Оперативное хранение документов. 2

ВВЕДЕНИЕ 

     Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

     Рассмотрим  основные принципы оперативного  хранения документов

     Быстрый  доступ.

     Одна  из основных функций оперативного  хранения документов – это скорость поиска нужного вам документа.

     Условия  хранения документов.

     Необходимо  создать приемлемые условия хранения  документов. Сохранность документов  обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%).     Размещение документов в архиве.

     Юридическая  ценность документов, хранящихся  в архиве организации, неодинакова.  А поскольку мы выяснили, что  одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним.

     Уничтожение  документов 

     Как  уже было сказано выше, функцией  оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.

     Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

     Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут. 
 
 
 
 
 
 

ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ 

1. Понятие документального  и архивного фонда  организации

     Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

  -  документы текущего управления;

  -  документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в  Архивный фонд Российской Федерации;

    - собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.

     Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются  документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально* культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.

     В архивный фонд организаций включают и часть документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени  аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.

     Основные правила работы архивов организаций' содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций, и среди них:

   - требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

   -  правила формирования дел в делопроизводстве;

   -  организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

   - подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

   -  порядок выделения документов к уничтожению;

   - оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

   -  порядок передачи дел из структурных подразделений в архив.

     Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами.

     В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел. 

1.2. Общие принципы формирования дел  

     Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, должны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и закрепленной в них информации. Эта работа по группировке документов носит название формирование дел, хотя основной единицей организации учета и хранения только для бумажных документов является дело, а для небумажных — единица хранения, для документов на компьютерных носителях — файл данных. 

     Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

     - распределение исполненных документов по делам;

     - расположение документов внутри дела;

     - оформление обложки дела.

     В организациях формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано — структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют, как правило,, в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

     Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно специально выделенным сотрудником (ответственным за ДОУ подразделения, секретарем).

     Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководствам службы ДОУ.

     Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) посредством соблюдения ряда правил. Хотя систематизация документов для их оперативного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

     Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируются за период их созыва, судебные дела, дела с научно- техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как  переходящее.

     Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перспективные бизнес-планы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.        Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. 
 
 
 

1.3. Систематизация и  учёт документов  организации  

     С организацией систематизированного хранения документов технологически тесно связаны система их регистрации (структура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

     Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел — важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности, определения сроков хранения, обеспечения сохранности документов организации.

     Уже в течение нескольких десятилетий  и в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных организаций; в негосударственном секторе экономики этот методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизацией и поиском документов также необходим для обеспечения их сохранности на должном уровне.

     Назначение номенклатуры дел  состоит в следующем. Она:

     1)  закрепляет классификационную схему группировки исполненных документов в дела;

     2)  устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения;

     3)  служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами;

     4)  является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение нескольких лет;

     5) является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

     В номенклатуру дел при ее  заведении должны включаться  все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

     В номенклатуру дел организации включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают из других организаций правопреемникам для их продолжения.

1.4. Оценка значимости  документов и определение  сроков их хранения 

     Экспертиза осуществляется на  основе общих критериев оценки  происхождения, содержания, внешних особенностей документов и специфических критериев, имеющих на практике различное, но от этого не менее важное значение.

     Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

     С точки зрения значения и  ценности можно выделить следующие  группы документов:

     1) документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание;

     2)  документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д. Эти документы не теряют своего значения значительно дольше и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют интерес только для конкретного индивидуума. Достойные внимания сами по себе, в силу массовости они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли за интересующей будущих исследователей современности;

     3)  документы, созданные специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм. Они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация;

     4)  документы, содержащие нормативно-методическую базу и имеющие большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания;

     5)  документы, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь. Они имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца указанных документов;

     6) документы, относящиеся к памятникам истории и культуры. Наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи они должны храниться максимально долго, в идеале — бессрочно, или по архивной терминологии — постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но в таком случае они переходят в разряд памятников истории и культуры.

     В организациях для проведения коллективного определения ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов в сфере ДОУ создаются экспертные комиссии (ЭК).В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся кроме перечисленных рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

     Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

     Объектами рассмотрения экспертной  комиссии являются прежде всего:

     -  номенклатура дел организации;

     -  описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

     - акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

     -  комплексы документов — бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях — на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

    - предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

    - предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.  

1.5. Оперативное хранение  документов и дел  

     Во время создания, согласования, использования документы хранятся  в папках исполнителей в неподшитом  виде. Для их систематизации удобно  применять прозрачные пластиковые  пакеты с системой крепления в папки — файлы. Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся на жестких дисках компьютеров или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел.  Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08/2007.

     Хранение уже исполненных документов  и копий отправленных документов  осуществляется в большинстве  случаев в подшитом виде в  папках-скоросшивателях различных  конструкций, регламентация касается  только правил оформления обложек этих папок. Чертежи, другие документы, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохранность, и коробках.

     Хранение документов в цифровой  форме (электронных версий) целесообразно  осуществлять на съемных носителях  в специально для них предназначенных  упаковках, например в коробках  для CD-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.

     При заведении дела оформляется  обложка папки или специальный  бланк, который наклеивается на  обложку дела. Оформление лицевых  вкладышей к коробкам, в которые  помещают CD-диски, аналогично оформлению обложек папок для бумажных документов.

     На обложке указывается следующее:

     -  полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело¹;

     -  индекс дела по номенклатуре дел;

     - при заведении следующего тома дела номер тома на первом и последующих томах указывается его заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела. 

      1.6. Учёт дел длительного и постоянного сроков хранения 

     Для оперативного (текущего) хранения  дел используют разнообразные  средства хранения — от традиционных  канцелярских деревянных и металлических  полок, шкафов, сейфов до специальных  элеваторных картотек. Дела (и единицы  хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел.

     В помощь организациям при  проведении экспертизы научной,  социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения оценки информационной ценности и определении сроков хранения различных функциональных групп документов:

     -  изобретений и открытий;

     - документов с повторяющейся информацией;

     -  научно-технической документации;

     - производственных автоматизированных систем управления;

     - редакционных документов и т.д.

     Определение конкретных сроков  хранения дел и документов  проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех организаций независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные   Архивной службой в этих перечнях, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

     На основе и в развитие работ  Архивной службы министерства  и ведомства нередко разрабатывают  собственные перечни за счет дополнения типовых перечней специфическими документами своей отрасли; все они обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (1988 г.).

    Действующий  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

     1)  организация системы управления;

     2)  планирование деятельности;

     3)  финансирование деятельности;

     4)  учет и отчетность;

     5)  экономические, научные, культурные связи;

     6)  информационное обслуживание;

     7)  трудовые отношения;

     8)  кадровое обеспечение;

     9)  материально-техническое обеспечение деятельности;

     10)  административно-хозяйственные вопросы;

     11)  социально-бытовые вопросы;

     12)  деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

     При установлении сроков хранения  надо также учитывать, что некоторые  статьи указанного Перечня могут  быть разбиты на пункты, содержащие  документы, имеющие разные сроки  хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» указанного Перечня содержит пункты от «а» до «п»:

     а)  ценных бумаг — постоянно;

     б)  договоров, контрактов, соглашений  — 5 л. ЭПК;

     в)  основных средств — 5 л.  и т.д.

     Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и соответственно срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

     Необходимо обращать внимание  и на специальные отметки, относящиеся  к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.

     В зависимости от принятого  решения срок хранения этих  дел может быть оставлен без  изменений или продлен, если  члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

     О сроках хранения отдельных  категорий документов делаются  следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др. 

2. ТРЕБОВАНИЯ ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ 

Общие положения:

• К работе за компьютером допускаются лица, ознакомленные с данной инструкцией по технике безопасности и правилам поведения.
• Работа учащихся за компьютером разрешается только в присутствии преподавателя.
• Во время занятий посторонние лица могут находиться в помещении только с разрешения преподавателя.
• Во время перемен между уроками проводится обязательное проветривание компьютерного кабинета с обязательным выходом учащихся.
• Помните, что каждый учащийся в ответе за состояние своего рабочего места и сохранность размещённого на нём оборудования.