Место информации и информационных систем в деятельности менеджера

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 

Вариант № 1

1. Понятие информации. Роль  информации  в развитии экономики.

2. Использование персонального  компьютера в офисной и банковской             

деятельности.

3. Оперативная память компьютера, ее объем и значение для  разных

приложений.

4. Устройства хранения  информации, их преимущества и  недостатки.

5. Понятия внутреннего  и внешнего интерфейса персонального

компьютера.

6. Организация размещения  файлов на устройствах долговременной

памяти,  доступ к ним.

Задание №1

Понятие информации

Термин «информация» происходит от латинского слова informatio, означающего разъяснение, изложение, осведомленность.

Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

Применительно к компьютерной обработке данных под информацией понимают некоторую последовательность символических обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов и звуков и т. п.), несущую смысловую нагрузку н представленную в понятном компьютеру виде. Каждый новый символ в такой последовательности увеличивает информационный объем сообщения.

Информация в наиболее общем определении — это отражение предметного мира с помощью знаков и сигналов.

Сигналы отражают физические (физико-химические) характеристики различных  процессов и объектов, но лишь для  человека информация, получаемая из внешнего мира, может становиться сведениями, являющимися объектом осознанного  хранения, обмена и преобразования. Человек воспринимает информацию с  помощью органов чувств при непосредственном контакте с объектами внешнего мира, может хранить ее, обрабатывать, в итоге получать новую информацию и передавать ее другим людям, используя знаковую форму н различные инструментальные средства. Чтобы информация способствовала принятию на ее основе правильных решений, она должна характеризоваться такими свойствами, как достоверность, полнота, актуальность, полезность, понятность.

Роль информации  в развитии экономики.

В XXI веке роль информации становится все более значимой. Это вызвано  глобальными процессами в мировом  хозяйстве, развитием информационно-коммуникационных технологий (далее ИКТ).Преобразования информационного обеспечения органов власти регионов обусловлены неадекватностью традиционных моделей управления современным информационным возможностям, необходимостью регулирования использования потоков информации, накопленной в территориальных органах статистики. Совершенствование технологии информационного обеспечения стало приоритетным направлением оптимизации управленческих процессов.

Интеграция России в мировую  экономическую систему сопровождается изменением институциональной среды: формированием новых норм и правил хозяйственного взаимодействия, новых  институтов, полиморфизма собственности, значительным ростом числа субъектов  хозяйственной деятельности. Переход  от централизованной к рыночной экономике  вызвал реформирование российской системы измерения уровня социально-экономического развития страны и ее регионов с учетом опыта зарубежных стран.

Активно проводимая в настоящее  время административная реформа  требует осуществления органами государственной власти оперативного мониторинга и оценки состояния  социальной и экономической сфер региона. Несмотря на большое внимание к проблемам информационного  обеспечения процессов управления развитием региона со стороны  ученых-экономистов, в российской науке  еще не сложилось системного представления  о единой научной концепции информационно-аналитического обеспечения органов власти субъектов  РФ.

На современном этапе  остро ощущается необходимость  разработки концептуальных основ формирования региональной информационно-аналитической  системы в контексте теорий эволюционной, институциональной, информационной экономики, что позволит критически обобщить ранее  выдвинутые и новые концепции  с учетом перспективы создания информационного  общества в России. Проблемы обоснования  возможностей и перспектив использования  региональной статистической информационно-аналитической  системы (далее РСИАС) как одного из методов совершенствования управления развитием региона и разработки предложений по ее использованию  в информационном обеспечении управления развитием региона, принятия и реализации управленческих решений, осуществления  мониторинга, контроля и оценки социально-экономического развития региона являются актуальными и перспективными.

Задание №2

Использование персонального  компьютера в офисной и банковской деятельности

Автоматизация банковских технологий в нашей стране прошла несколько  этапов своего развития.

Первоначально это были достаточно простые программные продукты, которые  автоматизировали отдельные аспекты  банковской деятельности на базе традиционных СУБД.

Процесс автоматизации банковских технологий перешел на новый этап в конце 80-х начале 90-х годов. Это  напрямую связано с банковской реформой 1989 года, когда на рынке банковских услуг появились коммерческие банки (КБ).

С развитием финансового  и фондового рынков сфера деятельности КБ расширялась, возрос и объем перерабатываемой информации.

В новых условиях стал неизбежным переход к комплексной автоматизации  банковской деятельности.

В силу различия банков по размерам, структуре, используемой методологии, т.е. всех тех параметров, которые, в  первую очередь, характеризуют банк как объект приложения информационных технологий, расширился круг используемых ими АБС.

На рынке программных  средств банковских технологий появились  организации поставщики, такие как, ' Программ банк ', ' Инверсия ', ' Асофт ', ' Rstyle ', 'Diasoft ' и другие, которые начали активно удовлетворять имеющийся спрос.

Выбор банками тех или  иных систем автоматизации связан, как правило, с соотношением цена - надежность - производительность.

Многим банкам, имеющим  разнородный компьютерный парк, широкую  сеть филиалов и отделений, приходится решать проблему не только собственной  сетевой интеграции, но переходить на планирование всей системной инфраструктуры информационной технологии.

В инфраструктуре следует  выделить пять составляющих:

-информационное обеспечение;

-техническое оснащение;

-программные средства;

-системы связи и коммуникации (внутренние и внешние );

-системы безопасности, защиты  и надежности.

Состав информационного  обеспечения, его организация определяются составом поставленных перед банком задач. К традиционным для любого банка задачам относится операционная (расчетно-кассовая) деятельность. Автоматизация  этого участка работы может решить многие проблемы большинства малых  и средних банков на сегодняшний  день. При таком подходе банковская технология строится на программном  продукте 'Операционный день банка' (ОДБ). Он включает в себя такие программы, как 'Ведение банковских договоров', 'Платежные поручения', 'Касса', 'Ведение  неторговых операций', 'Ведение переводных операций' и другие.

Для обеспечения комплексности  автоматизации банковской деятельности требуется ряд важных программных  средств, позволяющих оценить состояние  банка на любой момент времени, вести  скоростной обмен информацией со своими филиалами и отделениями, а также с другими банками, осуществлять разноску сумм по корреспондентским  счетам, их обработку и другие функции. Сюда можно отнести так называемую систему 'Клиент_банк', дающую возможность клиенту банка осуществлять платежи и проводить другие операции, минуя операциониста и не выходя из своего офиса.

Важным традиционным направлением банковской деятельности является кредитование, приносящее, как правило, до 75% дохода банка. Автоматизация этой сферы  деятельности позволяет не только вести  автоматизированный контроль за прохождением платежей, но и, что наиболее важно, прогнозировать состояние банка  как с точки зрения получения  денег, так и по предстоящем выплатам по привлеченным средствам.

Кроме традиционных направлений  в комплексную систему организации  деятельности органично должно входить  решение таких задач, как автоматизация  работы с ценными бумагами, дилинг, биржевые операции, организация межбанковского обмена электронными копиями документов, аналитическая оценка деятельности банка и его клиентов и многие другие.

Решение комплексных задач  автоматизации возможно лишь с привлечением современных программно_аппаратных средств. Поэтому сейчас наметилась тенденция приобретения банками мощных компьютеров и развитого ПО. Наряду с этим, банки активно разрабатывают собственное ПО. Расширяется использование банками сетевых технологий.

3.1. Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация  началась на производстве и затем  распространилась на офис, имея вначале  целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация  офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые  увидели в ней возможность  повысить производительность своего труда.

В настоящее время известно несколько десятков программных  продуктов для компьютеров и  некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации  офиса: текстовый процессор, табличный  процессор, электронная почта, электронный  календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде базы данных.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических  средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может  предоставлять пользователю различные  возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало  доступно всем пользователям электронной  почты, его следует поместить  на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее  имеются две возможности. Первая – купить собственное техническое  и программное обеспечение и  создать собственную локальную  сеть компьютеров, реализующую функцию  электронной почты. Вторая возможность  связана с покупкой услуги использования  электронной почты, которая предоставляется  специализированными организациями  связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных, как с клавиатуры, так и из баз данных;

обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы непосредственно  в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического  моделирования и ряд других вспомогательных  операций.

Любая современная среда  табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также  и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции  и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно  встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео  и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображение текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

создать файлы видеотекста  на своих собственных компьютерах;

заключить договор со специализированной компанией на получение доступа  к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные  для продажи, могут храниться  на серверах компании, осуществляющей подобные услуги или поставляться клиенту  на магнитных или оптических дисках;

заключить договоры с другими  компаниями на получение доступа  к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции  между компаниями в форме видеотекста  приобретает сейчас все большую  популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать  с такой печатной продукцией, как  газеты и журналы. Так, во многих странах  сейчас можно заказать газету или  журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась  раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения  – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

количество участников конференции  не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию  в рамках обсуждаемой проблемы;

программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции, ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют  сократить транспортные и командировочные  расходы, большинство фирм применяет  их не только по этой причине. Эти фирмы  видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три  конфигурации построения видеоконференций:

односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например, от руководителя проекта к исполнителям;

односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений  за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Задание №3

Типы оперативной  памяти

Оперативная память (RAM, Random Access Memory, память произвольного доступа) - это энергозависимая среда, в которую загружаются и в которой находятся прикладные программы и данные в момент, пока вы с ними работаете. Когда вы заканчиваете работу, информация удаляется из оперативной памяти. Если необходимо обновление соответствующих дисковых данных, они перезаписываются. Это может происходить автоматически, но часто требует команды от пользователя. При выключении компьютера вся информация из оперативной памяти теряется.

В связи с этим трудно недооценить  все значение оперативной памяти. Однако до недавнего времени эта  область компьютерной индустрии  практически не развивалась (по сравнению  с другими направлениями). Взять хотя бы видео, аудиоподсистемы, производительность процессоров и. т. д. Усовершенствования были, но они не соответствовали темпам развития других компонентов и касались лишь таких параметров, как время выборки, был добавлен кэш непосредственно на модуль памяти, конвейерное исполнение запроса, изменен управляющий сигнал вывода данных, но технология производства оставалась прежней, исчерпавшей свой ресурс. Память становилась узким местом компьютера, а, как известно, быстродействие всей системы определяется быстродействием самого медленного ее элемента. И вот несколько лет назад волна технологического бума докатилась и до оперативной памяти. Быстрое усовершенствование оперативной памяти позволило кроме ее усовершенствования, значительно снизить цену на нее.

Но даже после падения  цен, память системы, как правило, стоит  вдвое дороже, чем системная плата. До обвального падения цен на память в середине 1996г. в течении многих лет цена одного мегабайта памяти держалась приблизительно на уровне 40 долларов. К концу 1996г. цена одного мегабайта памяти снизилась примерно до 4 долларов. Цены продолжали падать, и после главного обвального падения стоимость одного мегабайта не превышает доллара, или приблизительно 125 доларов за 128 Мбайт.

Хотя память значительно  подешевела, модернизировать приходится ее намного чаще, чем несколько  лет назад. В настоящее время  новые типы памяти разрабатываются  намного быстрее, и вероятность  того, что в новые компьютеры нельзя будет устанавливать память нового типа, как никогда велика.

От количества установленной  в компьютере оперативной памяти напрямую зависит возможность, какими программами вы сможете на нем  работать. При недостаточном количестве оперативной памяти многие программы  либо вовсе не будут работать, либо станут работать крайне медленно. Можно  привести следующую приблизительную  классифика-цию возможностей компьютера, в зависимости от объема оперативной памяти:  
1 Мбайт и менее - на компьютере возможна работа только в среде DOS. Такие компьютеры можно использовать для корректировки текстов или ввода данных;  
4 Мбайта - на компьютере возможна работа в среде DOS, Windows 3.1 и Windows for Workgroups. Работа в DOS вполне комфортна, а в Windows - нет: некоторые Windows-программы при таком объеме памяти не работают , а некоторые позволяют обрабатывать лишь небольшие и несложные документы. Одновременный запуск нескольких Windows-программ также может быть затруднен;  
8 Мбайт - обеспечивается комфортная работа в среде Windows 3.1, Windows for Workgroups, при этом дальнейшее увеличение объема оперативной памяти уже практически не повышает быстродействие для большинства офисных приложений. Использование более новых операционных систем, как Windows 95 и OS/2 Warp, в принципе возможно, но работать они будут явно медленно; 16 Мбайт - обеспечивается комфортная работа в операционных системах Windows 95 и OS/2, причем дальнейшее увеличение объема оперативной памяти уже практически не повышает быстродействие при выполнении большинства офисных приложений. Возможно использование Windows NT, хотя ей не помешает добавить еще 8-16 Мбайт;  
32 Мбайта и более - такой объем оперативной памяти может требоваться для серверов локальных сетей, компьютеров, используемых для обработки фотоизображений или видеофильмов, и в некоторых других приложениях. Полезен он может быть и для компьютеров, работающих под управлением ОС Windows NT. 

Всю память с произвольным доступом (RAM) можно разделить на два типа:

1.      DRAM (динамическая RAM)

2.      SRAM (статическая RAM).

Причем независимо от типа оперативная память ЭВМ является адресной. Это значит, что каждой, хранимой в памяти единице информации ставится в соответствие специальное  число, а именно адрес, определяющий место его хранения в памяти. В современных ЭВМ различных типов, как правило, минимальной адресуемой единицей информации является байт (8-ми разрядный код). Более крупные единицы информации - это слово и производные: двойное слово, полуслово и т. д. (образуется из целого числа байт). Обычно слово соответствует формату данных, наиболее часто встречающихся в данной машине в качестве операндов. Часто формат слова соответствует ширине выборке из основной памяти