Кредитные карты. 3
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
ГЛАВА 1 Характеристика понятия «документооборот»
Его основные этапы…………………………………………………………..4
ГЛАВА 2 Анализ структуры документооборота……………...…………..
Заключение….………………………………………………
Список литературы…….…………………………
Приложения……………………………………………………
Приложение 1………………………………………………………………...18
Приложение 2………………………………………………………………...20
Приложение 3...……………………………………………………………...
Приложение 4…………………………………………………………………22
ВВЕДЕНИЕ
В ежедневной практической
деятельности перед любым предприятием
возникает много вопросов, связанных
с регистрацией внутренних, исходящих,
внутренних документов, формированием
их в дела, определением сроков хранения
и другими
Для организации рационального движения документов на предприятии необходимо осуществлять анализ структуры документооборота, поэтому эта тема является актуальной.
Целью данной работы является выявление основных направлений анализа структуры документооборота.
Задачи:
- Охарактеризовать понятие «Документооборот».
- Определить основные характеристики документооборота.
- Описать основные действия службы ДОУ по анализу структуры документооборота.
Данная работа состоит из введения, двух глав и заключения. Первая глава содержит характеристику понятия «Документооборот» и его основные этапы. Во второй главе описан анализ структуры документооборота.
Для выполнения данной работы была изучена литература следующих авторов: Березина Н.М., В.А.Кудряев., Стенюков М.В.
ГЛАВА 1 ХАРАКТЕРИСТИКА ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТООБОРОТ»
ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 1
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).
При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:
- Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.
- Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.
- Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документе вместо самого документа, размножение проекта документа для одновременного согласования его с несколькими учреждениями.
- Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.
- Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток
- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- объемом.
Содержание документопотока
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
- расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
- определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Для анализа и фиксации
движения документов достаточно простым
и наглядным средством является
составление графических
Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.
Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации труда, например:
- исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
- однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
- пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
- различные операции должны выполнятся параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
- учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;
Должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.
Разбивка системы
Поскольку ценность документной информации существует только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.
При организации рациональной
системы документационного
Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:
- документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;
- документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.
Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:
- содержание или функциональная принадлежность;
- структура потока;
- направление потока и его объем.
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура потока описывается
признаками, в соответствии с которыми
может быть осуществлена классификация
документов и их индексация, построена
система научно-справочного
Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.
Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления.
К факторам, характеризующим
режим движения документов, относятся
объем документопотока в
Вероятностный характер поступления
документов в организацию делает
необходимым и возможным
Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистическая и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- корреспонденцию с пометкой «лично»;
- документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);
- документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки, копии платежных требований и т. д.);
- документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);
- документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.);
- документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.);
- документы, поступающие в адрес общественных организаций.
Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.
Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной части, а не его личным стилем работы. Возможности уменьшения нагрузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения на этой основе состава постоянной части входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов, такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя организации.
Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления.
В организациях на основе действующих УСД, собственного опыта и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплексе с определением содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информационного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документами.
Основные цели исследования документопотоков организаций:
- повышение эффективности управленческой деятельности;
- ускорение движения документов в организации;
- уменьшение трудоемкости обработки документов.
Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются:
- создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов;
- унификация текстов документов;
- построение эффективных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов;
- введение компьютерных технологий обработки информации.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.
Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах приводится в Приложении 1.
Оперограммы представляют собой
графическую интерпретацию
Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.
На основе построения документограмм, например, определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки, Приложение 3.
Построение подобных документограмм - первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.
Если количество документов по конкретной задаче не превышает 10-20 в год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов, Приложение 4.
При более сложных методах обработки собранных сведений, генерирования новых идей, проектирования банка данных анализ производится с помощью построения информационных моделей. Составленные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике исходя из удобства пользования, традиций, модели организации документооборота включаются в инструкции по делопроизводству.
Таким образом результаты аналитической работы по изучению, анализа структуры документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации службы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.
Следовательно поставленные задачи данной работы можно считать выполненными.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
- Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
- Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-ре
ферент. -2008. - №5. - В.А.Кудряев и др. «Организация работы с документами» - Москва: ИНФА-М, 1999.
- «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Т.В. Кузнецова, Москва, 1999
- Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютера, №24-25, 1998
- Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997
- Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов — Санкт-Петербург, Инфра-М, 2011 г.- 368 с.
- Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов — Москва, Инфра-М, 2011 г.- 368 с.
- Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-ре
ферент. -2008. - №5. - Галахов В. В., Корнеев И. К. и др. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы, Издательство: «Проспект», 2012
- Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А. Н. Белов, А. А. Белов.- М.: Эксмо,2008.-560с.
- Кредитные карты
- Кредитные кооперации
- Кредитные ноты
- Кредитные ноты
- Кредитные операции
- Кредитные операции
- Кредитные операции
- Кредитные деньги
- Кредитные деньги
- Кредитные деньги: их виды и роль в экономике
- Кредитные деньги: их виды и роль в экономике
- Кредитные деривативы в период финансового кризиса
- Кредитные карты
- Кредитные карты