Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений. 2

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

Министерство образования Ставропольского  края

ГБОУ ВПО Ставропольский государственный  педагогический институт

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине «Информационное обеспечение управления персоналом»

на тему: «Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений»

 

 

 

 

 

Бережновой Дарьи Юрьевны

Специальность

08050565 Управление персоналом

Группа Э5У

 

 

 

 

 

 

г. Ставрополь, 2012

Содержание 

Введение...................................................................................................................3

1.Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений на предприятии...............................................................................4

2.Программные продукты для автоматизации принятия управленческих решений на предприятии..........................................................................................12

Заключение.............................................................................................................22

Список  информационных источников................................................................24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.  
Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. 

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две взаимно связанные революции: в информационных технологиях и в бизнесе. 

Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. 

 

 

1. Информационные технологии как инструмент формирования

управленческих  решений на предприятии.

 

Организации различных типов и  сфер деятельности можно представить  как бизнес-систему, в которой  экономические ресурсы посредством  различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы  на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений  рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач [1].

Цель и характер деятельности организации  определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый круг задач ориентирован  на предоставление экономической  информации внешним по отношению  к фирме пользователям, –инвесторам,  налоговым службам и т. д.  В данном случае для анализа  используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также Других источников информации.

2. Второй круг связан с задачами  анализа, предназначенными для  выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий круг задач анализа  ориентирован на выработку тактических  решений. Его информационная база  чрезвычайно широка и требует  охвата большого количества частных  высокодетализированных показателей,  характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

4.Четвертый круг задач связан  с задачами оперативного управления  экономическим объектом в соответствии  с функциональными подсистемами  экономического объекта. Для решения  этих задач используется текущая  оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого  аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности [2].

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует  определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации.

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:

• определение системы приоритетов  развития организации;

• оценка перспективных направлений  развития организации;

• выбор и оценка необходимых  ресурсов для достижения поставленных целей.

В соответствии с этими направлениями  информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

• особенности развития рыночных отношений в стране;

• возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

• потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

• перспективные технологические  процессы изготовления новых видов  продукции (товаров и услуг) [3].

Учет перечисленных факторов в  модели функционирования информационной технологии базируется, преимущественно, на использовании внешней, для деятельности организации, информации. Таким образом, ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующегося на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Основным инструментарием для  поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических и перспективных целей развития организации.

В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой  и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования.

1. За основу первой принято  положение, что сначала формулируются  цели и стратегии их достижения, а только затем автоматизированная  информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии.

2. Вторая тенденция основана  на том, что организация использует  стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании.

3. За основу третьей тенденции  принята методология синтеза  двух предыдущих тенденций – встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы [4].

Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях.

2. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном, слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

• обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

• создание потенциала для развития организации;

• создание и корректировка базовых  планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

Для принятия тактических решений  информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического плана. Обычно, такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения  средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы  обработки знаний, системы поддержки  принятия решений и т. д.

Одним из инструментальных средств  для принятия тактического решения, в настоящее время, являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

• возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• наличие инструментальных средств  моделирования и анализа;

• возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

• гибкость и возможность адаптации  к изменению условий;

• технология, максимально ориентированная  на пользователя [5].

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом, к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

• получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

• регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;

• выработку и реализацию решений  по устранению или минимизации нежелательных  отклонений.

Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и, зачастую, в режиме реального времени обработки информации.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется  программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном  уровне управления имеют небольшие  аналитические возможности. Они  обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности  на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых  функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.

Управление – исключительная функция  человека, значение которой в современном  экономическом росте неизмеримо усиливается. Умелое управление позволяет эффективно реализовать сильные стороны людей, соединить научно-технические достижения с человеческими способностями. Учитывая, что процессы управления, в первую очередь, процессы информационные, одним из направлений его совершенствования является информатизация управления. Информационные ресурсы – это полная совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности общества в целом. Они могут использоваться и как средства, содействующие развитию общества, и как продукт труда, фактор повышения его эффективности. В свете этого главная проблема управления – это, прежде всего, проблема информационных взаимодействий (отношений) между субъектами, управляющими функционированием и развитием сложных социально-экономических систем и подсистем.

Важнейшей отличительной чертой процессов  управления является непременное наличие в управляющей системе обратной связи. Выработка управляющих воздействий требует информации о результате предыдущего воздействия на объект управления, информации о достижении некоторой заданной на предшествующем этапе управления цели [6].

Рациональность использования  информационных ресурсов во многом определяет эффективность процессов информатизации управления, которые включают наряду с информационным, программное, технологическое, организационное, правовое и др. обеспечения управления. Очевидно, основной является информационная компонента, т.к. именно информация является предметом дальнейшей обработки и использования. В связи с этим, вопросам разработки информационного обеспечения систем управления должно уделяться первостепенное внимание при создании эффективно функционирующих организаций.

2. Программные продукты для автоматизации принятия управленческих решений на предприятии.

 

До недавнего времени значительная часть систем управления персоналом, представленных на российском рынке, выполняли лишь учетные функции. Они реализовывали задачи автоматизации кадрового документооборота и расчета заработной платы. В сущности, управление человеческими ресурсами в этом случае сводили к фиксации неких результатов работы.

Однако у менеджеров по персоналу  появилась потребность не только в составлении и ведении штатного расписания, кадровом учете, организации  повышения квалификации сотрудников, но и управлении процессами обучения и развития персонала, мотивации, оценки и даже соблюдения корпоративной культуры.

Отечественные и западные разработчики автоматизированных систем почти одновременно задумались о развитии такого функционала  в программном обеспечении. Причем это справедливо как для производителей дорогих систем управления ресурсами корпорации (ERP), так и для создателей специализированного софта для HRM.

Идеологи рассматриваемых ниже систем по-разному подошли к реализации автоматизации собственно управления (а не только учета) персонала. Пожалуй, они сошлись в одном. Так или иначе, в каждой из систем заложен некий набор свойств должностей, которые в различных вариантах своих совокупностей позволяют оценивать качественные и количественные характеристики человеческих ресурсов предприятия. А это уже дает основание для принятия управленческих решений, связанных с развитием персонала.

Правда, в управлении персоналом есть сферы, которые сложно автоматизировать. Например, устранение конфликтов [7].

Босс-Кадровик. Разработчики системы БОСС-Кадровик сейчас дополняют свой продукт. В первой половине 2002 года в систему добавят функционал, позволяющий автоматизировать области отбора и расстановки кадров, оценки персонала, обучения, повышения квалификации, планирования карьеры; мотивации.

Разработчики компании АйТи каждую решаемую задачу увязали в систему, чтобы сохранить комплексность программного продукта. Для этого программистам АйТи необходимо было найти нечто общее между достаточно разноплановыми функциями комплекса мероприятий по управлению персоналом. Разработчики решили, что таким объединяющим понятием станет набор критериев, в качестве которых могут использоваться знания, навыки, компетенции и прочие требования, которые обычно определяются для конкретной должности и применяются к работникам. Совокупность перечисленных требований разработчики компании АйТи определили как профиль должности (ПД), который и стал недостающим звеном для полноценной реализации HR-функций.

В большинстве предприятий стандартным  документом, который описывает профиль должности, является должностная инструкция (ДИ). Разработчики АйТи посчитали, что в случае автоматизации формального текста явно недостаточно. Необходим структурированный документ, содержащий регламентированные разделы. Профиль конкретной должности представляет собой некий список разделов. Формулировки в этих разделах разные, но их необходимо формировать на основании единой для всего предприятия базы требований, которая включает в себя знания, навыки, компетенции и прочие требования [8].

Профиль должности разработчики АйТи рассматривают как некое ядро, которое должно быть реализовано в системе БОСС-Кадровик в первую очередь. При этом база требований - это стандартизованный набор параметров, характеристик, которые формируются для данного предприятия без привязки к конкретной должности, но именно из набора разных требований формируется профиль конкретной должности.

Применение принципов профиля  должности при отборе персонала  позволяет автоматизировать процесс сбора и анализа сведений о кандидатах. Кандидаты заполняют автоматизированные формы профилей кандидатов, выраженные в терминах базы требований и профиля должности данного предприятия.

На основании разработанных  профилей должности можно также  проводить оценку персонала. При отклонении показателей конкретного работника от профиля должности делают вывод о необходимости его обучения. В случае превышения показателей, заложенных в профиле занимаемой должности, можно включить сотрудника в кадровый резерв. А здесь уже недалеко до автоматизации планирования карьеры.

Описанный выше подход позволяет существенно  расширить круг пользователей автоматизированной системы управления персоналом. Каждый работник сможет посмотреть свой профиль и сравнить его с профилем должности, которую он занимает, чтобы самостоятельно оценить степень соответствия.

Деловое досье."Стержнем" программы, которую разработала компания Астрософт, стало штатное расписание предприятия. Каждая должность представляется в виде набора функций, реализация которых требует наличия конкретных знаний и навыков. "Деловое Досье. Персонал" позволяет оценить степень соответствия компетенции сотрудника его обязанностям путем соотнесения деловых и личностных качеств человека с эталонным образцом. Данные по каждому сотруднику или кандидату заносятся в базу и в дальнейшем учитываются в требованиях к должностям, используются при проведении аттестаций, планировании обучения и так далее.

Программа включает в себя набор  модулей "Найм", "Адаптация", "Обучение и развитие", "Кадровый мониторинг", "Мотивация и стимулирование", которые позволяют отслеживать и планировать все основные этапы профессионального роста работника. Отчеты, содержащиеся в каждом модуле, позволяют получить любую требуемую информацию. Кроме того, программа дает возможность топ-менеджерам оценивать эффективность управления персоналом: они могут отслеживать, каким образом расходуется бюджет на управление персоналом, в течение какого срока исполняются заявки на замещение вакансий [9].

Формирование политики управления персоналом является прерогативой руководителя и топ-менеджеров компании, но реализацией этой политики занимаются, прежде всего, руководители линейных подразделений, в чьем непосредственном подчинении находятся люди.

Благодаря автоматизированной системе  управления "Деловое Досье" всем менеджерам компании предоставляется  возможность оперировать информацией, связанной с управлением персоналом. Примером участия всего менеджмента в единой информационной базе может служить прием на работу нового сотрудника. Служба персонала внесла в систему все необходимые данные, когда новый сотрудник был еще кандидатом. В базе уже есть все формальные данные нового работника: возраст, образование, опыт работы, личностные характеристики, объем и уровень его профессиональной компетентности и т.п. Для решения задачи планирования стажировки нового сотрудника система предоставляет пользователю подготовленный шаблон плана стажировки на каждую позицию штатного расписания отдела. Остается откорректировать план с учетом индивидуальных особенностей сотрудника и в дальнейшем отслеживать этапы его реализации. Аналогично разрабатываются планы дальнейшей карьеры сотрудника в подразделении предприятия и в организации в целом, планы аттестации. С помощью информационной системы руководитель может формировать программы обучения сотрудников, принимая во внимание необходимость развития конкретных профессиональных качеств, опыт предыдущих программ обучения, а также бюджет, выделенный на обучение и развитие персонала.

Система "Галактика". Модуль "Управление персоналом" ориентирован на предприятия с полномасштабным кадровым учетом, включающим ведение личной карточки, военно-учетной информации и т.п., на организации с нестандартными структурами, содержащими внештатных работников, совместителей, надомников, географически разветвленную сеть представительств. Также система "Галактика" рассчитана на организации, хранящие подробные сведения о сотрудниках и создающие информационно-справочные системы по персоналиям. Состав хранимых в системе данных полностью охватывает утвержденные директивными органами личную карточку и типовую анкету, формирование штатного расписания по подразделениям и получение широкого спектра отчетов по штатному расписанию, а также много другой полезной информации. Например, фотографии сотрудников.

Планирование и управление штатами  обеспечивает составление штатного расписания предприятия с указанием основных характеристик рабочих мест. Впрочем, функционал "Галактики" позволяет ввести дополнительные характеристики, состав которых определяет пользователь системы. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. По каждому рабочему месту можно составить список сотрудников, входящих в резерв на замещение должности. Руководство предприятия, используя функционал системы "Галактика", может формировать планы поощрений, должностных перемещений, проведения корпоративных мероприятий, связанных с определенными событиями в жизни персонала, как по отдельным сотрудникам и категориям, так и по всему предприятию в целом [10].