Контроллинг на предприятии: содержание и функции. 2

Контроллинг на предприятии: содержание и функции  

В последние  годы контроллинг занимает особое место  среди концепций управления затратами  на предприятиях промышленно развитых стран Запада. Подтверждением этого  может служить все возрастающее число публикаций, посвященных исследованию проблем контроллинга и придающих ему чрезвычайно важное значение в системе управления современным предприятием. Однако следует отметить, что до настоящего времени не существует однозначной, общепризнанной трактовки понятия контроллинг. 

В ряде исследований контроллинг рассматривается в  качестве системы управления хозяйственной  деятельностью и прибылью, в рамках которой выделяют две основные функции: контроль и планирование. Это нашло  отражение в работе немецкого  исследователя Д. Хана. 

В ряде работ  получила распространение концепция  контроллинга, в которой главной  его функцией является координация  системы менеджмента в целом  для обеспечения действий, направленных на целевое управление. Вместе с  тем к настоящему времени в  промышленно развитых странах Запада достаточно четко оформились три основные концепции контроллинга, обусловленные его функциональным назначением и институциональным оформлением: 

- контроллинг  с ориентацией на систему бухгалтерского  учета; 

- контроллинг  с ориентацией на информацию; 

- контроллинг  с ориентацией на координацию  деятельности предприятия. 

Концепция контроллинга с ориентацией на систему бухгалтерского учета связана с реализацией  информационных целей посредством  использования данных бухгалтерского учета на предприятии. Основное внимание уделяется стоимостным показателям. Речь идет преимущественно об обеспечении получения прибыли. 

Другими словами, рассматриваемая концепция контроллинга может быть охарактеризована как  ориентированная на прибыль. При  этом она является в определенной мере ограниченной, поскольку опирается только на данные бухгалтерского учета. Вследствие этого концепция контроллинга, ориентированная на данные бухгалтерского учета, отвечает главным образом потребностям оперативной деятельности предприятия и лишь частично отвечает стратегическим целям его развития. 

Концепция контроллинга с ориентацией на информацию предусматривает  не только использование данных бухгалтерского учета (количественная информация), но и информации качественного характера, непосредственно связанной с хозяйственной деятельностью предприятия. Согласно данной концепции главной задачей контроллинга становится информационная поддержка принимаемых управленческих решений руководством предприятия. Он должен поддерживать внут­рифирменный процесс управления с помощью целенаправленного подбора и обработки информации. Данная концепция контроллинга предусматривает включение широкого круга информационных задач в структуру управления предприятием. Однако решение этой проблемы на практике является достаточно сложным. 

Концепция контроллинга с ориентацией на координацию  основывается преимущественно на различии между системой управления и системой исполнения. Согласно этой концепции  первичная координация исполнения управленческих решений является задачей самой системы управления, а вторичная координация внутри управленческой системы относится к контроллингу. 

Причем задачи координации в рамках данной концепции  контроллинга подразделяются на два  уровня: 

- ориентация  на планирование и контроль; 

- ориентация  на управленческую систему в  целом. 

Вместе с тем  большинство зарубежных и отечественных  исследований сходятся во мнении, что  контроллинг представляет собой  новую концепциюу правления предприятием, в основу которой положено стремление обеспечить успешное его функционирование вдолгосроч- ной перспективе. Это может быть обеспечено посредством: 

- адаптации системы  стратегических целей развития  предприятия к постоянно изменяющимся  условиям внешней среды; 

- формирования  системы информационного обеспечения процесса стратегического планирования и управления на предприятии; 

- согласования  оперативных планов деятельности  предприятия со стратегическим  планом его развития; 

- формирования  системы контроля за процессом  реализации стратегического плана развития предприятия и корректировки его содержания; 

- гибкости организационной  структуры управления предприятием  с целью повышения ее способности  быстрого реагирования на постоянно  изменяющиеся условия внешней  среды. 

Как полагает большинство  зарубежных и отечественных исследователей, в качестве основной причины возникновения контроллинга можно назвать необходимость осуществления системой интеграции всех аспектов процесса управления в рамках предприятия. В этой связи контроллинг призван обеспечить методическую и организационную основу для поддержки основных функций управленческой деятельности на предприятии (анализ, прогнозирование, планирование, учет, контроль). 

Основные задачи контроллинга представлены на рис. 10.1. 

Таким образом, контроллинг ориентируется на поддержку процесса принятия управленческих решений на предприятии. Он призван адаптировать традиционную систему учета и контроля на предприятии к современным потребностям его руководства, т. е. в функции контроллинга должны включаться создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. 

В общем случае функции контроллинга непосредственно  обусловливаются конкретными видами управленческой деятельности в рамках предприятия, которые обеспечивают достижение поставленных целей развития предприятия, включая стратегические. Основные функции контроллинга обобщены в табл. 10.1. 

Следовательно, по мнению большинства зарубежных и  отечественных исследователей, современная  концепция контроллинга должна ориентироваться  на систему управления предприятием в целом. Она должна координировать подсистемы планирования, контроля и информационного обеспечения. 
 

Рис. 10.1. Основные задачи контроллинга на предприятии 
 
 

Таблица 10.1 

Основные функции  контроллинга на предприятии

Функции контроллинга 

Содержание 

Учет 

- обоснование,  разработка и ведение системы  внутреннего учета напредприятии; 

- унификация  критериев и методов оценки  деятельности как предприятия  в целом, так и отдельных  его структурных подразделений 

Планирование 

- обеспечение информационной поддержки процесса стратегического и оперативного планирования в рамках предприятия; 

- координация  процесса обмена информацией  в процессе управленческой деятельности  на предприятии; 

- совершенствование  содержания и структуры систем  стратегического и оперативного планирования на предприятии; 

- координация  и увязка стратегических и  текущих планов развития предприятия; 

- разработка  и последующая корректировка  методических подходов к оценке  достоверности и реалистичности  разрабатываемых стратегических и текущих планов развития предприятия 

Контроль 

- обоснование  и выбор показателей (параметров) стратегического и текущего планов, контролируемых в содержательном  и временном разрезах; 
 
 

- сопоставление  плановых и фактических величин  для оценки степени достижения целей стратегического плана развития предприятия; 

- анализ и  оценка возникающих отклонений  от параметров стратегического  плана, выявление причин отклонений  фактических показателей от плановых, выработка предложений для предотвращения такого рода отклонений 

Информационно- аналитическое обеспечение 

- разработка  содержания и структуры информационного  обеспечения для осуществления  контроля за процессом реализации  стратегического плана развития  предприятия; 

- стандартизация  информационных потоков, носителей и каналов коммуникации в рамках предприятия; 

- предоставление  информации, позволяющей осуществлять  контроль за ходом реализации  планов развития предприятия; 

- сбор и систематизация  наиболее значимых показателей  (параметров), применяемых в процессе оценки степени реализации планов развития предприятия; 

- обоснование  и разработка инструментария  для планирования, контроля и  принятия управленческих решений  в рамках предприятия; 

- обеспечение  эффективности функционирования  информационного обеспечения контроллинга 

Специальные функции 

- сбор, систематизация  и анализ информации о состоянии  внешней среды предприятия; 

- проведение  сравнительной оценки результатов  деятельности предприятия по  сравнению с его конкурентами; 

- проведение  расчетов по оценке эффективности инвестиционных проектов, осуществляемых в рамках предприятия 
 
 
 

Степень реализации на предприятиях функций контроллинга зависит главным образом от следующих  факторов: 

- социально-экономического  положения предприятия; 

- понимания руководством предприятия важности и полезности внедрения контроллинга; 

- размера предприятия  (численности занятых, объема  производства); 

- уровня квалификации  управленческого персонала предприятия; 

- номенклатуры  выпускаемой продукции; 

- уровня диверсификации производства; 

- сложившегося  уровня конкурентоспособности предприятия; 

- уровня квалификации  сотрудников, занимающихся контроллингом. 

Необходимо отметить, что в последние годы для большинства  про- мышленно развитых стран Запада службы контроллинга (преимущественно на крупных фирмах) или услуги привлекаемых экспертов- контроллеров являются вполне привычными. Причем в этих странах концепции контроллинга во многом схожи. Существующие различия касаются главным образом понимания двух основных моментов: прагматизма и степени совершенствования системы в соответствии с менталитетом пользователей. Так, например, в США преобладает прагматический подход: контроллинг тесно связан с менеджментом и более ориентирован на требования рынка и потребности клиентов. 

В Германии же, в  свою очередь, преобладает тенденция  академиза- ции, которая предусматривает  первоначальное формирование теоретически целостной системы контроллинга, а затем постепенный переход  к решению конкретных задач. 

В нашей стране интерес к контроллингу начал проявляться в начале 1990-х годов в условиях реформирования российской экономики. Вместе с тем в России пока известны лишь единичные примеры использования контроллинга. 

Таким образом, в современных условиях можно  говорить о значительном потенциале развития концепции контроллинга и возможности ее дальнейшего уточнения. В этой связи исключительно важное научное и практическое значение приобретает разработка теоретических и практических основ отечественной концепции контроллинга. 

Нам представляется, что основным недостатком всех существующих концепций контроллинга можно считать идею объединения функций планирования и контроля, что в определенной степени объясняется непониманием содержания плановой деятельности в рамках предприятия. Планирование даже на среднем по масштабу промышленном предприятии представляет собой достаточно сложную и многогранную деятельность, в которую вовлекается большое число различного рода специалистов. Поэтому передача функций планирования главному контролеру, как предлагают зарубежные исследователи в области контроллинга, приведет на практике лишь к дезорганизации и снижению качества плановой работы на предприятии. В этой связи совмещение функций планирования и контроля представляется необоснованным и нецелесообразным. По нашему мнению, контроллинг в рамках предприятия должен выполнять собственные функции, связанные с контролем и оценкой принимаемых плановых решений и подготовкой на этой основе конкретных предложений по корректировке планируемых параметров (ориентиров). Согласно такому подходу контроллинг дол­

жен представлять собой непрерывно функционирующую  систему контроля за процессом разработки и реализации планов на предприятии, включая стратегические планы. 

Следовательно, главной функцией контроллинга должен являться процесс контроля. 

Основные элементы процесса контроля на предприятии приведены  на рис. 10.2. 

Представляется, что контроль в рамках предприятия  призван заблаговременно выявлять проблемы и корректировать деятельность предприятия до того, как эти проблемы перерастут в кризисные ситуации. Следовательно, одна из важнейших причин осуществления процесса контроля заключается в том, что любое предприятие безусловно должно обладать способностью вовремя фиксировать ошибки своей деятельности и исправлять их до того, как они помешают достижению целей развития предприятия. Необходимо отметить, что ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри предприятия, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий функционирования окружающей среды и поведения людей. 

Еще более распространенной может быть ситуация, при которой  предприятие функционирует, постоянно  переходя из одной кризисной ситуации в другую. Причем следует отметить, что в бизнесе такое положение  дел считается вполне приемлемым. Вместе с тем вполне понятно, что время от времени кризисная ситуация на предприятии может развиваться достаточно быстро, чтобы руководство предприятия могло сразу ее зафиксировать и выработать соответствующую линию поведения. Однако в большинстве случаев нет никакой необходимости постоянно прибегать к методам антикризисного управления. 
 

Рис. 10.2. Основные элементы процесса контроля за ходом  реализации планов развития на предприятии 

Кроме того, необходимо особо отметить положительную сторону процесса контроля на предприятии, которая заключается во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности предприятия. 

Сопоставляя реально  достигнутые результаты деятельности предприятия с запланированными, руководство получает возможность определить, в каких сферах деятельности организация достигла определенных успехов, а где потерпела неудачу. Иными словами, один из важнейших аспектов контроля состоит в том, чтобы определение направлений деятельности предприятия наиболее эффективно способствовало достижению основных целей его функционирования и развития. Таким образом, выявляя и оценивая успехи и неудачи в деятельности предприятия и их причины, руководство получает возможность достаточно быстро адаптировать деятельность к динамично меняющимся условиям окружающей среды и обеспечивать условия продвижения к целям развития. 

Процесс контроля на предприятии должен носить всеобъемлющий  характер, охватывая все возможные  элементы управленческой деятельности. Он не может являться прерогативой только менеджера и его помощников, выполняющих эти функции, т. е. «контроллеров». Каждый руководитель предприятия, независимо от своего ранга, осуществляет контроль как часть должностных обязанностей. В этой связи ни планирование, ни формирование организационных структур, ни мотивация и т. д. не рассматриваются в отрыве от процесса контроля. 

В основу организации  системы контроля на предприятии  должен быть положен ряд принципов: 

- системность; 

- результативность; 

- оперативность 

- простота применения; 

- экономичность; 

- непрерывность. 

В общем случае процесс контроля в рамках предприятия  включает следующее стадии. 

1 стадия. Формирование  системы контролируемых параметров. 

2 стадия. Проведение  контрольной оценки. 

3 стадия. Принятие  решений по результатам контроля. 

На первой стадии контроля осуществляется выбор состава  контролируемых параметров (стандартов) и определяются их фактически достигнутые  значения. Эта стадия контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны  функции планирования и контроля в рамках управленческой деятельности на предприятии. Выбор контролируемых параметров непосредственно следует из целей планирования. Причем цели, которые могут использоваться в качестве стандартов для контроля, должны отвечать двум основным требованиям. 

Во-первых, они могут использоваться лишь в определенных временных рамках, соответствующих периоду разработки плана. 

Во-вторых, контролируемые параметры должны иметь по возможности  количественное измерение. В этом случае в процессе проведения контроля целесообразно использовать показатели результативности, характеризующие степень достижения планируемых целей. Использование на практике таких показателей позволяет руководителям предприятия сопоставлять реально достигнутые результаты деятельности с запланированными. Однако данная задача является весьма сложной, поскольку далеко не все цели функционирования и развития предприятия можно выразить численно. Достаточно легко определять показатели результативности для таких величин, как прибыль, объем продаж, затраты и т. п., поддающихся количественному измерению. Вместе с тем некоторые цели функционирования и развития предприятия выразить численно не представляется возможным. В этом случае целесообразно использовать косвенные показатели. Так, например, небольшое количество увольнений на предприятии может использоваться в качестве показателя результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой. Однако опасность применения косвенных показателей заключается в том, что на них самих могут оказывать воздействие совершенно другие факторы, непосредственно не влияющие на контролируемый параметр. Так, например, незначительное количество увольнений на предприятии может отражать не высокую степень удовлетворенности работой, а общее кризисное состояние экономики. Другими словами, люди могут оставаться на данной работе не потому, что она их удовлетворяет, а потому, что им достаточно сложно или практически невозможно найти другую работу. В этой связи очень важно научиться отделять случайные факторы от истинных причин того или иного явления. 

Необходимо отметить, что невозможность выразить показатель результативности в количественной форме не может и не должен служить  оправданием того обстоятельства, чтобы  не устанавливать конт­рольные стандарты  вообще. Нельзя эффективно контролировать без показателя результативности. Неизбежным следствием отсутствия такого показателя является управление «по наитию», которое фактически управлением и не является, а представляет простую реакцию на ситуацию, вышедшую из-под контроля. 

Как свидетельствует опыт промышленно развитых стран Запада, ряд успешно функционирующих предприятий столкнулись с достаточно сложными проблемами из-за того, что их руководство не успело установить показатели результативности в таких трудно поддающихся измерению областях, как социальная ответственность и организационная культура. 

Особо сложной  для установления показателей результативности является инновационная сфера (НИОКР). До настоящего времени предпринимавшиеся  попытки предложить подходы к  измерению результативности в данной сфере деятельности оказались практически безуспешными. Традиционными показателями, которые применяются в этой сфере деятельности, являются число патентов, публикации, отчетов и завершенных проектов. Однако эти показатели не позволяют оценивать направленность НИОКР и полезность их проведем ния для предприятия. Другими словами, они не дают ответа на вопрос: служат ли все эти патенты, публикации, проекты и т. п. стремлению диверсифицировать деятельность предприятия или проникать на новые рынки? 

В последние годы на большинстве предприятий промышленно развитых стран наиболее широко распространенными показателями, которые используются в процессе контроля и оценки результата проведенных научных исследований и разработок, являются «достижение целей развития предприятия» и «процент работ, принятых и одобренных предприятием». Эти показатели в сочетании с показателями эффективности выполнения работ в определенной мере позволяют уста­навливать, что НИОКР не только эффективно, но и полезно для предприятия. 
 

На второй стадии процесса контроля идет сопоставление фактически достигнутых результатов деятельности предприятия в различных сферах с установленными контрольными стандартами. На данном этапе процесса контроля руководство предприятия должно отвечать на вопрос: насколько фактически достигнутые результаты деятельности предприятия соответствуют запланированным? Кроме того, на этой стадии целесообразно также проводить оценку масштаба отклонения от контрольных стандартов. Такого рода оценка может и должна служить основой для выработки программы мероприятий по корректировке плана развития предприятия. Деятельность, осуществляемая на данной стадии процесса контроля, является наиболее важной частью всей системы контроля. Она должна заключаться в определении и оценке масштаба отклонений от контрольных стандартов. 

Вместе с тем  необходимо отметить, что на данной стадии исключительно важное значение приобретает определение масштаба допустимых отклонений. В том случае, если выбирается слишком большой  масштаб отклонений, то возникающие проблемы могут приводить к весьма небла­гоприятным для предприятия ситуациям. И напротив, в том случае, если масштаб отклонения выбирается слишком малым, то система контроля будет дезорганизовывать работу предприятия и скорее препятствовать, чем способствовать достижению целей его развития. Другими словами, в этом случае будет достигаться достаточно высокая степень контроля, но процесс контроля будет дорогостоящим и неэффективным. Типичным примером такой ситуации может служить                           при которой для принятия управленческого решения необходимо пройти через множество бюрократических инстанций. Многие правительственные программы оказываются часто неэффективными в связи с тем, что значительная доля средств затрачивается на управление ею и на обеспечение надлежащего контроля, а не на реализацию системы мероприятий программы. Преимущества системы контроля должны перекрывать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, которое расходуется менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на оборудование, ис­пользуемого для осуществления контроля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля. На предприятии, если прибыль, возникающая при осуществлении контроля, меньше затрат на него, то такой контроль является неэкономичным и непродуктивным. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Содержание этого метода заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от контрольных стандартов. 

Важным и достаточно сложным элементом второй стадии контроля является оценка (измерение) результатов деятельности, которая позволит ответить на вопрос: насколько удалось соблюсти установленные стандарты? В свою очередь, для проведения такой оценки необходимо сформировать соответствующую информационную базу, которая является достаточно дорогостоящей. 

Ключевую роль в обеспечении эффективности  контроля играет передача и распространение  информации. Для того чтобы система  контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников предприятия  как контрольные стандарты, так и достигнутые результаты. Такого рода информация должна быть точной и доводиться до работников предприятия в доступной и понятной форме, что позволит, в свою очередь, принимать обоснованные управленческие решения. Другими словами, необходимо обеспечить эффективную связь между теми, кто устанавливает контрольные стандарты, и теми, кто должен их выполнять. Основные трудности, которые могут возникать в процессе сбора и распространения контрольной информации, связаны преимущественно с различными коммуникационными проблемами. В то время как часть данных соби­рается и обрабатывается с помощью ЭВМ, большая часть информации должна будет обрабатываться человеком. Вполне понятно, что присутствие человека в процессе контроля сопряжено с возможными искажениями информации, на основе которой должны приниматься управленческие решения. Искажения информации могут сыграть весьма существенную роль в тех случаях, когда неизбежны субъективные оценки. Наиболее характерным примером в этом отношении могут служить попытки оценки результата труда управленческих работников. 

Заключительным  этапом второй стадии процесса контроля может являться оценка информации о  полученных результатах. Во многих случаях  мерой такой оценки может служить  масштаб допустимых отклонений, установленный ранее. Вместе с тем в отдельных случаях управленческие работники могут и должны давать личные оценки и интерпретировать значимость полученной информации. При этом они должны принимать в расчет риск и другие факторы, которые обусловливают выбор того или иного управленческого решения. Цель этой оценки заключается в том, чтобы принимать решение — необходимы ли определенные действия, и если да, то какие? 

Третья стадия процесса контроля связана с выбором  определенной линии поведения управленческого  работника — ничего не предпринимать, устранить возникшие отклонения или пересмотреть контрольные стандарты. 

Выбор линии  поведения управленческого работника, при которой не следует ничего предпринимать, может осуществляться в том случае, если сопоставление  фактически достигнутых результатов с контрольными стандартами свидетельствует о том, что поставленные цели достигаются. Вместе с тем в управленческой деятельности нельзя рассчитывать на то, что произошедшее один раз обязательно повторится снова. Поэтому даже если система контроля показала, что в определенном аспекте деятельности предприятия все идет нормально, необходимо все равно продолжать контролировать и оценивать получаемые результаты. 

В том случае, когда имеет место отклонение фактически достигнутых результатов от запланированных, необходимо осуществлять корректировку уже принятых управленческих решений. Смысл такой корректировки заключается в том, чтобы выявить причины возникших отклонений и добиться возвращения предприятия к запланированной стратегии развития. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значений каких-либо внутренних факторов развития предприятия, совершенствования функций управления или технологических процессов. 

Необходимо подчеркнуть, что причиной возникающих отклонений от выбранной стратегии развития может стать как один фактор, так и сочетание нескольких факторов. Вполне естественно, что управлен­ческий работник прежде чем выбрать определенное корректирующее действие должен оценить влияние всех возможных факторов и их взаимодействие. Причем поскольку все подразделения предприятия так или иначе взаимосвязаны между собой, постольку любое существенное изменение в одном из них затронет предприятие в целом. Вот почему управленческий работник должен первоначально убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополни­тельных трудностей, а поможет их разрешению.