Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ
НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА
И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
Балашовский филиал РАНХиГС
Направление подготовки
80100.62 Экономика
Профиль подготовки
«Экономика предприятий и организаций»
Кафедра Менеджмента
и общепрофессиональных дисциплин
Реферат
по дисциплине «Менеджмент»
на тему:
«Коммуникации управления».
Автор работы:
студентка 2 курса 216 группы
очной формы обучения
Зюлковская Е.С.
Руководитель работы:
Беляев Н.В.
Балашов 2013
1. Роль коммуникаций в
системе управления
Коммуникативная подсистема
— относительно самостоятельный
элемент системы государственного
управления, представляющая собой:
- совокупность информации,
информационных потоков как средство
обеспечения согласованности в
управлении;
-совокупность связей,
многообразных взаимодействий и
управленческих отношений в системе
государственного и муниципального
управления;
- пространство, в котором
формируются и функционируют
органы власти и управления.
Термин «коммуникация»
(от лат. communicare — делаю общим,
сообщение, передача) в смысловом
аспекте социального взаимодействия
— это обмен мыслями, сведениями,
идеями, передача того или иного
содержания от одного сознания
(коллективного или индивидуального)
к другому посредством знаков,
зафиксированных на материальных
носителях. Коммуникация представляет
собой социальный процесс, отражающий
общественную структуру и выполняющий
в ней связующую функцию.
Массовая коммуникация
— систематическое распространение
сообщений (через печать, радио,
телевидение, кино, звукозапись,
видеозапись) среди больших, рассредоточенных
аудиторий с целью утверждения
духовных ценностей и оказания
идеологического, политического,
экономического или организационного
воздействия на оценки, мнения
и поведение людей. В системе
массовой коммуникации особую
значимость имеет коммуникация
в управлении.
Управленческие коммуникации
— это совокупность информационных
связей между субъектами управленческой
деятельности по вертикали, горизонтали
(внутренняя среда) и с внешней
общественной средой.
Понятие «коммуникация»
имеет двойной смысл:
во-первых, оно фиксирует
статику взаимодействия, например
акт, письменный документ, несущий
информацию, выполняющий функции:
информативную, эмотивную (побуждает
эмоции, мотивацию взаимодействия),
в том числе правовой акт,
выполняющий управленческую функцию
(побуждает правоотношения) и через
это устанавливающий и поддерживающий
фактические контакты.
во-вторых, фиксирует
динамику, процесс взаимодействия,
контакты, отношения.
Взаимодействие имеет
объективную и субъективную стороны.
Объективная сторона
— это связи, независимые от
характеристики отдельных личностей,
опосредующие и контролирующие
содержание и характер взаимодействия;
это система официальных, служебных
отношений, определяемых статусом
должностного лица, предписаниями,
инструкциями, правилами, нормативными
актами, картами функциональных
обязанностей, штатным расписанием.
Субъективная сторона
— это сознательное отношение
людей друг к другу, основанное
на индивидуальности. Известно, что
люди ведут себя по-разному
в одной и той же статусной
позиции, т.е. придерживаются разных
моделей поведения, разных социальных
ролей.
Социальная роль
— это модель поведения, направленная
на выполнение прав и обязанностей,
предписанных данному конкретному
статусу. Таким образом, статус
дает статическую, а роль —
динамическую картину социального
взаимодействия.
Коммуникация в
системе управления - официально, юридически
регламентируемое целенаправленное
движение индивидуальных субъектов
управления к социальной общности
при сохранении за ними определенной
самостоятельности и индивидуальности.
С позиции теории
социального взаимодействия орган
государственного и муниципального
управления можно определить
как:
- форму взаимодействия
людей, направленного на выполнение
определенной общественно значимой
функции,
- социотехническую
систему, где системообразующим
компонентом выступает человек,
совокупность взаимодействующих
людей.
Коммуникационная
система реализуется одновременно
через содержание и отношения
в процессе взаимодействия. Содержание
обеспечивается информационными
потоками, объективирует «коллективное
единство» в организации. Отношения
— субъективная составляющая
коммуникационного процесса.
Взаимодействие
обеспечивается и выражается
через:
а) систему официальных
отношений, регламентируемых юридическими
предписаниями;
б) распределение
функций (горизонтальная специализация);
в) субординацию
должностей (вертикальная специализация,
с объемом и мерой ответственности
в принятии решений на разных
уровнях);
г) систему коммуникаций
— средств и каналов передачи
информации, которая движется сверху
вниз (передача распоряжений, указаний,
заданий), снизу вверх (отчеты) и
по горизонтали (консультации, обмен
мнениями равных по рангу).
Управленческая
деятельность имеет коммуникативный
межличностный характер. Коммуникативное
взаимодействие, осуществляется через
функциональные связи участников
управления. В коммуникационных
потоках важна синхронность, достоверность,
адекватность на всех этапах
коммуникативного процесса —
при приеме, передаче и переработке
информации, во всех элементах
его структуры.
Структура коммуникативного
процесса условно имеет четыре
элемента:
1. Отправитель, лицо, генерирующее
идею, или собирающее и передающее
информацию.
2. Собственно информация
(сообщение), закодированная с помощью
символов.
3. Канал, средство передачи
информации.
4. Получатель, лицо, которому
предназначена информация и которое
интерпретирует ее.
Управленческие
коммуникации образуют несколько
блоков:
А — коммуникации,
обслуживающие органы управления.
Это функциональное взаимодействие
и служебная информация, циркулирующая
в структурах всех ветвей государственной
власти и местного самоуправления,
обеспечивающих непосредственное
социально-экономическое и политико-административное
управление.
Б — коммуникации,
существующие в сфере межличностных
отношений госаппарата.
В — коммуникации,
обращенные к обществу, часть
коммуникационной деятельности
в системе управления, которая
делает ее открытой, способной
к адаптации, совершенствованию.
Виды коммуникаций
как социальной (гуманитарной) технологии
в управлении показаны на рисунке.
На эффективность работы
и сплоченность служащих влияет
используемая в организации модель
внутрикоммуникативных сетей.
Коммуникативные сети
подразделяются на централизованные
(вся коммуникация замыкается
на руководителе) и децентрализованные
(коммуникация относительно равномерно
распределяется между всеми членами
организации). Централизованные сети
способствуют решению относительно
простых управленческих задач,
но препятствуют эффективности
решения сложных проблем, уменьшают
удовлетворенность работой у
членов групп, снижают уровень
коллективного единства, хотя и
способствуют развитию лидерства.
Известно множество
других вариантов коммуникационных
моделей: цепочная, звездная, иерархическая.
Связи между передающей стороной
(коммутатор — руководитель, Р)
и воспроизводящей стороной (исполнитель,
И) существенно различаются.
При цепочной
структуре коммуникаций решение,
передаваемое с одного конца
на другой, становится известно
всем исполнителям и всеми
обсуждается. Все связи в такой
структуре одинаковы, а командный
стиль руководства не проявляется.
Такая структура взаимоотношений
распадается, если нарушается
связь между двумя участниками
коммуникации.
Многозвенная структура
коммуникации — наиболее часто
встречаемая на уровне первичного
коллектива. Здесь все участники
коммуникации связаны между собой.
Эту модель отличает достаточная
устойчивость и скорость передачи
информации. Ярко выражены отношения
субординации и командования.
В звездной структуре
ярко выражен руководитель, через
которого передается вся информация,
все связи замыкаются на нем.
Для иерархической
структуры характерны опять же
ярко выраженные административно-командные
отношения. Промежуточные ступени
одновременно являются и подчиненными
и командными.
В реальной жизни
имеется еще большее разнообразие
коммуникативных сетей и моделей.
Оптимизация коммуникативной структуры
— важный элемент интенсификации
контактов внутри коллектива
и управления им.
Руководитель —
это центр коммуникативного взаимодействия
и информационных потоков, который
выполняет ведущие информационные
роли:
• пользователя информации
— внешней и внутренней, поступающей
в организацию;
• распространителя
информации — не только через
документооборот, но и вербальные
контакты (обзоры, беседы и т.д.);
• предоставителя
информации внешним организациям,
заинтересованным лицам (о планах,
стратегии, действиях и результатах
работы организации, проявляется
как эксперт по вопросам своей
сферы деятельности).
Выделяют шесть
областей коммуникативного взаимодействия
руководителя с сотрудниками.
1. Прием на работу.
Задача — убедить потенциального
сотрудника в достоинствах работы
в данной организации, получить
определенное представление о
новом сотруднике.
2. Ориентация. Задача
— ознакомить с базовыми целями
организации, конкретными программами,
условиями их выполнения, формировать
у сотрудников уверенность в
общественной необходимости успешного
решения поставленных перед коллективом
задач.
3. Индивидуальная оценка
сотрудников. Задача — сообщить
подчиненному свое отношение
к его работе, оценить вклад
в деятельность организации.
4. Обеспечение безопасности
(физической, экологической, психологической).
Задача — представить сотрудникам
информацию об условиях работы,
степени их безопасности и
мерах, принимаемых для ее обеспечения,
создания творческого морально-психологического
климата в коллективе.
5. Обеспечение дисциплины.
Задача — ознакомить сотрудников
с действующими в организации
правилами, инструкция ми, традициями,
контролировать их выполнение.
6. Функционирование. Задача
— обеспечить сотрудников необходимой
служебной информацией, оказывать
необходимую организационно-методическую
поддержку.
Регулирование и
координация индивидуальных усилий
с последующим созданием единого
упорядоченного организационного
процесса с помощью коммуникативного
взаимодействия являются центральной
функцией руководителя.
Выделяют следующие основные
причины неэффективной коммуникации.
«Недостаточное понимание
руководителями важности коммуникаций.»
«Отсутствие у организации
обратных связей.»
«Неблагоприятный психологический
климат в коллективе. К неверному
восприятию информации и ее
умышленному искажению приводят
недоброжелательные отношения между
сотрудниками.»
«Личностные моменты:
предвзятость отдельных работников
по отношению к мнению окружающих,
всевозможные стереотипы в сознании
и поведении, отсутствие интереса
к информации, нарушенное эмоциональное
состояние и др.
Отсутствие единого понимания
используемых понятий и терминов,
символов, т.е. наличие семантических
барьеров коммуникативного взаимопонимания
и взаимодействия.»
«Большое количество
промежуточных звеньев в коммуникативной
цепи.»
2. Информация как фактор
оптимизации системы управления
Термин «информация»
используется в двух значениях:
как уменьшение неопределенности
в отношении ожидаемых событий
и как значимое сообщение, некая
сущность коммуникационного потока,
ресурс.
Каждая управляющая
система с замкнутым контуром
есть совокупность субъекта и
объекта управления, взаимодействие
между которыми происходит через
каналы прямой и обратной связи,
по которым проходят потоки
информации. Сам процесс управления
совершается по единой схеме,
предусматривающей получение, хранение,
обработку и передачу информации;
информация — неотъемлемая часть
управленческого процесса.
Информационное обеспечение
управления — практика технологизации
управленческого процесса (и учебная
дисциплина для госслужащих), которая
обусловливает воздействие информации
на все элементы управленческой
деятельности, предоставление всем
звеньям и работникам необходимой
профессиональной, экономической, правовой
и другой информации.
С информацией работают
все специалисты управления, но
затраты времени у них структурируются
по-разному.
Ориентировочное распределение
рабочего времени управленческого
персонала,
Категории персонала
Подготовка информации
Выработка и принятие решений
Организация реализации решений
По своему целевому
назначению в процессе управления
информационно-технические операции
разделяются на следующие классы:
1. Документационные.
На работу с документацией,
как показывает практика, специалисты
тратят до 15% рабочего. времени. Большую
часть своего рабочего дня
на этот класс операций расходуют
работники штата технических
исполнителей: работники канцелярий,
делопроизводители, архивариусы,
операторы, машинистки, стенографистки
и т.д.
2. Первично-счетные
и учетные операции, содержание
и объем которых обусловлены
номенклатурой и количеством
объектов и показателей, подлежащих
учету, измерениям, регистрации.
Затраты труда на эти операции
зависят от применяемых методов
и средств их выполнения, а
сокращение — от автоматизации
процессов получения данных.
3. Коммуникативно-технические
операции, обеспечивающие взаимосвязь
работников с помощью различного
рода технических средств.
4. Вычислительные и
формально-логические операции —
все операции по переработке
информации, выполняемые специалистами
или техническими исполнителями
(в зависимости от сложности)
на ручных счетных инструментах,
а также с помощью вычислительной
техники.
Управленческие
операции с информацией могут
быть разделены на группы.
Выделяют следующие
виды управленческих операций:
по характеру преобразования
информации - на стереотипные, которые
выполняются по заранее разработанным
инструкциям и методикам, и
эвристические, связанные с творческим
поиском;
по степени механизации
на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные
и аппаратурные. Эта классификация
отражает технологическую регламентацию
процессов труда и выбор методов
выполнения.
Виды информации, используемой
в управлении:
• по типу отражаемых
отношений — технико-технологическая,
экономическая, социальная, политическая,
идеологическая;
• по масштабам
отражаемого объекта — федеральная
(общегосударственная), региональная,
местная;
• по отраслям (сферам)
жизнедеятельности общества —
промышленная, сельскохозяйственная,
военная, образовательная и т.п.;
• по структурированности
— систематизированная и несистематизированная;
• по характеру
носителя — документированная
и вербальная.
• по структуре
делится на распорядительную, координационную,
контрольно-оценочную, плановую
и т.д.
• В государственных
организациях и учреждениях информационную
структуру обычно подразделяют
на научную и управленческую
документацию. Научная информация
не структурируется по иерархии,
формируется не руководителями
или специалистами по обеспечению
информацией, а пользователями. Информационные
потоки здесь децентрализованы
и определяются только теми, кто
запрашивает ту или иную информацию.
• по источнику
поступления делится на внутреннюю
и внешнюю.
Внутренняя информация возникает
как результат описания состояния
и деятельности организации и
используется внутри ее для осуществления
процессов принятия решений, оперативного
управления, формирования учетно-отчетной
документации, для выдачи информации
во внешние организации. Использование
ее характеризуется высокой степенью
регламентированности в отношении
предоставления и использования.
Значительный объем
внутренней информации занимает
исходная информация:
- организационно-хозяйственная
— сведения о состоянии системы
управления, о кадрах, материально-техническом,
административно-хозяйственном обеспечении
и службах (МТС, АХС) и т.п.;
- оперативно-техническая
информация о деятельности функциональных
и обеспечивающих подсистем организации,
т.е. отражающая ход производственно-управленческого
процесса.
Еще более регламентированный
вид внутренней информации —
исходящая информация, т.е. документы,
создаваемые в системе управления:
♦ внутреннего пользования, доступные
правкам, изменениям;
♦ для выдачи во внешние системы,
форма которых в большинстве случаев определена
и не может подвергаться изменениям.
Информация об управляющих
воздействиях по содержанию является
одним из видов оперативно-технической
информации, так как включает
сведения о функционировании
подразделений, осуществляющих принятие
решений для поддержания системы
в заданных рамках, режимах. Форма
их предоставления — приказы,
распоряжения, инструкции, т.е. текстовые
документы, язык которых близок
к естественному. Регламентированность
заключается в том, что набор
управляющих воздействий ограничен,
а формы его выражения многообразны.
Из регламентированности вытекает
возможность стандартизации, унификации,
построения стандартных бланков
и т.д. Еще одно проявление
регламентированности заключается
в заданности временных и ситуационных
характеристик.
Внешняя информация
— сведения из организаций,
участвующих или активно влияющих
на процесс управления. Содержательно
она близка внутренней информации,
описывает (отражает) ход управляющего
воздействия, выступает в виде
показателей, сведений, регламентирована
в отношении содержания и временных
параметров. Этот вид информации
не подвержен контролю над
источником и формой сообщений,
унификация и стандартизация
сообщений внешней среды также
невозможны и необходим специальный
аппарат для предварительной
обработки внешней информации, длительного
ее хранения и многообразного
использования первичных документов.
Внешняя информация
может быть разделена на подвиды:
дескриптивная и прескриптивная
(нормативная).
Дескриптивная информация
отражает сведения о наблюдаемых
свойствах социальных управляемых
объектов.
Прескриптивная информация
соответствует нормативному подходу
к управлению процессами и
явлениями, содержит рекомендации
на предмет, каким должен быть
объект и какие действия нужно
осуществить, чтобы его параметры
соответствовали принятой норме
(стандарту, традициям, ценностям).
Прескриптивная информация жестко
регламентирует деятельность организации,
являясь для управленцев обязательной.
В свою очередь она делится
на общую (единообразную для
всех организаций) и ограниченного
или индивидуального пользования.
К общей прескриптивной информации
относятся законодательные и
нормативные документы (кодексы,
справочники, официальные печатные
издания.
Различные виды управленческой
деятельности имеют различную
информационную потребность.
Стратегическое управление
(планирование) предусматривает будущее
взаимодействие организации и
окружающей среды. Здесь требуется
информация из внешних источников,
не очень точная и детальная,
но имеющая достаточно широкие
границы, ясность тенденций.
Управленческий контроль,
который осуществляют руководители
высшего и среднего звена, опирается
на иного рода информацию: из
внешних и внутренних источников,
более детальную, имеющую более
узкие границы, более точную, более
частную, регламентируемую временными
параметрами.
Оперативный контроль требует
информации о повседневной деятельности
— очень точной, узкой и самой
новейшей. Она должна поступать почти
исключительно из внутренних источников.
Кроме того, нужна специфическая
информация, относящаяся к области
конкретной профессиональной деятельности,
отражающая при этом внешние обстоятельства,
в которых работает организация.
Способы выработки
информации: самонаблюдение (собственные
источники информации во многом
зависят от уровня подготовленности
и коммуникативности управленца,
его образования, опыта, знаний),
взаимодействие, сообщения (письма,
файлы и т.д.), аналитический анализ.
Информационный поиск,
предшествующий принятию решения,
это процесс сбора и переработки
информации с учетом требований,
определенных закономерностей.
Информационный
цикл охватывает ряд последовательных
процессов, в каждом из которых
информация, представленная на начальном
этапе в виде фактов, цифр, сведений,
данных, т.е. сырого информационного
материала, обрабатывается и преобразуется
в сообщения, значимые (имевшие
смысл) для адресата, заказчика
— лица, принимающего решение.
В этом виде информация становится
информацией в полном смысле
этого понятия.
Информация как управленческая
категория — это новые сведения,
характеризующие управленческую
ситуацию, снижающие уровень неопределенности
в отношении будущего, воспринятые,
понятные и оцененные как полезные
для решения тех или иных
задач управления. Информация в
управлении — это не любые
сведения, сообщения, данные, а только
используемые в процессе формирования
решения.
Качество управленческой
информации как понятие неотделимо
от процедур принятия управленческих
решений.
Наряду с качественным
определением информации возникает
проблема ее количественного
измерения. Недостаток информации
приводит к тому, что центр
принятия решения реализует себя
в условиях неопределенности
или риска, вынужден привлекать,
вести поиск дополнительной информации
или действует в соответствии
с прошлым опытом (по аналогии),
по интуиции. Вредным может оказаться
и избыток информации, так как
способен привести к потере
целостности (гора цифр и фактов
заслоняет истинную картину).
Система информационного
обеспечения выступает по отношению
к организационной как внутренняя
основа. Если изменяется организационная
структура управления, меняется
распределение информационных
потоков.
Информация в
управлении должна удовлетворять
требованиям:
♦ своевременность, оперативность;
♦ быть опережающей, т.е. содержать
в себе элемент предвидения хода событий,
постановку целей, разработку планов и
программ, стратегии действий в будущем;
♦ надежность (достоверность, объективность,
полнота);
♦ оптимальность (соотношение необходимой
и достаточной информации);
♦ доступность и проста в восприятии
(параметры: краткость, наглядность, выразительность,
соотношение между звуковой и зрительной
информацией, учитывая, что скорость восприятия
зрительной информации очень высока);
♦ логичность и лаконичность (максимальная
смысловая нагрузка при минимальных размерах
носителя информации, краткости временного
интервала передачи сообщения);
♦ комплексность, системность;
♦ соответствовать полномочиям (компетенции)
субъекта управления;
♦ ориентированность на машинную
обработку.
Основные трудности,
которые возникают на пути
сбора и распространения информации,
связаны с коммуникационными
проблемами. Информация обрабатывается
человеком и неизбежны ее субъективные
оценки как непригодной что
может вызвать искажения информации.
Поэтому информатизация как важное
направление повышения эффективности
управления должна быть осмыслена
не только как технический,
а главным образом — социальный
процесс. Наиболее сложные проблемы
находятся в сфере социальных
(экономических, юридических, культурных)
преобразований. Нельзя преуменьшать
роль человека в управлении, его
интеллекта и информационной
культуры. Это широкое понятие,
включающее умение ориентироваться
в информационном пространстве,
обостренное чувство времени,
желание повысить кпд своей
умственной работы и др.
