Качество информационного обеспечения промышленного предприятия

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ВЫСШЕЕ УЧРЕЖДНЕНИЕ  
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГОПРОФЕССИАНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ГОУВПО «ВГТУ»). 
Авиационный факультет 
Кафедра самолётостроения 
Специальность управление качеством

Реферат.

Тема реферата: «Качество  информационного обеспечения промышленного  предприятия».  
                                             Пояснительная записка.

Разработала                                                          28.11.2012                    А.И. Шишкина 
Зав. Кафедрой                                                       28.11.2012                    В. И. Корольков 
Руководитель                                                       28.11.2012                    М.В. Молод 
Нормативный контроль проверил                      28.11.2012.                   А. М. Чашников 
 
 
 
 
 
                                                
 
                                                    Воронеж 2012 

                           Содержание

Введение                                                                                                                       3

1 Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием                                                                                                         

1.2  Сущность, значения и особенности информационного обеспечения            5        

2 Технология информационной деятельности                                                        10

3 Пути совершенствования информационной системы                                         12

4 Формирование комплексной информационной системы                                    17

Заключение                                                                                                                   19

Список литературы                                                                                                       22

                                                         Введение.

Целью  работы является изучение информационного обеспечения управления организацией.

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  информационное обеспечение это  не только залог успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает как  средство выживания в условиях жесткой  конкуренции.

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться  не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

 В современных условиях  важной областью стало информационное  обеспечение, которое состоит  в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных  управленческих решений. Передача  информации о положении и деятельности  фирмы на высший уровень управления  и взаимный обмен информацией  между всеми взаимосвязанными  подразделениями фирмы осуществляются  на базе современной электронно-вычислительной  техники и других технических  средств связи.

 Переход России к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно- технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

 Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам  предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться  только на интуицию, на свой  жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать  все расширяющуюся информацию, помогающую  решать возникающие вопросы. Информация  выступает сегодня как один  из первостепенных ресурсов, значение  которого не меньше, чем значение  материальных, сырьевых и других  ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

1 Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием.

         1.2 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения. Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально- экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

  Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

 Процесс передачи информации  даже в одном направлении проходит  через множество посредников,  а это значит, что во время  передачи информации происходит  её задержка и искажение. Главное  в этом процессе максимальная  скорость передачи информации  при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

 На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

а) качество, достоверность и оперативность получения информации;

         б) знания, опыт, личные качества руководителя;

 в) квалификационный состав подчинённых;

 г) ситуация на рынке.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к  руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

 К плановым источникам  относятся все типы планов, которые  разрабатываются на предприятии  (перспективные, текущие, оперативные,  хозрасчетные задания, технологические  карты), а также нормативные материалы,  сметы, ценники, проектные задания  и др.

 Источники информации  учетного характера - это все  данные, которые содержат документы  бухгалтерского, статистического и  оперативного учета, а также  все виды отчетности, первичная  учетная документация.

 Ведущая роль в информационном  обеспечении анализа принадлежит  бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются  хозяйственные явления, процессы, их результаты.

Данные статистического  учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

 Оперативный учет и  отчетность способствуют более  оперативному по сравнению со  статистикой или бухгалтерским  учетом обеспечению анализа необходимыми  данными (например, о производстве  и отгрузке продукции, о состоянии  производственных запасов) и тем  самым создают условия для  повышения эффективности аналитических  исследований.

 С расширением компьютерной  техники появились и новые  машинные источники информации. К ним относятся данные, которые  содержатся в оперативной памяти  компьютера, на гибких дисках, а  также выдаются в виде разнообразных  машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.

            По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы и т.д.

 По отношению к предмету  исследования информация делится  на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

 По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется  на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в  свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение  определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую  частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

 По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

 В деятельности крупных  фирм передача информации является  непременным и первостепенным  фактором нормального функционирования  фирмы. При этом особое значение  приобретает обеспечение оперативности  и достоверности сведений. Для  многих фирм внутрифирменная  система информации решает задачи  организации технологического процесса  и носит производственный характер.

 Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических  решений, практическое и своевременное  использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

1. краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
2. удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
3. точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

          Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.  
Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны для инженера:

а) помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой; 
б) являются эффективными носителями современных методов решения экономических задач; 
в) способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями; 
г) подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.

 Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

2.Технология информационной деятельности.

Информатизация менеджмента  в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

1. формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
2. организацию производства и сферы распределения информационно- вычислительных услуг;
3. отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
4. внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

 Использование вычислительной  техники и информационных технологий  в сфере управления открывает  возможности более экономичной  и рациональной организации информационных  процессов, повышения их гибкости  и динамичности, расширения диапазона  анализируемых факторов при принятии  решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения  расчетных задач. В современных  условиях ЭВМ стали все чаще применять  для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать  характеру задач, решаемых с помощью  компьютера.

 Современные ЭВМ способны  одновременно обрабатывать текстовую,  цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных  промышленных фирмах объем обрабатываемой  цифровой информации составлял  около 10% всей обрабатываемой  внутрифирменной информации, остальная  часть приходилась на текстовую  информацию.

 Важную роль играет  использование ЭВМ в системе  производственного контроля. Установленные  на контрольных участках ЭВМ  проверяют качество поступающих  на сборку частей и деталей  (сверка веса, размеров допусков  применительно к существующим  стандартам). В современных условиях  получило развитие использование  ЭВМ для автоматического печатания  текста с голоса без использования  машинистки.Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические  средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную  систему информации.

 Наиболее эффективной  считается система информации, основанная  на одновременном использовании  вычислительной техники и средств  автоматизированной обработки текстовой  информации.

Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную  деятельность фирмы в целом и  ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы.

3. Пути совершенствования информационной системы.

 Количество информации, которую необходимо переработать  для выработки эффективных управленческих  решений, настолько велико, что  оно давно превысило человеческие  возможности. Именно трудности  управления современным крупномасштабным  производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

 Выясняется, что компьютерная  бухгалтерская программа, успешно  выполняющая свою задачу, мало  пригодна для оперативного анализа.  Дело в том, что сведение  баланса и подведение итогов  производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».

 Бизнес на определенном  этапе развития становится недостаточно  управляемым. При недостатке необходимой  информации в удобной форме  вдруг обнаруживается избыток  трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем.  Оказывается, что для управления  отдельными «бизнесами» фирмы  недостает механизма оперативной  оценки эффективности каждого  из них.

 Кроме того, нередко  отсутствует стратегическое планирование  с эффективным контролем.

 Иными словами, для  успешного развития нужна комплексная  система управления, объединяющая  все аспекты менеджмента, а  не одну бухгалтерию. И это  не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки  регулярного менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка  внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения  информационных систем.

 Первый путь — разработка  системы собственными силами. Этим  путем идут многие организации.  Очень часто для автоматизации  расчетов применяются процедуры,  написанные средствами офисных  программ (характерный пример - макросы  для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь — приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина  заключается в том, что бухгалтерский  учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения  законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим  разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с  разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной  автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как  и бухгалтерские программы, они  требуют настройки. Большая их часть  «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение  о приобретении универсальной системы  позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные  с информационным обслуживанием  бизнеса.

Третий путь заключается  в делегировании функций и  полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях.

При правильном выборе фирмы-исполнителя  достигаются ощутимые преимущества:

 Экономия средств за счет применения решений. Имеются и потенциальные опасности: потеря возможности развития системы; зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

 Профессионально сделанный  продукт, предназначенный для  продажи, имеет одно важное  качество, которое отличает его  от текущей версии программы,  разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это — функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком - работает.

 Если же система  разрабатывается своими программистами, возникает соблазн перестройки  системы на ходу, не разобравшись  в глубинных причинах возникшей  потребности. Конечно, при наличии  высокопрофессиональной группы  программистов внутри фирмы и  при хорошо организованной постановке  задач, принципиально возможно  разрешить проблему разделения  ответственности заказчика и  исполнителя. И такие примеры  есть. Эта проблема, как и многие  другие, возникающие при управлении  информационными системами, связана  с менеджментом, а не с технологией.

 Привлечение сторонней  организации для внедрения информационной  системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в  необходимости сформулировать бизнес - правила, без которых невозможно  заключить договор.

 В некоторых случаях,  фирма, проводящая установку системы,  предполагает, что требования должны  уже быть сформулированы. Существуют  поставщики, предлагающие комплексное  решение. Они либо проводят  реорганизацию бизнес - процессов  самостоятельно, либо — привлекают  третью организацию, которая выступает  в качестве консультанта или  постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение  задачи аппаратного обеспечения  информационной системы тоже  часто приводит к неприятностям,  связанным с функционированием  системы. 

 В работе менеджера  в настоящее время все чаще  и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая  информационная технология.

 Под ней понимается  совокупность внедряемых в системы  организационного управления принципиально  новых средств и методов обработки  данных, представляющих собой целостные  технологические системы и обеспечивающих  целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного  продукта (идей, знаний) с наименьшими  затратами и в соответствии  с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

 Появление нового, информационного  общества, многим видится только  на базе использования новых  информационных технологий. С появлением  и массовым внедрением компьютерных  сетей и средств современной  коммуникации кардинальным образом  изменилась концепция рабочего  места. Если раньше последнее  ассоциировалось с местом у  станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых  она осуществляется. К ним можно  отнести мобильный телефон, портативный  компьютер с модемом и мини-принтер.  Таким образом, рабочим местом  становится любое помещение, где  есть сетевая розетка.

 Умение пользоваться  персональным компьютером теперь  уже вошло в современную культуру  управления. И это не зря - компьютер  позволяет экономить огромные  средства, которые при традиционной  системе организации труда были  бы израсходованы на содержание  различных отделов, которые выполняли  утилитарные функции, не связанные  с процессом производства.

4 Формирование комплексной  информационной системы.

 Развиваясь, компания  сталкивается с серьезными проблемами:

1. старые методы управления дают все больше сбоев;
2. контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;
3. согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;
4. количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.

 При выборе и внедрении  системы необходимо решить технические,  административные и организационные  задачи.

 К решению о необходимости  внедрения информационных технологий  приходит все большее число  руководителей предприятий самых  разных сфер бизнеса. Хотя внедрение  системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может  обойтись еще дороже. Конкуренция  не дает возможности остановиться  и расслабиться. В то же время,  только информационные системы  как таковые и технические  средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.