Менеджмент: управление

3. УПРАВЛЕНИЕ

Управление организацией, рассматриваемое как реально  существующий феномен, имеющий определенную форму и конкретное содержание, может  быть лучше и глубже понято, если знать то, как оно выглядит при  обобщенном, теоретическом рассмотрении. Естественно, всякое абстрактное рассмотрение явлений или процессов уводит от реальности, стирает конкретные характеристики и черты. Однако в  то же время оно позволяет лучше  понять их сущность и природу, вскрыть  и описать те лежащие в их основе отношения и общие для них  существенные черты, которые определяют форму и содержание рассматриваемых  явлений и процессов, логику и  направления их развития, а также  их возможности и границы осуществления.

3.1. Закономерности  управления

Закономерности управления отражают объективно существующие, повторяющиеся  существенные взаимосвязи различных  элементов и явлений в процессе управления. Их подразделяют на общие  и частные. Общие закономерности присущи всем системам управления, а частные связаны с функционированием  отдельных отраслей, предприятий  и организаций.

К общим закономерностям  управления можно отнести следующие: соответствие социального содержания управления формами собственности  на средства производства; преимущественная эффективность сознательного планомерного управления; соотносительность управляющей  и управляемой систем, субъекта и  объекта управления; усиление процессов  разделения и кооперации труда в  управлении.

Рассмотрим эти закономерности.

Закономерность соответствия социального содержания управления формами собственности на средства производства предполагает создание систем управления, адекватных формам собственности  на средства производства.

Преимущественная эффективность  сознательного планомерного управления тоже закономерна, так как система  управления с плановой регуляцией протекающих  в ней процессов и потенциально, и фактически эффективнее систем управления со стихийной регуляцией этих процессов. Подтверждением тому служит широкое применение программно-целевого, системного подходов и анализа на всех уровнях управления в современном  обществе.

Закономерность соотносительности  управляющей и управляемой систем, субъекта и объекта управления означает соответствие сферы управления требованиям  объекта управления.

К общим закономерностям  управления можно отнести также  усиление процессов разделения и  кооперации труда в управлении. С  одной стороны, закономерность отражает дальнейшее горизонтальное и вертикальное разделение труда в управлении, что  связано с развитием отраслей, увеличением масштабов управляемых  систем, появлением новых функций  и видов деятельности. С другой – разделение труда обусловливает  его координацию, т. е. согласованность действий субъектов управления, что выражается в кооперации управленческого труда.

Если общие закономерности присущи управлению в целом, то частные  характерны для отдельных сторон и систем управления. К частным  закономерностям можно отнести  изменение функций управления, оптимизацию  числа ступеней управления, концентрацию функций управления и распространенность контроля.

Закономерность изменения  функций управления означает возрастание  одних функций и убывание других на различных иерархических уровнях  управления. Так, если на уровне торгового  дома решаются стратегические задачи, охватывающие инвестиционную политику фирмы, распределение прибыли и т. п., то на уровне каждого входящего в торговый дом магазина решаются преимущественно тактические вопросы, связанные с реализацией товаров населению.

Закономерность оптимизации  числа ступеней управления предполагает устранение излишних звеньев управления, что повышает его гибкость и оперативность.

Закономерность концентрации функций управления состоит в  том, что каждая ступень управления стремится к большей концентрации функций, т. е. расширению и росту численности управленческого персонала. Эту закономерность наглядно иллюстрируют данные о росте численности бюрократического аппарата, который наблюдается во всех странах.

Закономерность распространенности контроля отражает зависимость между  числом подчиненных и возможностями  эффективного руководства их деятельностью  и контроля их действий со стороны  руководителя. Оптимальным считается  непосредственное подчинение одному руководителю 7–10 должностных лиц.

Закономерности управления (как общие, так и частные) имеют  объективный характер и реализуются  в процессе управленческой деятельности людей. Закономерности управления должны в полной мере учитываться при  формировании принципов управления.

3.2. Принципы  управления

Принципы управления –  руководящие правила, определяющие основные требования к системе, структуре  и организации управления. Так  же как закономерности, принципы управления подразделяются на общие и частные.

Общие принципы управления имеют универсальный характер и  воздействуют на все сферы управления и отрасли народного хозяйства.

К общим принципам управления можно отнести целенаправленность, планомерность, компетентность, дисциплину, стимулирование, иерархичность.

Целенаправленность предопределена сущностью программно-целевого управления и предполагает четкую постановку целей перед каждым предприятием и каждым его подразделением. При этом цель должна быть реальной, достижимой и определенной предельно конкретно, что придает работе здравый смысл и мобилизует усилия персонала на ее выполнение.

Принцип целенаправленности предполагает не только постановку целей, но и соотнесение этих целей с  необходимыми ресурсами. При этом важно  как обеспечить увязку целей с  главными ресурсами, необходимыми для  их достижения, так и акцентировать  внимание на наиболее слабом звене, которое  может помешать достижению целей.

Планомерность управления тоже связана с программно-целевым управлением и предусматривает составление программы действий, ее реализацию. Планомерность проявляется в нормализации условий работы и ее распределении между исполнителями, координации действий исполнителей и их инструктировании, а также организации учета и контроля за выполнением каждой работы и программы в целом. Реализация этого принципа на практике обеспечивает плановую организацию всей системы управления.

Компетентность означает знание менеджером объекта управления или, по крайней мере, его способность воспринимать компетентную консультацию специалистов при принятии решений. Принцип компетентности связан с горизонтальным разделением труда по функциям.

Неотъемлемым принципом  управления является дисциплина, которой должна быть подчинена любая система управления на любом уровне. Дисциплина предполагает безусловное выполнение указаний руководителя, должностных обязанностей, инструкций, приказов и других директивных документов. Уровень дисциплины в значительной мере определяет культуру управления.

Стимулирование предполагает прежде всего мотивацию трудовой деятельности на основе использования материальных и моральных стимулов. Материальное симулирование базируется на личной экономической заинтересованности работников в результатах труда, моральное – в основном на психологическом воздействии на работников.

Иерархичность предусматривает вертикальное разделение управленческого труда, т. е. выделение уровней управления и подчинение низших уровней управления высшим. Этот принцип учитывается во время формирования организационных структур управления при построении аппарата управления и расстановке кадров.

Все принципы управления тесно  взаимосвязаны и взаимообусловлены. Как уже отмечалось выше, наряду с общими существуют частные принципы управления, которые имеют локальный  характер и регулируют лишь отдельные  управленческие процессы и стороны  управления.

Закономерности и принципы управления тесно связаны с функциями  управления.

3.3. Общие  функции управления

Функции управления – виды деятельности, с помощью которых  управляющая подсистема воздействует на объект управления. Функции управления подразделяют на общие и частные (специальные). Общие функции присущи  всем социальным системам управления. Частные функции имеют определенную специфику. Применительно к менеджменту  выделяют следующие общие функции: стратегическое планирование, организация, мотивация, контроль.

Планирование – это набор действий, предпринимаемых для оптимального достижения предприятием (организацией) своих целей. Обычно планирование включает постановку целей и определение этапов их достижения, составление программы действий и концентрацию необходимых средств для достижения поставленной цели.

Организация – это функция управления, которая предполагает создание условий эффективной совместной работы для достижения целей фирмы. Обычно организация рассматривается в двух аспектах: построение аппарата управления и координация деятельности работников.

Мотивация предполагает побуждение работников к действию для достижения их личных целей и целей организации. Чтобы эффективно осуществлять мотивацию, менеджер должен представлять себе потребности своих подчиненных и ожидаемое ими вознаграждение. Потребность – это ощущаемый физиологически или психологически недостаток чего-либо. Вознаграждение – это все то, что человек считает ценным для себя.

Контроль как функция управления предполагает проверку выполнения поставленных задач, исходящих из стратегических и тактических целей организации. Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

Эти четыре функции объединены связывающими процессами коммуникации и принятия решений.

3.4. Планирование

Стратегическое планирование представляет собой набор действий, предпринимаемых для оптимального достижения предприятием своих целей. Реализация стратегического плана  охватывает тактику и политику фирмы.

Суть стратегического  планирования заключается в выработке  специфической стратегии, направленной на достижение целей предприятия. Стратегия  применительно к менеджменту  означает всесторонний комплексный  план, обеспечивающий оптимальное достижение целей организации.

Стратегическое планирование предполагает четыре основных вида управленческой деятельности: распределение ресурсов; адаптацию к внешней среде; внутреннюю координацию; организационное стратегическое предвидение.

Организационное стратегическое предвидение означает, что стратегический план организации должен разрабатываться  с учетом перспективы. Разумеется, предвидение  – не только интуиция менеджера, но и научное прогнозирование, основанное на анализе фактических материалов.

Стратегическое планирование предполагает определение миссии и  целей организации. Миссия организации  – четко выраженная причина ее существования. Формулировка миссии основывается на следующем:

1) определение предмета  деятельности организации, т. е. производство продукции (или услуг), основные рынки сбыта и технологии;

2) отношения между организацией  и окружающей средой;

3) культура организации,  т. е. внутренний режим ее работы и кадры организации.

Определяя миссию организации, важно понимать, что получение  прибыли – внутренняя проблема фирмы, а миссия связана с удовлетворением  потребности, находящейся вне ее.

На основе общей миссии организации определяются ее цели. При этом цель должна быть конкретной и измеримой. Она должна быть определена во времени и быть достижимой. При  определении цели необходимы оценка и анализ окружающей среды и увязка потенциала организации с избранной  целью.

Реализация стратегии  – важная составляющая планирования как функции управления. Для реализации стратегии прежде всего необходима тактика. Тактика рассчитана на более  короткий срок, чем стратегия. Результаты стратегии обычно становятся очевидными через несколько лет, а тактические  результаты проявляются быстро и  легко соотносятся с поставленными  конкретными целями. И наконец, если стратегия обычно определяется высшими  эшелонами власти, то тактика часто  вырабатывается на уровне руководства  среднего звена управления.

Для увязки долгосрочных (стратегических) и тактических планов необходима выработка политики фирмы, которая  представляет собой общее руководство  для действий и принятия решений, облегчающее достижение целей.

Политика предполагает разработку и соблюдение правил. Правило точно  определяет порядок действий в конкретной ситуации.

Реализация стратегического  плана наряду с разработкой тактики, политики и правил подразумевает  осуществление контроля за выполнением  поставленных задач. При этом контроль предполагает проверку выполнения заданий  по объему и срокам, по всему комплексу  намеченных показателей.

По сути, планирование отвечает на следующие вопросы:

1) на каком этапе развития  находится организация;

2) каковые ее цели, куда  она планирует двигаться;

3) как организация будет  реализовывать эти цели?

3.5. Организация

Организация – функция  управления, которая предполагает создание условий для совместной, эффективной  работы, способствующей достижению целей  фирмы. Организация предусматривает  наличие полномочий и ответственности, а также возможности делегировать полномочия.

Полномочия – право менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных ее сотрудников на выполнение тех или иных задач.

Ответственность – обязательство выполнить поставленные задачи и нести наказание за их неправильное решение.

Делегирование означает передачу полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не конкретному человеку.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

• деление организации на подразделения (горизонтальное разделение труда);
• установление взаимоотношений, которые связывают различные уровни управления и обеспечивают возможность распределения и координации задач (вертикальное разделение труда).

Построение организации  предусматривает разделение труда  в управлении на общее, частное и  единичное. Общее разделение управленческого  труда предполагает его распределение  между сферами, подразделениями  и крупными отраслями общественного  производства. Частное разделение труда  – разделение между подотраслями и предприятиями внутри отраслей народного хозяйства. Единичное  разделение труда – разделение между  управленческими работниками внутри предприятия, организации, учреждения.

Структура аппарата управления формируется с учетом:

• соответствия структуры целям управления;
• единства структуры и функций управления;
• первичности функций и вторичности органа управления;
• рациональности сочетания в структуре управления централизации и децентрализации, специализации и интеграции функций управления;
• соотносительности структуры управления с производственной и организационной структурами объекта управления;
• комплексной увязки в структуре управления всех видов деятельности.

3.6. Контроль

Контроль – проверка выполнения поставленных задач, исходящих из стратегических и тактических целей организации.

Цель контроля – выявление  и устранение причин отклонения от намеченного пути.

Стоимость контроля значительно  меньше, чем потери от его недостаточности.

Контроль выполнения заданий  начинается с момента постановки цели и доведения задачи до исполнителя. Контроль предполагает сопоставление  намеченных целей и достигнутых  результатов, а также проведение необходимых корректировок, если намеченные результаты не достигнуты.

Сами по себе планы и  программы отражают желаемую ситуацию, но в ходе ее достижения в системе  управления и окружающей среде происходят изменения, которых могло не быть в момент формирования планов или  программ. Меняются законы, трансформируются системы ценностей, создаются новые  технологии и т.д. Для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления. Таким механизмом и является контроль.

В теории менеджмента контроль рассматривается как пятишаговый  процесс:

1. определение параметров, подлежащих оценке;
2. определение желательных показателей, которые должны быть достигнуты, по выбранным параметрам в обозначенный промежуток времени, а также возможных допустимых отклонений;
3. оценка результатов функционирования системы за обозначенный период;
4. сопоставление фактических данных с установленными стандартами;
5. принятие решений по масштабу отклонений: «ничего не предпринимать», корректирующее воздействие на исполнителя, пересмотр (корректировка) стандартов.

Существует несколько  видов контроля.

Предварительный контроль должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе деятельности, его обычно проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль может быть плановым и внеплановым.

Заключительный  контроль обычно осуществляется, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными.

Выделяют следующие принципы проведения контроля:

1) контроль осуществляют  только те, кому это официально  поручено руководством;

2) контроль – это управленческая  обязанность, а не вопрос доверия  или недоверия;

3) контроль требует активных  действий и системного подхода;

4) проведение контроля  не должно создавать помех  для производственного процесса;

5) контроль должен проводиться  без спешки и нервозности;

6) процедура проведения  контроля должна быть приемлемой  для каждой из сторон;

7) по результатам контроля  должен быть осуществлен и  впоследствии доведен до исполнителя  анализ деятельности.

В психологическом плане  в одних системах оценка деятельности персонала основывается на внешнем, а в других – на внутреннем контроле. Внешний контроль базируется на следующем утверждении: «Люди лучше всего работают тогда, когда они находятся под постоянным наблюдением начальника и их деятельность непрерывно корректируется».

Для успеха системы, базирующейся на внешнем контроле, необходимо соблюсти три обстоятельства:

• сделать цели труднодостижимыми, но реальными;
• просто и ясно увязать результаты с размером заработной платы;
• выбрать такие критерии, которые не позволяли бы манипулировать результатами.

Внутренний контроль базируется на следующем утверждении: «Если сделать так, чтобы качественно выполненная работа доставляла человеку внутреннее удовлетворение, то можно говорить о системе внутреннего контроля». Внутренний контроль имеет три ограничения:

• применяется не во всех сферах деятельности, особенно связанных с монотонным трудом и трудом, требующим больших физических усилий;
• теряется оперативное управление со стороны непосредственного руководителя;
• как правило, прослеживается стремление исполнителей к занижению устанавливаемых целей.

Усиление внешнего контроля ведет к временному повышению  производительности труда. Это связано  со следующими причинами.

1. Если контроль усиливается, то роль данного подразделения в организации или возрастает, или в нем грядут кадровые перемены. Большинство сотрудников при этом стремятся продемонстрировать себя с лучшей стороны.
2. Человеку присуще стремление видеть результаты своего труда, а система контроля делает их более наглядными.