Федеральное государственное автономное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ  ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт  управления бизнес-процессами и экономики

Кафедра управления проектами 
 
 
 

       Контроль  в сфере закупочной деятельности 
 
 
 
 
 
 
 

      Студентка гр.ЭА 08-21              _______________             Е.П. Голубцова       

                                                                 подпись, дата              

        Руководитель                                ____________       Л.М. Агафонова

                                                           подпись, дата         
 
 

Красноярск, 2011

Оглавление

Введение 3

1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКЕ 4

2. АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ 7

3. ВЫБОР МЕТОДОВ ЗАКУПОК 10

4. КОНТРОЛЬ ЗА КОЛИЧЕСТВОМ, КАЧЕСТВОМ И СРОКАМИ ПОСТАВОК 12

Заключение 14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Главной целью функционирования предприятия  является получение максимально  возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ, оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются  социальные и экономические запросы  трудового коллектива и владельцев средств производства.

     Каждое  предприятие – это сложная  производственно-экономическая система  с многогранной деятельностью. Его  задача состоит в том, чтобы воспринять «на входе» факторы производства (затраты), переработать их и «на  выходе» выдать продукцию (результат) Такого рода трансформационный процесс  называется «производство». Его цель – в конечном итоге улучшить уже  имеющиеся показатели, чтобы увеличить, таким образом, запас средств, пригодных  для удовлетворения потребностей.

     Предприятие выступает в роли потребителя, когда  покупает товары, услуги с целью  получения прибыли путем использования  покупки для производства других продуктов или путем использования  покупки в своих операциях. Такими товарами могут быть как сырье, полуфабрикаты, комплектующие изделия, вспомогательное  оборудование, разнообразные услуги, так и рабочая сила.

     Поведение потребителей промышленных товаров  зависит от условий, которые должны выполняться при осуществлении  закупок, структуры и особенностей их использования, влияния на процесс  закупок. Обычно наиболее важные условия  осуществления закупок – доступность  товаров, надежность продавцов, стабильное качество товаров, их цена и условия  поставок. 
 

1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКЕ

     Закупочная  логистика - управление материальными  потоками в процессе обеспечения  предприятия материальными ресурсами.

     Логистика закупок, являясь первой логистической  подсистемой (см. Рис. 1.1), представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов  предприятия. Рисунок 1 Место закупочной логистики в общей структуре шахты им. Ф.Э. Дзержинского

     Основной  целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной  экономической эффективностью [2]. Однако ее достижение зависит от решения  целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сформулировать следующим образом.

     1. Выдерживание обоснованных сроков  закупки сырья и комплектующих  изделий.

     2. Обеспечение точного соответствия  между количеством поставок и  потребностями в них.

     3. Соблюдение требований производства  по качеству сырья и комплектующих  изделий.

     Основу  экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и  закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным  ценам. Вопрос цен - главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических  расходов и сроков поставок.

     Основные  вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия  предметами труда, традиционны и  определяются логикой снабжения:

     - что закупить;

     - сколько закупить;

     - у кого закупить;

     - на каких условиях закупить.

     К традиционному перечню логистика  добавляет свои вопросы: как системно увязать закупки с производством  и сбытом; как системно увязать  деятельность предприятия с поставщиками. Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области  задач и характер выполняемых  работ.

     Качественное  планирование и информационное обслуживание логистики снабжения (закупок) решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации  складских запасов.

     Выбор метода закупок [3] зависит m сложности  конечного продукта, от состава комплектующих  изделий и материалов.

     Основными методами закупок являются:

     - оптовые закупки;

     - регулярные закупки мелкими партиями;

     - закупки по мере необходимости  и различные комбинации перечисленных  методов.

     У каждого метода есть свои недостатки и преимущества, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время  и сократить издержки.

     Успешное  осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка  закупок, то они заключаются в  регулярном сборе и оценке подробной  информации в целях определения  емкости рынка и создания предпосылок  для оптимизации закупок.

     Важнейший элемент в политике закупок - анализ цены приобретаемых товаров. Анализ цен учитывает дополнительные работы и услуги.

     Транспортные  расходы также находятся в  ноле зрения органов материально  — технического обеспечения. Принимаются  во внимание на только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партийность грузов, способ их упаковки, методы перегрузки в случаях смешанных  сообщений.

     Помимо  транспортных расходов значительные затраты  вызывает хранение материалов. Здесь  снабженческая деятельность имеет  однозначную цель - обеспечить эффективное  выполнение производственной задачи за счет сведения, по возможности до минимума, объема запасов.

     Важной  функцией служб снабжения различных  предприятий является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется с помощью анализа возможных  вариантов и предложений торговым агентом, который отвечает за закупки, или коллегиальным обслуживанием.

     Планирование  связей с рынком поставок имеет такое  же важное значение для успешного  функционирования, как планирование рынка сбыта. В условиях насыщенности рынка закупки, проводимые предприятием, могут оказать значительное воздействие  на рост се прибыли наряду с продажей продукции.

     В условиях развитого рынка главная  проблема логистического звена снабжения  заключается в том, что рыночная потребность постоянно изменяется в промежутке времени между началом  поставок и использованием компонентов. Правильной ориентацией политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между: производственной программой, сбытом и потребностью в материалах.

2. АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ

       нет да

     Рисунок 2 Алгоритм разработки закупочной логистической системы шахты им. Ф.Э. Дзержинского

     Разработка  закупочной логистической системы  шахты им. Ф.Э. Дзержинского осуществляется в соответствии с алгоритмом, приведенным на Рис.2

     Цель  закупочной логистической системы  шахты им. Ф.Э. Дзержинского удовлетворение потребности в материалах и комплектующих  деталях, необходимых для производства электрооборудования с максимальной экономичной эффективностью.

     Задачи  закупочной логистической системы  шахты им. Ф.Э. Дзержинского:

     - Выбор поставщика горных инструментов.

     - Определение потребностей в горных  инструментах.

     - Выбор метода закупок: горных  инструментов.

     - Документальное оформление заказа  на поставку горных инструментов.

     - Контроль за количеством, качеством,  за сроками поставки горных  инструментов.

     - Формирование плановых показателей  закупочной логистической системы.

     Сбор  и анализ необходимой информации:

     О производстве (потребность в материальных ресурсах, технологии производства, оснащенность производства и уровень загрузки мощностей, характеристики производственного  цикла).

     О материальных потоках (номенклатура и  количество материалов, габаритные, весовые, стоимостные и другие характеристики).

     Об  информационных потоках (назначение, время  передачи, способ передачи информации).

     Данный  этап также включает выявление и  анализ недостатков действующих, аналогичных  логистических систем (анализ литературы, обмен опытом).

     Формирование  основных требований к закупочной логистической  системе, включая требования к структуре, внешним и внутренним связям, а  также объему работ, пропускной способности  данной системы («10 правил Робертсона»)

     1) Все логистические операции должны  быть на достижение главной  цели предприятия.

     2) Управление закупочными и сбытовыми  операциями должно осуществляться  одним структурным подразделением  предприятия.

     3) Логистическая система должна  иметь достаточное информационное  обеспечение, а сотрудники уметь  рационально его использовать.

     4) Логистические подразделения должны  быть укомплектованы квалифицированными  кадрами.

     5) Предприятие должно иметь тесные  внешние и внутренние связи.

     6) Управление транспортными и складскими  работами, сервисом покупателей  должно осуществляться через  учетно-плановые подразделения,  а результаты логистической деятельности  оцениваться по динамике суммы  прибыли.

     7) Для логистической системы необходимо  определить оптимальный уровень  обслуживания потребителя.

     8) В логистической системе нельзя  игнорировать малые мероприятия.

     9) Необходимо рациональное укрупнение  мелких партий грузов.

     10) Необходима гласная оценка деятельности логистических подразделений.

     Разработки  альтернативных вариантов закупочной логистической системы осуществляется на основе рекомендаций специальной  литературы, имеющегося опыта создания систем аналогичного назначения.

     Оценка  разработанных альтернатив по степени  достижения усилий закупочной логистической  системы производится по критерию ожидаемого роста суммы прибыли за счет создания этой логистической системы, либо по критерию снижения логистических издержек в сфере материально — технического снабжения. Наилучший вариант имеет  значение при использовании первого, и наименьшее при использовании  второго критерия.

     Удовлетворение  цели разработки закупочной логистической  системы, выбранным наилучшим вариантом, ведем к детальной разработке и реализации данного варианта. В  противном случае следует повторная  разработка альтернативных вариантов  создаваемой логистической системы.

3. ВЫБОР МЕТОДОВ ЗАКУПОК

     Выбор метода закупок зависит от; сложности  выпускаемой продукции, состава  комплектующих изделий и условий  поставки. Применяются пять основных методов:

     1)Оптовые  закупки;

     2)Регулярные  закупки мелкими партиями;

     3) Закупки по котировочным ведомостям;

     4) Закупки по мере необходимости;

     5) Закупки с немедленной сдачей.

     Каждый  метод имеет свои преимущества и  недостатки, которые также необходимо учитывать при решении данной задачи, чтобы сберечь время и  сократить издержки.

     Оптовые закупки.

     Предполагают  поставку больших партий комплектующих  изделий за один раз.

     Преимущества: минимальные затраты времени  и средств на оформление документов, гарантия поставки всей партии, постоянные торговые скидки.

     Недостатки: большая потребность в складских  помещениях, повышенные затраты на складирование и хранение, замедление оборачиваемости капитала.

     Регулярные  закупки мелкими партиями.

     Потребитель заказывает необходимое количество изделий, которые поставляются ему  мелкими партиями в течение определенного  периода.

     Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как комплектующие изделия  оплачиваются по мере поступления отдельных  партий, достигается экономия на складировании  и хранении изделий, сокращаются  затраты на документальное оформление, поскольку заказ оформляется  сразу на всю поставку.

     Недостатки: вероятность ошибок в количестве заказа комплектующих изделий, необходимость  оплаты всего количества изделий  определяются в заказе (в случае заказа избыточного количества изделий).

     Закупки по котировочным ведомостям:

     Котировочные  ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие  сведения:

     а) Полный перечень изделий;

     б) Количество изделий на складе;

     в) Требуемое количество изделий.

     Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и  хранение.

     Недостатки: сфера применения ограничена дешевыми и быстро используемыми изделиями.

     Закупки по мере необходимости.

     Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества комплектующих изделий, ускорение  оборота капитала, незначительные затраты  на документальное оформление.

     Недостатки: отсутствие постоянного контакта с  поставщиком.

     Закупки с немедленной сдачей.

     Сфера применения - нечасто используемых изделий, когда невозможно получать их по мере необходимости.

     Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества комплектующих изделий.

     Недостатки: увеличение издержек на документальное оформление заказа, наличие мелких заказов у разных поставщиков.

     Вывод: на основе анализа преимуществ и  недостатков методов закупок, а  также условия решаемой задачи, выбираем метод регулярных закупок мелкими  партиями.

4. КОНТРОЛЬ ЗА КОЛИЧЕСТВОМ, КАЧЕСТВОМ И СРОКАМИ ПОСТАВОК

     Такой контроль необходим для предотвращения следующих издержек:

     а) Дополнительных расходов, связанных  с возвратом некачественных комплектующих  изделий;

     б) Остановки производства из-за недопоставки, несвоевременной поставки или поставки некачественных комплектующих изделий;

     в) Судебных исков;

     г) Потери доверия потребителей к своей  продукции из-за срывов сроков ее поставок или низкого качества.

     Применяемые методы контроля условно делятся  на две категории:

     1. Методы контроля комплектующих  изделий:

     1.1.Сплопшой  контроль;

     1.2. Выборочный контроль.

     2. Методы контроля поставщика комплектующих  изделий:

     2.1. Контроль производственного процесса  поставщика;

     2.2. Контроль используемой поставщиком  методики проверки качества комплектующих  изделий;

     2.3.Контроль  и сравнительная оценка комплектующих  изделий разных поставщиков.

     Поскольку электрооборудование выпускаемое  энергомеханическим заводом предназначено  для использования в угольных шахтах опасных по газу и пыли, то низкое качество электрооборудования  может привести к авариям с  серьезными социальными и экономическими последствиями, а срыв сроков поставок - к невыполнению производственной программы завода, судебным искам, потери доверия со стороны потреби геля, и как следствие к снижению производственных заказов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Производство, сбыт, обращение, покупка, потребление  должны рассматриваться не отдельно друг от друга, а во взаимосвязи как  единая система бизнеса. Рынок, как  категория товарного хозяйства, представляющая собой сферу товарно-денежного  обмена и выражающая экономические  отношения между производителем (продавцом) и Потребителями (Покупателями), олицетворяющими соответственно предложение  и спрос, является важнейшим составным  фактором этой маркетинговой системы. Необходимо и нужно проводить  постоянную оптимизацию закупочной деятельности организации, эти средства были описаны в данной работе.

     Закупочная  деятельность на машиностроительных предприятиях в России сегодня состоит в  основном из разрозненных сделок по купле-продаже  сырья, материалов и услуг без  ориентации на долгосрочное сотрудничество с целью получения положительного экономического эффекта для всех участников логистической цепочки, решая только текущие задачи. Решение  задачи приобретения сырья, оборудования, услуг лучшего качества, в нужном количестве и ассортименте, по оптимальной  цене, в удобное время и на основе долговременного сотрудничества в  настоящий момент привлекает внимание специалистов различного уровня.

     Процессы  консолидации, необходимость укрепления качественных позиций, усиление социальной ориентации бизнеса, а также постоянное увеличение цен на сырье – сегодня  как никогда актуальна проблема роста затрат. В целях сохранения конкурентных преимуществ компаниям  необходимо рассматривать в качестве базовой стратегией оптимизацию  и снижение затрат, которая базируется на четкой системе целеполагания, имеет  набор инструментов для достижения поставленных целей и систему  мотивации персонала, предусматривающую  участие в этом процессе каждого  работника компании.

      Список используемой литературы

1. Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ. – М.: «Бизнес-книга», «Има-Кросс. Плюс», ноябрь 1995.
2. Кузнецова А.А. Логистические затраты промышленных предприятий // Материалы V межрегиональной НПК «Теория и практика развития экономики региона», Калуга: ВЗФЭИ, 2006
3. Гембл П., Стоун М., Вудкок Н. Маркетинг взаимоотношений с потребителями. – М.: Изд-во Торговый дом «Гранд», 2002.
4. Данько Т.П. Управление маркетингом. Учебник. Изд. 2-е, перераб. и доп. (Серия Высшее образование). – М.: ИНФРА-М, 2001. – 334 с.
5. Кеворков В.В., Леонтьев С.В. Политика и практика маркетинга на предприятии.