Контроль как функция менеджмента. Пути повышения эффективности контроля

 

Содержание:

1.Введение

2. Контроль как функция менеджмента. Пути повышения эффективности контроля

        3. Школы человеческих  отношений и поведенческих наук.

        4. Анализ статьи .

5.Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

   Как известно, при рыночной  системе хозяйствования коммерческая  организация, являющаяся самоорганизующейся  социально ориентированной системой, функционирует в жестких условиях  конкурентной среды и имеет  полную хозяйственную самостоятельность. В таком положении ее деятельность в широком смысле направлена на завоевание и удержание предпочтительной доли рынка, на достижение превосходства над конкурентами. В соответствии с этим, управленческий контроль коммерческой организации ориентирован главным образом на обеспечение основных показателей эффективности функционирования в современных условиях: устойчивое положение организации на рынках (среди конкурентов), признание организации субъектами рынка и общественностью, своевременная адаптация систем производства и управления организации к перманентно меняющейся внешней среде (рыночной конъюнктуре). В рыночных условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает гораздо больший спектр планов, гораздо больший объем плановой, а, соответственно, и контрольной работы, чем при плановой экономике. Более того, в настоящее время в силу усиления конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительного развития и смены технологий, растущей диверсификации бизнеса и усложнения бизнес -проектов управление коммерческой организацией существенно усложняется, что обуславливает усложнение ее контрольных систем. Поэтому в современных условиях внутренний контроль в российских организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективный управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гарантией успешной деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контроль как функция менеджмента

 

Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержания организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий. Виды контроля. Реализация функции контроля включает проведение различных видов контроля деятельности организации для достижения ее целей:

1 .Предварительный осуществляется  до фактического начала работ. Основными средствами осуществления  предварительного контроля являются  определенные правила, процедуры  и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении будущей деятельности для достижения намеченных целей, текущий и заключительный;

2.Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленной на достижение желаемых целей. Организация текущего контроля осуществления в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Под обратной связью в системе контроля понимается получение данных о текущих результатах.

3,Заключительный контроль по  принципу организации аналогичен  текущему контролю. Их различия заключаются в организации обратной связи и измерении результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения работ. Соответственно и измерения результатов производятся в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всей работы. Результаты также измеряются после завершения конкретных (оцениваемых) работ. Осуществление предварительного, текущего и заключительного контроля предусматривает предварительную разработку стандартов.

В качестве стандартов обычно используются конкретные показатели деятельности предприятия и его подразделений. Этапы процесса контроля включают:

А.Установление показателей деятельности предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля (осуществляется выработка стандартов и критериев, определяющих конкретные показатели оценки в процессе контроля).

Б. Измерение фактически достигнутых результатов и определение отклонений от установленных величин (задачей контроля на этом этапе является определение отклонений реальных результатов деятельности организации и ее подразделений от ожидаемых (планируемых) показателей или стандартов).

В. Проведение корректировок в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов (определение конкретных действий для вмешательства (невмешательства) в деятельность по реализации целей организации).

Основные задачи реализации функции контроля должны включать: обнаружение и устранение неопределенности (неопределенности при реализации целей связаны с возможными несоответствиями в их формулировке, в организационной структуре и разделении труда, персонале и оценке внешней среды и с другими факторами деятельности конкретного предприятия); предупреждение возникновения кризисных ситуаций (своевременное выявление проблем, которые могут развиться в кризис, для принятия неотложных мер по его недопущению); поддержание успеха (необходимо определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно могут способствовать достижению ее общих целей) и широту контроля (контроль должен осуществляться на всех стадиях процесса управленияУРекомендации по проведению эффективного контроля:

1. Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

2.Устанавливать двухстороннее  общение. Если у подчиненного  возникают какие-либо проблемы  с системой контроля, то у него  должна быть возможность открыто  обсудить их с руководителем.

3.Избегать чрезмерного контроля. Руководство не должно перегружать многочисленными формами контроля и отчетности своих подчиненных.

4.Устанавливать жесткие, но достижимые  стандарты.

5.Вознаграждать за достижение  стандарта. Чтобы сотрудники были  мотивированы на полную самоотдачу  в интересах организации, необходимо справедливо вознаграждать их за достижение установленных показателей результативности.

 

Пути повышения эффективности контроля

В рыночных условиях, характеризующихся высокой неопределённостью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление предприятием предполагает гораздо больший объём контрольной работы, чем при плановой экономике. Усиление конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий, растущая диверсификация производства, и другие факторы обуславливают новые требования к системе анализа и контроля организации. В современных условиях контроль в российских организациях должен присутствовать на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективная система контроля при прочих равных условиях - это гарантия успешной деятельности любого предприятия.

«Эффективное управление предприятием невозможно без четко отлаженной системы контроля результата деятельности и за процессами, которые протекают внутри предприятия и во внешнем окружении».

В общем виде контроль является одной из основных и важнейших функций менеджмента, которая включает деятельность по разработке стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующего воздействия. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Роль контроля невозможно переоценить. Руководители начинают его осуществлять на самом начальном этапе создания организации, когда они только формулируют цели и задачи. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Также важно отметить и то, что сами по себе цели, задачи и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ.

 Основной проблемой многих предприятий в условиях рыночной экономики является проблема снижения эффективности системы контроля, которое вызвано рядом причин. Одной из важнейших причин снижения эффективности системы контроля является редкая переоценка системы контроля.

 Залогом эффективного контроля  является именно регулярная переоценка  контроля. Она нужна для того, чтобы убедиться в том, что  контроль всё еще необходим  и соответствует ситуации на  предприятии. Система контроля должна  быть гибкой, при выявлении несоответствия она должна уметь быстро перестраиваться согласно складывающимся условиям деятельности.

 Ежедневный контроль - это очень  трудоёмкий процесс, требующий больших  усилий и материальных затрат. Однако его важность невозможно  переоценить. Компромисс состоит в том, чтобы вовлекать часть администрации в процесс контроля ежедневного выполнения операций. Это не будет составлять больших ни материальных, ни трудовых затрат.

 Каждое ответственное лицо  должно осуществлять контроль  и анализ деятельности своих подчиненных. Это позволит устранить еще одну причину снижения эффективности системы контроля: слабое сосредоточение контроля на процессе. Контроль процесса деятельности поможет выявить многие недостатки, нарушения, которые при контроле результата могут быть не видны, а также предотвратить их появление в последующей деятельности. 

Также, особо важным фактором, влияющим на эффективность системы контроля, является уровень развития самоконтроля на предприятии. Чем сильнее развит самоконтроль, чем больше работники заинтересованы в самостоятельном контроле своей деятельности, тем меньше придется прилагать усилий руководству для контроля со стороны, а как следствие позволит сэкономить материальные и трудовые ресурсы.

Для развития самоконтроля на предприятиях руководителям необходимо включать подчиненных в разработку методов и осуществление контроля. Нужно учитывать мнение большинства работников, тогда они охотнее будут осуществлять самоконтроль и более лояльно относиться к контролю со стороны.

Однако, следует остерегаться подчиненных, которые выступают против контроля, потому что не хотят быть слишком ограничены или «потерять свободу». Их сопротивление на самом деле может происходить из желания избежать четкой ответственности за результаты деятельности.

На многих предприятиях также существует проблема слабого влияния результатов контроля на систему мотивации и вознаграждения. Контроль в таких случаях в основном направлен на выявление нарушений, а не достижений. При выявлении нарушения следует определенная форма наказания, однако, при его отсутствии контроль на этом заканчивается.

Для повышения эффективности всей системы контроля необходимы мотивация и поощрение работников при достижении любого положительного результата (в данной ситуации размер поощрения должен увеличиваться пропорционально изменению положительного результата).

Таким образом, можно сделать вывод о том, что для повышения эффективности системы контроля на предприятиях в условиях рыночной экономики необходимо:

1.регулярно переоценивать контроль;

2.следить за ежедневным ходом выполнения операций;

3.обращать внимание не только  на результаты, но и на процесс  деятельности работников;

4.развивать самоконтроль работников;

5.включать подчиненных в разработку  методов и осуществление контроля;

6.остерегаться подчиненных, которые  выступают против контроля;

7.осуществлять систему мотиваций  и поощрений при достижении  любого положительного эффекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Школы человеческих отношений и поведенческих наук.

Школа человеческих отношений, которую также называют неоклассической школой, была основана Г. Мюнстербергом, М. Фолеттом и

 Э. Мэйо. Формирование этой школы  было обусловлено тем, что принципы  тейлоризма не могли удовлетворить  потребности развивающегося капитализма: они не учитывали личности человека. Сторонники психологического доступа полагали, что основной акцент в менеджменте должен быть смещен на человека и человеческие отношения. Они исходили из того неоспоримого факта, что деятельностью человека управляют не экономические силы, а разнообразные потребности, причем деньги далеко не всегда способны эти потребности удовлетворить.

 Конечно, этот подход является  крайностью, поскольку процесс управления  сочетает в себе самые разные  аспекты. все-таки эта крайность  была закономерной: она представляла собой ответ на чрезмерный интерес к технологии, свойственный научному менеджменту.

 Представители школы человеческих  отношений исследовали процессы  управления при поддержки методов, разработанных в социологии и  психологии. В частности, именно  они первыми стали применять тесты и особые формы собеседования при приеме на работу.

 В результате проведенных  изучений Э. Мэйо пришел к выводу, что такие факторы, как логичные  трудовые операции и высокая  заработная плата, высоко оцениваемые  сторонниками научного менеджмента, далеко не всегда влияют на повышение производительности труда. Он установил, что производительность труда в не меньшей степени зависит и от отношений с другими работниками. По этой причине представители школы человеческих отношений утверждали, как эффективным управление может быть только в том случае, если руководители в достаточной степени знают личностные особенности своих подчиненных, их сильные и слабые места. Только в этом случае начальник может полно и эффективно использовать их возможности.

 Заслуги сторонников школы  человеческих отношений очень  велики. До них психология практически  не располагала данными о том, как психика человека объединена  с его трудовой деятельностью. Именно в рамках данной школы  были проведены исследования, которые существенно обогатили наши представления о психической деятельности.

 Традиции школы человеческих  отношений были продолжены в  рамках школы поведенческих наук (Р. Лайкерт, Д. Макгрегор, К. Арджи-рис, Ф. Герцберг), идеи которой впоследствии  легли в основу такого разоблачила менеджмента, как управление персоналом. В основе этой концепции лежали представления бихевиоризма — психологического направления, рассматривавшего поведение человека как реакцию на стимулы внешнего мира. Сторонники этого подхода думали , что эффективности производства можно достигнуть, только воздействуя на каждого конкретного человека при помощи различных стимулов.

 В основе взглядов представителей  этой школы лежало суждение  о том, что непременным условием  эффективности труда отдельного работника является осознание им своих собственных возможностей. Был разработан ряд методов, помогающих достичь этой цели. Например, для того чтобы повысить эффективность работы, предлагалось изменять ее содержание или привлекать работника к управлению предприятием. Ученые полагали, что при помощи таких методов можно достичь раскрытия возможностей работника.

 Впрочем, идеи школы поведенческих  уроков оказались ограниченными. Это не означает, что разработанные  методы совершенно непригодны. Дело  в том, что они действуют лишь в некоторых случаях: так, привлечение работника к правлению предприятием влияет на качество его работы далеко не всегда, поскольку все зависит в первую очередь от психологических особенностей человека.

 Эмпирическая школа в менеджменте стала новым этапом в вырабатывании представлений об управлении. Наиболее заметными представителями этого направления были П. Друкер, Д. Миллер, Р. Дэвис.

 В основе взглядов сторонников  этой школы лежало игра о  том, что любые рекомендации по  управлению нельзя дать, если не было собрано достаточное количество конкретных данных, касающихся конкретной ситуации. Именно по этой причине данная школа имелась названа эмпирической. Эмпиризм — это особый подход к знанию, который предполагает уделение особого внимания опытным данным, которые затем обобщаются и объясняются. Роль теорий и, шире, каждых теоретических представлений, с позиции эмпиризма, не так велика, поскольку теории только объясняют эмпирические (полученные при помощи опыта) факты. Следовательно, эмпирическая школа изначально противопоставила себя некоторым предшествующим направлениям менеджмента, в частности, поведенческой школе и школе человеческих отношений. Последние подходили к объекту исследования менеджмента «предвзято», то есть заранее зная, в чем заключается его сущность.

 В рамках эмпирической школы  решались два основных вопроса. Во-первых, это практические исследования  деятельности менеджеров. Благодаря  им последние смогли сформулировать  много довольно ценных рекомендаций, вошедших в обиход современного менеджмента. Эмпирическая школа в целом негативно относилась к работам университетских профессоров.

 Во-вторых, эмпирическая школа  предложила развернутую концепцию  нынешнего капитализма. С позиции  этой школы, современный капитализм  существенно отличается от капитализма в стадии его зарождения. Изначально капитализм действительно был основан на

 эксплуатации человека человеком; в данном плане эмпирики были  согласны с той позицией по  отношению к капитализму, которую  выразил Маркс и его последователи. На современном этапе, с точки зрения эмпирической школы, люди в капиталистическом обществе равны и имеют равные возможности в том, что касается получения и распределения прибыли. При этом практические исследования, проведенные сторонниками эмпирической школы, стали важным моментом в обосновании: они смогли со ссылкой на результаты практических исследований показать, что в структуре производственных отношений капиталистического общества произошли изменения.

 По мнению сторонников эмпирической  школы, профессия менеджера — это особая профессия, которая отличается от остальных двумя признаками. Во-первых, основная задача менеджера заключается в том, чтобы из разнородных ресурсов и способностей подчиненных выработать единое, хорошо функционирующее целое. При этом в каждом конкретном случае ситуация уникальна, а потому и менеджеру приходится исходить из того особого сочетания исходных данных, которое имеется у него в наличии. Во-вторых, задача менеджера состоит в том, что в процессе формирования этого единого целого он должен учитывать долгосрочную перспективу. Ни одной другой специальности такие задачи не присущи.

 Эмпирическая школа ориентировалась  в основном на практические  рекомендации руководителям. Характерным  для нее утверждением является, например, следующее: «Убедитесь в том, как ваши сообщения не противоречат вашим действиям», или «Поддерживайте обратную связь в процессе общения». Подобные рекомендации носят исключительно практический характер и нередко не предполагают общей теории, которая могла бы их объединить. По этой причине разработки эмпирического направления нередко обвинялись в ненаучности (что в целом было справедливым упреком).

 

 

Анализ сходств и отличий между школами человеческих отношений и поведенческих наук

 

Рассмотрев ранее аспекты школ человеческих отношений и поведенческих наук, мы можем уже судить об их сходствах и отличиях. Анализируя их главные постулаты и принципы, не можем не заметить их схожесть. Школа поведенческих наук была преемницей школы человеческих отношений, поэтому многое из их учений созвучны. Однако спустя некоторое время некоторые представители школы человеческих отношений отделились от основного течения и сформировали новое, где упор также был сделан на человеческий фактор. Чем же отличаются эти похожие, казалось бы, школы?

Школа поведенческих бихевиористических наук - концептуальный подход к управлению, который вырос из движения за человеческие отношения, сложившегося после второй мировой войны. Он основан на передовых концепциях психологии и социологии. Поведенческая школа занималась тем, что помогала сотрудникам полностью реализовать свой потенциал, применяя концепции поведенческих наук и проектирование организации и управлению ими, повышая тем самым их эффективность.

Школа поведенческих наук значительно отличается от школы человеческих отношений, отдав приоритет методам налаживания межличностных отношений. Она изучала поведение человека в производственной среде и зависимость производительности его труда от морально-психологических факторов.

Сторонники школы человеческих отношений считали, что эффективность управления определяется неформальной структурой и, прежде всего – малой группой, взаимодействием людей и общим контролем, самодисциплиной и возможностями карьерного и творческого роста, коллективным вознаграждением, отказом от узкой специализации и единоначалия, демократическим стилем руководства, соответствием структуры людям, а не наоборот. Считалось, что социальной опорой могут быть только малые рабочие группы, основанные на интимно-личных, доверительных контактах людей.

Отличительные черты теории «человеческих отношений» - соединение формальной и неформальной структур власти, узкая специализация и широкое участие рядовых людей в управлении, внедрение новых форм организации труда, которые повышают мотивацию и удовлетворённость работой, преувеличение роли малой группы и солидарности. Сторонники данного подхода, несмотря на различия между ними, были едины в одном: жёсткая иерархия подчинённости, формализация организационных процессов несовместимы с природой человека. Отсюда – поиск новых организационных структур, новых форм труда и новых методов мотивации работника.

Таким образом, рассмотрев вопрос о сходствах и различиях школ поведенческих наук и человеческих отношений, можно сделать вывод о следующем: Школы созданы на основе гуманистического отношения к трудящимся, учитывают влияние человеческого фактора на процесс производства, содержат в себе не только узкие теоретические мышления, но и разработки и принципы таких наук как психология, социология, математика, кибернетика. Школа поведенческих наук и школа человеческих отношений показали, что заработная плата не является для работника единственным стимулом к высокопроизводительному эффективному труду. Однако, выделившись из русла «человеческих отношений», школа поведенческих наук более детально изучает методы налаживания межличностных отношений в коллективе. Наиболее характерным для системы управления в настоящее время является тенденция к интернационализации менеджмента, объединение теоретических и практических разработок специалистов разных стран, разных областей социальных наук, их коллективное творчество в этой области знаний.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Управление персоналом./Под ред. Б.Ю. Сербиновского и С.И. Самыгина. М.: Издательство Приор, 2001

 

2. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. М.: Дело, 2003

3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 2006. 720 с.

4. Основы менеджемента // под ред. Радугина А.А. М.: Центр, 2004

5. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. М.: Дело, 2003

 6. Управление персоналом./Под ред. Б.Ю. Сербиновского и С.И. Самыгина. М.: Издательство Приор, 2001