Информационные технологии на предприятиях торговли

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время значительно  возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. Также ускоряется процесс  накопления, обработки и использования  знаний. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается  вдвое. В связи с этим возникает  необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные  данные.

В настоящее время все  предприятия испытывают потребность  в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности  применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных  управленческих решений. Информация выходит  на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается  необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. При данных условиях, информационные ресурсы любого предприятия рассматриваются  как отдельная экономическая  категория, которая обладает определенным набором свойств. Для успешного  управления такой категорией, она  должна быть автоматизированной.

То есть актуальность темы реферата обусловлена стремительным развитием информационных технологий и прочным внедрением их во все сферы человеческой деятельности, в том числе и в торговлю.

1.Необходимость  использования информационных технологий  в сфере торговли

Динамичное развитие торговли приводит к усилению конкуренции  в сфере обращения. Это вынуждает  предприятия торговли повышать эффективность  своей деятельности, что во многом зависит от возможностей используемых программных продуктов по оперативной  обработке больших объемов информации.

Современные информационные системы позволяют в максимально  короткие сроки выявить наиболее существенные тенденции развития компании в целом и оценить эффективность  работы отдельных структурных подразделений, а самое главное – вовремя  среагировать на ту или иную ситуацию в бизнес-процессе.

Развитые торговые организации  используют различные специализированные информационные решения. В качестве примера можно выделить: 1С в «Патерсон», SAP Retail в «Эльдорадо» и «Техносила», Axapta Retail в «Перекресток», Navision и др. Приведенные информационные продукты призваны упрощать и совершенствовать систему контроля оперативной деятельности компании (финансы и затраты, запасы и склад, закупки и продажи, дебиторская задолженность и ценовая политика), управлять взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками, контролировать процесс продаж. [5]

Доминирующим направлением в настоящий момент является широкое  внедрение информационно-аналитических  систем для решения задач прогнозирования  спроса, планирования закупок, управления запасами, эффективного мерчандайзинга и т. п. Внедрение информационных технологий (ИТ) связано с:

- технологической необходимостью - когда использование ИТ диктуется требованием обеспечения сложных технологических операций (например, обработки штриховых кодов). Такие же технологические потребности заставляют оптовые торговые организации внедрять компьютерные программы для печати товаросопроводительной документации, объем которой для оптовой торговли значителен и без автоматизации практически невыполним.

- потребностью в средствах анализа эффективности - при наличии большого числа однородных «производственных участков» (филиалы, менеджеры по продажам и т. д.), результаты деятельности которых можно и нужно постоянно сопоставлять. Благодаря внедрению информационных систем становится возможна оценка состояния предприятия, быстрая ориентация в товарных и финансовых потоках, охват всех стадий цикла движения товаров.

Существует пять основных причин сложности внедрения и  использования информационных систем на предприятиях розничной торговли:

- поверхностное понимание концепции руководством компании;

- недостаточный уровень развития ИТ-инфраструктуры предприятия;

- низкая квалификация консультантов компании-внедренца;

- ошибки при выборе автоматизированной системы;

- сопротивление персонала самого торгового предприятия. [2]

2.Системы и программы автоматизации на предприятиях торговли

На определенном этапе  развития у любого ритейлера возникают различные потребности в автоматизации процессов. Эффективное управление торговой сетью невозможно без внимания к издержкам. Прежде всего, это касается логистических процессов. Контроль и поддержку перемещения товарных запасов, эффективное управление товарным ассортиментом, цепочками поставок и др. реализуют решения SCM (Supply Chain Management — управление цепочками поставок). Еще одной специфической особенностью торговых компаний является взаимодействие с потребительским рынком. Детальный анализ потребностей, постоянное взаимодействие с клиентами и деловыми партнерами — дистрибьюторами и производителями продукции позволяют формировать стабильный потребительский круг и оперативно реагировать на изменения в своём секторе, получая информацию обо всех тенденциях рынка «из первых рук». Такие задачи разработчики возлагают на CRM-решения (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами).

Торговые компании заинтересованы в получении оперативной и  всесторонней информации о результатах  своей деятельности. Поэтому создание единой среды для планирования, учета, контроля и анализа бизнес-процессов  позволяет эффективно организовать взаимодействие внутри предприятия  и во многом упрощает управление ресурсами  компании. Автоматизировать такие процессы, как планирование и бюджетирование, регулирование финансовых и управленческих затрат позволяют приложения ERP-класса (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия).

В процессе эволюции компании «от ларька до широкой торговой сети»  усложняется система обмена информацией  между отделами. В этой ситуации возникает острая потребность в  наращивании и совершенствовании  ИТ-потенциала компании, сведении разрозненных баз данных и систем управления в упорядоченную структуру единого информационного пространства — за счет решений BIS (Business Intelligence Solutions — информационно-аналитические системы). Эти программные продукты могут внедряться как самостоятельные продукты («лоскутная автоматизация»), либо в составе единой интегрированной системы, что позволяет получать всестороннюю информацию о деятельности предприятия и управлять его ресурсами.

В настоящее время на российском рынке представлен достаточно широкий  выбор ИТ-решений, а специфические требования к ПО предъявляются в зависимости от формата и размеров предприятия, сложности бизнес-процессов и пр.

Внедрение ИТ-решения в торговой компании по сей день остается одним из наиболее ответственных, трудоемких и дорогостоящих шагов. Руководство решается на ИТ-проекты далеко не из-за слепого поклонения моде на информатизацию, а в силу острой необходимости оптимизировать те или иные процессы. Правда, необходимость внедрения ИТ-решения, как правило, осознается постепенно. Первые сигналы о затруднениях в текущих процессах компании поступают из руководящих отделов: финансовых, маркетинговых подразделений, отделов логистики, планирования и производственных служб. В результате укрупнения торгового предприятия, усложнения его бизнес-процессов и организационной структуры, наметившиеся на начальном этапе трудности перерастают в комплексные проблемы, которые чреваты ощутимым ущербом. Чтобы не превратиться в постоянного «ликвидатора последствий» или же в «мецената ИТ-сектора», ритейлерам необходим постоянный мониторинг и всесторонний анализ бизнес-процессов, ситуации на рынке торговли и контроль потребительского сектора.

Однако не стоит строить  иллюзий по поводу того, что внедрение  ИТ-системы моментально решит все проблемы. ИТ — это лишь инструмент, обеспечивающий возможность оперативного получения отчетной, финансовой и управленческой информации, позволяющей на основе всестороннего анализа обстановки принимать правильные решения. Понятие «стратегия автоматизации» строится на базовых принципах, включающих: цели (выявление областей деятельности предприятия и последующая их автоматизация); способ автоматизации (по отделам, направлениям или комплексная автоматизация); ИT-стратегию (внедрение комплекса внутренних стандартов); ограничения по интеграции (финансовые, временные, кадровые и т.д.); управления изменениями в планировании; сопровождение и обслуживание ИТ-приложений.

Процесс выбора ИТ-решения зависит от множества факторов и связан с качеством и полнотой проработки всех предшествующих этапов цепочки анализа. К ним добавляются те объективные соображения, которыми обычно руководствуются при выборе той или иной системы: функциональные возможности, технические характеристики, стоимость, затраты на поддержку и т.д.

SCM (supply chain management) — одна из ключевых ИТ-концепций, охватывающая все вопросы логистики, от онлайн управления складами, контроля за прохождением товара до построения цепочек поставок и организации взаимодействия с поставщиками или дистрибьюторами. Полноценная система такого рода позволяет прогнозировать уровень спроса на готовую продукцию (интеграция с CRM), формировать предложение, планировать объемы закупок на базе информации о поставках и продажах (интеграция с ERP). Основываясь на таких данных, система SCM обеспечивает осуществление закупок при минимуме административного участия со стороны менеджера.

В рамках SCM-концепции решаются задачи операционные и тактические. В первом случае система должна решать задачи взаимодействия с поставщиками: их поиск, оформление заказов, взаиморасчеты  и т.п., используя автоматизированные системы снабжения (e-procurement) и электронные торговые площадки. В тактические задачи входят такие комплексы мероприятий как: управление складами; управление логистикой, оптимизация транспортных операций; сбыт, работа с дистрибьюторами; логистика и определение местонахождения звеньев цепочки поставок.

Прежде всего, система SCM позволяет значительно лучше  удовлетворить спрос на продукцию  компании. С другой стороны, появляется возможность значительно снизить  затраты на логистику и закупки. В общей стоимости товара такие  затраты (в зависимости от отрасли) лежат в пределах 10-15 %. Современные  системы снабжения, управления складами и логистикой позволяют в ряде случаев снизить их до 2 %.

Хотя на текущий момент успешных внедрений систем SCM на российском рынке мало, популярность концепции SCM в деловых кругах растет. При  этом основным недостатком полноценного ИТ-решения остается сложность определения его конечной стоимости.

В рамках концепции ERP интегрированные  элементы приложений, предназначенные  для поддержки ключевых бизнес-операций компании, находятся в непрерывном взаимодействии между собой, создавая единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа внутренних процессов фирмы. Корректно организованный доступ к информации помогает руководителям быстро ориентироваться в любой ситуации, имеющей место на предприятии. ERP-системы предоставляют возможность работать на интегрированном информационном поле множеству удаленных пользователей, что обеспечивает максимальный эффект при управлении крупными производствами.

Экономические выгоды при  внедрении ERP-решения вполне очевидны, однако находятся в непосредственной зависимости от качества внедрения  и степени проработки управляемых  бизнес-процессов. Теоретически, объем  поставок, выполненных в срок, может  увеличиться до 80 %, точность учета  затрат — на 30 %, расходы на управленческий аппарат могут уменьшиться на 25 %, а транспортные расходы снизиться  в полтора раза.

Недостатки ERP-решений состоят, например, в сложности проектов и  затянутости сроков внедрения — от 6 месяцев до 1 года и более. Причем в процессе интеграции ПО возможно концептуальное изменение бизнес-процессов компании. Опять же, стоимость проекта слабо прогнозируема.

CRM (Customer Relationship Management) — наиболее перспективная, как считается сегодня, управленческая концепция, направленная на использование интегрированных приложений для автоматизации соответствующих бизнес-процессов в маркетинге, продажах и обслуживании. Система формирует единую клиентскую базу для сбора информации о потребителях, с тем чтобы полученные знания использовать в интересах бизнеса, выстраивания взаимовыгодные отношения с клиентами.

CRM-решения обеспечивают  следующие функциональные возможности:  единую базу, где сконцентрированы  все данные по клиентам и  ведется история взаимоотношений  с ними; учёт продаж, сделок и  переговоров с клиентами; персонифицированную  рассылку материалов (факс или  e-mail); аналитические центры по всесторонней оценке клиента и конкурентной обстановке.

Перспективным на сегодняшний  день маркетинговым инструментом становятся долгосрочные программы лояльности, направленные на оптимизацию взаимоотношений  организации, предоставляющей услуги, с клиентами на основе дополнительных индивидуальных преимуществ.

ИТ-решения в рамках данной концепции позволяют за счет активизации работы с клиентами существенно повысить эффективность применения различных методов по удержанию клиентов: от проведения направленных рекламных акций, предоставления скидок в момент покупки до вовлечения потребителей в долгосрочные программы лояльности. В то же время оптимизируется контролируемость и прозрачность работы отделов продаж.

BIS (Business Intelligence Solutions) — информационно-аналитические платформы, на базе которых создаются интерфейсы, отражающие обработку данных всех отделов компании, регулярно обновляемые по мере поступления новой информации.

Современные BI-платформы  интегрируют в себе решения со следующим набором функций: OLAP (Online Analytical Processing) — постоянный анализ на основе специальных запросов; Data Mining — поиск закономерностей в данных, статистика и визуализация; формирование корпоративной отчетности; Decision Support — технология поддержки принятия решений и анализ с использованием кубов данных; доставка отчетов и уведомлений.

Применение Business Intelligence дает возможность интегрировать данные из различных информационных систем так, чтобы получить общую картину эффективности работы организации. Полноценные BI-решения должны уметь работать с самыми разными схемами баз данных, не требуя их физического изменения.

Согласно опросу AMR Research, по результатам исследования применения BI-решений в компаниях среднего бизнеса, свыше 82 % респондентов находятся на какой-либо стадии внедрения BI-систем в качестве инструмента отчетности и аналитики.

В качестве серьезного недостатка BI-решений специалисты ранее указывали  некоторое отставание от других ИТ-решений. Во многих случаях из-за ограниченной функциональности BI-платформы не могли охватить целиком подразделение и использовались на уровне отделов. [6]

Помимо приведенных систем и программ автоматизации, существуют много других автоматизированных систем.

3.Электронное  торговое оборудование

Торговое оборудование предназначено  для решения задач автоматизации  торговли любого масштаба.

Рассмотрим основные виды электронного торгового оборудования, используемого на предприятиях торговли.

1) Стационарные и портативные кассовые аппараты ККМ:

ККМ (контрольно-кассовая машины) - один из самых универсальных элементов торгового оборудования. Контрольно-кассовые аппараты служат для учета прихода наличной выручки на торговых предприятиях. Классификация ККМ, как правило, проводится по двум главным критериям. Во-первых - область применения (услуги, торговля, отели, общепит, прочее). Во-вторых - функциональная составляющая ККМ.

Классом ККМ, работающим с  компьютером, наиболее распространенными  являются: активные (POS-терминалы) и  пассивные системные ККМ. Некоторые  модели таких кассовых аппаратов  поддерживают работу с "1С Предприятие 8", что зависит от комплектации либо используемого программного обеспечения.

2) Сканер штрих-кодов.

Сканер штрих-кода - инструмент, без которого в сферах торговли и  логистики, не терпящих ошибок в учете  и контроле, не обойтись. Сканеры  штрих-кодов - от ручных до стационарных - рассчитаны на различные режимы работы. Также при выборе сканера следует учитывать формат и специфику предприятия.

3) Электронные весы.

Электронные весы с печатью  этикеток - сегодня это довольно важное дополнение к оборудованию торгового  зала. Весовое оборудование служит для работы с широким ассортиментом  товаров. Электронные весы дают возможность  суммировать вес товара; определять стоимость в зависимости от веса, цены продукта; печатать этикетки с наименованием товара и штрих-кодом. [4]

4. Методы повышения эффективности внедрения информационных систем

Автоматизация предприятия  зачастую приводит к повышению эффективности  бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она так же способствует оптимизации бизнеса, в том числе  объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами  и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов  работы. Именно поэтому проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.

Успешное внедрение информационной системы приводит к положительным  изменениям в деятельности предприятия  и появлению новых возможностей, таких как:

- возможность учета сложности и разнообразия продукции и услуг в планировании и финансовом анализе;

- способность предугадать и удовлетворить весь спектр требований по обслуживанию клиентов;

- возможность адекватно оценить масштабы и сложность рынков;

- способность своевременно реагировать на изменение законодательства;

- поддержка наращивания капитала и развития трудовых ресурсов;

- оперативная реакция на изменяющиеся условия рынка

Учитывая преимущества, которые  дает внедрение ИС, все большее  количество компаний стремятся автоматизировать не только учет хозяйственных операций, но и управление бизнес-процессами. В ответ на возрастающий спрос  со стороны потребителей возрастает и количество разнообразных программных  продуктов, предлагаемых различными фирмами-разработчиками. Кроме того, появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок делает рынок более насыщенным, а конкуренцию — более жесткой. Некоторые аналитики предсказывают в скором будущем пик интереса к компьютерным системам управления предприятием. Многие из этих программных продуктов обладают сходными характеристиками, что в свою очередь ставит вопрос перед предприятием о выборе наиболее подходящей информационной системы.

Перед выбором ИС следует  учитывать, что внедрение системы  автоматизации управления, как и  любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и  зачастую болезненным процессом. Вот  только некоторые проблемы, возникающие  при внедрении системы, заблаговременное изучение и подготовка к которым  значительно облегчают процесс  внедрения и повышают эффективность  дальнейшего использования системы:

- Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Это одна из наиболее значимых и сложных проблем. Достаточно часто руководители управляют предприятием, исходя только из своего опыта, интуиции, своего видения предприятия и в достаточной мере неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Поэтому одним из важнейших факторов, влияющих на успех проекта автоматизации, является грамотная постановка задач менеджмента.

- Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия. Для повышения эффективности автоматизации, внедрению ИС должна предшествовать частичная реорганизация структуры автоматизируемого предприятия и технологии ведения бизнеса. С этой целью проводиться полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения информационной системы. Это не обязательно должен быть реинжиниринг в его классическом понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация проводится только в тех местах, где она объективно необходима, чтобы не повлечь за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

- Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах. Эффективно построенная информационная система практически всегда вносит изменения в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами. Одним из преимуществ информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга, дающие руководителю предприятия возможность получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Внедрение системы автоматизации так же вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

- Сопротивление сотрудников предприятия. При автоматизации довольно часто возникает активное сопротивление сотрудников на местах, вполне способное сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Оно может быть вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом, опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, а так же боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. В подобных ситуациях, в зависимости от их сложности, проводят разъяснительную работу с кадрами, создают у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения, наделяют руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, а так же подкрепляют все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

- Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться. В таких случаях помимо ведения разъяснительной работы применяются и различные организационные меры, а так же поощрения и благодарности, в том числе и доплата за переработку, что в свою очередь ведет к дополнительным расходам.

Таким образом, прежде чем  приступить к выбору ИС, необходимо сформулировать детальные требования к будущей системе со стороны  всех заинтересованных подразделений, после чего нужно составить общий  документ для всего предприятия.

Детализированная формулировка требований к системе помогает решить и многие другие вопросы. Во-первых, выявляются потребности сотрудников  предприятия.

Во-вторых, подобный список потребностей предприятия может  выступать в качестве оснований  для инвестиций, размер которых на протяжении нескольких лет может  составить достаточно крупную сумму. В-третьих, определится примерная широта охвата проекта внедрения ещё до его начала.

После составления детальных  требований к ИС можно приступать непосредственно к выбору системы. В большинстве подобных ситуаций руководство предприятия основывает свой выбор на экономических характеристиках  той или иной системы, а именно на сравнении затрат по её приобретению с эффектом от её внедрения.

Для обеспечения успешной реализации информационного проекта, еще в процессе разработки необходимо уделить особое внимание предварительной  оценке его окупаемости. Оценка окупаемости  расходов на внедрение информационных технологий часто сложнее многих других инвестиционных решений. Размер и сложность проекта оказывает  влияние на подход к выбору программного обеспечения и компьютерной техники. При этом умеренная стоимость  компьютерной техники сама по себе не свидетельствует о небольшом  размере проекта.

Таким образом, применение грамотной  стратегии внедрения ИС, основанной на тщательном анализе всех возможных  расходов и преимуществ, возникающих  на предприятии в результате этого  внедрения, позволит избежать ситуаций, когда на первый взгляд относительно недорогая и устраивающая по всем параметрам ИС при её покупке и внедрении оборачивается для него колоссальными затратами. [3]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, каждому предприятию  торговли необходимы информационные технологии. Однако, внедрение информационных технологий на предприятиях является нелегким процессом. Но их повышает эффективность управления таким предприятием, что в конечном итоге приводит к увеличению объема продаж и росту прибыльности.

Для эффективной работы любого торгового предприятия необходимо оснащение его техническими средствами - компьютерами, сетевым оборудованием, электронным торговым оборудованием, включающим сканеры штрих-кода, электронные  весы, кассовые аппараты. Эти технические  средства должны поддерживать работу с внедряемыми программными средствами. В итоге должна получится комплексная информационная система, автоматизирующая торговую деятельность.

Существуют как универсальные  программы, так и более сложные, редко внедряемые на российских предприятиях. В данной работе рассмотрены основные системы и программы, которые  используют как российские, так и  зарубежные предприятия торговли.

Очевидно, что ни в России, ни в мире еще не существует абсолютно  совершенной технологии и полностью  функциональной системы для автоматизации  управления предприятий торговли. Однако не нужно ждать чуда: с теми программами, которые уже имеются, можно и  нужно работать, так как это  все равно эффективнее ручного  учета. Выбор системы - действительно  сложная и неоднозначная задача.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Балдин К. В., Уткин В. Б. Информационные системы в экономике: Учебник. - 5-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К^о", 2008. - 395 с.

2.Александров А. Автоматизация торговли -  http://www.tt-m.ru/site.xp/051051052.html

3. Алёшкин С. Методы повышения эффективности внедрения корпоративных информационных систем - http://www.intalev.ru/agregator/it/id_3495/

4.Граванова Ю. / CNews Analytics. ИТ-затраты в торговле - http://www.tt-m.ru/site.xp/051051053.html

5.Дзюба М.В. Необходимость и перспективы применения современных информационных технологий в сфере розничной торговли/«Креативная экономика» № 6 (18) - 2008 год, cтр. 29-32.

6.Пророчук Ж.А., Сибирёва А.Ю. Необходимость использования информационных технологий в сфере торговли - http://www.be5.biz/ekonomika1/r2010/01679.html