Искусство вести переговоры

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 3

Подготовка переговоров 4

Проведение переговоров 6

Завершение переговоров. 8

Национальные особенности ведения переговоров 9

Заключение 12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

Деловые переговоры являются средством взаимодействия двух сторон для достижения какой-либо совместной цели. В основном переговоры предназначены для того, чтобы  с помощью взаимного обмена мнениями в форме различных предложений  по решению поставленной на обсуждение проблемы получить отвечающее интересам  обеих партнеров соглашение. Они  состоят из выступлений, дискуссий, споров и доказательств. Переговоры ведутся постоянно, с той или  иной степенью успешности и эффективности. Примерами ведения переговоров  в повседневной жизни могут быть действия людей по заключении выгодного  договора (контракта); согласованию интересов  при устройстве на работу; при покупке  продуктов на рынке (торгуясь с продавцом, покупатель ведет переговоры); разрешении семейных вопросов. Переговоры могут  протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между  собой без труда, или с большим  затруднением, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать  и применять специальную тактику  и технику их ведения. От умения человека вести переговоры зависит очень  многое, если не все.

Подготовка  переговоров

Несомненно, залогом успеха деловых переговоров  является хорошая подготовка. Перед  началом переговоров надо вспомнить правило, выработанное практикой: «Если ты не готов к переговорам, то лучше их отложить». По мнению экспертов, отправляясь на переговоры, человек в первую очередь должен быть хорошо подготовлен, чтобы в процессе беседы продемонстрировать осведомленность и компетентность в специфике бизнеса своих собеседников.

Перед началом переговоров необходимо убедиться, что человек, с которым вам предстоит вести переговоры, уполномочен принимать интересующее вас решение. Следует заранее узнать его имя, фамилию, отчество и должность. Также имеет смысл заранее смоделировать ход беседы, продумать всевозможные варианты вопросов и ответов, хорошо отрепетировать свою речь. Это поможет произвести правильное впечатление и добиться доверия со стороны других участников переговоров. 

Немаловажным  является определение места и  времени проведения переговоров. Надо убедиться, что стороны одинаково понимают, где и в какое время пройдут предстоящие переговоры.

Как правило, инициатива на деловых переговорах  принадлежит именно тому участнику, кто лучше знает и понимает суть проблемы. Необходимо четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую  тему. Обязательно составьте примерную  программу, так называемый сценарий переговоров. Наметьте моменты своей  неуступчивости, а также проблемы, которыми можно поступиться. Определите для себя рамки возможных компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жесткую дискуссию.

При подготовке к сложным переговорам (например, в случае, когда заранее можно  предположить негативную реакцию партнера), следует выйти за рамки чисто  альтернативного рассмотрения предмета обсуждений и тщательно обдумать цель, всевозможные ситуации, условия  и организацию переговоров, а также досконально осведомиться о партнерах и компании, которую они представляют.

До начала переговоров определите, что вы хотите получить в результате переговоров (хотите быть принятым на должность  финансиста с окладом в $1000, заключить  договор на юридическое обслуживание и т. п.) и насколько реален такой  результат.     

Выяснить  это помогут следующие вопросы:      

- В чем  следует видеть оптимальное решение  проблемы при различном подходе  к ожидаемым последствиям, трудностям?      

- Какие  потребуются аргументы для того, чтобы правильно отреагировать  на негативную реакцию партнера, по причине несовпадения интересов? 
     - На какой компромисс вы готовы пойти и на какие сроки? 
     - Какие невыгодные для вас предложения вы готовы принять, а какие следует отклонить? С помощью каких аргументов?

Следует помнить, что, пытаясь внушить партнеру важность своих предложений, нельзя упускать из виду его законных интересов. Поэтому всегда нужно избегать нравоучительных  призывов, оторванных от интересов  противной стороны, особенно если они  не связанны с предметом обсуждения на переговорах. Как считает один из специалистов в области подбора персонала, в начале разговора необходимо выслушать собеседника, чтобы понять его интересы и потребности. Важно знать, что ваш партнер ждет получить от данных переговоров. Также важно сделать вид, что вы согласны со всеми его высказываниями и разделяете его точку зрения. А уже потом стоит произносить свою речь, излагать свои идеи, но преподносить их с выгодной для партнера стороны. Изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров вы от него ожидаете. Несмотря на несовпадение ваших ведомственных интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы.

Проведение переговоров

Независимо  от важности переговоров, начинаться они  должны с неофициальных фраз, подчеркивающих внимание принимающего к собеседникам, его личную благожелательную заинтересованность в них. Эффективности беседы зависят  от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах  с обеих сторон могут принимать  участия несколько человек, как  правило, беседа должна вестись между  руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим  проблемам, но в большинстве случаев  всю тяжесть беседы по всему кругу  обсуждаемых проблем ведущий  должен брать на себя.

Начинать  переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходить к ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Имеется тактика ведения переговоров  проверенная временем:

-доходчиво  объясните свое предложение;

-не  обещайте ничего невозможного;

-учитесь  отклонять невыполнимые требования;

-записывайте  все, с чем вы соглашаетесь  и что вы обещаете;

-не  верьте причине отказа, если она  убедительно не обоснована;

-не  идите на прямую конфронтацию;

-трудные  вопросы обсуждайте в самом  конце.

Метод принципиальных переговоров.

Этот  метод предполагает стремление найти  взаимную выгоду везде, где это возможно, а там, где интересы не совпадают, следует настаивать на таком результате, который был бы обоснован какими-то справедливыми нормами независимо от воли каждой из сторон. Он включает в себя четыре элемента:

1. Люди. Разграничивайте участников и  предмет переговоров. Если не  прямо, то косвенно участники  переговоров должны прийти к  пониманию того, что им необходимо  работать бок о бок и разбираться  с проблемой, а не друг с  другом.

2. Интересы. Сосредоточьтесь на интересах,  не на позициях. Цель переговоров  состоит не в отсутствии высказанных  позиций, а в удовлетворении  подспудных интересов. Принятая  на переговорах позиция часто  скрывает то, чего вы в действительности  хотите, и мешает достижению ваших  истинных интересов.

3. Варианты. Прежде чем решить, что делать, выделите круг возможностей. Успеху  переговоров часто мешают дефицит  времени и стремления отыскать  единственно правильное решение.  Поэтому важно найти время  для обдумывания широкого круга  возможных решений, которые учитывали  бы общие интересы и творчески  примиряли интересы несовпадающие.

4. Критерии. Настаивайте на том, чтобы результат  основывался на какой-то объективной  норме. Когда интересам участника  переговоров что-либо прямо противопоставляет,  он может достичь благоприятного  результата, просто проявив упрямство.  Однако можно противостоять такому  нажиму, настаивая на том, что  неуступчивость не является достаточным  аргументом и что соглашение  должно отображать какие-то справедливые  нормы, а не зависеть от «железной» воли каждой из сторон.

Эти нормы, принимаемые всеми договаривающимися  сторонами, играют роль фундамента, на котором строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общие подходы, общие ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные  примеры и пр.

Эти четыре элемента принципиальных переговоров могут учитываться, как только вы начнете обдумывать переговоры и вплоть до момента, когда соглашение уже принимается, либо вы решаете отказаться от дальнейших усилий. Этот период можно разделить на три отдельные стадии:

- анализ (сбор информации, осмысление ее, постановка диагноза ситуации);

- планирование (составление плана действий, последовательности  высказывания предложений, аргументов, контрдоводов);

- дискуссия.

Завершение  переговоров.

В случае достижения выгодного для обеих сторон соглашения, на их завершающей стадии следует резюмировать и подвести итоги переговоров. Кратко повторите основные положения, которые были затронуты в процессе переговоров, и, что наиболее важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Тем самым вы докажете уверенность в том, что все участники переговоров отчетливо понимают суть основных аспектов соглашения. Важно добиться ощущения того, что в ходе переговоров был достигнут определенный прогресс. Также будет целесообразно обсудить перспективу будущих встреч и разработать план дальнейшего сотрудничества.

При неблагоприятном, и неожиданном исходе переговоров не стоит сразу отказываться от общения с противоположной компанией, необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В подобной ситуации акцент нужно сделать на личностном аспекте, чтобы сохранить деловые контакты в будущем, с возможностью дальнейших переговоров. Следовательно, при негативном результате переговоров стоит отказаться от подведения итогов и оставить вопрос открытым.

Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры для их реализации, а также сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.

Национальные  особенности ведения  переговоров

Трудности на переговорах зачастую обуславливаются  различиями национальных культур. Принято  различать культуры, в которых  произнесенные слова воспринимаются практически без учета возможного скрытого смысла. Это так называемые культуры с низким уровнем контекста. К ним относятся американская и немецкая. В других культурах, в  частности персидской, французской, японской, значение контекста очень  велико. Порой скрытый в словах смысл способен менять сказанное  на прямо противоположное.

Довольно  распространенным является мнение, что  легче вести переговоры представителям одной расы и тем более одной  национальности. Между тем это  не всегда так. Ученые пришли к выводу, что чем ближе народы друг к  другу этнически, тем более существенными  представляются им различия во взглядах на ту или иную проблему. Зато чем  больше разнятся народы в этническом плане, тем более значимыми для  их представителей будут совпадения во мнениях. При этом следует отметить, что при совпадении интересов  сторон национальные различия не замечаются, но стоит возникнуть конфликту, как  они начинают играть важную роль.

Надо  учитывать, где участник переговоров  родился, получил образование, живет  и работает в настоящие время. Так, японец, проживающий в США  и ведущий переговоры от имени  американской компании, в определенной мере может сохранить черты, присущие японскому национальному характеру, и это будет влиять на его поведение  на переговорах. Однако в целом его  стиль ведения переговоров будет  скорее американским, поскольку на формирование его личности большое  влияние оказала та среда, в которой  он был воспитан.

Американцы  при решении проблемы стремятся  обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные с реализацией  договоренностей. Они ценят в людях открытость и честность, быстро переходят к сути дела, не тратя времени на формальности.

Англичане не уделяют особого внимания тщательной подготовке переговорного процесса. Подходят к любой проблеме с изрядной долей прагматизма, полагая, что в зависимости от позиции партнера непосредственно в ходе переговоров можно будет найти оптимальное решение.

Арабы стараются установить на переговорах  атмосферу взаимного доверия. При  первом знакомстве обязательно выкажут  партнеру радушие и любезность. Они  предпочитают торг за столом переговоров  всем иным формам взаимодействия с  деловыми партнером.

Ирландцы  считаются самыми трудными переговорщиками  во всей Западной Европе. В силу определенных исторических причин у них выработалась особая модель поведения по отношению к иностранцам – делать так, чтобы во второй раз не обращались.

Испанцы искренни, сердечны, открыты, обладают чувством юмора и способностью работать в команде. Переговоры с испанскими предпринимателями обычно протекают  менее динамично, чем с американскими  или корейскими.

Китайцы во время деловых встреч очень  внимательны к двум вещам: сбору  информации, касающейся предмета переговоров, и созданию «духа дружбы». По сути это просто хорошие личные отношения  партнеров по переговорам.

Корейцы высоко ценят личные контакты, непосредственное общение, поэтому без них в  Корее невозможно решить ни одной  серьезной проблемы. Завязать с ними контакт в письменной форме просто не возможно.

Немцы предпочитают начинать переговоры, если они твердо уверенны в том, что  придут к какому-то соглашению с  партнером. Очень ценят пунктуальность, известны своим педантизмом, поэтому, ведя с ними переговоры, необходимо строго придерживаться протокола.

Французы  в отличие от американцев, стараются избегать официальных обсуждений любых вопросов один на один. Любят досконально изучать все аспекты и последствия поступающих предложений, поэтому переговоры с ними проходят в значительно более медленном темпе.

Шведы аккуратны, пунктуальны, порядочны  и надежны во всех отношениях. Как  правило, владеют несколькими европейскими языками. Любят планировать дела заранее, поэтому о деловых встречах лучше договариваться заблаговременно.

Японцы  трудолюбивы, привержены традициям, дисциплинированны, вежливы и аккуратны. Японские предприниматели  привыкли судить о партнере прежде всего по его принадлежности к  той или иной группе или группировке.

Начиная переговоры с любыми представителями  Запада или Востока и пытаясь  изменить в свою пользу их ход, никогда  не следует прибегать к уловке, которую иногда позволяют себе россияне: они говорят, что кое-кто предлагает им более выгодные условия сделки. Среди солидных людей это считается  шантажом и бестактностью. Там принято  считать, что каждый волен выбирать себе самого выгодного партнера, но должен делать это достойно, не оскорбляя  других.

Заключение

Подготовка  новой сделки может занимать сколько  угодно времени, но само решение должно приниматься быстро и немедленно реализовываться. Кстати один из постулатов японского бизнеса гласит: реагировать  мгновенно, действовать молниеносно. Груз ответственности при этом очень  велик – ведь в случае неудачи  или банкротства некого винить, кроме  самого себя, поэтому планирование переговоров – важнейший этап их подготовки. План должен с максимальной полнотой охватывать интересующие проблемы. В нем в общем виде намечаются основные проблемы, подлежащие рассмотрению, и состав участников. Наличие плана вселяет в исполнителей уверенность в успехе любого дела.

Успех переговоров не в последнюю очередь  зависит от принципиальных отношений  собеседников к переговорам вообще и от их поведения в конкретной ситуации. Исходить надо из того, что переговоры необходимы и полезны для решения поставленных задач.

На протяжении многолетней практики выработаны определенные правила ведения переговоров, пренебрегать которыми не принято.

Обобщая сказанное, хотелось бы подчеркнуть, что важнейшими предпосылками успешного проведения переговоров является хорошая подготовка, концентрация на предмете, ориентированное на решение проблемы мышления стремление выработать общую позицию, учет личностных качеств партнера, реализм, соблюдение интересов и гибкость.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Деловое общение. Деловой этикет: Учебное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
2. Основы бизнес-планирование: Учебное пособие / С.Р. Демьяненко - М.: Советский спорт, 2002.
3. http://www.provodka.ru/item/index.php?ELEMENT_ID=8731 /19.04.2011.