Информационные технологии на предприятии

Информационные технологии на предприятии

Содержание

Введение

I. Направления использования информационных технологий на предприятии

1.1 Автоматизация документооборота

1.2 Коммуникации

1.3 Управление технологией производства

1.4 Автоматизация учета и планирования. Системы принятия решений

1.5 Автоматизация банковских операций

1.6 Технические средства реализации информационных технологий

1.7 Стратегия внедрения информационных технологий на предприятие

II. Основные классы информационных систем

2.1 Характеристика ERP систем

2.2 Управление финансами

2.3 Управление производством

2.4 Характеристика MRP: назначение, применение, элементы, преимущества

2.5 Характеристика CRМ: назначение, применение, преимущества

III. Рынок информационных технологий в России

Заключение

Литература

Введение

Создание современного предприятия – сложный и длительный процесс, который условно можно разделить на два взаимосвязанных этапа. Первый – формирование производственно-управленческой структуры, порождающей мощные потоки информации. Второй – формирование структуры, управляющей этими потоками. Это принято называть комплексной автоматизацией, ведь для того чтобы работать, необходим инструмент. Это одинаково верно как по отношению к крупным предприятиям, так и по отношению к небольшим организациям – представителям малого бизнеса. Главным объектом автоматизированной системы управления должно быть управленческое решение.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития организации. Эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности и формам их взаимодействия. Речь, прежде всего, идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена организационной необходимостью и закономерностью хозяйствования, связанными с удовлетворением индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений, широким использованием новейших достижений научно-технической революции. Все это требует от организаций адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

В условиях рыночной экономики важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и обработке информации, для использования результатов ее анализа в процессе своей деятельности, принятия обоснованных управленческих решений. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации.

Одним из значимых факторов конкурентоспособности сегодня стало применение в управлении предприятием современных информационных технологий; во многих видах деятельности без этих технологий невозможно осуществлять успешную деятельность. Поэтому их эффективное использование стало решающим фактором успеха предприятий на рынке. Развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Актуальность темы. Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

Формирование теории информационных управленческих систем насчитывает несколько десятилетий. Первые работы в этой области относятся к 1950–1960 годам, когда в отечественной и зарубежной теории и практике разрабатывались, внедрялись и функционировали так называемые автоматизированные системы управления.

Среди российских ученых, разрабатывавших эту тематику, следует отметить Ю. Алексеева, В. Дудорина, В. Жеребина, И. Каракоза, М. Королева, Т. Кокориеву, В. Мальцева, М. Совалова, В. Самборского и др.

Дальнейшая разработка этой тематики шла в контексте современных возможностей вычислительной техники и телекоммуникаций. Отечественная школа представлена здесь именами О. Вершининой, А. Гранберга, А. Гапоненко, О. Григорьева, С. Ермолаева, Капралова, Е. В. Костюка, А. Нанавян, Н. Прохорова, Г. Рябова, Е. Седых, Г. Смолян, С. Супицина, Д. Фатеева, Н. Федоренко, В Фирсова, Д. Черешкина, Е. Щукина и др.

Имеется большое число зарубежных изданий, посвященных проблемам применения информационных технологий в управлении организациями. Среди них работы Б. Гейтса, Р. Каплана, Г. Минса, Д. Нортона, Д. Шнайдера и др.

При этом в научных работах рассматриваются в основном технические и технологические вопросы информационных систем управления. Превалирование технологических подходов оставляет в тени экономические и управленческие аспекты данной проблемы.

Цель данной работы заключается в том, чтобы изучить концептуальные основы использования информационных технологий в экономике как фактора повышения эффективности деятельности предприятий в современных условиях.

В соответствии с указанной целью в работе поставлены и последовательно решаются следующие задачи:

- выявить особенности использования информационных технологий;

- исследовать концепцию управления предприятием с использованием ИТ;

-попытка обобщения накопленного опыта по внедрению интегрированных информационных систем и формирование общих принципов организации выбора и стратегию внедрения ИТ в управлении предприятием;

- исследовать  внутрифирменные сложности, проблемы  при использовании ИТ;

- провести обзор основных информационных систем, предлагаемых на рынке.

Объектом исследования являются информационные технологии как фактор повышения эффективности деятельности предприятий.

Предметом исследования выступает совокупность экономических и управленческих отношений, возникающих в процессе использования информационных технологий.

I. Основные направления использования информационных технологий на предприятии

Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;
• по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;
• по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Крупные компании (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений, их территориальной распределенностью и различием в производственном потенциале, как правило, сталкиваются с такими проблемами, как:

Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.

Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.

Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.

Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.

Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также — филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).

Единственным решением этих проблем является разработка и внедрение так называемых информационных технологий, т.е. технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

В современном обществе информационные технологии являются универсальным инструментарием в управлении организациями всех типов, действующих во всех сферах. Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями – сбор, хранение, поиск, систематизация и обработка необходимых данных для всех сфер общественной жизни, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач. Ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоёмкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции над большими массивами данных, но и получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Среди основных направлений развития современных информационных технологий в обеспечении эффективного функционирования и развития можно выделить:

• Автоматизация документооборота
• Коммуникации
• Управление технологией фармацевтического производства
• Автоматизация бухгалтерского учета и планирования
• Разработка систем принятия решений
• Автоматизация банковских операций
• Создание автоматизированных рабочих мест

1.1 Автоматизация документооборота

Ведение документации предоставляет следующие преимущества: минимальные расходы на канцелярские средства (бланки, бумага, канцелярские принадлежности); отпадает необходимость в дорогих средствах защиты от несанкционированного доступа (сейфы и т.п.), так как предоставить доступ к документу можно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т.п.; отпадает необходимость в выделении специальных помещений (архивов) и специальной мебели, громоздких папок и т.д.; ускоряется процесс поиска нужного документа; сам процесс поиска переходит в качественно новую плоскость (поиск по ключевым словам, поиск среди нескольких документов и пр.); появляется возможность организовать совместную работу нескольких лиц или отделов над одним документом; ускоряется процесс создания документов за счет возможности включения в него фрагментов из других документов и возможности правки уже существующего текста.

В последнее время большую популярность имеют электронные документы, основанные на «гипертексте». Это понятие означает включение в документ ссылок на другие документы, с помощью которых можно мгновенно ознакомится с документом, на который ссылаются.

Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность утраты, порчи, получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну. Во многих современных программных продуктах, от MSOffice и 1С до серьезных ERP-систем и дорогостоящих СУБД, есть удовлетворительные средства защиты данных [4, с. 38].

Авторизация электронных документов представляет основную проблему перехода на «безбумажную технологию». Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта «электронной подписи», с помощью которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами.

1.2 Коммуникации

Коммуникации играют самую важную роль в функционировании предприятия. Как показывают исследования, для обеспечения предприятия необходимой информацией и для передачи исходящей информации в другие звенья организации управляющий персонал организации расходует более 70% своего рабочего времени.

Для обеспечения оперативного обмена информацией, электронными документами, была введена система электронной почты.

Система электронной почты предусматривает передачу сообщений и электронных документов посредством какой-либо компьютерной сети (средства телекоммуникации) с одного компьютера на другой.

Преимуществами электронной почты по сравнению с другими способами передачи информации (обычная почта, курьеры, факсимиле, телефон, телеграф и пр.) следующие:

• очень высокая скорость передачи сообщений в независимости от удаленности абонента — документ доставляется адресату через несколько секунд после отправления;
• отсутствие необходимости прибегать к помощи других лиц (почтальонов, оператора телеграфа и др.), т.к. документы отправляются и принимаются с помощью компьютера непосредственно в организации. Этот факт дополнительно обеспечивает конфиденциальность передаваемых или получаемых сведений;
• возможность передачи информации, которую невозможно передать такими существующими средствами, как телефон, телеграф, факс. С помощью электронной почты можно передавать одновременно голосовые сообщения, видеоизображения, текст, рисунки, графики и другие;
• дешевизна электронной почты для передачи сообщений в любые регионы (включая другие страны).

Кроме системы электронной почты, важным источником получения информации является глобальная компьютерная сеть Internet. С помощью таких услуг сети Интернет, как телеконференции, World Wide Web, можно использовать разнообразную научную и техническую информацию из многочисленных баз данных, организовывать диалоги в реальном времени с людьми, находящимися в отдаленных регионах, просматривать официальные сведения коммерческих организаций и пр.

1.3 Управление технологией производства

На базе компьютеров и микропроцессоров в настоящее время созданы автоматические и полуавтоматические линии по производству продукции. Использование таких линий позволяет высвободить персонал для решения других задач, повысить объем и качество выпускаемой продукции.

В производствах, не имеющих автоматических линий, компьютеры широко используются на отдельных стадиях производства, в частности, при контроле качества продукции. Применение компьютеров в производстве позволяет исключить технологические ошибки, повысить качество труда работников.

1.4 Автоматизация учета и планирования. Системы принятия решений

В настоящее время бухгалтерский учет практически повсеместно ведется с использованием компьютерной техники. Введение автоматизированных систем бухгалтерского учета позволяет: организовать совместную работу бухгалтеров; получать оперативные статистические данные, на составление которых обычными средствами уходит несколько дней; исключить ошибки в вычислениях, приводящих к дополнительным затратам времени и денежных средств; повысить качество труда бухгалтеров путем исключения в их работе рутинных операций (вычисления, составления таблиц, графиков).

1.5 Автоматизация банковских операций

При современном развитии информационных технологий, для осуществления какой-либо банковской операции (перевод денег на счет и пр.) уже отсутствует необходимость самому являться в банк. Существуют системы, с помощью которых можно осуществлять банковские операции прямо в бухгалтерии предприятия. Составление и проводка соответствующих документов выполняется с помощью компьютера.

Связь компьютера организации с компьютером банка может осуществляться как непосредственно, используя телефонную линию, так и через Интернет.

Очевидные преимущества «электронного банкинга» заключаются в следующем: оперативное осуществление банковских операций; отсутствие необходимости лично являться в банк; возможность осуществления банковских операций с любого места, где есть телефон (используя переносной компьютер).

1.6 Технические средства реализации информационных технологий

Для успешной реализации вышеперечисленных информационных технологий в настоящее время применяются, в основном, персональные компьютеры. Для организации единой компьютерной системы предприятия отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть.

Локальные вычислительные сети представляют собой системы распределенной обработки данных и, в отличие от глобальных и региональных вычислительных сетей, охватывают небольшие территории (диаметром 5-10 км) внутри отдельных учреждений. При помощи общего канала связи ЛВС может объединять от десятков до сотен абонентских узлов, включающих персональные компьютеры (ПК), печатающие и копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты. ЛВС могут подключаться к другим локальным и большим (региональным, глобальным) сетям с помощью специальных шлюзов, мостов и маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствах или на ПК с соответствующим программным обеспечением.

Относительно небольшая сложность, стоимость и доступность массовому пользователю ЛВС, использующих в основном ПК, обеспечивают широкое применение сетей в автоматизации коммерческой, банковской и других видов деятельности, делопроизводства, технологических и производственных процессов, для создания распределенных управляющих, информационно-справочных, контрольно-измерительных систем, систем промышленных роботов и гибких производственных производств.

Благодаря этому стали появляться центры машинной обработки деловой (документальной) информации (ЦМОДИ) — приказов, отчетов, ведомостей, калькуляций, счетов, писем и т.п. Такие центры представляют собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) и являются новым этапом на пути создания в будущем безбумажных технологий для применения в управляющих, финансовых, учетных и других подразделениях.

Современная стадия развития ЛВС характеризуется почти повсеместным переходом от отдельных, как правило, уже существующих, сетей, к сетям, которые охватывают все предприятие (фирму, компанию) и объединяют разнородные вычислительные ресурсы в единой среде. Такие сети называются корпоративными.

Локальные сети ПК должны не только быстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым условиям, иметь гибкую архитектуру, которая позволяла бы располагать АРМ (или рабочие станции) там, где это потребуется. Рабочими станциями в ЛВС служат, как правило, персональные компьютеры. Отдельные пользователи (различные должностные лица подразделений фирмы) реализуют на рабочих станциях свои прикладные системы. В основном это определенные функциональные задачи или комплексы задач.

Специфическими компонентами ЛВС являются серверы. Они управляют функции управления распределением сетевых ресурсов общего доступа. Серверы — это аппаратно-программные системы. Аппаратным средством обычно является достаточно мощный ПК или компьютер, спроектированный специально как сервер. ЛВС может иметь несколько серверов для управления сетевыми ресурсами, однако всегда должен быть один или более файл-сервер или сервер без данных. Он управляет внешними запоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенные базы данных.

Кроме чисто технических средств (Hardware) для успешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличие соответствующих программных средств (Software).

Программные средства являются тем инструментом, который обеспечивает функционирование технических средств и реализацию задач информационных технологий.

В настоящее время разработано огромное число программных средств (более 100 000), направленных на решение большинства задач любой организации. Однако, имеется тенденция к разработке единой корпоративной программной системы для решения специфических задач организации, так как объединение разрозненных программных средств в единое целое в большинстве случаев невозможно.

1.7 Стратегия внедрения информационных технологий на предприятие

Однако при очевидных преимуществах комплексной автоматизации, ее осуществление, тем не менее, связано с рядом проблем. К ним можно отнести необходимость серьезной перестройки существующей модели деловых отношений, сложившейся на предприятии за многие годы, поскольку меняются характер и способы обмена информацией, стиль управления, а также степень влияния и авторитета отдельных людей, оптимизации его организационной структуры, координации работы подразделений, массового обучения сотрудников и т.д. Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Необходимо четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

• высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
• поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
• собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Во-первых, для руководства фирмы нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия. Во-вторых, вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов.

Частичная автоматизация отдельных процессов (как правило, управленческого характера) может значительно упростить схему финансовых взаимоотношений, механизмы учета и контроля на отдельных этапах. При этом основной узел бизнес-процессов остается в рамках неизменной, принятой на данном предприятии схемы.

Определение степени и глубины автоматизации процессов – одна из самых важных задач управления. Объективная оценка возможностей предприятия, его состояния на данный момент и предполагаемого эффекта от автоматизации – полной или частичной, поэтапной – и должна стать определяющим фактором при выборе системы или программного комплекса для реорганизации или построения бизнеса.

II. Основные классы информационных систем

2.1 Характеристика ERP систем

В настоящее время основными классами информационных систем, использующихся в практике работы отечественных и зарубежных предприятий, являются: системы планирования ресурсов предприятия ERP, системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM, системы хранения информации, данных и знаний BI, системы управления цепочками поставок SCM и системы планирования материальных потоков MRP.

Возможность получить экономическую выгоду от автоматизации управленческих процессов впервые появилась в конце 60-х – начале 70-х годов. Первым шагом на этом пути стало появление систем MRP (Material Requirements Planning) – автоматизированного планирования потребности сырья и материалов для производства. Данные автоматизированные технологии управления производством появились в США. Главное достижение MRP-систем – минимизация издержек, связанных со складскими запасами. Затем появились системы MRPII (Manufacturing Resource Planning), способные планировать все производственные ресурсы предприятия: сырье, материалы, оборудование с его реальной производительностью, трудозатраты [1, с. 80].