Індексація документів з грифом секретності

НАЦІОНАЛЬНИЙ  АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра безпеки інформаційних  технологій 
 
 
 
 
 
 
 

Домашня робота

з дисципліни «Організація спеціального діловодства»

на тему: «Індексація документів з грифом секретності» 
 
 
 
 

Виконала:

студентка групи 431групи ІІДС

Гребенькова А.К. 

Прийняла:

Корченко  А.О. 
 
 
 
 

Київ–2011

    ЗМІСТ 

ВСТУП

       Документ  – це передбачена законом матеріальна  форма одержання, зберігання, ви-користання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фо-топлівці або на іншому носієві.

       Діловодство становить повний цикл обробки і  руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання  і відправлення.

       Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, розглянутих цивільними, арбітражними та іншими судами.

       Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або лишаються на тривале збереження, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів », а також Типовими переліками документів із указівкою термінів збереження, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило відсутній спеціальний підрозділ – відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса отримує секретар-референт фірми, тобто довірена особа, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів.

       Реєстрація  документів полягає у фіксації факту  створення або надходження документа  шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. 
 
 
 
 
 
 
 
 

       РОЗДІЛ 1. Загальні відомості 

1.   Документ як матеріальний  об’єкт. Поняття  «документ»

       Документ  – це діловий папір, що підтверджує  який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу  пред’явника; це письмові свідчення  про що-небудь.

       З наукової точки зору документ –  це засіб закріплення різними  способами на спеціальному матеріалі  інформації про факти, події, явища  об’єктивної дійсності і розумової  діяльності людини.

       Сукупність  взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить  систему документації.

       Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

       Документи є засобом свідчення, доведення  певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

       Багато  документів повинні відповідати  таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна  наочність.

       Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним  як за формою, так і за змістом. [1]

       Згідно  Закону України «Про державну таємницю», матеріальні носії секретної  інфо-рмації - матеріальні об'єкти, в  тому числі фізичні поля, в яких відомості, що становлять державну таємницю, відображені у вигляді текстів, знаків, символів, образів, сигналів, технічних рішень, процесів тощо [2].

       За  Законом України «Про інформацію», документ - це передбачена законом  мате-ріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фікса-ції її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві [3].

       Основними ознаками документа є:

• наявність інформації, що має конкретний зміст;
• стабільна матеріальна форма, що забезпечує довгострокове використання і зберігання документа;
• функціональне призначення для передачі інформації в просторі і часі.

       Специфіка інформації, зафіксованої в документі, виявляється в такий спосіб:

• документ — носій соціальної інформації (створеної людиною або за допомогою алгоритму, створеного людиною);
• документальна інформація повинна мати конкретний зміст;
• інформація має дискретне представлення;
• інформаційне повідомлення складене за допомогою деякого кінцевого алфавіту;
• інформація зафіксована на матеріальному носії.

       1.2. Види документів 

       Різноманітні  потреби, що виникають в ході господарської  діяльності, потребують іс-нування  різних документів, які б були документальним забезпеченням даного виду діяльнос-ті [4].

       Для спрощення діловодства необхідно  розбити існуючі документи на групи за різ-ними ознаками класифікації.

       Виділяють дві великі групи документів, що забезпечують різні сфери життєдіяльно-сті:

• система управлінських документів;
• системи галузевих документаційних систем.

       Нижче наведена класифікація документів у  залежності від різних критеріїв класифі-кації.

       Документи класифікуються за різними критеріями:

• За способом фіксації інформації вони поділяються на:
• письмові, графічні, фото -, фоно -, кінодокументи;
• письмові – всі рукописні та машинописні документи;
• графічні – креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;
• фото-, кінодокументи дають можливість зберегти об’єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами;
• фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.
• За змістом документи поділяються на:
• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачальницько-збутові та ін.
• За найменуванням – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.
• За способом виготовлення – типові, трафаретні, індивідуальні.
• типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка;
• у трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;
• індивідуальні документи створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки та ін.).
• За ступенем складності документи поділяються на прості і складні.
• прості містять одне питання;
• складні – два чи кілька.
• За місцем складання – внутрішні і зовнішні.
• внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;
• зовнішні – ті, що надійшли ззовні або надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.
• За терміном виконання – термінові і нетермінові.
• За походженням – службові та офіційно-особисті (іменні).
• службові – створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;
• офіційно-особисті – стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.).
• За ступенем гласності – звичайні, секретні, для службового користування.
• За юридичною силою – справжні та підроблені.
• справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;
• підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
• За призначенням – оригінали та копії.
• оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;
• копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. [4]

1.3. Документування управлінської діяльності установ

       Документування  управлінської діяльності полягає  у фіксації за встановленими правилами  на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні  документів.

       Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

       В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

       Управлінська  діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

       Видання розпорядчих документів установам визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

       З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

       Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;
• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
• потреба у правовому регулюванні діяльності.

       Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

       Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

       Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

       У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

       Якщо  хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

       Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

       Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

       Установа  під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

       Як  правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

       Якщо  службовий документ потребує негайного  виконання, передача тексту документа  може здійснюватися по телефону, телеграфу  або телефаксу. [1]

       На  сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

       1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та  архівна справа. Терміни та визначення.

       2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та  документація. Терміни та визначення.

       3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до  форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

       4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої  документації. Вимоги до оформлення  документів.

       5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та  документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

       6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

       7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у  сфері науки і техніки. [9] 

    Розділ 2 . Реєстрація документів

       Реєстрація  документів полягає у фіксації факту  створення або надходження документа  шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

       Реєстрація  документів проводиться з метою  забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

       Реєстрації  підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені засобами обчислювальної техніки.

       Реєстрація  документів здійснюється централізовано канцелярією крім господарських договорів, реєстрація яких здійснюється бухгалтерією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у головного бухгалтера.

       Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрованих документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєструються.

       Реєстрація  документів здійснюється за кожною реєстраційною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Порядкові реєстраційні номери надаються документам у межах кожної реєстраційної групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кожний рік разом із номенклатурою справ організації.

       При необхідності, реєстрація документів може здійснюватись спільно для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі тощо. Така необхідність визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів надходження кореспонденції від цих конкретних кореспондентів. Із вхідних документів обов´язковій реєстрації у канцелярії підлягають:

• документи, одержані від вищих органів;
• запити та звернення народних депутатів України;
• звернення громадян;
• документи від міністерств, відомств, підприємств, організацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді або реагування.

       Реєстрація  звернень громадян здійснюється окремо за встановленою формою (табл.1).

       Вхідні  документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов´язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

• накази та розпорядження з питань основної діяльності;
• протоколи засідання правління та ін.;
• протоколи нарад;
• доручення керівництва;
• інформаційні листи.

       Реєстрація  наказів, що стосуються особового складу (про прийняття на роботу, переведення, надання щорічних відпусток тощо) здійснюється відділом кадрів.

       Окремо  реєструються у відділі кадрів протоколи засідань конкурсної комісії щодо відбору працівників за конкурсом.

       Реєстрація  протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій централізовано в канцелярії у справах.

       Реєстрація  доручень керівництва підпорядкованим структурними підрозділам здійснюється у відповідних групах спеціалістів.

       Реєстрація  доповідних і службових записок, а також вихідної кореспонденції за підписом керівника структурного підрозділу здійснюється діловодами відповідних підрозділів.

       Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньому полі першої сторінки документа праворуч.

       На  постановах Верховної Ради України, указах та розпорядженнях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу ліворуч.

       При реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів в межах кожної групи документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

       Документи, що виконуються кількома підрозділами спільно, реєструються за індексом того підрозділу, який є відповідальним за організацію виконання документа.

       Для реєстрації документів може використовуватися  обчислювальна техніка.

       Автоматизована  реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

       Запис здійснюється шляхом прямого вводу  з документа встановленого обов´язкового складу реквізитів реєстрації або з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов´язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів.

       Склад обов´язкових реквізитів при необхідності може бути доповнений: розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання, додатки тощо.

       При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а при наявності мережі — Центральний банк реєстраційних даних. 

Таблиця 1

Книга реєстрації звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг)

Формат A3 (297 х 420 мм)

       Автоматизовані  банки даних, при потребі, забезпечують інформацією про документи і місце їх знаходження працівників апарату організації за допомогою виводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій повинна додержуватись сумісність традиційної і автоматизованої системи реєстрації і пошуків.

       Заповнення  автоматизованого банку реєстраційних  даних про документи здійснює канцелярія, підтримку і обслуговування обладнання та програмного забезпечення — відділ інформатики. 

       2.1. Індексація вхідних  документів

       Реєстрації  підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

       Реєстрація  вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної кореспонденції окремо за кожною реєстраційною групою кореспондентів.

       Індекс  вхідного документа при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр містить індекс кореспондента, якому надсилається документ для розгляду; друга група — порядковий номер реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де 6 — номер кореспондента згідно з Переліком кореспондентів;

       02 — присвоєний індекс для першого  заступника керівника;

       293 — порядковий номер за книгою  реєстрації для даного виду  документів з початку року.

       Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, особи з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються за реєстраційними індексам першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу риску. 

       Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу.

       Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:

       1. Вітальні листи, телеграми.

       2. Запрошення (крім урядових та  закордонних).

       3. Повідомлення про конференції,  семінари, наради та програми до них.

       4. Листи, що надійшли до відома (в копії).

       5. Інформація, надіслана до відома.

       6. Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і відпустки.

       7. Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).

       8. Навчальні плани і програми.

       9. Рекламні повідомлення, плакати  тощо.

       10. Прейскуранти цін.

       11. Норми витрат матеріалів.

       12. Наукові звіти.

       13. Бухгалтерські документи; форми  статистичної звітності тощо.

       14. Кореспонденція з поміткою "особисто", а також адресована громадським організаціям.

       Перелічені  документи підлягають обліку у відповідних структурних підрозділах. 

       2.2. Реєстрація та  індексація вихідної  кореспонденції 

Усі вихідні  документи, які відправляються з  організації, реєструються в журналі  реєстрації вихідних документів (табл. 3) за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.

Реєстрація  вихідної кореспонденції здійснюється централізовано канцелярією.