Методи роботи з текстовим процесором Microsoft Word

Реферат на тему Методи роботи з текстовим процесором Microsoft Word 
 

1 2      
 
 

План

1.                 Класифікація 2003 та 2007 та їх відмінності 

2.                 Налаштування екранної сторінки  за допомогою меню для підготовки  друкування тексту 

3.                 Вставки 

4.                 Підготовка та друк документа 

5.                 Введення формул, побудова діаграм 
 
 
 
 
 

1.               

Класифікація 2003 та 2007 та іх відмінності

Текстовий процесор Microsoft Word — програма, призначена для  роботи в системі Windows, а тому її інтерфейс, подібний до інтерфейсів інших Windows-програм. Це стосується структури вікна програми, назв деяких команд, вигляду діалогових вікон тощо. Проте є у ньому  і специфічні елементи, призначені для виконання завдань, пов'язаних з обробкою тексту. 

Інтерфейс програми Word настроюваний, адже користувач має можливість змінювати вміст панелей інструментів і меню, їх розташування тощо. Набувши більшого досвіду, ви зможете настроювати інтерфейс Word. 

Зараз же вивчатимемо  програму в її стандартному вигляді. 

Для запуску Word слід виконавши команду Пуск ► Усі програми ► Місгоsoft Office ► Microsoft Office Word 2003 (2007). 

Можна також у  вікні папки двічі клацнути мишею  будь-який документ Word. 

Після запуску програми на екрані відобразиться її вікно 

Воно містить рядок  заголовка, де зазначено ім'я активного  документа і назву програми. Під  рядком заголовка розташовані головне  меню програми - вкладки із панелями інструментів. Більшу частину вікна  займає робоча область, у якій користувач вводить і редагує текст. 

Зліва та зверху робочої  області розміщено лінійки, за допомогою  яких можна визначати і встановлювати  розміри об'єктів документа, а  справа та знизу - смуги прокручування, що дають змогу відображати частини  документа, яких не видно на екрані. Нижче робочої області розташовано  рядок стану у якому подається  корисна інформація та містяться  кнопки для переключення режимів  роботи з програмою. 

Головне меню 

Доступ до всіх функцій  програм Word 2007 та 2003 можна отримати через її головне меню, або системну кнопку програми. 

Після клацання будь-якого  з його пунктів відображується вкладка  із групою команд, призначених для  виконання певних операцій. Так, клацнувши  системну кнопку Microsoft Office, ми розгорнемо список можливих дій з файлами  документів 

У меню Вставка —  команди для вставлення, а в  меню Головна — для форматування різних об'єктів. Призначення більшості  команд легко зрозуміти з їхніх  назв. 

Вікно програми Word має  стандартний вигляд для пакету програм Microsoft Office. Варто розглянути рядок  заголовку панелі інструментів 

Вони містять кнопки та інші елементи, за допомогою яких можна швидко виконати певну дію (змінити розмір шрифту, вставити малюнок, вставити гіперпосилання тощо). Подивіться на зображення кнопок на панелях інструментів — у більшості випадків ви відразу  здогадаєтеся, для чого їх призначено. Щоб дізнатися назву якоїсь кнопки чи списку на панелі інструментів, достатньо  навести на них вказівник миші й трохи зачекати: поруч з'явиться  підказка. 

У програмі Word багато панелей інструментів: Головна, Вставка, Розмітка сторінки, Посилання, Розсилки, Рецензування, Вигляд та Настроювання. 

Інші засоби взаємодії  з програмою 

Якщо клацнути правою кнопкою миші на об'єкті, то відкриється  контекстне меню, що містить команди, які застосовують до цього об'єкта найчастіше. 

Наприклад, у контекстному меню тексту є команди Вирізати, Копіювати і Вставити з меню Правка, а також команди Шрифт, Абзац  та Список із меню Формат 

Деякі команди можна  виконувати й у інший спосіб —  за допомогою призначених для  цього комбінацій клавіш. Зокрема, для  збереження документа використовують комбінацію Ctrl+S (утримуючи клавішу Ctrl, натискають S), а для друку — Ctrl+P. Найуживаніші комбінації клавіш: 

Ctrl+С — копіювати виділений об'єкт 

Ctrl+Х — вирізати виділений об'єкт 

Ctrl+V — вставити з буферу обміну об'єкт 

Ctrl+Z — відмінити попередню дію тощо. 

Специфікація двійкового формату файлів Word 97-2007 була опублікована Microsoft у лютому 2008 року. Word 2003 має  власний [XML]-формат, що офіційно використовує публічно документовану схему, названу WordprocessingML, котра доступна у всіх редакціях Word 2003. Apache Jakarta POI — програмна бібліотека, написана на [Java], мета якої — надати можливість читання і запису в бінарний формат файлів Microsoft Word. 

В Office 2007 Microsoft використовує формат файлів [Office Open XML] для всіх своїх офісних застосунків. Office Open XML в квітні 2008 був стандартизований [ISO]. 

Як і решта застосувків з Microsoft Office, Word може розширювати свої можливості за допомогою використання вбудованої макромови (спочатку використовувався WordBasic, проте з версії Word 97 застосовується [VBA] — Visual Basic for Applications). Проте це надає широкі можливості для написання вбудовуваних в документи вірусів (так звані «макровіруси»). Найяскравішим прикладом була епідемія хробака Melissa. У зв'язку з цим, багато хто вважає розумною рекомендацію завжди виставляти найвищий рівень налаштувань безпеки при використанні Word. Також незайвим використовувати антивірусне програмне забезпечення. Першим вірусом, що заражав документи Microsoft Word, був DMV, створений в грудні 1994 року Дж. Макнамара для демонстрації можливості створення макровірусів. Першим же вірусом, що потрапив в «дику природу» і викликав першу в світі епідемію макровірусів (це відбулося в липні-серпні 1995 ), був Concept. 

12 серпня 2009 року  суд штату Техас заборонив  продаж програми Word на території  США, в зв’язку з тим що Microsoft незаконно використовує метод  читання XML-файлів, патент на який  належить канадській компанії i4i. 

Хоча розширення «.doc» використане в багатьох різних версіях Word, насправді мова йде про  чотири різних формати файлів: 

Word for DOS 

Word for Windows 1 та 2; Word for Mac 4 та 5 

Word 6 та Word 95; Word 6 for Mac 

Word 97, 2000, 2002, 2003 та 2007; Word 98, 2001, X та 2004 for Mac 

Нове розширення «.docx» означає Office Open XML і використовується Word 2007 for Windows та Word 2008 for Mac. Word нездатний читати та писати документи OpenDocument без конвертора. 

Microsoft не гарантує  коректне відображення документів  на різних робочих станціях, наіть якщо вони використовують однакові версії Microsoft Word. Це означає, що документ у відправника може виглядати не зовсім так, як в отримувача кореспонденції з документом. 

Microsoft обрав для  офісних застосунків побудований на XML формат файлів в Office 2007: Microsoft Office Open XML. Цей формат не повністю відповідає стандарту XML. Проте, ця специфікація загальнодоступна як стандарт Ecma 376. Це сталося вперше, коли публічно відкрита документація на формат файлів по замовчанню для Word, і це робить порівняно легшим, хоч і не тривіальним, роботу конкурентів і інтерпретаторів. Зусилля по встановленню OOXML як стандарту ISO також продовжуються. Інший XML-подібний публічний формат файлу, що підтримує Word 2003, є WordprocessingML. 

Існує можливість писати плагіни, що дають змогу Word читати і писати формати, що не мають вбудованої в програму рідної підтримки.

2.               

Налаштування екранної сторінки за допомогою меню для підготовки друкування тексту 

текстовий інтерфейс  друк документ 

Друкування документів у Word виконується матричним, струминним або лазерним принтерами. Редактор і комп'ютер у цілому взаємодіють  із принтером за допомогою спеціальної  програми-драйвера. Вибирають необхідні  принтер і драйвер на етапі  підготовки та настроювання редактора. 

Попередній перегляд документа 

Перед друкуванням  документ варто переглянути на екрані, щоб з'ясувати, який вигляд він матиме на папері. Перейти до режиму попереднього перегляду документа можна: 

* активізувавши команду  Файл Предварительный просмотр; 

* клацнувши мишею  на кнопці панелі інструментів; 

* натиснувши на  клавіші <Ctrl +F2>. 

При цьому буде активізована панель інструментів «Предварительный просмотр» (див. мал. 16.), користуючись кнопками якої можна розпочати друкування документа, збільшити (зменшити) сторінку, переглянути одну або кілька сторінок, вибрати масштаб перегляду, ввімкнути (вимкнути) масштабні лінійки, припасувати сторінки, розгорнути сторінку на весь екран, закрити вікно перегляду і вийти з нього, нарешті, одержати контекстну довідку. 

Припасування сторінок полягає в автоматичному зменшенні  їх кількості на одну тоді, коли остання  сторінка документа містить лише кілька рядків. І ще: в режимі попереднього перегляду можна використовувати  всі доступні у Word засоби редагування  тексту: переміщувати виділені фрагменти, змінювати розміри полів сторінки, формувати заголовки, вставляти  графічні об'єкти, виправляти помилки  і т. д. Редагування можливе після  клацання мишею на кнопці («Збільшення»). 

Друкування документа 

Виконується воно за допомогою команди Файл Печать, яка  викликає на екран однойменне вікно (див. мал. 17.). 

У вікні «Друк» задають  значення низки параметрів: 

- «Сторінки» (друкувати  всі сторінки; тільки одну («поточна»); сторінки із зазначеними номерами  або виділений фрагмент тексту); 

- «Копії» (кількість  копій і розібрати за копіями); 

- «Вивести на друк»  (всі сторінки діапазону, тільки  непарні або парні); 

- «Параметри» (друкувати:  відомості, коди полів, примітки, прихований текст або графічні  об'єкти; 

- «Надрукувати» (документ, відомості, примітки, стилі тощо).

3.               

Вставки

Закладка 

У повсякденному  житті ми використовуємо закладку, аби швидко знайти місце, що цікавить нас, в документі. Аналогічно в Word закладкою  називається фрагмент тексту, малюнок  або таблиця, які використовуються для швидкого переходу в потрібне місце документа. При друці закладка не виводиться. 

У вікні Закладка (Bookmark) у полі Ім'я закладки (Bookmark name) введіть ім'я або виберіть його із списку і клацніть кнопку Додати (Add). Ім'я закладки може містити символи алфавіту, цифри або знак підкреслення. Воно не повинне починатися з цифри або знаку підкреслення. Якщо вказати ім'я існуючої закладки, вона буде переміщена на нове місце. 

Аби проглянути список закладок в алфавітному порядку, встановите перемикач в групі  Сортувати no (Sorted by) у положення імені (Name). 

Для перегляду закладок в порядку їх розташування в документі  встановите перемикач в положення  позиції (Location). 

Натискуйте кнопку Видалити (Delete) для видалення виділеної закладки з тексту документа. Виділений як закладка текст залишиться без зміни. 

Виділений як закладка фрагмент тексту відображується на екрані в квадратних дужках, наприклад [малюнки]. При цьому має бути встановлений прапорець закладки (Bookmarks) на вкладці Вигляд (View) у діалоговому вікні, що відображується на екрані після вибору команду Параметри (Options) у меню Сервіс (Tools). 

Перехресне заслання 

Перехресне заслання дозволяє послатися на розташований у іншому місці елемент документа: малюнок, таблицю, формулу, виноску, заголовок, що відформатована стандартним стилем. Наприклад, ви можете використовувати  як перехресне заслання заголовок розділу, написавши: «см. розділ «Створення порожньої  таблиці»». 

Перехресне заслання є полем і всі зміни в  об'єкті, на який вказує заслання, відображуються в ній. Так результати редагування  назви розділу автоматично відображуватимуться  в ній. 

У полі Тип заслання (Reference type) виберіть типа елементу, на який потрібно послатися, наприклад Заголовок (Heading). 

У полі Вставити заслання (Insert reference to) виберіть типа даних, на які вироблятиметься заслання, наприклад Текст заголовка (Heading text). 

У полі Для якого  заголовка (For which heading) виберіть елемент, на який потрібно послатися. 

Закінчивши роботу з вікном, натискуйте кнопку Вставити (Insert). 

Нумеровані назви 

Word дозволяє до  певного об'єкту документа: малюнку,  таблиці, діаграмі додати нумеровану  назву, тобто назва об'єкту  і його порядковий номер, наприклад,  «Рис. 1», «Рис. 2» і так далі  При додаванні або видаленні  об'єкту, номери останніх об'єктів,  що належать до цієї назви,  автоматично оновлюються, тобто  якщо ви вставите в середині  документа малюнок і дасте  йому номер, то все подальші  номери малюнків автоматично  зміняться. Текст нумерованої  назви умовно можна розділити  на три частини: постійну, автоматичну  нумерацію і текст, що вводиться  користувачем. Наприклад, в нумерованій  назві «Таблиця 1. Моделі комп'ютерів»  слово «Таблиця» відноситься  до постійної частини, «1» —  поле, що має автоматичну нумерацію,  «Моделі комп'ютерів» — текст,  що вводиться користувачем. На  нумеровані назви можна посилатися  в перехресному засланні. 

У полі формат номера (Number format) введіть назву Глава. 

У списку почати з (Start at) встановите номер глави і натискуйте кнопку ОК. 

Виберіть команду  Заслання (Reference), Назва (Caption) у меню Вставка (Insert). 

Натискуйте кнопку Нумерація (Numbering) (мал. 8.5). Відкриється діалогове вікно Нумерація назв (Caption Numbering) (мал. 8.6). Встановите прапорець Включити номер глави (Include chapter number). Задайте роздільник, наприклад, крапку. Перед номером малюнка або таблиці автоматично вказуватиметься номер глави. 

Виноски 

Виноски використовуються в публікаціях для створення  заслань на першоджерела або для  пояснення фрагментів тексту. Число, символ або комбінація символів, що показують, що для цього місця  документа є додаткові відомості, називаються знаком виноски, так, якщо знаком виноски буде цифра 5, наприклад, платы5, то можна поглянути додаткові відомості, приведені під номером 5. 

Виноски діляться на звичайних і кінцевих. Звичайна виноска  розташовується внизу сторінки, кінцева  в кінці розділу або документа. Як звичайні виноски використовують знаки типа «*» або числа, як кінцеві  виноски — число. При роботі в  звичайному режимі, режимі структури  і веб-сервера-документа область виносок розташовується в окремій частині вікна з власними смугами прокрутки. 

Аби створити виноску, встановите курсор на місці вставки  і виберіть в меню Вставка (Insert) команду Заслання (Reference) Виноска (Footnote). 

У діалоговому вікні, що відкрилося, в групі Положення (Location) положенням перемикача задайте, які вставлятимуться виноски: звичайні виноски (Footnote) або кінцеві виноски (Endnote). 

У розділі Формат (Format) виберіть Формат номера (Number format). 

Кнопка Символ (Symbol) викликає вікно, в якому можна вибрати спеціальний символ як знак виноски. 

Вставка поточного  часу і дати 

При написанні листів, складанні ряду документів, наприклад, протоколів зборів, ми вказуємо дату і  поточний час. Комп'ютер дозволяє автоматизувати цей процес, фіксуючи час початку/кінця  складання документа по своєму годиннику. 

Установка прапорця Оновлювати автоматично (Update automatically) забезпечує вставку дати і часу як поля. Це означає, що дата і час оновлюватимуться автоматично при кожному друці документа. 

Поля 

Поля використовуються в документі для розміщення змінних  даних. Вони містять набір команд, що дозволяє розмістити необхідну інформацію у визначеному місці документа. Ця інформація може мінятися залежно  від заданих умов. Наприклад, поле номера сторінки. Поле містить назву  типа поля і інструкції, які полягають  у фігурні дужки. 

Аби побачити всіх можливих типів полів, виберіть значення (Все) (Аll). У списку Поля (Fieldnames) виберіть типа поля для вставки. 

Малюнки 

Малюнки додають  документу велику наочність і  виразність, допомагають краще зрозуміти  текст. У додатки Microsoft Office можна  вставляти растрові і векторні малюнки  більшості графічних форматів. Растрові малюнки створюються при роботі з цифровою відеокамерою, з програмою Microsoft Paint, при скануванні графіки і фотографії. Вони складаються з великої кількості крапок. При збільшенні малюнка збільшуються розміри кожної точки малюнка. На прямих лініях з'являються зубчасті відрізки. Файли растрових малюнків мають розширення .bmp, .png, jpg .tif, .pcx і .gif. 

Векторні малюнки  створюються лініями, кривими і  іншими об'єктами. Вони краще масштабуються. Векторні зображення створюються при  використанні панелі інструментів Малювання, описаною нижче. 

Будь-який намальований або вставлений малюнок, який можна  редагувати вважається графічним об'єктом. Графічними об'єктами є автофігури, лінії і об'єкти WordArt. До малюнків відносяться зображення, що сканують, точкові малюнки (растрова графіка), фотографії. У ряді випадків для редагування малюнка з використанням панелі інструментів Малювання малюнок слід розгрупувати і перетворити на графічний об'єкт. 

Вставка і збереження малюнка 

Команда Об'єкт (Object) у меню Вставка (Insert) у вікнах програм Word, Excel, PowerPoint дозволяє вставити малюнок, який можна буде редагувати надалі за допомогою програми, в якій він створювався. 

Для вставки малюнка  встановите курсор на місце вставки, вкажіть в меню Вставка (Insert) команду Малюнок (Picture) і виберіть одну з команд: Картинки (Clip Art), З файлу (From File), Co сканера або камери (From Scanner or Camera), Організаційна діаграма (Organization Chart). Створити малюнок (New Drawing), Автофігури (AutoShapes), Об'єкт WordArt (WordArt), Діаграма (Chart). 

Для використання деяких форматів файлів необхідно встановити спеціальні графічні фільтри. Всі графічні фільтри автоматично встановлюються лише при повній установці Word. Ви можете проглянути, які фільтри для малюнків встановлені на вашому комп'ютері, вибравши в меню Вставка (Insert) команду Малюнок (Picture), З файлу (From File). У діалоговому вікні Додавання малюнка (Insert Picture) відкрийте список, що розкривається Тип файлу (Files of Type). Для перегляду малюнків в діалоговому вікні Додавання малюнкане відкриваючи файлів, натискуйте кнопку Вистави (Views) на панелі інструментів і виберіть в списку Ескізи (Thumbnails) або Перегляд (Preview). 

При збереженні документа, що містить малюнки, Word автоматично  підбирає для кожного графічного зображення оптимальний формат файлу. Наприклад, у форматі *,JPEG зберігаються фотографії *.GIF — штрихові малюнки. За бажання ви може самі задати ці параметри. 

Вставка картинки з  колекції 

У Word 2003 включена нова колекція кліпів, що містить всілякі  малюнки, фотографії, звукові файли  і відеокліпи. 

Для перегляду картинок, представлених в області завдань  Колекція кліпів натискуйте кнопку Почати. Наведіть покажчик миші на картинку, що цікавить вас. Після клацання кнопки праворуч від виділеної картинки відкривається контекстне меню, що дозволяє вставити, копіювати, видалити і так далі картинку. 

Заслання Картинки на вузлі Office Online дозволяє вставити кліп із спеціального сервера Microsoft, якщо у вас є доступ до Інтернет. Після клацання заслання Упорядкувати картинки вам запропонують систематизувати кліпи мультимедіа на диску вашого комп'ютера і покажуть список колекцій. 

Вставка спеціальних  символів і знаків 

Word передбачає можливість  вставки в документ спеціальних  символів і знаків, не представлених  на клавіатурі, наприклад, міжнародних  символів грошових одиниць (е,  е), букв національних алфавітів  (е, е), декоративних, математичних  або Юникод символів. 

Office 2003 дозволяє змінювати  розміри таблиці з відкритою  вкладкою Символи, переміщаючи  її кордони мишею. Клацання  миші на символі дозволяє побачити  його в збільшеному масштабі. Утримуючи такою, що натискує  ліву кнопку миші, переміщаючи  покажчик, можна проглянути всі  символи в збільшеному масштабі. Для вибору символу з клавіатури  натискуйте кілька разів клавішу  Tab, поки курсор не виявиться в області розташування символів, і клавішами із стрілками виберіть потрібний символ. 

Аби вставити символ з таблиці в документ, виконаєте  наступні дії: 

Встановите курсор на місце вставки, виберіть команду  Символ (Symbol) з меню Вставка (Insert). 

У вікні Символ (Symbol) відкрийте вкладку Символи (Symbols) і в списку, що розкривається Шрифт (Font) виберіть потрібний шрифт, наприклад Times New Roman. 

Виберіть символ і двічі клацніть його або натискуйте кнопку Вставити (Insert). Перейдіть до наступного символу і повторите операцію. 

Закрийте вікно, клацнувши  кнопку Закрити (Close). До тих пір, поки ви не виберете символ, на цій кнопці буде написано Відміна (Cancel).

4.               

Підготовка та друк документа

Документ можна  надрукувати декількома способами: 

1. Якщо документ  не відкритий: 

перемістите значок файлу з теки Мій комп'ютер (My Computer) або провідника Windows на відповідний значок принтера в теці Принтери (Printers); 

виділите значок файлу у вікні програми Мій  комп'ютер (My Computer) або провідника і виберіть команду Друк (Print) у меню Файл (File); 

2. Якщо документ  відкритий і представлений в  активному вікні: 

виберіть команду  Друк (Print) у меню Файл (File) і задайте установки для друку в діалоговому вікні Друк (Print) тобто задайте, на якому принтері друкуватиметься документ, кількість копій і так далі Команду Друк дублюють клавіші Ctrl+Shift+F12; 

натискуйте кнопку Друк (Print) на панелі інструментів Стандартна — буде роздрукована одна копія всього документа відповідно до установок, зроблених за умовчанням, без відображення на екрані діалогового вікна; 

натискуйте клавіші  Ctrl+P; 

у діалоговому вікні  Попередній перегляд (Print Preview) натискуйте кнопку Друк або виберіть команду Друк (Print) у меню Файл (File). 

Друк документів виконується у фоновому режимі, який дозволяє продовжити роботу практично  відразу після відправки документа  на друк. 

Налаштування друку 

Після активізації  команди Друк (Print) у меню Файл (File) з'являється вікно, яке дозволяє зробити установки, приведені нижче. Вибрані налаштування діють протягом поточного сеансу роботи. При новому запуску програми вони змінюються на заданих за умовчанням. У рамці Принтер (Printer): 

У списку, що розкривається  ім'я (Name) вибирається модель принтера, на якому вироблятиметься друк документа. Якщо встановлено декілька принтерів, то можна задати будь-який з них як стандартний (за умовчанням). На нім буде виконаний друк, якщо не будуть зроблені спеціальні установки. 

Установка прапорця друк у файл (Print to file) забезпечує запис документа в спеціальний файл друку, що дозволяє, записавши файл на магнітний носій, перенести його на інший комп'ютер і .напечатать на іншому принтері, не відкриваючи вихідного застосування. Файл має розширення *.рrn і зазвичай використовується, якщо на робочому місці користувача немає принтера, що забезпечує потрібну якість друку або коли ви хочете роздрукувати файл на іншому принтері, зберігши налаштування, пов'язані з розміткою сторінок. На пристрої для друку документа необхідно встановити той драйвер принтера, для якого записаний файл. 

У групі Копії (Copies): 

У полі число копій (Number of copies) вводять з клавіатури число, вказуюче, яка кількість копій має бути надруковане. Число копій можна задати за допомогою миші, клацнувши необхідну кількість разів одну із стрілок з правого боку поля. Всі копії однієї сторінки друкуються один за одним. 

Установка прапорця розібрати по копіях (Collate) забезпечує друк спочатку всіх сторінок першої копії документа, потім другої і так далі, що дозволяє уникнути плутанини при розбиранні документа. Прапорець рекомендується зняти, якщо виконується друк у файл. 
 

Після клацання кнопки Властивості (Properties) або активізації однойменної команди в меню Файл з'являється нове діалогове вікно з декількома вкладками. Вкладки використовуються для налаштування друкуючого пристрою і організації друку документа. Перелік параметрів, представлених на вкладках, залежить від друкуючого пристрою. 

Група Масштаб (Zoom) дозволяє виконати друк на папері нестандартного розміру. 

Після того, як ви натискуватимете  кнопку ОК у рядку стану вікна  документа відображуватиметься  значок принтера і кількість підготовлених  для друку сторінок . Після завершення друку документа значок зникає.