Особенности работы на стенде. 2

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы. Независимо от того, является ли ваш стенд угловым или находится в ряду, для эффективного привлечения внимания посетителей необходимо знать и умело применять правило «трех секунд». Правило это гласит, что у посетителя имеется всего три секунды, чтобы:

заметить ваш стенд;

узнать вашу фирму по названию или логотипу;

оценить достоинство ваших услуг.

Для того чтобы посетитель заметил ваш стенд, необходимо оптимально использовать световые эффекты, плакаты, фотографии, планшеты, лозунги, флажки, шары, движущиеся элементы и т. п.

Для того чтобы посетитель мог сразу узнать вашу фирму по названию или логотипу, сделайте их яркими и броскими. Желательно размещать название и логотип таким образом, чтобы был обеспечен просмотр издалека и с разных сторон.

Очень важным является вопрос о стоимости разработки и изготовления. Как ни странно, несмотря на огромное значение стенда для общего успеха на выставке, на нем можно экономить. В отличие от рекламных материалов и обучения стендистов, на которых экономить не следует, высокая стоимость стенда напрямую не влияет на его эффективность.

Цель работы: Рассмотреть технологии работы стендиста на стенде.

Задачи:

1.  Изучить особенности работы на стенде.

2.  Рассмотреть основные требования к стендисту.

3. Рассмотреть мотивацию и обучение стендистов.

 

1. Особенности работы  на стенде

 

Подготовка к работе на выставке включает в себя:

- инструктаж по общим вопросам (тематика выставки, цель присутствия, информация о других компаниях-участниках; задачи стендиста, план и распорядок работы стенда; список приглашенных, а также порядок ведения различных регистрационных документов). Необходимо также, чтобы стендисты хорошо знали предмет, основные характеристики товара (услуги) и отличие от аналогов, условия применения и поставки продукции.

- освоение особенностей общения  с посетителями1.

Индивидуальное участие в выставке со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для "первого выступления" на арене выставки можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят новичка от многих организационных хлопот2.

Государственные учреждения, союзы и другие институты - например, Торгово-промышленная палата - организовывают вместе с имеющими достаточный опыт устроителями выставок совместное участие отдельных стран или отраслей, или же общие стенды многих экспонентов под одной крышей. Такая форма участия - выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.

Участие в качестве субэкспонента на стенде дружественного предприятия тоже может быть для начала полезно, так как знакомит с практикой выставки. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре. Данные о субэкспонентах точно так же вносятся в каталог.

Выставочная программа вырабатывается согласно целям маркетинга и самой выставки.

Цель участия в выставке: увеличение сбыта

Все экспонаты действительно должны поставляться в пределах отведенного для этого времени.

Цель участия в выставке: демонстрация технического прогресса, инноваций и дизайна3.

Выставляемые предметы должны соответствовать новейшим техническим и эстетическим стандартам (на выставках не место лежалому товару!). Товарные новинки должны функционировать безупречно и быть действительно применимыми на практике.

Цель участия: продемонстрировать соответствие рекламных заявлений - технической функциональности и технической надежности товара - даже при неординарных обстоятельствах.

Специально подчеркиваются высокий уровень прогресса и особые функции отобранных для этого станков и приборов, а также способы их применения.

Выставочная программа вытекает из ответов на нижеследующие вопросы4:

Следует ли представлять полный спектр продукции/услуг или лишь отдельные, выразительно представленные проблемные решения?

Что обязательно следует показать на выставке?

Какие продукты/услуги являются новыми, улучшенными, превосходят конкурентов?

Какие моменты следует особо подчеркнуть?

Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы?

Учтены ли актуальные тенденции (экономически, технически)?

В порядке ли дизайн, окраска, упаковка?

Нужно ли изготовить специальные модели для выставки?

Что должны разъяснять текстовые табло, дисплеи, видеоматериалы?

Могут ли товары быть показаны в действии, близком к реальной практике?

Какие вспомогательные средства и оборудование для этого нужны (электрический ток, газ, сжатый воздух)?

Сколько места для этого нужно?

Потом по списку экспонатов определяется необходимое количество места и общая концепция стенда.

В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора как: допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

В технической части намечаются сроки и даются инструкции по монтажу и разборке, указания по оформлению стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, высота стенда, допусти-мая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются указания по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования5.

В случае отказа от участия в выставке выплачивается неустойка в разных размерах - в зависимости от конкретных сроков. В случае отказа от участия незадолго до мероприятия, возможно, при определенных обстоятельствах придется выплачивать полную сумму арендной платы за стенд6.

В принципе устроитель и делом, и советом помогает экспонентам, особенно тем, кто впервые участвует в выставке, в решении всех организационных и технических вопросов.

Вместе с документом об условиях участия в выставке или с подтверждением о выделении стенда экспоненту пересылаются формуляры заказа на разнообразные сервисные услуги. Помимо вспомогательных средств для работы с прессой и рекламы, у самого организатора или у фирм, с которыми он заключил договоры, можно сделать заказ на целый ряд услуг - бесплатно или по твердым расценкам.

Сюда входят:

арендованный стенд

прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудиовидеотехники

услуги экспедиции

помещения для хранения тары

резервирование жилья

уборка и охрана стенда

транспортная и выставочная страховка

проводка электричества, воды, нагнетаемого воздуха

подключение телекоммуникаций

предоставление подсобных рабочих

фотообслуживание

Уже на месте при монтаже предлагаются и другие услуги, продажа и прокат цветов, декоративный материал и материал для монтажа стенда, продажа товаров повседневного спроса, предоставление новой рабочей силы и т.д7.

В сервис входит также выдача удостоверений для персонала стенда. Соответственно величине стенда его персоналу раздаются бесплатные пропуска; другие удостоверения участников можно получить за плату. Платные долгосрочные пропуска для парковки могут быть затребованы заранее на соответствующем бланке заказа.

 

 

2. Основные требования  к стендисту

 

Стендисты – это сотрудники, которые находятся на стенде всегда и решают задачи по привлечению внимания и удержанию посетителей, ознакомлению их с необходимой информацией и получения координат для продолжения контакта после выставки. Требования к стендистам – демонстрация доброжелательности и дружелюбия любому из тех, кто пришел на стенд. И это не случайно. По данным исследований 60% посетителей, придя на выставку, имеют мотив приобрести экспонируемые в торговом зале товары, 85% посетителей компетентны для дачи рекомендаций о том, с какой из представленных на выставке компаний стоит строить более плотные отношения. Человеческий фактор в личном контакте (а именно он и происходит на выставке) очень весом. Если выставочный персонал ведет себя отталкивающе, то даже при наличии у компании самых замечательных товаров и услуг посетитель может поставить ее в один ряд с конкурентами, а не отметить как приоритетную компанию. Он будет искать другие предложения, а их на выставке превеликое множество8.

Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами:    

• умение и желание общаться с людьми9;    

• знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;    

• выносливость;    

• привлекательная внешность.

Вывод: в выставочном деле внешняя красота, практически, означает профнепригодность.

Немаловажный параметр при подборе стендистов - опытность. И коммуникабельность. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера10. 

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если ваши товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции11.

Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы.    

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по вопросам:    

• тематика выставки;    

• цели участия выставки;    

• перечень продукции, услуг, представляемых на выставке;    

• основные новинки;    

• задачи, стоящими перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т. д.)    

• план стенда;    

• закрепление мест на стенде за каждым стендистом;    

• распорядок работы;    

• в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;    

• основные категории предполагаемых посетителей;    

• формы регистрации посетителей;    

• формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.    

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая - материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п12.

Чем более обоснованно подобран и компетентен персонал стенда, тем больше шансов на высокие показатели сбыта и налаживание новых контактов. Целенаправленный выбор и интенсивное обучение сотрудников стенда столь же важны, сколь и эффектная презентация товаров13.

Планирование и подбор персонала

При выборе подходящих для участия в выставке сотрудников следует руководствоваться соображениями как об их профессиональной квалификации, так и об их личных качествах:

четкие теоретические и практические профессиональные знания

контактность и общительность

уверенное поведение и находчивость

хорошо поставленная речь

умение приспосабливаться к обстоятельствам

знание иностранных языков

опыт работы на выставках

способность переносить нагрузки (здоровье)

любовь к путешествиям

Для выполнения целого ряда работ на стенде может быть привлечен местный вспомогательный персонал. Это касается, например, рабочей силы для монтажа и разборки стенда, помощников на кухне и при приеме гостей, а также переводчиков. Последние часто предоставляются для почасовой работы администрацией выставки14.

К персоналу стенда, сформированному в зависимости от величины предприятия, относятся:

представитель предприятия (член правления, исполнительный директор)

руководство стенда (отвечает за работу стенда)

технический персонал (консультации, демонстрация товаров)

референты по странам (переговоры об экспорте)

переводчик

ответственный за работу с прессой

справочно-информационная служба стенда

обслуживающий персонал (бюро, прием гостей, сервис, охрана, уборка)

Руководитель стенда должен обладать особым чутьем и целым рядом качеств для обхождения с людьми самых разных темпераментов. Они таковы:

опыт работы на торговых ярмарках и выставках

желание и способность принимать решения

высокое качество мотивации и руководства

организаторский и импровизационный талант

сознание ответственности

опрятный внешний вид

уверенная манера держаться

хорошо поставленная речь

готовность к разговору и переговорам

основы знаний в области техники и торговли

хорошая память на лица.

3. Мотивация и обучение стендистов

 

 Каждый член выставочной команды должен быть готов к тому, чтобы во время работы выставки показать себя наилучшим образом. От этого зависит мнение о предприятии как едином целом. Следует подчеркнуть, что работа на выставке – отнюдь не поощрение, а напряженный труд, к которому сотрудники должны быть наилучшим образом подготовлены. Чем более объемной информацией о целях участия в выставке располагает коллектив стенда, чем яснее определены задачи каждого, тем лучше персонал сможет соответствовать предъявляемым к нему требованиям15.

Определяющее условие в разработке штатной численности сотрудников – требуемое количество стендистов. В российском лексиконе укоренилось понятие стендиста как лица, работающего на стенде. Как правило, это работник или специалист предприятия, откомандированный на выставку и выступающий как член коллектива, выполняющий определенные обязанности на стенде, в первую очередь, работающий с клиентами и посетителями16.

По мнению авторов, при определении этого количества необходимо исходить из целевой задачи участия в выставке – сохранение старых и приобретение новых клиентов, и учитывать:

•  число ожидаемых посетителей, в том числе целевых, плотность потока и активность посетителей;

•  время работы стенда или раздела;

•  количество экспонатов на стенде или в разделе;

•  сложность экспонатов и методов демонстрации;

•  число стендов или разделов выставки (для возможного изучения партнеров или конкурентов);

•  финансовые и трудовые ресурсы;

•  другие факторы (физическая выносливость специалистов, трудовое законодательство, наличие в стране проведения ярмарки местных специалистов, визовый режим и т.п.).

Поэтому персонал должен иметь достаточные знания о:

•  собственном предложении товаров и услуг,

•  ценах и условиях ценообразования,

•  конкуренции и предложении конкурентов,

•  целевой группе,

•  составе посетителей выставки,

•  важных клиентах и заинтересованных покупателях.

Помимо этого персонал должен быть проинформирован о правилах и распорядке работы стенда, значении выставки для всей отрасли, месте и территории выставки. Персонал должен быть готов вести письменный учет контактов с посетителями.

Весьма часто у сотрудников бывает мало практического опыта в общении с посетителями, при этом многие убеждены, что умеют это делать. Поэтому выставочная команда должна готовиться и тренироваться для выполнения этой задачи, учиться ведению переговоров, методам аргументации и технике опроса. Лучше всего тренинг перед выставкой осуществлять в ходе семинаров, кроме того, существуют специальные печатные издания, а также учебные видеоматериалы. Нельзя экономить на обучении будущих стендистов17.

На торговой выставке нужно завязать как можно больше контактов. Наибольший успех в установлении контактов имеют те, кто умеет привлечь внимание посетителей. Каждого посетителя надо рассматривать как потенциального клиента. Завоевать его – это искусство, которому надо учиться.

Надо помнить, что выставки – это живые и сиюминутные мероприятия, где однажды упущенную возможность разговора вернуть уже невозможно.

В последние годы произошли значительные изменения во всех сферах выставочной деятельности, в характере торговых выставок: изменились демографические характеристики покупателей, их потребности и поведение, развитие новых форм выставочной деятельности, торговли, разрабатываются новые технологии, в корне меняющие деятельность выставочных фирм18.

Возросшее количество выставок, их масштабы оставляют все меньше времени для посещения конкретных стендов. Экспонент должен все время думать о том, как приспособить свои предложения под меняющиеся потребности покупателей. Процесс работы на выставках становится все динамичнее. Принципом успеха любой торговой выставки становится предложение нужных товаров по нужной цене в нужном месте, в нужное время и в нужном количестве.

Как показывает статистика, весьма часто выставочный персонал плохо осведомлен о своем продукте, особенно это типично, когда на стенде остается не ведущий специалист фирмы, досконально знающий ее продукцию, а кто-либо из рядовых сотрудников19.

 

 

Заключение

 

Когда приходит время заказывать разработку и изготовление стенда к выставке, сразу встает животрепещущий вопрос: кому поручить эту работу. Одни организаторы выставки жестко настаивают на собственных дизайнерах, другие более либеральны. В первом случае придется смириться и постараться, вооружившись всеми навыками эффективного общения с исполнителями заказов, а также четко выработанными собственными критериями качества стенда, наладить максимально продуктивное сотрудничество с предоставленным художником.

При втором варианте вся ответственность за качество лежит на будущих экспонентах. А поскольку стенд — один из основных составляющих фундамента успешной выставки, наступивший этап подготовки требует от выставочной команды особой концентрации сил. Выбор дизайнера может осуществляться по схеме, предложенной для проведения тендера, независимо от того, будет ли это конкурсный отбор или выбор на основании собранной информации. В любом случае — при самостоятельно выбранном или назначенном разработчике стенда — члены выставочной команды, выполняющие функции дизайнера, арт-директора, копирайтера и концептуалиста, должны тесно сотрудничать с ним. Что это значит? А вот что:

• для начала подготовить развернутый и максимально подробный бриф (задание на разработку стенда, пример брифа вы найдете на прилагаемом CD-диске);

в ходе работы обсуждать все промежуточные варианты, превратив разработку в итеративный процесс;

выработать четкие критерии оценки стенда, включить их в бриф, разъяснить приглашенному дизайнеру и оценивать и промежуточные, и окончательный варианты только по ним.

Иными словами, для того чтобы стенд отвечал пожеланиям экспонента, выглядел достойно и в конечном итоге обеспечил ожидаемые результаты, выставочная команда должна дать предельно четкое задание разработчикам, а затем проследить, соответствует ли результат всем сформулированным требованиям и общим закономерностям восприятия. Если вы хотите, чтобы дизайнер не занимался свободным творчеством, а делал то, что необходимо для решения ваших выставочных задач, укажите в задании цель участия в выставке, кратко опишите целевую аудиторию, свои основные продукты и услуги, упомяните, какие функциональные зоны понадобятся для проведения намеченных выставочных мероприятий. Или просто перечислите, какие акции планируются на выставке, — грамотный дизайнер подскажет нужные варианты. А вы проконтролируете.

Сообщите также все требования фирменного стиля. Если есть бренд-бук, снабдите разработчика его копией — для справки и в качестве руководства к действию. В задании также полезно изложить собственные пожелания относительно оформления стенда: все-таки помимо общих объективных требований существует и субъективный личный вкус и у заказчика, и у исполнителя. И не учитывать этого нельзя. Важно лишь понять: личный вкус — на втором месте, потому что главная задача стенда — способствовать достижению целей участия в выставке.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Акилова Е.В. Выставочная деятельность. // Налоги. – 2006. - №47. – С. 32 – 44.
2. Битере Д., Випперман К. Как продать свои услуги. - СПб.: Питер, 2002. – 566с.
3. Голицына С. Что показала выставка MITT.//Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2001. - №4. – С. 65 – 76.
4. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. - М.: Прогресс, 2004. – 532с.
5. Метелева Ю.А. Правовое регулирование выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. // Право и экономика. – 2007. - №2. – С. 43 – 56.
6. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. - М.: Финпресс, 2003. – 611с.
7. Роль выставок и ярмарок в продвижении товара. //Практический маркетинг. – 2003. - №3. – С. 54 – 65.
8. Росситер Др Перси.  Реклама и продвижение товаров. – СПб.: Питер, 2000. – 521с.
9. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга.//Вопросы экономики. – 2001. - №3. – С. 63 – 74.
10. Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. - Минск: Экоперспектива, 2003. – 624с.
11. Филоненко И. Выставочный менеджмент. - М.: Мысль, 2004. – 549с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Акилова Е.В. Выставочная деятельность. // Налоги. – 2006. - №47. – С. 32

2 Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. - М.: Прогресс, 2004. – С. 128

3 Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. - Минск: Экоперспектива, 2003. – С. 161

4 Метелева Ю.А. Правовое регулирование выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. // Право и экономика. – 2007. - №2. – С. 43

5 Филоненко И. Выставочный менеджмент. - М.: Мысль, 2004. – С. 153

6 Голицына С. Что показала выставка MITT.//Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2001. - №4. – С. 65

7 Акилова Е.В. Выставочная деятельность. // Налоги. – 2006. - №47. – С. 34

8 Роль выставок и ярмарок в продвижении товара. //Практический маркетинг. – 2003. - №3. – С. 56

9 Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. - Минск: Экоперспектива, 2003. – С. 168

10 Битере Д., Випперман К. Как продать свои услуги. - СПб.: Питер, 2002. – С. 152

11 Метелева Ю.А. Правовое регулирование выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. // Право и экономика. – 2007. - №2. – С. 45

12 Голицына С. Что показала выставка MITT.//Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2001. - №4. – С. 67

13 Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. - М.: Финпресс, 2003. – С. 178

14 Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга.//Вопросы экономики. – 2001. - №3. – С. 65

15 Роль выставок и ярмарок в продвижении товара. //Практический маркетинг. – 2003. - №3. – С. 58

16 Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. - Минск: Экоперспектива, 2003. – С. 174

17 Филоненко И. Выставочный менеджмент. - М.: Мысль, 2004. – С. 167

18 Голицына С. Что показала выставка MITT.//Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2001. - №4. – С. 69

19 Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. - М.: Финпресс, 2003. – С. 182