Исследование свойств и характеристик процесса управления

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

БИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Реферат

Исследование свойств и характеристик процесса управления

Выполнила: Валишина Е.Е.

Проверил: Газзетдинов Р.Р.

Бирск 2012

Содержание

Введение

1.        Характер содержания процесса управления

2.        Свойства процесса управления

3.        Типизация видов протекания процесса управления

4.        Содержание процесса управления

5.        Организация процесса управления

6.        Технология процесса управления

7.        Эффективность социального управления

Заключение

Литература

Введение

В системе управления производством основным и ведущим ее «элементом» являются процессы управления.

Процесс управления по сравнению с другими элементами (категориями) системы управления в значительной мере зависит от человеческого фактора, что затрудняет его формализацию. Как всякое реальное функционирование, процесс управления наиболее полно и развернуто характеризует систему управления в целом. В то же время он является наиболее сложным для анализа.

Процесс управления:

•определяется характером решаемых задач;

•обладает специфическими свойствами.

Сущность процесса управления заключается в приложении трудовых усилий человека для согласования коллективной деятельности. Содержание процесса управления определяется характером решаемых управленческих проблем.

1.      Характер содержания процесса управления

Процесс управления — это деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления с помощью выбранных методов для достижения намеченных целей. Процесс управления обладает общими чертами с процессами, происходящими в социальной системе. Он определяется объективными законами функционирования и развития этой системы и в то же время в определенной мере зависит от субъективных факторов.

Процесс управления:

•определяется характером решаемых задач;

•обладает специфическими свойствами;

Характер содержания процесса управления определяется характером решаемых задач. В зависимости от этого различают следующие аспекты содержания управления:

Методологическое содержание управления предполагает представление процесса управления в виде последовательности четырех

его этапов: определения цели, оценки ситуации, определения проблемы и отыскания решения управленческого решения.

Цель — это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система, т. е. это идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния. Процесс управления начинается с уяснения, определения и постановки цели воздействия. Категория «цель» означает планируемый результат, выступающий как единство желаемого и возможного.

Ситуация — это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели. Ситуация характеризуется совокупностью учитываемых факторов, измеряемых показателей (переменных) и их оценкой. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели. Следовательно, всегда существуют ситуации, которые нужно оценивать.

Проблема — это противоречие между желаемым (целью) и действительностью (ситуацией). Для его разрешения, для приближения системы к цели необходим акт воздействия. Противоречие, на разрешение которого должно быть направлено воздействие, и есть проблема. Без определения проблемы невозможно никакое управленческое решение.

Управленческое решение как заключительный этап процесса управления представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную работу по практическому ее разрешению в управляемой системе. Решение является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.

Процесс управления имеет и экономическое содержание. Оно обусловлено тем, что в процессе управления находит свое выражение использование ресурсов производства — от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого, экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которые осуществляются трудом в управляемой системе. Экономическое содержание процесса управления проявляется при выполнении следующих этапов:

установление экономических потребностей;

оценка наличия ресурсов;

распределение ресурсов;

использование ресурсов.

  Социальное содержание процесса управления раскрывается ролью человека в его осуществлении. Каждый этап этого процесса (целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, принятие управленческого решения) предполагает непременное участие человека.

  Организационное содержание процесса управления проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия — этапов:

регламентирования (регламент — совокупность правил, положений, определяющих порядок выполнения работ);

нормирования — показателя, характеризующего относительную величину (степень) использования орудий и предметов труда, живого труда, денежных средств и др., их расходования на единицу продукции, площади, веса и т. п.;

инструктирования — процесса разъяснения порядка и способа выполнения какой-либо работы или действия; указания на меру ответственности за невыполнение или неправильное выполнение порученной работы.

Функциональное содержание процесса управления проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие формы проявления целенаправленного воздействия на коллективы людей:

планирование, прогнозирование — выработка и постановка целей и задач в сфере управления производством, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей;

организация — создание новых и упорядочение функционирующих организационных структур управления как элементы процесса реализации планов;

координация, регулирование — обеспечение необходимой согласованности действий людей как элемент процесса реализации намеченных планов;

стимулирование, активизация—побуждение людей к действию, предусматривающее обеспечение повышения эффективности деятельности системы управления как элемент процесса реализации планов;

контроль, анализ, учет — систематическое наблюдение за деятельностью людей для выявления отклонений от установленных норм, правил и требований в процессе реализации планов.

Информационное содержание процесса управления проявляется в последовательности выполнения работ в процессе управления на следующих этапах:

•    поиск информации;

•    комплектование информации;

•    обработка информации;

•    передача информации.

2. Свойства процесса управления

Процесс управления обладает специфическими свойствами, которые отражают его особенности.

  Свойство изменчивости (динамичности) проявляется в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике, характеру осуществления, а также в динамичности взаимодействия различных его этапов и операций. Процесс управления переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляясь в различном взаимодействии звеньев управления.

  Свойство устойчивости проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определенных каналов его осуществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах ее стабилизации и служит системообразующим фактором процесса управления. Благодаря такому свойству образуется собственно система управления, которая представляет собой совокупность устойчивых связей процесса управления между звеньями, которые его осуществляют.

Свойство непрерывности процесса управления может проявляться по-разному в зависимости от уровня управления, особенностей самого процесса производства (является ли оно единичным, серийным, массовым и пр.). Но сама суть названного свойства от этого не меняется.

Свойство дискретности дополняет свойство непрерывности и в определенном смысле противоположно ему. Оно проявляется в том, что процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс для активной организационной работы на этапе решения. Это свойство отражает специфику управленческой деятельности и не отрицает необходимости равномерного ритма работы.

Свойство последовательности. Как отмечалось выше, процесс управления не может быть построен по своим этапам иначе, как в последовательности цель, ситуация, проблема, решение, причем каждый из этих этапов является обязательным. Например, если решение вырабатывается только лишь на основе цели управления, без достаточно тщательного учета существующего положения дел, реальных условий работы, сложившихся обстоятельств, то такой процесс управления не может быть эффективным, потому что в этом случае решения оказываются либо ошибочными, либо преждевременными, либо просто волюнтаристскими. Возможна и другая крайность, когда в процессе управления недостаточно внимания уделяется целеполаганию. В этом случае решения вырабатываются преимущественно на ситуационной основе, без достаточного уяснения целей, которые они преследуют, поэтому бывают недостаточно эффективными, часто противоречивыми, лишенными перспективы и долгосрочной ориентации. Цель систематизирует решения, придает им общую направленность и перспективу; ситуация определяет реальность и практическую значимость решения; четкая постановка проблемы обеспечивает его конкретность и эффективность. Каждый из этапов процесса управления обязателен, как и выполнение последовательности их осуществления.

Свойство цикличности. Каждый акт воздействия заканчивается переходом управляемой системы в новое состояние. Это вызывает необходимость (в зависимости от того, что это за состояние) либо постановки новой цели управления, либо корректировки, дополнения и уточнения цели, для достижения которой необходим новый акт воздействия. Процесс управления повторяется заново, осуществляется новый его цикл.

Понимание свойств процесса управления имеет большое значение в успешном решении всех проблем его совершенствования, повышения эффективности управления предприятием.

3. Типизация видов протекания процесса управления

Характер протекания процесса управления представляет практический интерес как возможность представить протекание процесса принятия решения в зависимости от складывающейся обстановки, хода поиска подходов к решению. Для примера рассмотрим процесс управления как последовательность четырех его этапов. Это позволяет выделить наиболее типичные виды его протекания. Такой подход строится на основе распределения отдельных операций по этапам в зависимости от конкретных условий, возможностей управления, целей и ситуации.

Знание различных видов протекания процесса управления помогает построить его наиболее рационально и тем самым добиться повышения качества управленческих решений, экономии времени на их подготовку, рациональной специализации работ, внесения строгости в разработку решения или его нахождения в условиях недостаточности.

Линейный тип процесса управления характеризуется строгой последовательностью осуществления его этапов и используется тогда, когда есть полная или достаточная определенность относительно цели воздействия, ситуации и т. д., а также возможность полного осуществления каждого из этапов в рамках присущих ему работ. Чаще всего линейный тип управления используется в типовых ситуациях и тогда, когда принимаются повторяющиеся либо элементарные решения.

Корректируемый тип процесса управления характеризуется необходимостью дополнительной корректировки каждого из этапов процесса управления после прохождения последующего этапа. Этот тип используется в том случае, когда существует некоторая неопределенность, которую можно устранить лишь после прохождения последующего этапа процесса управления посредством корректировки уже пройденного этапа.

Разветвленный процесс управления заключается в методологическом разделении работ по частям на определенных этапах. Он используется тогда, когда отсутствует возможность обобщенной оценки ситуации и выделения главной ключевой проблемы либо принятия единственного решения в данной ситуации.

Ситуационный процесс управления  характеризуется тем, что он возникает как бы по ситуации, при которой из нее же главным образом исходят и поиск проблемы, и разработка решения. Он используется в условиях неопределенности относительно цели воздействия, которая устраняется после прохождения последующих этапов. В этом случае сначала формируется предварительная цель воздействия, к уточнению которой возвращаются после оценки ситуации, определения проблемы или даже выработки решения.

Поисковый тип процесса управления наоборот, исходит из полной ясности цели воздействия, а также невозможности достаточно хорошо оценить существующую ситуацию относительно данной цели и, следовательно, сформулировать основную проблему. Тогда решение вырабатывается на основе цели и общей оценки ситуации, а затем уже на основе решения уточняется ситуация. Далее происходит корректировка решения по выбранной и сформулированной цели и новым возможностям оценки ситуации.

4.Содержание процесса управления

Содержание процесса управления определяется характером решаемых проблем и представляет собой совокупность операций, сгруппированных по его этапам (4). Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития управленческого воздействия (5).

Различают:

• методологическое содержание процесса управления, которое предполагает выделение закономерно следующих этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности чело­века, так и специфические черты управленческой деятельности. Исходя из этого, процесс управления можно представить как последовательность четырех основных этапов: целеполагания, оценки ситуации, определения проблемы, управленческого решения;

• функциональное содержание процесса управления, проявляющееся в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь выделяют этапы: планирования, организации, контроля и регулирования. Функции стимулирования и обучения осуществляются по этапам управления;

• экономическое содержание процесса управления, воплощенное в следующих этапах: установление экономических потребностей оценка наличия ресурсов, распределение ресурсов, использование ресурсов;

• социальное содержание процесса управления, раскрываемое ролью человека в его осуществлении, поскольку субъектом и объектом социального управления всегда является чело­век;

• организационное содержание процесса управления, которое проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия: этапы регламентирования, нормирования, инструктирования, ответственности;

• информационное содержание процесса управления, состоя­щее в последовательности выполнения информационных работ: этап поиска информации, комплектования информа­ции, обработки информации, передачи информации (5). Свойства процесса управления. Процесс управления обладает специфическими свойствами: 1) изменчивости (процесс управле­ния переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляется в различном взаимодействии звеньев управления); 2) устойчивости (проявляется в возникновении и закрепле­нии связей процесса управления между звеньями, его осущест­вляющими); 3) непрерывности (пока осуществляется процесс производства, существует и непрерываемость процесса управле­ния); 4) последовательности (характеризует последовательность осуществления процесса управления: цель, ситуация, проблема, решение); 5) цикличности (повторяемость процессов управления все в новых и новых циклах) (5).

Виды процессов управления. В различных условиях процесс управления может быть построен различными способами при сохранении всех его специфических свойств (5). Это позволяет классифицировать процессы управления, выделить их наиболее типичные виды:

• линейный тип процесса управления (характеризуется строгой последовательностью осуществления его этапов и используется тогда, когда есть полная и достаточная определенность относительно цели воздействия, ситуации и т.д.);

• корректируемый тип процесса управления (характеризуется необходимостью дополнительной корректировки каждого из этапов процесса управления после прохождения последующего этапа);

• разветвленный процесс управления (заключается в методологическом разделении работ по частям на определенных этапах);

• ситуационный процесс управления (характеризуется тем, что он возникает как бы по ситуации, при которой из нее же главным образом исходят и поиск проблемы, и разработка решения);

• поисковый тип процесса управления (исходит из полной ясности цели воздействия, но невозможности оценить ситуацию и сформулировать проблему. В этом случае решение разрабатывается на основе цели и наиболее общей оценки ситуации, и уже на основе решения уточняется ситуация) (5).

5. Организация процесса управления

Организационная характеристика процессов управления включает:

• выявление участников процесса и порядок их взаимодействия;

• описание временной последовательности протекания про­цесса управления, определяемой последовательной реализа­цией основных функций управления;

в определение процедуры взаимодействия различных органов (звеньев) управления в процессе управления (4).

Процесс управления теснейшим образом связан со структурой управления (5). Эта связь состоит в их взаимном влиянии. Структура отражает стабильные формы разделения управленческого труда, процесс — последовательность выполнения различных видов управленческих действий. Опосредованно эта связь проявляется в принципах, функциях, механизме и методах менеджмента, которые в равной мере отражают и статику, и дина­мику управления.

Организация процесса управления представляет собой всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы осуществления. Иными словами, организация процесса управления — это его целесообразное по­строение во времени и пространстве в соответствии с потребностями согласования совместного труда в социальной системе и за­дачами повышения эффективности менеджмента. В конкретном выражении организация процесса управления проявляется в распределении работ по этапам, установлении последовательности и временной протяженности их выполнения, обеспечении тех или иных звеньев системы управления в проведении этих работ. Организация процесса управления должна строиться на основе его предварительного проектирования, которое базируется на глубоком и всестороннем анализе всех условий и особенностей управления. Проектирование организации процесса управления включает:

• определение логически обоснованной и наиболее рациональной последовательности выполнения работ;

• установление необходимых процедур оформления работ (утверждение, согласование, обсуждение и проч.);

• порядок использования времени по отдельным видам работ;

• пространственное проектирование процесса управления;

в проектирование связей между звеньями управления при совместном выполнении работ определенного вида (5).

6. Технология процесса управления

Процесс управления имеет не только содержательную и организационную, но и технологическую сторону (4). Технология процесса управления включает следующие три компонента:

• организация информационной системы. Управленческая информация — это совокупность сведений о состоянии объекта и субъекта управления. Информационные процессы

сопровождают весь цикл управления. Информация, используемая в процессе управления, классифицируется по: содержательному признаку (политическая, экономическая, орга­низационная, научно-техническая и т.д.); источнику возни­кновения (внутренняя и внешняя); отношению к процессу управления (директивная и описательная); временному при­знаку (прошлые, текущие и будущие события); форме пред­ставления (цифровая, текстовая, кодированная); способу фиксации (устная и документированная);

• документирование и документооборот. В процессе управления используются следующие основные виды документов: постановления, приказы, распоряжения, указания, уставы, положения, инструкции, решения, акты, предписания, протоколы, письма, пояснительные и докладные записки, доклады, заключения, стенограммы, протоколы, сводки, планы, отчеты, рефераты, списки. С целью рациональной организации потоков документированной информации их необходимо регламентировать, указывая при этом конкретного получателя, отправителя и номенклатуру документов. В принципе схема документированных связей должна соответствовать структуре органа управления и его внешним связям;

• процедуры. Разрабатываются для всех основных видов управленческой деятельности: подготовки перспективного плана, составления годового баланса, проведения служебных совещаний и т.д. Четко организованная технология процесса управления представлена в виде наборов различных управленческих процедур (4).

Техника управления. Техника управления представляет собой орудия и средства труда, предназначенные для выполнения ин­формационных преобразований в процессе управления (4). Технику управленческого труда условно можно разделить на три группы: материальные носители информации, средства преобразования информации; средства оснащения процессов информационных преобразований (оборудование, служебные и подсобные помещения и т.д. Техника управления развивается по нескольким направлениям. Во-первых, создаются новые высокопроизводительные устройства и машины, предназначенные для автоматизации трудоемких процессов информационных преобразований (многоас­пектной выборки и сравнения данных, фиксации информации  на носителях, передачи и представления необходимых данных и т.д.). Во-вторых, совершенствуются те технические средства, применение которых стало традиционным (создание ЭВМ высокой производительности и памяти, пишущих машин с элементами логики, факсимильной аппаратуры, видеотерминалов и проч.). В-третьих, происходит агрегирование технических средств и систем (создание сетей передачи данных, автоматизированных систем управления, разработка и производство технических комплексов средств оргтехники и др.). В-четвертых, создаются многофункциональные машины и системы, предназначенные для различных уровней управления (комплексы ЭВМ, организационные универсальные автоматы и т.д.) (4).

Выделяют следующие формы использования техники в аппарате управления: централизованная, при которой управленческая техника сосредоточивается в одном месте и обслуживает весь аппарат управления; децентрализованная, когда вся наличная управленческая техника распределяется по структурным подразделением аппарата управления; смешанная, при которой часть тех­ники эксплуатируется централизованно, часть — отдельными подразделениями или работниками управления (4).

7.        Эффективность социального управления

О действительной эффективности социального управления можно говорить в трех случаях:

— когда затраты на управление сократились, а показатели уп­равления не изменились или даже улучшились;

— когда затраты на управление не изменились, а качество уп­равленческой деятельности улучшилось;

— когда затраты на управление возросли, но в большей мере улучшились показатели качества управления (4).

Таким образом, методология исследования эффективности уп­равления базируется на сопоставлении эффекта, т.е. результата, полученного в системе, с затратами, связанными с его достижением (5). Эффект управления проявляется в том, что все эле­менты социальной системы (и управляемой, и управляющей подсистем, и их составляющих) приведены в действие и исполь­зуются в соответствии с их назначением наиболее рациональным способом, т.е., в конечном итоге, это системный эффект, отра­жающий как качественные и количественные характеристики каждого элемента системы, так и принципиально новое качество, возникающее в результате системных связей и отношений.

Затраты на социальное управление складываются из управлен­ческих расходов по всем уровням и звеньям управления и вклю­чают: заработную плату работников управления с начислениями на социальное страхование и эксплуатационные расходы, связанные с использованием предметов и средств управленческого труда (здания, техника, средства связи и проч.) и с содержанием аппарата управления (расходы на командировки, подготовку уп­равленческих кадров, приобретение канцелярских принадлеж­ностей и оргтехники и т.п.) (5).

Измерение эффективности управления позволяет анализировать и сопоставлять различные варианты систем управления, вы­являть резервы их совершенствования, оказывать влияние на заинтересованность и повышать ответственность управленческих работников за результаты профессиональной деятельности.

В теории и практике социального управления предлагаются и применяются различные методы определения эффективности управления. Среди них можно отметить следующие два:

• эффективность управления измеряется эффектом, полученным в социальной системе любого уровня. Этот эффект соизмеряется с затратами системы управления. В самом общем виде данный подход может быть выражен с помощью формулы:

• результат деятельности системы управления измеряется не по эффекту, полученному в социальной системе, а по объему и характеру (включая качество) действий, выполняемых в процессе управления. Поэтому самая общая трактовка этого методического подхода может быть выражена формулой:

Заключение

Процесс управления характеризует систему управления в ее динамике и представляет собой деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления с помощью выбранных методов для достижения поставленных целей. Сущность процесса управления заключается в приложении трудовых усилий человека для согласования коллективной деятельности. Содержание процесса управления определяется характером решаемых управленческих проблем.

Основными свойствами процесса управления являются устойчивость и изменчивость, непрерывность и последовательность, а также цикличность. Процесс управления тесным образом связан со структурой управления. При этом структура отражает стабильные формы разделения управленческого труда, т.е. статику управления, а процесс — последовательность выполнения управленческих действий, т.е. ее динамику.

Технология процесса управления включает три основных компонента: организацию информационной системы, документирование и документооборот процесса управления, управленческие процедуры. Техника управления представляет собой орудия и средства труда, предназначенные для выполнения информационных преобразований в процессе управления. Эффективность управления в наиболее общем виде определяется путем сопоставления результата с затратами, связанными с его получением.

Литература

1.        Т.Ю. Иванова, В.И. Приходько. Теория организации. Учебник. – М., 2007.

2.        А. С. Курочкин «Управление предприятием (процессный аспект)». http://biglibrary.ru