Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по ГОСТу 16487—83
Реферат: Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по ГОСТу 16487—83 .
Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.
Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
С давних
времен дошли до нас различные
виды документов, с помощью которых
мы имеем возможность узнать историю
своей страны, ее героическое прошлое,
особенности быта своего народа, правовые
формы и этические нормы
Необходимость
создания документов возникла одновременно
с появлением письменности. Более
того, считают, что именно потребность
в создании различных документов
(соглашений, договоров и т. п.) и
повлекла за собой появление письменности
как способа изложения
С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.
До
конца ХVв. государственных учреждений
еще не существовало, их функции
выполняли отдельные
Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.
Документы
хранились в центральных
С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т. е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами — свинцовые печати.
Со
временем менялась и графика письменности,
первоначально документы
Сформировавшиеся
практикой традиции постепенно становились
нормами обычая, закладывая основу
будущей системы
Система
государственного делопроизводства начала
формироваться с середины ХVв. Управление
государством сложилось из удельного
княжества, хотя это нельзя было назвать
государством, это было хозяйство
князя. Некоторые поручения выполняли
бояре, приближенные к князю. Вся
деятельность по вопросам государственного
управления объединялась высшим правительственным
учреждением — Боярской Думой. Удалось
создать сильную
Однако
в этот период не было отлаженной системы
управления. Для ведения, дела передавались
определенным лицам, или в управлении
участвовало несколько
Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.
В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.
В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т. е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.
Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.
В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.
В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.
Отсутствие
в прежних учреждениях
Сенат
стал первым законосовещательным органом
и органом надзора за правительственными
учреждениями. В то время всего
было создано 12 коллегий. Каждая коллегия
руководилась своим регламентом. После
чего законодательной основой
С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).
В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.
В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.
С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.
Большое
значение для организации
Начало
ХIХ века встретило новые реформы
государственного управления и делопроизводства,
которая затронула главным
Новая
система управления – министерская,
была основана на создании министерств
с управляющими министрами, что было
необходимо для более низкой и
оперативной системы
В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.
Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.
Существенные изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.
Несмотря
на глобальные изменения в системе
управления, жизнь требовала более
гибких форм делопроизводства и его
ускорения. Система министерского
делопроизводства оставалась громоздкой
и неповоротливой, несмотря на использование
пишущих машинок. Появление телеграфа
и телефона воплотила в жизнь
новый вид переписки как
Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).
Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов, «О форме бланков государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.
В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.
Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т. п.), средства и предметы конторского труда.
В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.
Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.
В 1941
году на первом межотраслевом совещании
по оргтехнике была выдвинута программа
по вопросу документационного
Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения управления.
В 1960
году состоялось Всесоюзное совещание
по вопросам механизации труда инженерно-
С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.
В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.
В 1991
году с распадом СССР в республике
были созданы самостоятельные
Белорусским
государственным институтом стандартизации
и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был
утвержден и введен в действие
стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные
системы документации Республики Беларусь.
Основные положения». В 1996 году был
введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные
системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-
Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.
- Краткая история развития кинематографа
- Краткая история развития космонавтики
- Краткая история развития методов психологических исследований
- Краткая история развития микробиологии и роль русских ученых в её развитии. Задачи технической микробиологии
- Краткая история развития наземного транспорта
- Краткая история развития нефтегазовой промышленности.
- Краткая история развития служб документации
- Краткая история про Калугу
- Краткая история развития бурения
- Краткая история развития бурения
- Краткая история развития ВСМК
- Краткая история развития вычислительной техники
- Краткая история развития вычислительной техники
- Краткая история развития гидравлики