Информационные технологии на малых предприятиях

МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ

 

 

Факультет заочного обучения

 

Кафедра Информационных систем и технологий

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине «Информационные технологии управления»

 

на  тему: «Информационные технологии на малых предприятиях»

 

 

 

 

Выполнил(а):

 

_22МО-91

 

Копосов А.А

 

 

____________________

 

Проверил(а):

 

Костюнина  Т.Н

 

Работа выполнена:

 

 

____________________

(Зачет/незачет)

 

____________________

 

 

Санкт-Петербург

2012 год

 

Содержание

 

 

1. Информационные системы и технологии. Их классификация в организационном управлении……………...……………………….2

 

2. Особенности информационной технологии  в организациях …3

 

3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА.…………………………………………..…...4

Компьютер на малом предприятии…………………………..…….4

 

4. СОВРЕМЕННЫЙ ПОДХОД К КОМПЬЮТЕРИЗАЦИ МЕНЕДЖМЕНТА НА ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА………..12

 

 

Заключение…………………………………………………………………20

Список литературы…………………………………………………………21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Информационные системы и технологии. Их классификация в организационном управлении

 

 

Информационная система  управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная  система управления должна решать текущие  задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета  и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем  вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым  дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и  сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. Информационные системы  управления позволяют:

-повышать  степень обоснованности принимаемых  решений за счет оперативного  сбора, передачи и обработки  информации;

-обеспечивать  своевременность принятия решений  по управлению организацией в  условиях рыночной экономики;

-добиваться  роста эффективности управления  за счет своевременного представления  необходимой информации руководителям  всех уровней управления из  единого информационного фонда;

-согласовывать  решения, принимаемые на различных  уровнях управления и в разных  структурных подразделениях;

-за счет  информированности управленческого  персонала о текущем состоянии  экономического объекта обеспечивать  рост производительности труда,  сокращение непроизводственных  потерь и т. д.

Классификация информационных систем управления зависит  от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его  организации, степени автоматизации  управления.

 

 

 

 

 

 

2. Особенности информационной технологии  в организациях .

 

 

          Информационная технология (ИТ) – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

         Основная цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

         Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.

         Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации.

         Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.

Выбор стратегии  организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

-областью  функционирования предприятия или  организации;

-типом  предприятия или организации;

-производственно-хозяйственной  или иной деятельностью;

-принятой  моделью управления организацией  или предприятием;

-новыми  задачами в управлении;

-существующей  информационной инфраструктурой  и т. д.

Основополагающим  фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта, в соответствии с которой организации можно  разделить на группы, представленные в табл. На формирование технологии обработки информации оказывает  влияние тип организации. В организациях различного типа в зависимости от требований к решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации. При внедрении информационных систем организационного управления и технологий основными критериями являются также величина организации и область ее функционирования. С учетом этих критериев делается выбор программно-аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.

 

 

 

 

3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА .

Компьютер на малом предприятии

 

 

  Степень оснащения малого предприятия компьютерной техники может колебаться в очень широком диапазоне. Например, компьютеров может не быть вовсе. Могут использоваться старые компьютеры: IBM PC XT или «двушки». Могут применяться современные машины, переданные нескольким «избранным». Наконец, может существовать множество компьютеров, увязанных в сеть, а для обслуживания сети и установленного программного обеспечения может быть нанят программист или администратор сети.

         Если же на малом предприятии ставится задача повысить степень оснащенности компьютерной техникой, то события, как правило, развиваются по одному сценарию. При обсуждении перспектив административные работники обычно высказывают идею, что «у каждого на столе должен стоять компьютер». С этим трудно спорить. Вопрос только в том, в какую сумму обойдется компьютеризация и какой она даст эффект. При покупке новых машин обычно происходит перемещение техники: руководители более высокого уровня оставляют у себя новейшие модели, а технику постарше отдают подчиненным. Это. В принципе, правильно, кроме тех случаев, когда какому-о определенному работнику для выполнения своих обязанностей требуется техника с заданными характеристиками.

          Когда компьютеров накопленно достаточно много, следующим этапом становится создание сети. Тут надо понимать, что в 95 случаях из 100 сеть выполняет две простейшие функции: передачу файлов документов с компьютера на компьютер и пользование общим принтером. Самое простое: использовать прямое кабельное соединение компьютеров или построить сеть, используя стандартные возможности операционной системы. Таким способом пользователь одного компьютера может, например, вывести документ на печать на пленке, установленном на другом компьютере. Это сильно замедляет работу обоих компьютеров и создает их пользователям некоторые неудобства. По-настоящему эффективную сеть надо создавать «по всем правилам», то есть с использованием достаточно мощного компьютера, который будет выполнять функции сервера, с сетевым принтером, с установкой сетевой операционной системы и тд. Но все это требует допольнительных финансовых затрат.

         Особенность компьютеризации заключается в том, что решение одной проблемы приводит к появлению следующей, и затраты растут наподобие снежного кома. Например, создание сети делает принтеры общими для многих пользователей, и, следовательно, в качестве сетевого должен использоваться соответствующий принтер: быстрый, надежный, позволяющий иметь достаточный запас бумаги и тд. Надо ли говорить, что стоимость такогго принтера будет выше, чем стоимость «обычного», персонального принтера. И наоборот, если организация приобрела дорогостоящий принтер, то разумно сделать его сетевым.

          Сейчас есть немало достаточно подготовленных людей, которые могут «справиться» со своим персональным компьютером. Машины устанавливают и дома, так что их настройка по силам и неспециалисту в области компьютерной техники. Но с усложнением машинного парка на предприятии, например, после установки сети, многие проблемы может решить только профессионал. А это опять приводит к дополнительным затратам (за знания нужно платить). Наконец, и фирмы, продающие программное обеспечение, часто ставят дело так, что после покупки программы заказчик должен еще раскошелиться на обслуживание: настройку программы, ее модернизацию, обновление версий и тд. Не надо забывать и о затратах на обучение персонала.

               Таким образом, при принятии решений о компьютеризации предприятия необходимо четко определить, что является конечной целью и каковы должны быть результаты от внедрения компьютеров. А затем просчитать всю цепочку затрат. При этом цены надо брать средние, а не минимальные, так как минимальная цена автоматически означает минимальное удобство или минимальное качество. Поясню это простым примером. Объем оперативной памяти современной ПЭВМ может измениться от 8 Мбайт до более чем 100 Мбайт. На первый взгляд, это подробности, интересные только специалистам, но на самом деле это один из основных параметров. Определяющих качетсво компьютера. Теоретически машина с 8 Мбайт памяти и с операционной системы windows будет работать, но на практике это приводит к массе неудобств. Машина надолго «задумывается», часто зависает, плохо работает с мощными приложениями. Продавцы нередко упрощают базовый комплект, чтобы сделать цену более привлекательной, но когда вы будете покупать машину, вам предложат поставить дополнительные модули памяти и другие необходимые устройства. Делается это не с целью выудить у покупателя побольше денег (как может показаться на первый взгляд), а для того, чтобы обеспечить его качественной техникой. В противном случае продавец ничего не выигрывает: зависание машины воспринимается потребителем как дефект, следует рекламация, долгое и мучительное выяснение истины, которое, в конечном счете, никому не нужно. Разумеется, есть фирмы, которые откровенно держат курс на продажу некачественной техники, но таких продавцов надо вычислять и обходить стороной.

 

ПЭВМ нужны, в первую очередь, управленцам и  менеджерам: бухгалтеру, снабженцу, нормировщику, коммерческому директору, менеджеру  по продажам и тд. Название компьютера не оправдывает себя: вычислительная машина нужна в первую очередь для накопления и обработки информации ( в любой ее форме ), а уж затем для непосредственных вычислений. А современные компьютеры нагружаются дополнительными функциями, такими как обеспечение связи, планирование рабочего времени, получение справочных сведений, обучение и тд

 На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.

Индивидуальные  приложения и функциональная информация специалистов малого предприятия локализуются на уровне автоматизированных рабочих  мест (рабочих станций) локальной  вычислительной сети, а автоматизированный банк данных используется для эффективной  информационной поддержки работы верхнего звена управления. Поэтому на малых  предприятиях наиболее целесообразна  организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с  централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.

Важнейшим фактором повышения эффективности  предприятий малого бизнеса является улучшение управления.

Совершенствование форм и методов управления на предприятиях малого бизнеса возможно с помощью  внедрения современных информационных технологий которые помогают наиболее эффективно анализировать, прогнозировать и принимать управленческие решения в сфере малого бизнеса.

В условиях быстро возрастающего применения компьютерной техники во всех отраслях деятельности малого бизнеса необходимо отметить роль штрихового кодирования в повышении эффективности торговли, производства, транспорта.

Этот  способ позволяет практически одновременно следить за состоянием спроса, потребительскими предпочтениями, динамикой движения товаров и изменениями структуры  наличия товаров и своевременно реагировать на сложившуюся ситуацию. А в силу динамичности сегодняшнего рынка, штриховое кодирование стало  одним из основных условий коммерческого  успеха. Большое значение имеет и  использование систем управления базами данных как инструмента автоматизированного  исполнения задач в сфере малого бизнеса для информационного  обслуживания хозяйственной деятельности. Базы данных образуют основу современного информационного рынка и связаны  с широким внедрением в информационную деятельность вычислительной техники. На основе баз данных можно вести  обслуживание потребителей в локальном  и удаленном режимах. В условиях внедрения компьютерной информационной системы управления материальными  ресурсами концентрация разнообразных  баз данных хозяйственной деятельности предприятий малого бизнеса создает  необходимые предпосылки для  анализа и планирования товарооборота, управления товародвижением, организации  сервиса, проведения целенаправленной ценовой политики и т.д. Большое  значение имеет и использование  на предприятиях малого бизнеса локальных  вычислительных сетей (ЛВС), созданных  на базе персональных компьютеров и  других микропроцессорных устройств. Основная задача компьютерных систем управления материальными ресурсами  на базе локальных вычислительных систем – помочь административно-управленческому  аппарату оперативно принимать обоснованные решения, избавив сотрудников от операций рутинного характера. Применение подобных систем особенно эффективно при управлении товарными запасами, товародвижением при организации  сбытовой деятельности. Важное значение имеет использование глобальной вычислительной сети Internet для организации каналов распределения товаров на внутренних и внешних рынках сбыта продукции, определения цен товаров на перспективу и обеспечения ценовой гласности, ведение электронных расчетов и т.д., обеспечения связи с товарными, фондовыми биржами и другими предприятиями.

Таким образом внедрение и грамотное использование информационных технологий в малый бизнес обеспечивает укрепление и развитие позиций данного вида деятельности, а также обеспечивает выход на мировой уровень, что в свою очередь стимулирует экономическое развитие страны.

Не достаточное  внимание к IT – инфраструктуре компании на старте выливается через некоторое  время в довольно серьезные проблемы, от торможения роста до приостановки деятельности компании.

Причины такого положения дел вполне понятны  – на старте просто не кому это все  продумывать и предусматривать. При офисе в 5 рабочих мест (условно) нецелесообразно держать штатного системного администратора, чаще всего  используют одноразовые консультации у родственников-друзей-знакомых, и  то по факту появления каких- то проблем.

Итак, какие IT системы чаще всего требуются  на первых этапах развития компании среднего и малого бизнеса? И как с минимальными затратами (либо без оных) обеспечить их использование?

1. Электронная  почта – основной канал связи  на сегодняшний день. В качестве  почтового сервера проще всего  (и к тому же бесплатно) можно  использовать сервис gmail.com от Google. Для компаний, у которых до 50 почтовых ящиков, использование сервиса бесплатное. Большое преимущество – у Gmail один из лучших антиспам-фильтров. Еще одно преимущество – возможность доступа к электроннной почте откуда угодно, от офисного компьютера до мобильного телефона или коммуникатора.

2. Бухгалтерия  – к огромному сожалению реальных  альтернатив 1С пока в России  нет. Так что минимум один  компьютер с Windows понадобится. Ну и соответственно лицензия на сам 1С.

3. Документооборот  (Системы Электронного Документооборота) – в самом просто варианте  можно использовать возможности  все того же сервиса Gmail, где есть и средства коллективной работы, и возможность хранить все документы компании в одном месте. Если нужны более продвинутые системы, то можно использовать открытые решения Alfresco или Nuxeo, которые позволят не просто разделить права доступа к документам и обеспечить хранение всех версий документа, но и сделать настоящий электронный документооборот (т. е. внутри компании не нужно будет бегать с бумажками на подпись, все эти процедуры можно автоматизировать). В результате значительно сокращается время на поиск различных документов, а так же затраты времени на согласования и денег на бумагу и принтеры.

4. Офисные  пакеты – чаще всего используют  Microsoft Office. В большинстве случаев пиратский. В большинстве случаев вполне достаточно использовать открытый офисный пакет OpenOffice.org. Большой плюс изначального использования такого решения – на первых порах все сотрудники будут работать на том, что есть. А вот потом если Вы попробуете внедрить открытые решения вместо пиратских – Вас ждет тяжелое противостояние со «старыми» сотрудниками.

Подведем  итог: далеко не всегда продуманная  и «лицензионно» чистая информационная система предприятия обязательно  должна быть дорогой. Причем зачастую открытые решения дают больший функционал, чем их платные аналоги. Кроме  того, использовав, например, вышеперечисленные решения, Вы не только экономите бюджет и снижаете юридические риски, но и закладываете прочный фундамент для дальнейшего развития компании.

А что  же представляет собой этот самый  малый бизнес в России и каковы его характеристики, в том числе  в сравнении с Европой и  Северной Америкой? Для ответа на этот вопрос специалисты представительства  Microsoft проанализировали данные маркетинговых агентств с помощью проведения специального обследования летом 2003 года.

Итак, всего  в мире насчитывается порядка 41 млн малых предприятий, а в России 843тыс. Распределение предприятий малого бизнеса по различным отраслям экономики отражено на рисунке 1.

 

 

Рисунок 1

Для того, чтобы сравнить параметры отечественного малого бизнеса с остальным цивилизованным миром, посмотрим на данные в таблице 2. Российский малый бизнес занимает последнее место по статистике.

 

Таблица 2

 

Что делают IT в МП? Ответ на вопрос «Как сегодня  используются IT на малых предприятиях?», пожалуй, наиболее интересен для  потенциальных поставщиков. По данным, в подавляющем большинстве случаев  в первую очередь обслуживаются  интересы бухгалтерии 88%. Остальные  сведения см. на рисунке 3.

 

Рисунок 3

С одной стороны, грустно, что, если уж 45% малых предприятий  сосредоточены на торговле, и целых 69% МП имеют доступ в Интернет, только 16% из них воспользовались возможностями  электронной коммерции. С другой стороны, какое поле для деятельности!

Раз есть подключение, надо приучать к работе через Интернет. Тем более что 40% для организации работы с клиентами IT уже используют.

При оценке в 61% уровня использования IT для документооборота и 60% для работы с базами данных, только 29% указали, что используют IT для  организации совместной работы. А  это значит, что почва для внедрения  новых технологий уже подготовлена. Тем более что у 68% МП компьютеры и сервер(ы) уже объединены в сеть, т.е. и аппаратная возможность есть (см. рисунок 4).

 

управление  компьютеризация

Рисунок 4

 

Ответ на вопрос о значимости IT для малого бизнеса (таблица 5) позволяет сделать  косвенную проверку. Ведь согласно данным табл. 3, бухгалтерия компьютеризирована на 88%, а максимальная сумма ответов  на вопрос полностью дает от 70% до 92%.

Видимо, не хватающие 8% полагают, что смогут вести бухгалтерию на бумажке? Трудами  автоматизаторов налоговых инспекций вряд ли это им удастся.

 

Рисунок 5

 

Особенности малого бизнеса как объекта применения IT.

Особенность одна: дело, скорей всего, придется иметь  с реальным владельцем. А это человек, каждодневно ведущий войну (или, как изящно выражаются на Западе, отвечающий на вызовы эпохи) с нечестными поставщиками, прижимистыми заказчиками, ленивыми и  малоквалифицированными сотрудниками, наездами как официальных, так и  неофициальных контролеров, меняющимся (и все не в лучшую сторону) законодательством. Он не разбирается в языках программирования, но знает свои бизнес-процессы. Ведь сам процесс информатизации управления бизнесом является ничем иным как  составлением алгоритма бизнес-процесса и переводом его в программу  или набор программ. В больших  конторах между создателями программного обеспечения и его будущими пользователями стоит когорта специалистов, итеративно перекладывающих реальные бизнес-технологии в алгоритмы по мере своего разумения и растолковывающих программистам, как должна работать программа. А затем эти же специалисты убеждают пользователя, что он должен научиться использовать то ПО, которое ему изготовили, даже если это неудобно, занимает больше времени и требует увеличения персонала.

Ну, в  большом бизнесе это проходит почти всегда, расходы размажутся по долгой промежуточной цепочке, увеличится стоимость товара, тарифы и т. п. И  главное начальство (владельцы) все-таки увидят отчетность и смогут вести  учет. А вот в работе с малым  бизнесом этот номер редко проходит: нет цепочки, и владелец купит  в большинстве случаев лишь то, что ему реально поможет в  работе. И поскольку он свои бизнес-процессы понимает и знает, ему проще найти  вариант применения ПО, чем армии консультантов.