Краткая история развития служб документации

       Краткая история развития служб документации.

  С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с  письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы  ÿвляются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Этапы становления делопроизводства в России.

В России к началу XVIIвека первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка,составлявшего в длину от 10 до 100 метров.  При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с  приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными  отраслями государственного управления.

 

    В начале XIXвека коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве  сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились  бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

 

    В годы Советской власти  было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления  народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок  документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре  документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была  предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства(ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей  осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих  одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

 

Система документации и унифицированная система документации.

 

    Любой документ  функционирует  совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов,используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется  системой документов.  Рационально организованный  комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и  применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Виды деловых документов на предприятиях и ворганизациях.

  Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления,степени сложности и др.

    Среди большого разнообразия  видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная  управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и  реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации.Организационно-распорядительная  документация является наиболее широко используемым   видом документации.

 

    Организационно-распорядительнаядокументация классифицируется на три группы:

 

-- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,

 

  решения,указания);

 

-- иформационно-справочная документация (письма, телеграммы,

 

  телефонограммы,факсы, акты, протоколы, докладные и служебные

 

  записки);

 

-- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции,

 

  штатные  расписания).

 

    Классификация  организационно-распорядительной   документации позволяет обеспечить оперативный  поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

 

3.4 Состав реквизитов организационно-распорядительнойдокументации.

 

    В состав реквизитов организационно-распорядительнойдокументации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

 

01-государственный герб РФ;

 

02-герб субъекта РФ;

 

03-эмблема организации или товарный знак;

 

04-код организации;

 

05-код формы документа;

 

06-наименование организации;

 

07-справочные данные об организации;

 

08-наименование вида документа;

 

09-дата документа;

 

10-распространенный номер документа;

 

11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

 

12-место составления или издания документа;

 

13-гриф ограничения доступа к документу;

 

14-адресат;

 

15-гриф утверждения документа;

 

16-резолюция;

 

17-заголовок к тексту;

 

18-отметка о контроле;

 

19-текст документа;

 

20-отметка о наличии приложения;

 

21-подпись;

 

22-гриф согласия документа;

 

23-виды согласования документа;

 

24-печать;

 

25-отметка о заверении копии;

 

26-отметка об исполнители;

 

27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

 

28-отметка о поступлении документа в организацию;

 

29-отметка для автоматического поиска документа.

 

    Для изготовления бланков  документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а так же   отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

 

    При оформлении документов   следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

 

 

 

3.5 Что собой представляет бланк документа?

 

    Бланком документа называютлист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение  бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую  сторону его оформления.Продольный вариант используется организациями  с большим числом печатных знаков в их наименовании .Бланки документов должны иметь  поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.  Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

 

    Реквизиты 01,02,03располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать науровне реквизита 03.

 

    Реквизиты 06,07,08,12ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон    расположения реквизитов размещают одним из способов:

 

-- центрованным ( начало и конец  каждой строки реквизита равно удалены

 

   от границ зоны расположенияреквизитов;

 

-- флаговым ( каждая строка  реквизита начинается от левой границы зоны

 

   расположения реквизитов).

 

    Для организаций, структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды  бланков документов:

 

-- общий бланк;

 

-- бланк письма;

 

-- бланк конкретного вида  документа, кроме письма.Требования к оформлению реквизитов   организационно-распорядительной документации.

При  заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись»проставляют:

 

-- завершительную надпись«верно»;

 

-- должность лица, заверившегокопию;

 

-- личную подпись;

 

-- расшифровку подписи;

 

-- дату заверения.