Информационные уровни документа

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………….……………………………………….3

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ  ИНФОРМАЦИИ

1.1 Понятие информации………………………..……...…………………… 4

1.2 Понятие документа …………………………………..…………………...8

ГЛАВА 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ  СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА 

2.1 Документированные информационные свойства ………………….…14

2.2 Информационные уровни документа………..………………………...18 

2.3 Проблемы поиска и трансляции документированной информации………………………………………………………………...…….....21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………..………………………………………………........27

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ……………………..………29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В процессе документирования происходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы  в другую, т. е. кодирование информации, без которого невозможна реализация основных функций документа –  функций закрепления и передачи информации в пространстве и времени. Среди этих новейших носителей информации выделяется группа «Современных носителей  документированной информации», которые  используются в настоящее время, приходя на смену старым носителям  всё большей популярностью. Данная тема «Информационные уровни документа» касается и документно-коммуникационной деятельности, чем и определяется ее актуальность.

Цель нашей работы - рассмотреть  информационные уровни документа.

Для достижения поставленной цели требовалось решение следующих  задач:

1. Дать общую определение понятиям «документ» и «информация»;
2. Выяснить, каковы документированные информационные свойства;
3. Проанализировать, что представляю собой информационные уровни документа;
4. Рассмотреть проблемы поиска и трансляции документированной информации.

Объект исследования: документ.

Предмет исследования: Делопроизводство

Для решения поставленных задач были использованы следующие  методы:

• анализ научной и методической литературы по проблеме исследования;
• классификация, систематизация и обобщение полученной информации.

Структура курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения,  списка использованных источников (18). Общий объем работы - 30 страниц.

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

1.  Понятие информации

 

 

Информация (от лат. informatio - осведомление, разъяснение, изложение, от лат. informare - придавать форму) - в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество  значений, в зависимости от контекста. В наиболее общем случае под «информацией»  понимаются сведения (данные), которые  воспринимаются живым существом  или устройством и сообщаются (получаются, передаются, преобразуются, сжимаются, разжимаются, теряются, находятся, регистрируются) с помощью знаков.

В узком смысле этого слова - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее  время не существует единого определения  термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим  набором признаков. Например, «информация» может трактоваться, как совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве [8, с. 35].

Субъектами информационных отношений могут являться:

1. Республика  Беларусь, административно-территориальные  единицы Республики Беларусь;

2. государственные  органы, другие государственные  организации;

3. иные  юридические лица, организации, не  являющиеся юридическими лицами;

4. физические  лица, в том числе индивидуальные  предприниматели ;

5. иностранные государства,  международные организации [10, с. 5].

Субъекты  информационных отношений в могут  выступать в качестве:

1. обладателей  информации;

2. пользователей  информации, информационных систем  и (или) информационных сетей;

3. собственников  и владельцев программно-технических  средств, информационных ресурсов, информационных систем и информационных  сетей;

4. информационных  посредников;

5. операторов  информационных систем.

Государственные органы, физические и юридические  лица вправе осуществлять поиск, получение, передачу, сбор, обработку, накопление, хранение, распространение и (или) предоставление информации, пользование информацией  в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Государственные органы, общественные объединения, должностные  лица обязаны предоставлять гражданам  Республики Беларусь возможность ознакомления с информацией, затрагивающей их права и законные интересы, в порядке, установленном законодательством.

Гражданам Республики Беларусь гарантируется  право на получение, хранение и распространение  полной, достоверной и своевременной  информации о деятельности государственных  органов, общественных объединений, о  политической, экономической, культурной и международной жизни, состоянии  окружающей среды.

В зависимости  от категории доступа информация делится на:

1. Общедоступную  информацию;

2. Информацию, распространение и (или) предоставление  которой ограничено.

Информационные ресурсы - это идеи человечества и указания по их реализации, накопленные в  форме, позволяющей их воспроизводство  [8, с. 68].

Это книги, статьи, патенты, диссертации, научно-исследовательская  и опытно-конструкторская документация, технические переводы, данные о передовом  производственном опыте и др.

Информационные  ресурсы (в отличие от всех других видов ресурсов - трудовых, энергетических, минеральных и т.д.) тем быстрее  растут, чем больше их расходуют.

Информационная  технология - это совокупность методов  и устройств, используемых людьми для  обработки информации .

Человечество  занималось обработкой информации тысячи лет. Первые информационные технологии основывались на использовании счётов и письменности. Около пятидесяти лет назад началось исключительно  быстрое развитие этих технологий, что в первую очередь связано  с появлением компьютеров.

В настоящее  время термин «информационная технология»  употребляется в связи с использованием компьютеров для обработки информации. Информационные технологии охватывают всю вычислительную технику и  технику связи и, отчасти, - бытовую  электронику, телевидение и радиовещание.

Они находят  применение в промышленности, торговле, управлении, банковской системе, образовании, здравоохранении, медицине и науке, транспорте и связи, сельском хозяйстве, системе социального обеспечения, служат подспорьем людям различных  профессий и домохозяйкам.

Народы  развитых стран осознают, что совершенствование  информационных технологий представляет самую важную, хотя дорогостоящую  и трудную задачу.

В настоящее  время создание крупномасштабных информационно-технологических  систем является экономически возможным, и это обусловливает появление  национальных исследовательских и  образовательных программ, призванных стимулировать их разработку.

Информационные ресурсы  делятся на государственные и  негосударственные [10, с. 23].

Состав  государственных информационных ресурсов, порядок их формирования, а также  пользования документированной  информацией из государственных  информационных ресурсов определяются Советом Министров Республики Беларусь.

Порядок формирования негосударственных информационных ресурсов определяется собственниками информационных ресурсов.

Увеличение  роли и значения информации в современном  обществе безусловно велика. Одна из основных особенностей состоит в том, что  информация, и особенно знание как  ее высшая форма, занимает в нем совершенно особое место. Информация в ее обыденном  смысле всегда играла решающую роль в  жизни человека. В отличие от высших животных, у которых жизненно важная информация вырабатывается, хранится передается в основном с помощью  биофизических структур, человек  в своей деятельности регулируется знаниями, т. е. особой небиологической  формой информации. По мере усложнения человеческой деятельности объем знаний, требуемых для ее реализации, резко  возрастает. С переходом к современной  стадии развития, характеризующейся  нарастающим темпом технических  и технологических инноваций, объем  знаний, необходимых для их обоснования, разработки, реализации и распространения, должен расти экспоненциально. Подсчитано, что, для увеличения объема материального  производства в два паза необходимо четырехкратное возрастание объема обеспечивающей его информации. В  современных условиях отсутствие необходимых  знаний может оказаться непреодолимым  препятствием социального и научно-технического прогресса. Для преодоления когнитивного дефицита традиционные методы освоения знаний человеком совершенно непригодны.

В этих условиях информация, обеспечивающая жизненно и исторически важные направления  деятельности человека, превращается в наиболее ценный продукт и основной товар, суммарная стоимость которого зачастую превосходит суммарную  стоимость продуктов материального  производства.

Информационно-компьютерная революция радикально технологизирует  интеллектуальную деятельность с помощью  компьютеров и современных средств  связи.

1.2 Понятие документа

 

 

Документ создается в  результате документирования - записи информации на различных носителях  по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который  используется для закрепления и  хранения на нем речевой, звуковой или  изобразительной информации, в том  числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

       В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».

       Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

1. документ – материальный  объект;

          2. документ – носитель информации;

3. документ – документированная  информация [7, с. 73].

 

Таким образом, в последнее  время происходит перенос смысловой  нагрузки в определении «документа»  с материальной составляющей на информационную.

Закон «Об информатизации»  определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с  реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Для понимания эволюции документа  важно изучать вопрос о его  функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта  функция автором или нет. Любой  документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для  определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение [5, с. 128].

Выделяются функции общие  и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать  информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в  документах, можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);

          2. оперативную (текущую);

          3. перспективную (относящуюся к  будущему).

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

       Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются  они для удовлетворения различных  потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в  зависимости от назначения, роли в  данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить [7, с. 98].

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории  документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. Документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2. Документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность  документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция  выполняется официальными документами, которые специально созданы для  целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

Правовая функция присуща  документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории  документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие  ее на время.

В первую группу входят все  документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и  оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные  требования и т.п.).

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией [5, с. 187].

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь, когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета: статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет  и иные функции, и с течением времени  удельный вес той или иной функции  изменяется. Перечисленные функции  можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического  источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического  источника.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным  правилам [16, с. 63]

Носитель документированной  информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде. Средства документирования –  орудия, используемые человеком для  создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам  документирования относятся пишущие  машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое  средство документирования используется, различают и способы документирования.

       Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат  строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству  зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Таким образом, в основу понятия  «документ» положена та особенность  документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Наиболее общей и основной функцией документов является информационная функция.

Документ - это средство закрепления  информации о событиях, явлениях объективной  действительности и мыслительной деятельности человека.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая  взаимодействие их частей. Документы  используют для передачи информации во времени и на расстояние. Документная  информация является основанием для  принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и  источником для обобщений, а также  материалом для справочно-поисковой  работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда.

     Документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

       Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.

       Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА

 

2.1 Документированные  информационные свойства

 

 

Свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние  и внутренние, а среди внешних  свойств выделить три группы в  зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника  и объекта или явления, которое  она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов  и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной  информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени  полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность [18, с. 32].

Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать  запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано  другое важнейшее свойство документированной  информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров  сокровищ»  Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную  информацию. В противном случае для  достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать  методом случайного поиска для определения  места раскопок. Карта же позволяла  существенно сэкономить время и  средства. Таким образом, ценность документированной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной  или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели [13, с. 29].

Существенной характеристикой  документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение  между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как  невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями  и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому  всегда можно говорить лишь о степени  полноты информации.

Следует различать полноту  и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая  информация. Она отнимает время у  потребителя, отрицательно сказывается  на эффективности управления. По имеющимся  данным, излишним является в среднем  около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления  в управленческих подразделениях разного  уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать  целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако с избыточностью  информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что  в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в  русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой  избыточности человек не в состоянии  длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного  напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию [2, с. 38].

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как  ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между  понятиями полезности и бесполезности  относительна, субъективна, поэтому  можно говорить лишь о степени  полезности, которая выявляется в  процессе актуализации информации. С  полнотой связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением  полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех  пор, пока не наступает сверхизбыточность  информации, которая уже перестаёт  влиять на степень её достоверности.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация - это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.