Интелектуальное управление бизнессом

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………….2

1.Что такое Business Intelligence…………………………………....2-4

    1.1Термин Business Intelligence…………………………………..2-4

2. Место и характерные особенности Business intelligence……..…4-7

 2.1 Business intelligence и Knowledge Management…………….....5

 2.2 BI, EIS, DSS, электронный бизнес и коммерция…………...5-6

2.3 BI и хранилища данных……………………………………...6-7

3. Основные принципы Business Intelligence……………………..7-16

    3.1 Три основных принципа BI…………………………………..7-9

    3.2 Структура портфеля инструментов BI…………………..…9-16

Заключение……………………………………………………………17

Список использованных источников………………………………..18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Термин  «business intelligence» существует сравнительно давно, хотя у нас он мало употребляется из-за отсутствия адекватного перевода и четкого понимания, что, впрочем, характерно и для Запада. Попытаемся разобраться в его сути.

В русском  языке слово «интеллект» однозначно понимается, как мыслительная способность  человека. На первый взгляд неплохой перевод  для термина Business intelligence предложен в «интеллектуальный анализ данных», но сразу возникает вопрос, а имеется ли «неинтеллектуальный анализ данных». На неопределенность обсуждаемого термина повлияла многозначность английского слова «intelligence»:

• способность узнавать и понимать; готовность к пониманию;
• знания, переданные или приобретенные путем обучения,опыта;
• действие или состояние в процессе познания;
• разведка, разведывательные данные.

 

 

1. Что такое Business Intelligence?

 

1.1Термин Business Intelligence

 

Впервые термин Business Intelligence предложил американский ученый Ханс Петер Лун (1896-1964). Он был специалистом в области information science, то есть занимался информатикой в ее первородном смысле, поскольку это было еще в докомпьютерную эпоху, ему были доступны только электромеханические табуляторы.

Перед тем  как обозначить предмет своей  работы, он определил его компоненты, описав business как набор различных активностей, предпринимаемых в науке, технологиях, коммерции, индустрии, законодательной деятельности, обороне и т.д. Коммуникационные системы, поддерживающие эти виды активности, он назвал intelligence system, то есть системами, поддерживающими разумную деятельность. А под intelligence Лун понимал способность устанавливать взаимосвязь между представлениями отдельных фактов с тем, чтобы действовать в интересах решения поставленных задач и намеченных целей.

Рождение BI датируется 1958 годом, когда Ханс Петер Лун опубликовал в IBM System Journal статью «A Business Intelligence System». В ней он представил бизнес как набор различных видов деятельности в науке, технологиях, коммерции, индустрии и даже в законодательной сфере, а обеспечивающие его системы – системами, поддерживающими разумную деятельность (intelligence system).

Словом  intelligence Лун обозначал способность устанавливать взаимосвязь между представлениями отдельных фактов и действиями в интересах решения поставленных задач и достижения намеченных целей. Лун замечателен своей разносторонностью: он проработал много лет в текстильной промышленности, сделал несколько изобретений, в том числе измерительный прибор «лунометр», производимый и используемый по сей день. Однако в 50-е годы он изменил направление деятельности и отдал много сил разработке методов работы с информацией; известно, что именно Лун Современные определения Business Intelligence

На неопределенность обсуждаемого термина повлияла многозначность английского слова «intelligence»: способность узнавать и понимать; готовность к пониманию; знания, переданные или приобретенные путем обучения, исследования или опыта; действие или состояние в процессе познания; разведка, разведывательные данные.

В определении  аналитиков Gartner конца 1980-х годов business intelligence это «пользователецентрический процесс, который включает доступ и исследование информации, ее анализ, выработку интуиции и понимания, которые ведут к улучшенному и неформальному принятию решений».

Позже в 1996 году появилось уточнение —  «инструменты для анализа данных, построения отчетов и запросов могут  помочь бизнес-пользователям преодолеть море данных для того, чтобы синтезировать из них значимую информацию, — сегодня эти инструменты в совокупности попадают в категорию, называемую бизнес-интеллект (Business Intelligence)».

Согласно  первоначальным определениям, BI — это процесс анализа информации, выработки интуиции и понимания для улучшенного и неформального принятия решений бизнес-пользователями, а также инструменты для извлечения из данных значимой для бизнеса информации. Надо отметить, что большинство определений трактуют «business intelligence» как процесс, технологии, методы и средства извлечения и представления знаний.

В статье Джонатана Ву (Jonathan Wu) «Business Intelligence: What is Business Intelligence?», говорится: «Business Intelligence является процессом сбора многоаспектной информации об исследуемом предмете. Разработаны программные приложения, которые обеспечивают пользователей возможностью проводить такой процесс для ответа на вопросы бизнеса и для выявления значимых тенденций или шаблонов в исследуемой информации».

А вот  определение, предложенное The Data Warehousing Institute: «Business intelligence имеет отношение к процессу превращения данных в знания, а знаний в действия бизнеса для получения выгоды. Является деятельностью конечного пользователя, которую облегчают различные аналитические и групповые инструменты и приложения, а также инфраструктура хранилища данных».

Глоссарий(www.sdgcomputing.com/glossary.htm) избегает напрямую говорить о business intelligence, а ведет речь об инструментах бизнесинтеллекта (business intelligence tools), но в контексте данных, информации и знаний: «Инструменты business intelligence — программное обеспечение, которое позволяет бизнес пользователям видеть и использовать большое количество сложных данных. Знания, основанные на данных, (data-based knowledge) получаются из данных с использованием инструментов business intelligence и процесса создания и ведения хранилища данных (data warehousing)».

Другая  часть определений рассматривает  business intelligence не как процесс, а как результат процесса извлечения знаний — как сами знания о бизнесе для принятия решений.

Следующее определение взято из глоссария  к материалу «Impossible Data Warehouse Situations: Solutions from the Experts»: «Business Intelligence (BI) обычно описывает результат углубленного анализа детальных данных бизнеса, включает технологии баз данных и приложений, а также практику анализа. Иногда используется как синоним «поддержки принятия решений», хотя Business Intelligence понятие технически более широкое».

Другое  определение подобного рода гласит: «Business Intelligence — знания, добытые о бизнесе с использованием различных аппаратно-программных технологий. Такие технологии дают возможность организациям превращать данные в информацию, а затем информацию в знания».  Это определение четко разграничивает понятия «данные», «информация» и «знания». Данные понимаются как реальность, которую компьютер записывает, хранит и обрабатывает — это «сырые данные». Информация — это то, что человек в состоянии понять о реальности, а знания — это то, что в бизнесе используется для принятия решений. В процессе организации информации для получения знания часто применяют хранилища данных, а для представления этого знания пользователям — инструменты бизнес интеллекта. Каждый год количество данных в мире удваивается, но от этого мало пользы, хотя их можно превратить в полезную информацию и знания — информация сама по себе не очень подходит для принятия решений в виду ее огромного объема. Средства бизнес интеллекта и хранилищ данных призваны находить в кучах данных и информации то существенное, что реально прибавляется к нашим полезным знаниям. Они не пытаются полностью заменить человека, а используют для формирования гипотез интуицию, основанную на его подсознании и личном опыте.

 

2. Место и характерные особенности Business intelligence

 

 В  основе технологии BI лежит организация  доступа конечных пользователей  и анализ структурированных количественных  по своей природе данных и информации о бизнесе. BI порождает итерационный процесс бизнес-пользователя, включающий доступ к данным и их анализ, и тем самым проявление интуиции, формирование заключений, нахождение взаимосвязей, чтобы эффективно изменять предприятие в положительную сторону. BI имеет широкий спектр пользователей на предприятии, включая руководителей и аналитиков.

 

 Business intelligence и Knowledge Management

 

 Некоторые  склонны весьма широко трактовать BI, включая в это понятие и технологию управления знаниями Knowledge Management (КМ), которая, однако больше связана с анализом неструктурированной или слабоструктурированной информации (например, HTML), которая не является предметом анализа BI инструментов. KM обеспечивает категоризацию, разведку и семантическую обработку текстов, расширенный поиск информации и др. Технология BI имеет отношение к анализу фактографической структурированной (базы данных, плоские файлы и другие ODBC или OLE DB-источники данных) и квазиструктурированной информации (например, XML).

Плотные стыки и пересечения возможны при подготовке справочной информации для анализа с помощью разведки (text mining) и очистки текста, а также при расширении поиска информации на аналитические БД. Корпорации IBM и Microsoft реализуют стратегии интеграции программных средств бизнес интеллекта и инструментов управления знаниями, ставя своей целью создание нового поколения ПО, которое будет обрабатывать как структурированные, так и неструктурированные данные.

 

 

 

 BI, EIS, DSS, электронный бизнес и коммерция

 

 За  последние 10 лет менялись названия  и содержание информационно-аналитических систем от информационных систем руководителя (executive information systems, EIS) до систем поддержки принятия решений (decision support systems, DSS) и сейчас до систем бизнес интеллекта.

 Во  времена больших ЭВМ и миникомпьютеров, когда у большинства пользователей не было прямого доступа к компьютерам, организации зависели от своих подразделений ИТ, которые обеспечивали их стандартными и параметрическими отчетами. Но чтобы получить отчеты, отличные от стандартных, пользователям нужно было заказывать их разработку и ждать в течение нескольких дней или недель.

 Приложения EIS были настроены на нужды  руководителей и менеджеров и давали возможность получать основную агрегированную информацию о состоянии их бизнеса в виде таблиц или диаграмм. Обычно они включали регламентные запросы с набором параметров. Такие пакеты обычно разрабатывались силами своих подразделений ИТ. Для получения дополнительной информации и проведения дальнейшего анализа применялись другие приложения или создавались по заказу запросы или отчеты на SQL.

 Приложения DSS первого поколения были пакетами прикладных программ с динамической генерацией SQL скриптов по типу запрашиваемой пользователем информации. Они позволяли аналитикам получать информацию из реляционных БД, не требуя знания SQL. В отличие от EIS приложения DSS могут отвечать на широкий спектр вопросов бизнеса, имеют несколько вариантов представления отчетов и определенные возможности форматирования. Однако гибкость таких пакетов все же была ограничена из за ориентации на конкретный набор задач.

 С  приходом ПК и локальных сетей  следующее поколение приложений DSS строится уже на основе BI и позволяет пользователю непрограммисту легко и оперативно извлекать информацию из различных источников, формировать собственные настраиваемые отчеты или графические представления, проводить многомерный анализ данных. Развитие систем бизнес интеллекта прошло путь от «толстых» клиентов до Web приложений, в которых пользователь ведет исследование с помощью браузера и может работать удаленно. Можно также создавать сценарии «что если» и коллективно просматривать и обновлять информацию.

 Хотя  пользователи корпоративной BI информации традиционно находятся внутри предприятия, с распространением Web для электронного бизнеса, B2B, CRM и SCM BI пользователи могут быть и внешними по отношению к предприятию, а в B2C, C2B и на торговых площадках пользователями BI являются пользователи Internet.

 

 BI и хранилища данных

 

 Концепция,  методы и средства хранилища  данных (Data warehousing) определяют подходы и обеспечивают интеграцию, очистку, ретроспективное хранение информации, предназначенной для анализа, отвечают на вопрос «Как подготовить информацию для анализа?». Технология бизнес интеллекта определяет методы и средства доступа и оперативного анализа информации в терминах предметной области. BI средства не обязательно должны работать в инфраструктуре хранилища данных, но в этом случае проблема очистки и согласования данных возлагается на них, причем осуществлять эти операции придется на лету или же предварительно, но для обособленного информационного ресурса. Кроме того, есть эффект влияния на производительность и надежность оперативной системы обработки транзакций. Вот почему хорошей корпоративной практикой является выделение транзакционной и аналитической составляющих и применение для второй различных решений по хранилищу данных. Основные стыки идут не только на уровне информации, но и на уровне метаданных. В случае хранилища данных можно обеспечить централизованное управление метаданными.

 Следует  отметить, что часто термином  «хранилище данных» обозначают систему поддержки принятия решений DSS или информационно-аналитическую систему, основанные на технологиях хранилища данных и бизнес интеллекта.

 

3. Основные принципы Business Intelligence.

 

3.1Три основных принципа BI

 

В подавляющем  большинстве случаев управление бизнесом строится на основе так называемой модели "черного ящика". На вход модели поступают имеющиеся в распоряжении ресурсы (деньги, люди, оборудование и т.д.), а на выходе модель дает результат в виде прибыли и денежного потока. Как эти входные ресурсы преобразуются в конечный результат, модель не объясняет до конца четко и ясно. И в этом состоит основная "засада" для бизнеса. Неожиданно бизнес может потерять прибыль и перестать быть платежеспособным, не очень поняв, почему это случилось… "Интеллигентная" модель управления бизнесом не должна быть моделью черного ящика, она должна обеспечить понятность и прозрачность происходящих в ней бизнес процессов. 

Так мы приходим к первому принципу BI:

Первый принцип BI: Управление бизнесом должно строиться на основе прозрачной модели, понятной команде менеджеров и позволяющей связать входные ресурсы бизнеса с его конечным результатом за интересующий период времени. 

Формат  конечного результата определяется собственником либо по его поручению  руководителем бизнеса. Кого-то может  интересовать суммарный денежный поток  от операционной деятельности. Кто-то в большей степени ориентируется  на величину операционной прибыли - сейчас очень популярными являются показатели EBIT и EBITDA. Некоторые, наиболее продвинутые  руководители оперируют понятием стоимости  бизнеса, считая наиболее значимым показателем так называемую экономическую добавленную стоимость EVA. Эти показатели собственник или руководитель выбирает сам исходя из целей, которые перед ним стоят в соответствующий период времени. В этом заключается существенная особенность BI - управление должно осуществляться по целям. Цель сначала ставится, а потом достигается. Последнее (т.е. достижение) удается не всегда, но первое должно присутствовать обязательно. Постановка целей и попытка их достижения - это свойство любого сознательного процесса, но BI относится к этому с наибольшей ответственностью. Он заставляет "оцифровывать" цели. 

Прежде  надо понять то важное, что отличает цели вообще от целей бизнеса. Дело в том, что цели бизнеса, в конечном итоге, направлены на основной критерий - сумму заработанных денег, которая  имеет четкое количественное выражение. По этой причине все остальные  цели также должны иметь количественное выражение. В бизнесе нельзя сказать: давайте увеличивать объем продаж. Эта цель не будет воспринята менеджментом как руководство к действию. Чтобы  менеджер мог стремиться к достижению этой цели необходимо, прежде всего, чтобы  цель носила более конкретный вид, например, в течение ближайшего года объем  продаж должен быть увеличен на 22% по сравнению  с текущим годом. С этой точки  зрения результативность менеджера  будет определяться в зависимости  от того, насколько он достиг этой цели. 

Так мы приходим к фундаментальному понятию BI, которое  сейчас повседневно произносится и  имеет аббревиатуру KPI, от английского  Key Performance Indicator. Очень часто KPI используется в контексте наиболее значимых для предприятия финансовых показателей. В то же время "значимость" - понятие в достаточной мере условное. Например, для финансового директора таких "значимых" показателей можно насчитать более сотни. Будут ли они в такой же мере значимыми для генерального директора или собственника? Условность значимости может быть устранена, если мы свяжем понятие KPI с конкретной целью, которая поставлена перед менеджером. Таким образом, мы устраняем неопределенность в количестве и составе показателей, которые принимаются во внимание при оценке результативности менеджмента компании. Определяющая формула KPI выглядит так:

т.е. сначала  цель, а потом KPI. Теперь становится достаточно просто измерять результативность бизнеса: если цель достигнута в том  количественном выражении, в котором  она поставлена, то результат получен. В этой связи наиболее подходящей интерпретацией KPI может служить  термин "Ключевой Показатель Результативности". Сразу же пропадают споры в  отношении того, какие показатели считать более важными, а какие  менее важными. Теперь все определяется целью. Более того, результативность менеджера определятся тем, в  какой степени достигнуты поставленные перед ним цели в их количественном выражении. 

Итак, второй принцип BI формулируется следующим  образом:

Второй принцип BI: Управление бизнесом осуществляется на основании поставленных целей, которые должны быть оцифрованы.

Современное управление строится на информации. Этот тезис не оспаривается, но качество и своевременность получения  этой информации является "камнем преткновения" для многих бизнес систем. Дело в том, что в реальных системах управления бизнеса мы имеем одновременно слишком много и слишком мало информации. И это не парадокс. Информации слишком много вообще, и информации слишком мало для того, чтобы принимать обоснованные управленческие решения. Есть еще одна особенность информационного базиса для принятия решений. Информация должна поступать менеджеру в режиме реального времени и реальной ценности. Последнее означает, что без современных информационных систем бизнесу не обойтись. И в этом еще одна особенность современного BI. Но о каких информационных системах идет речь применительно к BI? Роль информационных систем к управлению бизнесом традиционно сводится к применению систем ERP-класса. Эти системы призваны управлять в основном повседневной рутинной деятельностью компаний. Системы этого класса являются транзакционными, т.е. они основаны на отражении в системе учетных регистров реальных операций, происходящих в бизнесе. Этого для BI мало. BI имеет дело в большей степени с прогнозом того, что будет, нежели с фиксацией того, что уже состоялось. Для осуществления такого прогноза BI требуется достаточно тонкая аналитика. Понятно, что прогноз на краткосрочный период можно сделать и с помощью ERP системы, но это во многих случаях достаточно сложно, а долгосрочный прогноз практически невозможен. Поскольку потребность в этом у современного менеджмента растет с каждым годом, появляются информационные системы, которые будем называть системами BI-класса. Назначение этих систем - служить информационной основой принятия обоснованных и эффективных управленческих решений. И без них немыслим высоко технологичный и практический BI.

Так мы приходим к третьему принципу BI.

Третий принцип BI: Для практической реализации BI необходимо использовать адекватную информационную компьютерную систему.

Таких систем несколько, и все они примерно одинаково обеспечивают все требуемые BI функциональности. Отличие только в структуре и в пользовательском интерфейсе. 

 

3.2Структура портфеля инструментов Business Intelligence

 

Сделаем попытку очертить круг современных  инструментов управления бизнесом и  дать краткую характеристику каждому  из них. На рис. 1 представлена структурная  схема методов управления бизнесом с помощью количественных критериев.

 

 

Чтобы понять смысл изображенной на рис. 1 стенки, стоит осознать, что компания постоянно  занимается выполнением бизнес-процессов. И в этом самое главное содержание деятельности компании. Эти бизнес-процессы должны быть отлажены, как швейцарские  часы, т.е. быть надежными и красивыми. Красоты мы, пожалуй, не добавим, а  вот в надежность постараемся  обеспечить, охватив бизнес-процессы блоками BI.

Опишем  эту схему снизу-вверх, сознавая, что нижние блоки, ближе для понимания  менеджеров, а то, что сверху, это  пока для многих недостижимое, то принципиально понятное.

 Финансовый и управленческий учет.

Финансовый  и управленческий учет составляют информационный фундамент BI. Они снабжают данными  все последующие функциональные блоки.

Финансовый учет дает некоторое агрегированное описание состояние предприятия, которое направлено вне предприятия, в достаточной мере формализовано и служит основой принятия управленческих решений в отношении того, как следует изменить деятельность фирмы в целом. Финансовый учет также предназначен для внешних стейкхолдеров (акционеров, кредиторов, поставщиков) и обобщает итоги деятельности предприятия. 

Управленческий учет - это учет "внутренней кухни" предприятия. Он предназначен для создания оперативной системы принятия решения руководством и обычно является конфиденциальным. Неформально, управленческий учет существует в любой организации - ценность его применения существенного зависит от того, насколько данные управленческого учета "поставляются" для принятия решений в реальном масштабе времени и ценности.

Финансовая диагностика и мониторинг компании

На основе данных, поставляемых системой финансового  учета, производится финансовая диагностика  предприятия, которая составляет следующий  важный блок BI-системы компании. Речь идет о построении целостной диагностической  системы, которая предполагает проведение фундаментальной диагностики бизнеса  один раз в году и ежемесячного мониторинга. Во многих случаях мониторинг руководство компании желает делать чаще, например, раз в неделю или  вообще ежедневно. 

Задача финансовой диагностики - вовремя информировать руководство предприятия о тех изменениях, которые произошли на предприятии за последний период времени. Для этого используется традиционный набор финансовых коэффициентов, Ratio Analysis, как часто говорят западные финансовые аналитики. Этот несколько туманный на первый взгляд признак иллюстрируется рис. 2.

 

Суть  предлагаемого подхода состоит  в том, что фокусом деятельности компании является стоимость бизнеса, которая может быть описана одним  из показателей. Многие в качестве такого показателя принимают экономическую добавленную стоимость. Другие считают, что можно ограничиться рентабельностью собственного капитала.

Управление издержками и прибылью

Система управленческого учета строится не сама по себе, а главным образом  для решения задач анализа  и управления издержками и прибылью на предприятии. Этот блок в свое время  получил название "CVP-технология", от английского термина "Cost-Volume-Profit", т.е. совместный анализ издержек, объемов реализации и прибыли.

Назначение  этого блока состоит в том, чтобы предоставить собственнику и  руководителю информацию для принятия обоснованных и стратегически важных решений. Прежде всего, обеспокоенность собственника суммарным значением прибыли бизнеса порождает необходимость оценки показателей прибыли.

Во-вторых, для принятия управленческих решений  в части поведения компании на рынке необходима информация о сравнительной  прибыльности портфеля продукции. Чтобы  ни говорили о важности управления персоналом, маркетинга и т.д., все  начинается с продукта, который удовлетворяет  некоторую потребность рынка. Поэтому  стратегически важной представляется информация о продуктовом портфеле с позиций его прибыльности. 

Бюджетирование

Вершиной  мастерства деятельности финансового  менеджера является применение современных  методов финансового планирования и контроля, которые на рис. 1 обозначены с помощью термина "Бюджетирование".

Процесс бюджетирования в BI представлен как органичная часть системы управления компанией, которая призвана количественно обосновать возможность достижения стратегических целей компании, образуя своеобразную двойную петлю управления: стратегическое управление и бюджетирование. 

Бюджет  компании трактуется как своеобразный контракт между собственником и  командой менеджеров компании, в котором команда обязуется обеспечить достижение поставленных стратегических целей. 

Первая  из основных задач бюджетирования состоит  в том, чтобы соединить между  собой стратегическое и операционное управление. На рис. 3 схематично показано сочетание стратегического управления и бюджетирования.

 

 

Стратегия здесь трактуется как гипотеза о  том, каких стратегических целей  компания собирается достичь, а система  бюджетирования должна помочь топ-менеджменту проверить эту гипотезу. 

На этой схеме стратегическое управление и  бюджетирование завязаны в виде двойной  петли. На первой петле формируются стратегические цели и KPI компании. Вторая петля отвечает за бюджет ближайшего года. Исходными требованиями для бюджета выступают значения KPI, запланированные к достижению на ближайший год. Бюджет не принимается, если он не обеспечивает целевых значений KPI бюджетного года.

На схеме  присутствуют две обратные связи. Первая отражает проверку выполнения бюджетных  показателей, так называемый бюджетный  контроль.

Вторая - проверку достижения стратегических целей. Критически важной здесь является соединение системы бюджетирования с системой мотивации. 

Стратегическое управление

Приведенные выше инструменты BI обеспечивают главную корневую цель любого бизнеса - создавать прибыль и деньги. Современное стратегическое управление бизнесом базируется на более общих принципах. Принято считать, что все должно начинаться с миссии компании, после чего формулируется видение и, наконец, общая стратегия достижения основных стратегических целей, представленных в видении. 

Основным  инструментом реализации стратегии  является сбалансированная система  показателей, или Balanced Scorecards (BSC). Эта система в настоящее время является "хитом сезона" менеджмента. Многие отечественные и западные компании используют ее в качестве реальной технологии. Суть этой системы коротко формулируется двумя основными положениями:

• одних  финансовых показателей недостаточно для того, чтобы полностью и  всесторонне (сбалансированно) описать  состояние предприятия, их нужно  дополнить другими показателями,

• данная система показателей может быть использована не просто как комплексный  индикатор состояния предприятия, а как система управления, которая  обеспечивает связь между стратегическими  начинаниями собственников или топ менеджмента и операционной деятельностью менеджмента предприятия.

• По своему назначению BSC транслирует миссию и общую стратегию организации в систему взаимосвязанных показателей.