Контроль в системе управления. 6

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(УрГЭУ)

ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

 

 

 

Реферат

на тему: «Контроль  в системе управления»

 

 

 

 

                                                                                 Выполнила :

 

 

2012г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение………………………………………………………………………2

1. Сущность и задачи контроля в системе управления

1.1 Контроль как обратная связь  в управлении…………………………….3

1.2 Области применения контроля. Виды контроля……………………….4

1.3 Процесс контроля и проблемы его осуществления…………………….4

1.4 Эффективность контроля, требования  к эффективному контролю……5

2. Методы управления организации………………………………………….7

3. Система контроля на предприятии…………………………………………8

Заключение……………………………………………………………………..10

Список литературы……………………………………………………………..11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

Введение:

 
Термин "Управление" относится  ко всем объектам, процессам, системам. С. Бир под управлением понимает перевод системы в новое состояние  путем воздействия на ее переменные. С этой точки зрения управление применимо  не только к людям, но и другим явлениям. Менеджмент представляет собой профессиональную деятельность по управлению организацией в условиях риска и неопределенности, когда руководству предоставляется значительная степень свободы в принятии стратегических решений. Как и любая другая деятельность, управление выполняет определенные действия (функции), направленные на достижение частной цели и в то же время подчиненных общей цели управления. В теории управления различают общие (основные, не связанные со спецификой управления, то есть общие для всех органов управления) и специальные (конкретные) функции управления. Как правило, к общим функциям относят: планирование, организацию и координацию, мотивацию, контроль и регулирование, руководство. В системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

1.1 Контроль  как обратная связь в управлении.

         Когда составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников, остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль. Слово “контроль" как и слово “власть" вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Понятие "контроль" как вид административной деятельности выходит за рамки понятия "контролирование", кроме того, он включает и активную деятельность менеджера - управление. Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный.

        Контроль, как функция менеджмента - это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранном пути развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами (планами) и принятия необходимых мер при отклонениях.

Контроль призван решать следующие задачи: - определение  достигнутого уровня; - анализ причин отклонения от намеченных ориентиров; - решение  о внесении необходимых изменений  в деятельность организации; - оценка роли контроля при принятии решений; - анализ позитивных и негативных воздействий контроля; - накопление опыта для последующей выработки целей.

         Некоторые организации создали целые системы контроля, их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, то есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. Именно на стадии контроля проверяется, насколько проведение различных мероприятий позволило решить поставленные задачи. Так как планирование без контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозможен, руководители начинают осуществлять функцию контроля с момента формирования целей и задач и создания организации. После выполнения мероприятий по реализации целей предприятия осуществляется сравнение между плановыми и фактическими показателями. Обратная связь системы контроля обеспечивает изменения "входа" чтобы достичь требуемых характеристик на "выходе", то есть

руководитель менеджер, оценивая информацию обратной связи, вносит изменения, как в цели, так и  в процесс функционирования производственной системы, чтобы в конечном итоге  получить требуемый результат. Таким 

образом, система с эффективной обратной связью обеспечивает поддержание выходных характеристик на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Обратная связь в системе контроля дает возможность вовремя исправлять негативные результаты, либо усиливать действие позитивных результатов.

 

 

 

3

 

 

 

1.2 Области применения  контроля. Виды контроля

         Областью применения контроля служит все составляющие деятельности организации, могущие повлиять на достижение поставленных целей. В области финансовых ресурсов контроль осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет (финансовый план), который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат. В области человеческих ресурсов (персонал) - контроль осуществляется за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее квалифицированного персонала. В области управления материально-сырьевыми ресурсами контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям, а также осуществляется контроль за обеспечением запасов материальных ресурсов в организации на необходимом для работы уровне.

          Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях:

1. Контроль за производственно-хозяйственной  деятельностью, технологическим  процессом, контроль качества  продукции, осуществляемый на  уровне операций, - оперативный контроль.

2. Стратегический контроль, определяющий эффективность работы организации, использования ресурсов.

Различают три вида оперативного контроля:

1. Предварительный контроль, который осуществляется до начала  работы. Предварительный контроль  обычно проводится в трех основных областях: персонал, финансы, материальные ресурсы.

2. Текущий контроль  проводится в процессе работы, направлен на выявление и устранение  возникающих отклонений и является  элементом обратной связи в  управлении, так как именно результаты  текущего контроля позволяют скорректировать результаты работы до ее конца.

3. Заключительный контроль  проводится после окончания работы, на результаты работы не влияет. По его результатам разрабатываются  меры поощрения персонала, и  формируется опыт выполнения  подобных работ в будущем

1.3 Процесс  контроля и проблемы его осуществления

Контроль представляет собой непрерывный процесс, проходящий в 4 этапа:

1. Установление стандартов и критериев деятельности организации. Стандарты и нормативы должны: объективно отражать реальность, быть выполнимыми в обычных условиях, быть гибкими, т.е. регулярно пересматриваться при изменении внутренних и внешних условий, отражать все основные стороны работы организации. Особую трудность составляют те цели и задачи организации, которые трудно поддаются количественному измерению (например, повышение морального уровня). В данном случае возможно использование

4

Субъективных косвенных  показателей, получаемых

на основе обследований и опросов.

2. Измерение достигнутых  показателей работы организации.

Основное условие - выбор  таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей, т.е. измерение должно быть выборочным, измерение должно соответствовать составу стандартов, норм и плановых заданий. Для измерений необходимо выбрать единицу, соответствующую виду контролируемой деятельности, которую можно преобразовать в единицы стандарта. Стоимость проведения измерений часто является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля, иногда именно этот фактор определяет, стоит ли вообще осуществлять контроль.

3. Сравнение фактически достигнутых  данных с запланированными, это  дает возможность установить  наличие отклонений в ту или  иную сторону. Система контроля  должна срабатывать только при  наличии заметных отклонений от стандартов. Руководство должно заранее установить величины допустимых отклонений, в пределах которых отклонение результатов от намеченных целей не должно вызывать тревоги. Сокращение допустимых отклонений может требовать больших затрат.

4. Окончательная оценка полученных  результатов действия по корректировке.  В процессе контроля могут  быть получены результаты трех  видов: положительные, когда фактические параметры лучше запланированных корректировочные действия направлены на закрепление мер, давших такие результаты, например, увеличение размеров поощрения, инвестиции, увеличение производственных мощностей;

отрицательные, когда фактические  данные оказались хуже запланированных, применяются меры по исправлению  положения, например, усиление руководства, повышение уровня квалификации работников, иногда пересмотр самих стандартов; нейтральные, когда организация работает в соответствии с планом, никаких корректировочных действий не требуется.

 

1.4 Эффективность  контроля, требования к эффективному  контролю

        Эффективность контроля и требования к эффективному контролю определяются следующими показателями:

      Стратегическая направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Абсолютный контроль приоритетных направлений деятельности, и специальный контроль в областях, не имеющих стратегического значения.

       Ориентация на результаты. Конечная цель контроля - решение задач, стоящих перед организацией потому чтобы быть эффективным контроль должен интегрироваться с другими функциями управления.

       Соответствие контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию.

       Своевременность. Выявленные отклонения необходимо устранять, прежде чем они примут серьезные размеры.

       Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима для приспособления к происходящим изменениям.

5

 

 

 

       Экономичность и простота. Простейшие методы контроля более понятны

людям, требуют меньше усилий и более экономичны. Выгоды, приносимые контролем должны превышать  затраты на его проведение.

      Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля не только объективности, но и доброжелательности, исключения какой бы то ни было слежки за членами организации существенно ухудшающей морально-психологический климат организации.

       Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

2. Методы управления организации

      Основными методами являются административно-распорядительные, которые содержатся в нормах и закреплены юридически. Это правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор.

       Правила внутреннего трудового распорядка - это очень важный нормативный документ, регламентирующий прием и увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получения специальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания. Это внутренний нормативный документ.

        Коллективный договор - это соглашение между администрацией, профсоюзным комитетом, представляющим трудовой коллектив.           Коллективный договор направлен на решение производственных и социальных задач и улучшение условий труда рабочих и служащих.

Основными принципами заключения коллективных договоров являются:

1. Соблюдение норм  действующего законодательства;

2. Полномочность представителей  сторон;

3. Равноправие сторон;

4. Свободы выбора и  обобщения вопросов, составляющих содержание коллективного договора;

5. Добровольность принятия  обязательств;

6. Реальность обеспечения  принимаемых обязательств;

7. Системность контроля  и неотвратимости ответственности

     Составлены карты процесса каждого отдела, где сформулированы содержания работ, требования к квалификации, исполнители, должность исполнителя, нормативные документы, регламентируемые данный процесс, периодичность и сроки исполнения, нормативные требования к качеству работ и допустимые отклонения, форма записей и выходящий документ.

       Кроме этого на предприятии используются следующие методы управления:

- экономический метод,  который предполагает использование  материальных 

факторов управления.

- социально-психологический,  предполагает использование в  ДУ № 20 методов, которые основываются на воздействии руководства на персонал

путем осуществления  социальных и психологических факторов мотивации 

труда.

         Эти методы управления состоят в неразрывной связи друг с другом, так как они предназначены для более эффективного управления организацией.

Начальник организации  во главу угла ставит производственные вопросы, он представляет организацию  на всех значительных и важных переговорах. Но в организации существует профсоюз, который проводит работу с рабочими и пенсионерами.

 

 

 

 

 

7

 

 

3. Система контроля  на предприятии

          Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы,

развитие процесса.

    Существует 3 основных вида контроля, которые схожи друг с другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Различаются эти виды контроля только временем их осуществления.

1. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления этого вида контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
2. Предварительный контроль используется в 3-х ключевых

областях - по отношению  к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

        В организации основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

        Кроме человеческих ресурсов, организация осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

        Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, оторый позволяет также осуществить функцию планирования.

2. Текущий контроль. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ.

Для осуществления текущего контроля деятельности в организации используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов.                                                                                                                                                                                                                                                       

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный  учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность организации

и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

Для координации деятельности и оптимизации взаимодействия между  подразделениями, выявления проблем, нахождения путей решения

8

 

 

еженедельно проводится планерка, членами которого являются начальники

отделов. На планерке анализируется  деятельность всех подразделений за прошедший период, формируется план на предстоящую, вносятся предложения  по повышению эффективности планирования производственной деятельности.

3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает  оценку результатов работы после  того, как она выполнена. Либо  сразу по завершению контролируемой  деятельности, либо по истечении  определенного заранее периода времени фактически полученные результаты

сравниваются с требуемыми.

Итак, резюмируя, можно  сказать следующее. Контроль - это  процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

 

 

Заключение

Контроль необходим  для борьбы с неопределенной ситуацией  как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий  конкуренции и др.

Контроль предупреждает  возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

В заключение работы подведем итоги:

1. В самом общем  виде контроль есть часть управленческого  процесса, которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

2. Для осуществления  процесса контроля в организации  необходимо:

· наличие системы  показателей (нормы функционирования);

· наличие способности  у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системой критериев;

· выработка корректирующих мер.

3. В контроле как  функции управления можно выделить  две основные стороны: а) познавательную, связанную с восприятием и  изучением информации и б) воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.

4. При оценке роли  и места функции контроля в  управлении ДУ № 20, следует  помнить, что контроль занимает  в управленческом цикле последнее  место лишь логически, но отнюдь не по значению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

Список литературы:

 

1. Агеев А.И. Предпринимательство:  проблемы собственности и культуры. - М: Эконом, 2007.

2. Лафта Дж.К. Теория  организации: учеб. пособие. - М.: Проспект, 2008.

3. Лебедев О.Т., Каньковская  А.Р. Основы менеджмента. СПб: МиМ, 2003.

4. Менеджмент организации.  Учебное пособие / Румянцева 3.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и  др. - М.: Инфра - М, 2007

5. Файоль А., Эмерсон  Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление - это наука и искусство. М.: Издательство "Республика", 2002.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11