Наличные и безналичные расчеты организации

У предприятий в процессе деятельности происходят денежные расчеты  с работниками предприятия, с  органами социального обеспечения  и другими организациями и  лицами.

Расчеты между предприятиями существляются в безналичном порядке, а также наличными через кассу предприятия в пределах установленных в законодательном порядке лимитов.

Основными задачами организации  учета денежных средств являются:

- своевременное полное  и точное отражение операций  по учету денежных средств;

- постоянный контроль  за наличием и сохранностью денежных средств в кассе, на расчетном и других счетах в банках;

- контроль за использованием  денежных средств;

- контроль за правильностью  договорных расчетов с поставщиками  и покупателями;

- контроль за своевременными  и правильными расчетами с  бюджетами, банками, работниками;

- контроль за расчетными  операциями с целью предупреждения  образования кредиторской и дебиторской  задолженности;

- контроль за использованием  банковского кредита и сроками  его возврата.

К основным нормативным  документам учета и аудита наличных и безналичных расчетов относятся следующие:

1.Федеральный закон  "О бухгалтерском учете"  от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ.

2. Гражданский кодекс  Российской Федерации. Часть 1 и 2

3. Положение о бухгалтерском  учете и отчетности в Российской  Федерации. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 1994г. № 170.

4. План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  предприятия и Инструкция по  его применению. Утверждены приказом  Министерства финансов от 1 ноября 1991г. № 56 и рекомендованы для применения на территории управления Российской Федерации письмом Министерства экономики и Министерства финансов РСФСР от 19 декабря 1991г. № 18-5 с изменениями, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994г. № 173, от 28 июля 1995г., № 81 и от 17 февраля 1997г. № 15

5. О годовой бухгалтерской  отчетности организации Приказ  Минфина РФ от 12 ноября 1996г. №  97. Приложения 1,2 к приказу Минфина  РФ от 12 ноября 1996г. № 97.

Приток денежных средств в рамках текущей деятельности связан в первую очередь с получением выручки от реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также авансов от покупателей и заказчиков; отток - с уплатой по счетам поставщиков и прочих контрагентов, выплатой заработной платы работникам, производственными отчислениями в фонды социального страхования и обеспечения, расчетами с бюджетом по причитающимся к уплате налогам. С текущей деятельностью предприятия связана также выплата (получение) процентов по кредитам.

Денежные средства принимаются  в кассу по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером  или уполномоченными на это лицами - это генеральный директор, кассир и бухгалтер фирмы. При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром.

Квитанция является частью приходного ордера, заполняется одновременно с ним, и выдается только после  получения денег.

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам, платежным  ведомостям или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.).

Расходные кассовые документы  подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме  того, проставляется разрешительная надпись генерального директора.

Деньги лицам не списочного состава предприятия выдаются только по расходному кассовому ордеру при  предъявлении ими паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность, где проставляются подпись в  получении и данные предъявленного документа.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если же выдача денег  производится по ведомости, то перед  распиской в получении денег  кассир делает надпись "По доверенности".

Никаких подчисток, помарок  или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по приходным  и расходным кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

Приходные и расходные  кассовые ордера или платежные ведомости  на руки, лицам, вносящим или получающим деньги, не выдаются.

Приходные и расходные  кассовые ордера имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации  построен таким образом, что по его  данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах  под копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывается и представляет собой отчет кассира, а затем подшивается к кассе за тот период, за который он составлен.

Подчистки и исправления  в кассовой книге запрещены, за исключением  исправлений, сделанных корректурным способом и заверенных подписями  кассира и главного бухгалтера.

Кассовая книга ведется  ежедневно с расчетом остатков на конец каждого дня.

Для учета наличия  движения денежных средств в кассе  предприятия используется активный счет 50 "Касса".

Сальдо счета указывает  на наличие суммы свободных денег  в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы поступивши в кассу,  а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере по этому счету в бухгалтерии.

Основанием для заполнения журнала-ордера по счету 50 "Касса" служат отчеты кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с  неправильным их хранением ущерб  предприятию.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится на предприятие согласно Положения о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц.

Ревизия кассы проводится неожиданно комиссией назначенной  приказом руководителя предприятия  в присутствии  кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги.

На оборотной стороне  акта материально ответственное  лицо пишет объяснение, о причинах излишков или недостач, установленных  инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки  наличных денег приходуются с  последующим перечислением их в  доход предприятия:

Дт счета 50 "Касса"

Кт счета 80 "Прибыли  и убытки"

В случае выявления недостач их суммы взыскиваются с материально  ответственного лица (кассира) и оформляются следующей записью:

Дт счета 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"

Кт счета 50 "Касса"

и

Дт счета 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям"

Кт счета 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"

Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях(ф. № 0488028). Справка подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка.

При расчетах с подотчетными лицами, прежде всего, определяют круг работников предприятия, являющимися  подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Надо также отметить, что список подотчетных лиц утверждается генеральным  директором предприятия.

Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия.

Сумма выдачи на расходы, связанные  со служебными командировками, зависит  от срока командировки и ее места  назначения. Командированному работнику  выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения.

Выдача наличных денежных средств  под отчет на командировку оформляется  командировочным удостоверением и  расходным кассовым ордером.

В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы.

С этой целью им составляется авансовый  отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и  прилагается командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к  отчету, последний, утверждается генеральным  директором предприятия и принимается  к учету.

Остаток неиспользованных сумм сдается  подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета  по ранее выданному авансу.

У лиц не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными липами ведется на счете 71 "Расчеты  с подотчетными лицами".

Счет является активно- пассивным, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданного под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные суммы).

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются  авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных генеральным директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчёт, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При выдаче под отчет  на хозяйственные нужды или на командировочные расходы бухгалтер делает проводку:

Дт  71 "Расчеты с подотчетными лицами

Кт  50 "Касса"

при выдаче в возмещение перерасхода:

Дт   71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кт   50 "Касса"

а при возврате подотчетными лицами неиспользованных сумм:

Дт  50 "Касса"

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами". 

Порядок ведения безналичных расчетов регулируется Положением о безналичных  расчетах в Российской Федерации (утверждено Центробанком РСФСР 9 июля 1992 года № 14 и Гражданским кодексом РФ).

Положение распространяется на все государственные, кооперативные, совместные, общественные предприятия, объединения, организации и учреждения, коммерческие банки, финансово-расчетные и финансово-кредитные центры и физические лица.

Для открытия расчетного счета предприятие представило в банк следующие документы:

- заявление на открытие  счета;

- свидетельство о регистрации  в Мэрии Города Владивостока  Приморского Края (№195а);

- копии Устава и  учредительного договора, заверенные  нотариально;

- два экземпляра банковских карточек с образцами подписей и оттиском печати, заверенных нотариально. Право первой подписи принадлежит руководителю и его заместителю, а второй - главному бухгалтеру и его заместителю; подписи фиксировались в присутствии нотариуса;

- справка о постановке на учет в налоговой инспекции и в  Пенсионном фонде и других, (фонд занятости, статорганы).

На расчетном счете  предприятия сосредотачиваются  свободные денежные средства и поступления  за реализованную продукцию, выполненные  работы и услуги, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия:

- оплата поставщикам  за материалы;

- погашение задолженности  бюджету, соцстраху;

- получение денег в  кассу для выдачи заработной  платы, материальной помощи, премий, пособий по уходу за ребенком и т.п.

Акцепт имеет две  формы: предварительную и последующую.

При предварительном  акцепте поступившее в банк плательщика  платежное требование оплачивается на следующий день после наступления  срока оплаты, если плательщик не заявил отказ.

А при последующем акцепте банк списывает деньги со счета плательщика сразу. Банк, кроме того, списывает со счета денежные средства без приказа фирмы по собственной инициативе за выполненные им услуги.

Прием и выдача денег  или безналичные перечисления производятся банком на основе документов специальной формы. Это платежные поручения, объявления на взнос  наличными, чеки (денежные).

Объявление  на взнос наличными - выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.

Предприятие применяет  такую форму для сдачи торговой выручки в банк.

Чек - это приказ предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег. Чек является ценной бумагой и по этому его бланки служат бланками строгой отчетности.

Деньги по чеку в основном снимаются с расчетного счета  КИП-Агентства "Дело" на хозяйственные  расходы.

Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов и представляют собой поручение предприятия обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия.

Предприятие оплачивает платежными поручениями товары, работы, услуги, перечисляет налоги и другие платежи.

Платежные поручения  в банк подаются на бланке установленной  формы и действительны в течении 10 дней со дня их выписки  (день выписки в расчет не принимается).

Платежные поручения  принимаются банком только в том  случае, когда на расчетном счете  предприятия хватает денежных средств для их оплаты.

При оформлении платежного поручения следует учитывать  некоторые моменты, без которых  платежное поручение в обработку  банком принято не будет:

- В графах плательщик  и получатель обязательно указывается  ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика), который был присвоен зарегистрированному на территории России предприятию Государственной налоговой инспекцией Российской Федерации;

- Сумма пишется прописью  с большой буквы, и после  слова рублей обязательно указываются цифрами копейки;

- Обязательно цифрами  выделяется НДС (налог на добавленную  стоимость), если же товар не  облагается НДС, то указывается:  НДС не облагается;

- В основание платежного  поручения обязательно указывается  за  что производится оплата  (за товар, за услуги или за работы). Также указывается номер и дата составления счета или заключения договора, в соответствии с которым осуществляется оплата;

- Указывается, что  представляет собой платеж: предоплату  или оплату. Если же оплата  происходит за аренду помещения или за услуги связи и т.п. обязательно указывается за какой период идет оплата (месяц, промежуток между ними).

Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета  предприятия, открытого ему банком.

Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету.

Обрабатывая выписки, бухгалтер учитывает одну особенность и записывает зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списание - по кредиту.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета  по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей.

Ошибочно зачисленные  или списанные с расчетного счета  суммы принимаются на счет 63 "Расчеты  по претензиям", а банку немедленно сообщается о таких суммах для  внесения исправлений.

В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерии предприятия задолженность списывается.

Полученная из банка  выписка проверяется и обрабатывается, подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие  счета.

Необходимо отметить, что проверка и обработка выписок  производится в день их поступления.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия ведет на счете 51 "Расчетный счет".

Это активный счет, по дебету которого записываются: остаток свободных  денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 "Расчетный  счет" служит журнал-ордер по счету 51 "Расчетный счет".

Обороты по дебету отражаются в ведомости по счету 51 "Расчетный  счет"

Основанием для заполнения этой ведомости, как и журнала-ордера по счету 51 "Расчетный счет" служат также проверенные и обработанные выписки.

Суммы с одноименными корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость  итогами.

Как в журнале- ордере и так и в ведомости на счете 51 "Расчетный счет" суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51.

Наличие этих показателей  за каждый отчетный день и месяц  позволяет работнику бухгалтерии:

-анализировать, источники  поступления денежных средств  на расчетный счет предприятия;

-контролировать целевое  использование средств, пополнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1.   Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2

2.   Инструкция о порядке открытия и ведения уполномоченными банками счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации. Утверждена Центробанком России 16 июля 1993г. № 16.

3.   Инструкция о безналичных расчетах. Утверждена Центробанком РФ от 9 июля 1992г. № 14.

4.   Инструкция о расчетных, текущих и бюджетных счетах открываемых в учреждениях Госбанка СССР. Утверждена Госбанком 30 октября 1986г. № 28 (с последующими изменениями и дополнениями).

5.   Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995г. № 49.

6.   О годовой бухгалтерской отчетности организации Приказ Минфина РФ от 12 ноября 1996г. № 97. Приложения 1,2 к приказу Минфина РФ от 12 ноября 1996г. № 97.