Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Многофункциональные устройства

РЕФЕРАТ

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

на тему: Многофункциональные устройства

МИНСК 2009

Электронные документы давно вытеснили бумажные. С текстом или изображением на компьютере работать гораздо проще, чем на бумаге, однако это не означает, что создаваемые файлы вовсе не приходится переносить на традиционные носители. В случае возникновения такой необходимости мы прибегаем к принтеру и сканеру, которые давно уже стали неотъемлемой частью нашей жизни. Остается лишь выбрать ту самую машину, которая достойно и качественно сможет выполнить поставленную задачу.

В наши дни невозможно представить работу ни одного офиса без такой техники, как копировальные аппараты, принтеры или многофункциональные устройства. Плоттер, ксерокс, принтер, копир – эти и другие виды офисной техники прочно вошли в нашу жизнь. Из соображений здравой экономичности все большее количество, как частных лиц, так и фирм отдает предпочтение продукции известных торговых марок, технике, проверенной годами эксплуатации и хорошо зарекомендовавшей себя на рынке. Это очень правильный выбор, ведь сегодня небольшая экономия на приобретении дешевой недоброкачественной офисной техники уже завтра обернется большими убытками, связанными с ее неисправной работой. Поэтому все большее число людей поступают дальновидно, покупая качественный продукт именитых брендов. Наиболее популярными брендами являются: HP, Canon, Epson. Продукция компании HP пользуется наибольшей популярностью у пользователей. Широкий ценовой диапазон обеспечивает возможности для выбора нужного Вам устройства с необходимым для Вас набором функций. У продукции компании Canon быстрая и качественная печать. У продукции Epson высокое качество и соответственно высокая цена.

А уж если вам необходима техника для работы, то стоит остановить свой выбор исключительно на лучшем из лучшего – профессиональной высокопродуктивной офисной технике. Ведь всем известно, что для полноценной каждодневной работы офиса требуется, прежде всего, качественная офисная техника, которая бы исправно служила долгое время, не теряла своей производительности, не доставляла хлопот в обслуживании и не ломалась.

Чем бы ни занималось предприятие, руководство всегда ведет документацию. От руки же сейчас уже никто не пишет, особенно, если речь касается отчетности, которую необходимо предоставить, скажем, в налоговые органы. В офисе и на предприятии, в административном и образовательном учреждении – всюду возникает необходимость в "бумажной" работе, а, следовательно, и в использовании офисной техники.

Принтеры

В каждом офисе обязательно есть хотя бы один компьютер. Здесь в базе данных хранится масса документов. Ежедневно они обновляются, причем, большую часть из них необходимо перенести на бумагу. Как это осуществить, если у вас нет принтера? Никак.

Принтеры можно разделить на три основных типа: лазерные, струйные и матричные. Более подробно остановимся на первых двух, так как матричные в последнее время используются лишь в специализированных областях, уступив место в доме и в офисе первым двум типам.

Главное, что отличает лазерный принтер от струйного, - это принцип переноса изображения на бумагу. «В лазерных принтерах изображение переносится на бумагу при помощи тонера и фотобарабана, в струйных - при помощи печатающей головки с множеством микросопел, из которых микрокапли чернил наносятся на бумагу», - объясняет тренер-консультант по офисной технике Canon North-East Oy Дмитрий Чернопятов. Лазерная технология обладает такими преимуществами, как скорость печати (современные принтеры в среднем печатают 20 страниц текста за минуту) и экономичность (одного картриджа для лазерного принтера хватает на три-шесть тысяч страниц).

Лазерные принтеры идеально подходят для офиса. Основные разновидности принтеров - это монохромные (черно-белые) и цветные принтеры. Цветные в последнее время набирают все большую популярность, так как стоят уже недорого, а во многих офисах часто требуется как черно-белая, так и цветная печать, для чего гораздо удобнее использовать одно устройство. Лазерные принтеры бывают двух основных форматов - А3 и А4.

Важными критериями при покупке принтера являются объем и качество печати, тип носителя, количество пользователей, средние затраты на печать одной страницы и надежность устройства. Если вы решили приобрести лазерный принтер, то должны четко себе представлять, для каких целей его приобретаете и каким объемам документооборота будет соответствовать новое устройство.

Поскольку большинство лазерных устройств закупаются для офиса и используются как сетевые, стоит обратить внимание на наличие в принтере либо сетевой карты, либо места для ее дополнительной установки. Нужно учитывать не только цену самого устройства, но и стоимость его обслуживания. Также следует обращать внимание на скорость печати и ресурс картриджа, что говорит об экономичности принтера.

Принтеры различаются по следующим характеристикам:

Качество печати (характеризуется количеством точек, которые принтер может «поставит» на единицу длины (dpi));
Объём внутренней памяти;
Скорость печати (может быть от нескольких минут на страницу до десятков страниц в минуту и зависит от способа печати и качества бумаги);
Формат – это максимальный размер листа, на который осуществляется печать (обычно используется два формата: А4 и А3);
Цветность печати;
Возможность автоматической подачи бумаги (может быть максимально автономной, если её нет, то кто-то вставляет листы по мере их расходования);
Надёжность;
Область применения.

Сканеры

Почти каждый пользователь компьютера постоянно сталкивается с проблемой преобразования документов из бумажной формы в электронную. Однако процедура ввода информации вручную отнимает огромное количество времени и чревата ошибками. Кроме того, вручную можно вводить только тексты, но не изображения. Выходом из положения является сканер, позволяющий вводить в компьютер как изображения, так и текстовые документы.

В офисах сканеры используются, прежде всего, для обработки документов. С развитием электронного документооборота при помощи сканеров осуществляется постепенный переход на безбумажную форму работы. Применение сканера для обработки должностных инструкций, анкет и бланков позволяет сократить затраты рабочего времени в 3-5 раз.

Сканеры можно использовать и для сканирования текстов с последующим их распознаванием.

Существуют устройства с возможностью сканирования объёмных предметов. В такой сканер можно положить, например, яблоко и отсканировать его.

Существует 4 вида сканеров: ручной, листопротяжной, планшетный и барабанный.

Ручные сканеры – обычные или самодвижущиеся – обрабатывают полосы документа шириной около 10 см. Они медлительны, имеют низкие оптические разрешения (обычно 100 точек на дюйм) и часто сканируют изображения с перекосом. Но зато они недороги и компактны.

В листопротяжном сканере страницы документа при считывании пропускаются через специальную щель с помощью направляющих роликов. Сканеры этого типа непригодны для ввода данных непосредственно из журналов или книг. В целом возможности применения листопротяжных сканеров ограничены, поэтому их доля на массовом рынке неуклонно снижается.

Планшетные сканеры более универсальны. Они напоминают верхнюю часть копировального аппарата: оригинал – либо бумажный документ, либо плоский предмет – кладут на специальное стекло, под которым перемещается каретка с оптикой и аналого-цифровым преобразователем. Обычно планшетный сканер считывает оригинал, освещая его снизу, с позиции преобразователя. Чтобы сканировать четкое изображение с пленки или диапозитива, нужно обеспечивать подсветку оригиналов как бы сзади. Для этого и служит слайдовая приставка, представляющая собой лампу, которая перемещается синхронно со сканирующей кареткой и имеет определенную цветовую температуру.

Барабанные сканеры, по светочувствительности, значительно превосходящие потребительские планшетные устройства, применяются исключительно в полиграфии, где требуется высококачественное воспроизведение профессиональных фотоснимков.

Многофункциональные устройства

Времена традиционных принтеров и копиров уходят в прошлое. Их место занимают многофункциональные устройства (МФУ), которые совмещают в одном корпусе различную офисную технику.

Сканирование, копирование и распечатка текстов – это важная часть офисной работы, которая нуждается в систематизации и модернизации.

Модернизация - это создание МФУ. МФУ можно расшифровать как многофункциональные устройства или как мультифункциональные устройства. МФУ созданы с учетом постоянно растущего объема задач, их задача - помочь эффективно организовать работу в офисе, соединив в себе функции нескольких устройств.

Многофункциональное устройство (МФУ), иногда называемое многофункциональным принтером, состоит одновременно из копировального аппарата (копира), принтера, сканера и факса. Причём большинство многофункциональных устройств могут одновременно выполнять сразу несколько функций.

Первые многофункциональные устройства появились задолго до нашего рождения. История уходит своими корнями ещё в 1780 год, когда было разработано первое устройство для копирования писем. С тех пор данное устройство было подвержено значительным изменениям.

Все многофункциональные устройства можно разделить на несколько видов, в зависимости от того, функция какого устройства была положена в основу МФУ.

МФУ на основе факсимильного аппарата относится к самым дешевым устройствам. Имеет телефонную трубку и может использоваться для переговоров. Ориентирован в основном на использование в качестве коммуникационного устройства, поскольку оснащен протяжным сканером и слабой функциональностью принтера. Стоимость копий получается достаточно высокой. В целом, основная задача МФУ-факса это прием, сканирование и передача, а так же распечатка полученных документов.
МФУ на основе копировального устройства отличаются высокой производительностью при печати и тиражировании, большим эксплуатационным ресурсом и малой стоимостью копий. Практически все подобные устройства созданы на базе цифровых лазерных копиров. Как правило, имеют множество дополнительных опций, например, автоподатчик, сортировка копий, автоматические степплеры и брошюраторы, позволяющие получать на выходе готовые брошюры. Нередко имеют модульную конструкцию, то есть позволяют нарастить функциональность за счет установки дополнительных плат.
МФУ на базе принтеров делятся в зависимости от технологии печати на лазерные и струйные.
Струйные МФУ ориентированы на возможности цветной печати высокого качества. Некоторые устройства обеспечивают фотопечать и возможность цветного тиражирования фотографий. МФУ, основанные на цветном струйном принтере, позиционируются как универсальное устройство для домашних пользователей.
Лазерные МФУ предназначены для корпоративных пользователей. Имеют высокую производительность при печати и качество, сравнимое с черно-белыми лазерными принтерами. Следует отметить, что эксплуатационный ресурс печатающего модуля в два – три раза больше, чем у сканирующего устройства.

Все МФУ имеют в своем составе модуль сканера, от возможностей которого зависит качество как собственно сканирования, так и копирования документов и отправка факсов. Модуль сканера может быть протяжным или планшетным. Для работы с полноцветными изображениями предпочтителен планшетный модуль сканера, так как он обеспечивает лучшее качество.

Офисные МФУ делятся на подгруппы, в зависимости от количества пользователей, для которых приобретается МФУ: если в офисе не более 5 человек – МФУ для малых рабочих групп, если от 5 до 25 человек – МФУ для средних рабочих групп, а если больше 25 человек – МФУ устройства высокой производительности.

Многофункциональные устройства обладают и рядом дополнительных функций, кроме как сканирование, печатание и т.д.:

OCR: Оптическое распознавание символов (Optical character recognition) представляет собой программное обеспечение МФУ. Эта программа обеспечивает преобразование введенного в компьютер изображения в текстовый документ путем выделения на изображении текстовых и графических областей, нахождения и распознавания изображений символов в текстовых областях. Один из самых серьёзных недостатков этой программы связан с недостаточно чётким распознаванием символов "r" и "rr" и как следствие замена их символами "t" или "n". Чтобы как-то решить эту проблему, был разработан интерфейс программы OCR, позволяющий пользователю сразу же проводить сравнение отсканированного текста с оригиналом и исправлять обнаруженные ошибки.

ADF: Автоподатчик документов (ADF) окажется просто незаменимым устройством, если вам приходится часто отправлять и получать факсы, копировать, сканировать многостраничные документы. Благодаря автоподатчику вам не придётся терять время на загрузку в устройство каждого отбельного листа бумаги. Большинство автоподатчиков могут справляться одновременно с 30 листами.

Печать на поверхности CD/DVD-дисков: некоторые многофункциональные устройства, представленные сегодня на рынке оргтехники, оснащены специальным лотком-держателем для дисков, что очень удобно для печати на поверхности CD и DVD дисков.

Печать на поверхности других носителей: прозрачные плёнки, транспаранты, этикетки, бирки, стикеры, конверты и т.д.

Двойные загрузочные лотки или возможность добавления дополнительных лотков: эта возможность может оказаться необходимой, если есть потребность в регулярной печати большого объёма документов. Загрузочные лотки большинства МФУ вмещают до 150 листов бумаги. Добавление второго лотка позволяет увеличить объём печати в два раза.

Поддержка различных типов и размеров бумажных носителей: фотобумага размером 4x6 см, A4, A3; глянцевая, матовая бумага и т.д.

Функция дескрининга (устранение муара): позволяет устранять дефекты на отсканированном изображении текста из книг и журналов.

Печать с индексного листа: позволяет производить печать напрямую с карты памяти путём создания индексного листа фотографий (отпечаток миниатюр всех изображений, содержащихся на карте памяти) с клетками для отметки (‘Tick-a-box’). Задача пользователя – отметить изображения для печати и сканировать индексный лист, а принтер МФУ распечатает выбранные изображения. Очень полезная функция, особенно если необходимо распечатать большое количество фотографий, и не требуется выбирать для печати каждый снимок отдельно через компьютер или панель управления.

Сканирование 3D изображений (физических объектов) с хорошей точностью.

Сканирование документов с прямым их преобразованием в различные форматы, например, PDF/JPEF/TIFF/WORD.

Отправка документов в цифровом формате или сканированием с преобразованием в формат электронного сообщения с последующей отправкой по локальной сети или сети Internet.

Сканирование фотоплёнок и слайдов: очень полезная функция для фотографов-энтузиастов, однако качество сканирования достаточно низкое (из-за частиц пыли на плёнках и слайдах отсканированное изображение получается нечётким и зернистым)

О безопасности эксплуатации МФУ обычно говорят, когда речь идёт об устройствах больших габаритов, используемых в деловом окружении (фирмы, предприятия, большие и малые офисы). Чем с большим количеством устройств МФУ объединено в сеть, тем выше угроза безопасности хранимой информации.

Покупая МФУ для офиса, постарайтесь найти такую его модель, которая отвечает всем возможным требованиям безопасности и защищена от нелегального доступа, кражи, получения доступа путем обмана, фальсификации данных, компьютерных вирусов и операционных ошибок.

Стандарты безопасности и характеристики, которые должно поддерживать многофункциональное устройство:

ISO15408: это международный стандарт безопасности, который оценивает IT-безопасность продукта или системы. Обеспечивает безопасность и обслуживание.

BS7799: ещё один международный стандарт, который оценивает работу системы управления информационной безопасностью компании на различных уровнях.

ISMS: Системы Управления Информационной Безопасностью (Information Security Management Systems Standard) – ещё один стандарт, признанный на международном уровне, который подтверждает, что система компании, предоставляющей услуги, в состоянии защитить информацию клиента и предоставить безопасную и надежную информационную инфраструктуру/продукт.

Возможности аутентификации (сервис контроля доступа, осуществляющий проверку регистрационной информации пользователя): вы, возможно, захотите иметь несколько защищённых паролем аутентификаций включая: стандартную аутентификацию Windows (Standard Windows) и аутентификацию LDAP (облегченный протокол службы каталогов). Облегченный протокол службы каталогов (Lightweight Directory Access Protocol) представляет собой протокол программного обеспечения, позволяющий размещать в сети информационные ресурсы организаций, индивидуальных пользователей и другие (файлы и устройства).

Кодирование: может быть SNMP-кодирование (кодирование простого протокола сетевого управления), кодирование адресной книги, кодирование на драйверном уровне или комбинация кодов.

Многофункциональные устройства очень просты в применении. Простота в использовании также является немаловажным фактором при выборе многофункционального устройства, особенно если оно предназначено для пользования группой людей с неравными техническими знаниями и умениями. Простота в использовании определяется рядом индивидуальных предпочтений в отношении расположения кнопок панели управления, их размера, формы. Наличие кнопок быстрого выбора команд несомненно значительно облегчают эксплуатацию устройства, однако слишком большое их количество зачастую сбивает пользователя с толку.

Существует много споров по поводу многофункциональных устройств. Одним из них является, то что многие считаю, что раз многофункциональное устройство может выполнять несколько различных функций, значит страдает качество каждой из этих функций. Однако производители МФУ уверяют, что благодаря усовершенствованным технологиям это давно уже не так. Тестирование, проведённое PC World, показало, что скорость печати большинства многофункциональных устройств соответствует или почти соответствует скорости печати отдельно взятых принтеров, однако качество печати и сканирования может значительно различаться.

Ещё одним неприятным моментом, связанным с МФУ, является вероятность того, что при поломке одной функциональной части остальные также выйдут из строя. Однако большинство современных МФУ устроены таким образом, что при поломке например принтера ваше многофункциональное устройство сохранит функцию сканирования.

Что касается скорости МФУ, то она ниже чем у обычных принтеров и сканеров. За последнее время скорость выпускаемых МФУ стала заметно выше, и всё же значение её варьируется у различных моделей. Если же вы решили приобрести дешёвую и старую модель МФУ, не удивляйтесь, что печать будет занимать у вас до 30 минут. Следует также отметить, что скорость работы устройства снижается при подключении его к сети, при выполнении МФУ нескольких задач одновременно и при наличии у сканера функции дескрининга.

Список литературы

Асмаков, С.В., Пахомов, С.О. Железо 2009. КомпьютерПресс рекомендует / C.В. Асмаков. - Питер-Юг, 2009. – 432 с.
Круглянская, Л.Я. Настольная книга секретаря : Справочник / Л.Я. Круглянская. – 2-е изд. – Москва - Санкт-Петербург: «Издательский дом Герда», 2005. – 394 с.
http://tkat.ru
http://www.awella.ru
http://www.rutone.ru

Многофункциональные устройства 📙 Реферат → 🆔 154172