Корпоративные информационные системы ERP класса

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого

Институт экономики и управления

Кафедра управления и делового администрирования

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Корпоративные информационные системы ERP класса

Реферат по дисциплине

«Информационный менеджмент»

по направлению 080500 – Менеджмент организации

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Великий Новгород

2011

 

Содержание

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    Развивая  информационные системы (ИС) необходимо стремиться в производственную часть  бизнеса, создавая возможность не только примитивного набора информации, оптимизации  бизнес процессов и других атрибутов  внедрения, но обеспечивать возможность  аналитической обработки информации на уровне свойств продукта, технологий, ресурсов и так далее.

    Не  секрет, что зачастую подход к автоматизации  бывает таким: нужно автоматизировать все, а поэтому покупаем могучую  интегрированную систему и модуль за модулем всю ее внедряем. Но уже  потом выясняется, что полученный эффект весьма далек от ожидаемого и деньги потрачены впустую.

    В настоящее время интенсивно предлагается внедрять корпоративные информационные системы (КИС). На страницах журналов, в сетях Интернет можно увидеть  большое количество материалов возносящих то или иное детище монстров и так  далее. При этом разброс очень  большой как по ценам, срокам выполнения работ, так и по оказываемым услугам. В дополнение ко всему прочему  используются различные идеологии  управления бизнесом MRP, MRP2, ERP и так далее.

    Самое трудное – построить единую систему, которая будет отвечать запросам  сотрудников всех подразделений. Каждый из подразделений может иметь  собственное программное обеспечение, оптимизированную под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.

 
 

    1 Корпоративные информационные  системы

    В прессе, как компьютерной так и экономической, сегодня широко обсуждаются проблемы корпоративных информационных систем (КИС). Однако вопрос о том, какие системы, собственно, являются корпоративными, почему-то вынесен "за скобки" этой дискуссии. Тем временем подавляющее число разработчиков финансово-экономического программного обеспечения считает, что их продукты относятся именно к этому классу ПО.

    Определением  требований к КИС следовало бы заниматься не разработчикам, а независимым  экспертным институтам. Однако, таких  профессиональных консультантов на сегодняшний день пока очень мало.

    Четко определить критерии, по которым программный  продукт может быть причислен  к КИС, сложно еще и потому, что большинство представленных на российском рынке программных комплексов имеет модульную структуру, и распределение решаемых задач между модулями зависит только от разработчиков. Так, общая задача учета труда и заработной платы может быть сосредоточена в одном модуле "Зарплата" либо разделена на два - "Кадры" и "Зарплата" или штатное расписание может стать отдельным модулем и так далее.

    Учитывая, что методологические подходы всех разработчиков программного обеспечения  к структуризации предметной области  и названию формируемых приложений различаются, общей характеристикой  функциональной полноты корпоративной  информационной системы является количество однократно учитываемых параметров деятельности предприятия. Для КИС  значение этих параметров должно быть примерно следующим: количество учитываемых  параметров 2 - 10 тыс; количество таблиц баз данных 800 - 3000.

    Корпоративная система должна обеспечивать не только формирование отчетов, но и ведение  учета одновременно по российским и  международным стандартам (ISA и GAAP).

    Обязательным  условием является локализация информационной системы: учет национального законодательства и системы расчетов; интерфейс и система помощи на национальном языке.

    Система должна обеспечивать разграничение  доступа к данным и функциям, предупреждать  попытки несанкционированного доступа  к информации.

    Корпоративные информационные системы предназначены  для крупных предприятий, имеющих  сложную организационную и территориальную  структуру. Таким предприятиям необходима реализация удаленного доступа и  возможность работы в распределенных сетях.

    КИС - система постоянно развивающаяся, как в силу влияния внешних  факторов (например, постоянных изменений  в законодательстве), так и из-за изменения бизнес-функций предприятия, поэтому необходимо наличие инструментальных средств адаптации и сопровождения  системы:

• управление структурой и функциями бизнес-процессов;
• изменение информационного пространства (редактирование БД, модификация структуры, полей таблиц, связей, индексов и т.п.);
• модификация интерфейсов ввода, просмотра и корректировки информации;
• изменение организационного и функционального наполнения рабочего места пользователя;
• генерация произвольных отчетов, сложных хозяйственных операций и форм.

    Учитывая  важность хранимых в системе данных следует обеспечить: авторизацию информации, регистрацию времени ввода и модификации данных, ведение протокола удалений данных,

    Как правило, все крупные предприятия, для которых разрабатываются  КИС, уже имеют установленные  автоматизированные системы: АСУТП, САПР и т.п. Важно обеспечить обмен  данными между КИС и другими  программными продуктами, функционирующими на предприятии.

    Очевидно, что КИС - это сложная система  и для обеспечения ее надежности требуются специальные средства анализа состояния системы в процессе эксплуатации:

• анализ архитектуры баз данных;
• анализ алгоритмов;
• анализ статистики: количество записей, документов, проводок, объем дисковой памяти;
• журнал выполненных операций;
• список работающих станций, внутрисистемная почта.

    Некоторые специалисты склонны рассматривать  вложение средств в создание КИС скорее как долговременные инвестиции, при этом большое значение приобретает уровень и качество обслуживания, предоставляемого разработчиком. Для заказчика оптимальной является ситуация, когда он, обратившись к одному поставщику, получает весь спектр услуг:

• постановка системы управления предприятием;
• консалтинг;
• решение вопросов постановки учета и документооборота;
• обучение персонала заказчика;
• внедрение КИС в опытную и промышленную эксплуатацию;
• сопровождение системы на протяжении всего ее жизненного цикла;
• проведение тематических семинаров как по проблемам методологии и организации учета, так и по вопросам использования КИС.

    Из  приведенного перечня требований видно, что создание корпоративной информационной системы - задача очень сложная, требующая  немалых затрат.

 
 
 
 
 

    2 Информационные системы  класса ERP - Enterprise Resource Planning.

    Наиболее  популярным на данный момент новым  видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning.

    В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning — Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это — информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это — методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

    

    Рисунок 1 – Структура ERP

    MRP (Material Requirements Planning) - планирование потребностей в материалах. MRPII (Manufacturing Resource Planning) - планирование производственных ресурсов. CRM (Customer Relations Management) - управление отношениями с заказчиками. CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. SCM (Supply Chain Management) - управление отношениями с поставщиками.

 

    

    Рисунок 2 - Логическая структура системы планирования ресурсов производственного предприятия

    Несмотря  на то, что концепция ERP разрабатывалась в основном для сферы материального производства ее методы применимы к управлению торговым предприятием.

    ERP- системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций.

    В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:

• планирование деятельности предприятия;
• регулирование глобальных параметров работы предприятия;
• планирование и распределение ресурсов предприятия;
• подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.
• наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;
• интерактивность обработки информации.

    Современная информационная система управления для промышленных предприятий должна сочетать в себе максимально возможный  комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских  разработок до массового производства и сервисного обслуживания. Подобную функциональность, как было описано  выше, включают в себя системы ERP класса и могут обеспечить для промышленного предприятия:

• Управление финансами.
• Планирование и управление производством.
• Управление размещением и распределением запасов.
• Управление реализацией и маркетингом.
• Управление снабжением.
• Управление проектами.
• Управление сервисным обслуживанием.
• Управление процедурами обеспечения качества продукции.

    В системе должна быть реализована  стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает  предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет  мелкосерийное, среднесерийное или крупносерийное производство.

    Система должна управлять производственным процессом (дискретным и процессным) и непрерывно контролировать его  параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой  продукции потребителю. В современных  условиях функционирования предприятия  совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации финансово-хозяйственной  операции всем, кто испытывает в  них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием.

    Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая  методика требует планирования себестоимости  изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических  затрат от их нормативов для своевременного принятия мер и провести анализ. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого  учета.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3 Достоинства и недостатки ERP-систем

    Среди достоинств ERP-систем обычно выделяют возможность сократить и унифицировать используемое аппаратное обеспечение за счет технологии клиент-сервер и интеграции информационной системы, унификации процессов в группах компаний (после слияния или поглощения), унификации данных о кадровых ресурсах, сокращения численности персонала (занятого учётными функциями и обеспечивающего поддержку информационной системы).

    ERР-системы обеспечивают однократный сбор расширенных данных, исключающий дублирование. Он осуществляется в разрезе процессов, а не функций, что позволяет в любое время оценить состояние интересующего процесса. Общность представления данных, обеспечиваемая при внедрении интегрированных систем управления, представляет менеджменту предприятия расширенные возможности по подготовке стандартных и специализированных отчётов. Хранение всех данных в единой базе компании гарантирует высокий уровень доступности информации, а также единую точку зрения на отчётную информацию.

    Системы управления ресурсами способствуют переориентации пользователей на анализ информации, а не только тактическое  использование, реализуют интеграцию данных различных подразделений, обеспечивая системное видение происходящих процессов. Функции учёта и отчётности переносятся непосредственно в функциональные подсистемы, повышая оперативность обновления данных и их достоверность.

    Кроме того, консолидируя данные компании, ERР -системы облегчают реализацию функций тактического и стратегического планирования, а ориентация на процессы и возможность их полного контроля способствуют повышению эффективности управления.

    В то же время ERР -системы обладают и рядом недостатков. В первую очередь это высокая сложность и стоимость внедрения ERP-систем при неизвестном заранее эффекте от их использования. Необходимость перестройки бизнес-процессов при внедрении интегрированных систем управления является причиной дополнительных рисков и затрат предприятия.

    Кроме того, недостатками могут стать и  очевидные на первый взгляд плюсы. Так, хранение данных в единой базе снижает живучесть информационной системы, так как неполадки отражаются сразу на всех подразделениях. По этой же причине велики риски, связанные с нарушением информационной безопасности системы. В случае недостаточно гибких решений, связанных с пользовательским интерфейсом, в системе может значительно увеличиваться объём вводимых данных и, как следствие, время выполнения стандартных операций по сравнению с использованием специализированных систем управления.

    Сложность интерфейсов ERP-систем для создания нестандартных запросов и огромные объёмы баз данных приводят к необходимости создания хранилищ данных с различными «облегчёнными» проекциями центральной базы и своим инструментарием создания и обработки запросов. Потребность в значительных вычислительных ресурсах, необходимых для генерации сложных отчётов, и высокая лицензионная стоимость автоматизированных рабочих мест вынуждают компании создавать порталы и размещать на них уже полученные отчёты, чтобы обеспечить к ним доступ большего числа пользователей.

    Уменьшение  роли персонала в непосредственном управлении процессами компании превращает ERP-систему в своеобразный «чёрный ящик». Часть процессов скрыта от сотрудников, что может вызывать ошибки в работе предприятия. С сокращением бухгалтерских служащих функции учёта перекладываются на сотрудников, выполняющих подлежащие учёту операции. Это может потребовать их переподготовки, а также приспособления интерфейсов для работы с неопытными пользователями.

    Одновременное изменение бизнес-процессов, интерфейсов, документооборота и полномочий сотрудников при вводе ERР -системы в эксплуатацию приводит порой к значительному снижению производительности компании — пока новые процессы не будут отлажены, а персонал не приспособится к новым условиям работы (в среднем, период спада длится около 6 мес).

    Наконец, ERР -системы не всегда позволяют использовать компоненты разных производителей, ставя компанию в зависимость от единственного поставщика решений. Это не только не обеспечивает необходимой гибкости системы управления, но и привносит дополнительные риски, связанные с развитием продуктов поставщика и его положением на рынке. Так, по данным IBM Business Consulting Services около 40% предприятий из списка Fortune 500 за последние два года изменили свои бизнес-модели из-за недостаточной гибкости информационных технологий.

    Представленные на российском рынке Западные КИС, как правило, разработаны ведущими мировыми компаниями, такими как SAP или BAAN. Они прошли многолетнюю школу, прежде чем попали на российский рынок. Поэтому почти все Западные корпоративные системы соответствуют стандартам. Они могут применяться широким кругом предприятий различного масштаба и специализирующихся в различных областях. Эти системы построены с использованием современных технологий и дают наивысшие показатели в производительности. Соответствие систем стандарту ERP в частности означает хорошо продуманные алгоритмы производственного и финансового планирования и моделирования. К недостаткам Западных КИС можно отнести, наверное, лишь высокую стоимость. Непригодность же использования систем на некоторых российских предприятиях, имеющих неорганизованные и не налаженные процессы, недостатком не является.

    Разработки  отечественных разработчиков более  близки к российской специфике и  более дешевы, поэтому их внедрение  более оправдано в случае малых  и средних предприятий для  решения конкретных задач. В силу несоответствия хотя бы стандарту MRP, многие из российских систем не могут применяться  на крупных предприятиях имеющих  несколько типов производственных процессов. Отечественные разработчики КИС пока слабо проработали вопросы производственного планирования и моделирования.

    При настоящем положении дел российскому  руководителю зачастую экономически целесообразно  финансировать одновременно три  системы: ограниченный вариант Западной ERP системы в сфере производства, российскую систему бухгалтерского учета начального уровня и автономную программу расчета заработной платы.

    В последнее время наблюдается  тенденция повышения качества КИС  российского производства. Некоторым крупным разработчикам удалось приблизиться к стандарту ERP при приемлемой для Россия стоимости продукта. Возможно через несколько лет отечественные разработки смогут на равных конкурировать с Западными системами. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение 

    Внедрение корпоративной информационной системы  на предприятии любого размера и  профиля деятельности дает предприятию  следующие преимущества: 

• возможность принимать более обоснованные решения; 
• улучшение качества обслуживания клиентов; 
• совершенствование взаимоотношений с поставщиками; 
• повышение производительности труда; 
• снижение себестоимости продукции; 
• совершенствование учета финансовых и товарно-материальных ценностей 
• улучшение оборачиваемости товаров и, соответственно, увеличение доходов и прибыли предприятия. 

    Однако  для того, чтобы достигнуть повышения  эффективности деятельности предприятия, к выбору информационной системы  следует подходить очень серьезно. 

    Выбор КИС для внедрения является сложным  и ответственным процессом, требующим  тщательного анализа как текущих  потребностей и финансовых возможностей предприятия, так и перспективных  планов его развития. Правильный выбор компании — разработчика/внедренца КИС, которая должна стать на долгие годы надежным партнером предприятия (в деле повышения эффективности его управления), является основой успеха внедрения КИС. Наибольший эффект от внедрения КИС достигается при ее комплексном развертывании и максимальной заинтересованности руководства предприятия в успехе всего проекта. 

    Наиболее  популярным на данный момент новым  видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning. Неоспоримые достоинства крупных ERP систем – универсальность и практически неограниченная масштабируемость. Они могут предложить адекватные модели управления корпоративными ресурсами предприятиям для всевозможных типов производственных процессов, количество же рабочих мест ограничивается лишь финансовыми возможностями заказчика. В то же время эти системы – лидеры не только по предоставляемой функциональности, но и по цене. Поэтому внедрение систем этого класса экономически оправдано для крупных и очень крупных предприятий со сложной структурой бизнеса.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  использованной литературы

    1. Гайфуллин Б.Н., Обухов И.А. Автоматизированные системы управления предприятиями стандарта ERP/MRP II. М.: Богородский печатник, 2000.

    2. Отоцкий Л., Савин А. Семь критериев выбора ERP-систем для России. М.: Открытые системы, Открытые системы, 1998, №4

    3. Когаловский В. Производственное планирование от Гантта до ERP. Что такое OPT, Just-in-time, CIM, CALS? Какова их связь с ERP и MRP II? М.: Открытые системы, Директор информационной службы, 2000, №5

    4. Коржов В. Система ERP для малых и средних предприятий. М.: Открытые системы, Computerworld, 2000, №15

    5. Ильина М. «Правильная» автоматизация  для России. М.: Открытые системы,  Computerworld, 2001, №15-16

    6. Громыко О. Осторожно: системы  ERP. М.: Открытые системы, Открытые  системы, 2001, №7-8

    7. www.erp-online.ru