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Благодаря многообразным информационным потокам  каждое предприятие имеет возможность  мгновенно узнавать о состоянии  спроса и предложения, ориентироваться  на рынке сырья, труда, инноваций  и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление  расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных.

Компьютеры, информационные сети, системы связи  непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и  обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение его  конкурентоспособности. Информационные сети создают реальные предпосылки  для формирования целого ряда новых  принципов управления, соответствующих  изменениям внешней и внутренней среды предприятия. Суть этих принципов  сводится к следующему [6]:

- происходят  контакты не руководителя с  подчиненными, а равноправных работников;

- каждый  сотрудник должен иметь доступ  к любой информации о предприятии,  к знаниям любого сотрудника  предприятия;

- должны  действовать команды, работающие  либо над определенным проектом, либо с определенным заказчиком  или классом клиентов;

- целостность  предприятия поддерживается за  счет сети команд;

- работа  ведется в режиме реального  времени, включает «запараллеливание»  работ и их итеративно-коммуникационную  организацию (вместо последовательной  и кооперативной);

- создаются  технико-организационные условия  для формирования «виртуальных»  звеньев, члены которых могут  находиться в различных географических  точках.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организационных изменений.

Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются  безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется  сплоченность персонала.

С развитием  информационных технологий и расширением  сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для  привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям: автоматизация  системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации; автоматизация  отдельных функций руководителя; совершенствование системы контроля; развитие системы коммуникаций.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организационных изменений. Сокращается  бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются  безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется  сплоченность персонала. С развитием  информационных технологий и расширением  сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для  привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

1 Бухалков, В.И. Внутрифирменное планирование [Текст]: учебное пособие/ В.И.Бухалков. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 392 с. - ISBN 5-16-001894-2;

2 Крейнина, М.Н. Финансовый менеджмент [Текст]: учебное пособие/ М.Н.Крейнина. –  М.: «Дело и Сервис», 2001. – 400 с. - ISBN 5-2719-0197-3;

3 Курс экономики  [Текст]: Учебник/ Под ред. Б.А.Райзенберга  – М.: ИНФРА-М, 2001. – 716 с. - ISBN 5-9516-0016-2;

4 Мильнер  Б.З. Теория организации [Текст]: Учебник/ Б.З.Мильнер. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 558 с. - ISBN 5-16-001174-9;

5 Мухин В.И.  Исследование систем управления [Текст]: Учебник/ В.И.Мухин. – М.: «Экзамен», 2003. – 384 с. - ISBN 5-94692-448-6;

6 Лозбинев  Ф.Ю. Основы информатизации управления [Текст]: учебное пособие/ Ф.Ю.Лозбинев. – Брянск, ЦНТИ, 2000. – 132 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

 

Графическая модель жизненного цикла  информационной технологии

 

Продажи                     Фаза	Время
	Разработка	Рост	Зрелость	Упадок

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  А

 

Современная информационная система организации

 

Экспертные системы и  системы принятия решений		Системы управления документами		Средства распознавания текста
Бухгалтерский учет		Интегрированная корпоративная база данных		Средства работы с графическими образами документов
Финансовый анализ
Системы поддержки клиентов				Средства описания и анализа
Управление проектами		Информационная система		Текстовые процессоры, электронные таблицы
Справочные системы		Коммуникационные пакеты		Машинная графика, интегрированные  пакеты
		Выход на филиалы и внешние организации