Оперативное хранение документов

 

ФГОУ ВПО «БАШКИРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

       Факультет  __ ФИТУ_______________

Кафедра _________________________

Специальность __ГМУ _____________

Специализация ____________________

Форма обучения ___ ОЧНАЯ_________

Курс, группа ___102________________

 

 

РАХИМОВА АЛИНА  ФАНИЛЕВНА

(Фамилия, имя, отчество студента)

ДОМАШНЕЕ  ЗАДАНИЕ

На тему

Оперативное хранение документов

По ДОУ

 

 

«К защите допускаю» 

Руководитель 

_______________________

          (ученая степень, звание, Ф. И. О.)

____________________

(подпись)

“___”_____________20___г.

 

Оценка при  защите 

 

_________________

 

_________________

(подпись) 

“___”________20___г.

 

 

 

 

Уфа  2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Номенклатура дел        5
2. Формирование дел        11
3. Организации и сроки хранения документов    14
4. Порядок предоставления дел во временное пользование  17
5. Заключение         18
6. Библиографический список       19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В делопроизводстве очень  большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это означает, что, с одной стороны, документы должны быть постоянно доступны (то есть не законсервированы в удалённом архиве), а с другой - всегда быть на месте и быть защищены от порчи или утери.

Хранение документов во время  их активного использования называется текущим или оперативным. Оперативное  хранение документов обычно относится  к документам в процессе исполнения и уже исполненным документам, но ещё не прошедшим архивную экспертизу.

Оперативное хранение документов на практике чаще всего осуществляется непосредственно в тех отделах  компании, где с ними ведётся работа. Если документов много то их можно передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. Обычно папки размечаются соответствующими надписями, указывающими на степень необходимости рассмотрения документа и его статус. Примерами могут быть специальные папки с метками "на подпись", "срочно", "на исполнение" и другие, позволяющие быстро ориентироваться в текущих бумагах. Также в крупных компаниях, имеющих достаточно большие объёмы документооборота нередко для оперативного хранения документов применяются специальные папки со сменными обложками, где указываются реквизиты документа: как правило это фамилия и имя исполнителя, а также его внутренний телефон. Документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, используются в течение рабочего дня, а вечером, в соответствии с требованиями безопасности и нормами документооборота, должны убираться в сейф.

Такая структура имеет  смысл в малых и средних  компаниях, но с линейным увеличением  размера подразделений, наступает  момент, когда децентрализация оперативного хранения документов становится проблемой при доступе к ним или же при поиске необходимой бумаги для сдачи в архив. В таких случаях организуется архивная служба, которая занимается не только вопросами хранения документов, уже прошедших экспертизу ценности, но и, фактически, является точкой диспетчеризации оперативных документов компании. Благодаря высокой ответственности архивиста и чёткому представлению, где какая бумага находится, именно таким способом достигается порядок и безопасность ведения дел.

Когда документы переходят  в статус исполненных, их оперативное  хранение заканчивается: они проходят экспертизу архивной ценности и подлежат хранению в течение какого-либо срока, сдаче в архив или же уничтожению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

  Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела [18]. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими  словами, номенклатура дел – это  систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [1].

Номенклатура дел имеет  несколько направлений использования: предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения  документов после их исполнения в  дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может  служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных  документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных; содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; имеет справочное значение при изучении структуры организации; является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве; используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы [19].

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению  и оформлению номенклатур дел  изложены в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

типовая номенклатура дел;

примерная номенклатура дел;

индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом [4].

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит  рекомендательный характер [5].

Обычно типовые и примерные  номенклатуры дел разрабатываются  вышестоящими организациями для  своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации  должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании  типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или  примерной номенклатуры дел переносятся  предусмотренные ими заголовки  дел, которые предполагается завести  в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений  сроки хранения дел, предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой  дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной  форме на основании номенклатур  дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями  с архивом организации и подписанных  руководителями этих подразделений [6].

Номенклатура дел организации  оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации  визируется руководителем архива организации  или лицом, ответственным за архив  организации, подписывается руководителем  службы или лицом, ответственным  за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе [7].

Номенклатура дел организации  на предстоящий календарный год  составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года [8].

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением  не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций  и структуры организации разрабатывается  новая номенклатура дел [9].

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

уставом или положением об организации,

положениями о структурных  подразделениях,

штатным расписанием,

номенклатурой дел организации  за прошлый год,

описями дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения,

регистрационными формами,

ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием  сроков их хранения,

типовыми и примерными номенклатурами дел [10].

В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражающие все документируемые  участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел  организации включаются дела временно действующих органов, документы  которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации  или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации) [11].

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Основой для определения  структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими  делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.) [12].

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются  следующим образом:

в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются  индексы каждого дела, включенного  в номенклатуру. Индекс дела состоит  из установленного в организации  цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового  номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими  цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки  дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и  подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале  располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих  организаций, располагаются перед  заголовками дел с приказами  руководителя организации. Далее располагаются  заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется  по окончании календарного года;

в графе 4 "Срок хранения и  № статей по перечню" указываются  срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при  его отсутствии – по типовой или  примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;

в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки  о заведении дел, о переходящих  делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию  для продолжения и др. [13].

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного  и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи [14].

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

 

 

2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

Формирование дела – это  группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой  дел и систематизация документов внутри дела [3].

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа  и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания  исполнения. Строгое выполнение этого  несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность [22].

При формировании дела в  него помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы, подлежащие возврату [23].

Дела формируются в  организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой  документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так  и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и  временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы  одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются  в течение всего периода работы данного лица в организации; документы  выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые  группируются за период их созыва; документы  учебных заведений, которые формируются  за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать  не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его  разделяют на два и более тома).

Толщина дел со сроками  хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок  дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и  т.д.

Внутри дела документы  должны быть расположены так, чтобы  они по своему содержанию последовательно  освещали определенные вопросы. При  этом документы располагаются в  хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие  – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или составления, присоединяются к  документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем  в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих  правил:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и  группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу  группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах  документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций  и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и  другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах  располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются  в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и  жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы  по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как  правило, за календарный год и  систематизируется в хронологической  последовательности, документ-ответ  помещается за документом-запросом. При  возобновлении переписки по определенному  вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она  относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или  даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные  планы должны быть отнесены к начальному году их действия.

 

 

3 ОРГАНИЗАЦИИ И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование  документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

хранение документов в  процессе их исполнения;

хранение исполненных  документов [20].

Другими словами, под оперативным  хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования  документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение [16].

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для  чего заводятся специальные папки  с надписями типа: "На исполнении", "Срочно",  "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело [20].

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация  их хранения должна обеспечивать сохранность  документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы  оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в  последние время наряду с хранением  документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали  применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет  упростить использование документов в текущей деятельности, так как  работу с документом могут производить  несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в  соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных  хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий  и должностных обязанностей.

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании  специальных типовых или ведомственных  перечней документов.

Перечень документов со сроками  хранения представляет собой систематизированный  список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о  сроках их хранения [2].

Установленные данными перечнями  сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно  лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

При установлении сроков типовым  перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне  состав и содержание документов организации  отражены с большой полнотой и  конкретизацией [22].

К основным типовым перечням относятся следующие:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем  Росархива 06 октября 2000 г.;

Примерный перечень типовых  видов управленческих документов негосударственных  организаций (новых экономических  хозяйственных структур), которые  могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы [17];

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической  и производственной деятельности организаций  с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной  комиссией соответствующего архивного  учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

 

Архивные документы, содержащие сведения конфиденциального характера  могут быть выданы во временное пользование:

- сотрудникам органов  государственной власти, местного  самоуправления, судов, прокуратуры,  органов предварительного следствия  (по делам, находящимся в их  производстве), в пределах исполнения  ими своих служебных полномочий;

- сотрудникам отделений  Пенсионного фонда Российской  Федерации по Удмуртской Республике  с целью подтверждения социальных  прав, льгот и гарантий граждан. 

- конкурсным управляющим,  ликвидаторам организаций для  завершения конкурсного производства  ликвидируемой организации. 

- сотрудникам музеев, выставочных  центров и других учреждений  культуры для экспонирования  документов, при условии обезличивания  персональных данных.

 Решение о выдаче документов организации во временное пользование принимается директором Архива в зависимости от целей использования документов и при наличии следующих документов:

- письма, в котором должны  быть указаны виды документов  и гарантии обеспечения их  сохранности; 

- договора о предоставлении  документов для экспонирования. В договоре должны быть указаны  условия экспонирования, в т.ч. соблюдение режима конфиденциальности путем обезличивания персональных данных.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документы нуждаются в  оперативном или долговременном хранении информации. Средства для  долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении  архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Для средств оперативного хранения документов характерны такие  особенности, как обеспечение максимального  удобства пользования ими, оптимальных  режимов хранения размещенных в  них документов относительно небольшого габарита и массы.

Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В  основном они хранятся на рабочем  месте работников управленческого  труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения  сохранности таких документов и  содержания их в определенном порядке  применяется несколько видов  технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие.

Лотки и кассеты позволяют  хранить на поверхности рабочих  столов отдельные документы и  их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются  по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой  к краю рабочего стола, причем лотки  можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Наиболее эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.