Отчет по практике в ИП Тетерева М.Ю.

                                                                         ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»                      Институт педагогики                               Декану факультета педагогического                                                          образования и сервисных технологий Ю.Д. Коробкову

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

         Индивидуальный предприниматель Тетерева Марина Юрьевна гарантирует предоставление в период с 04 марта по 18 марта 2013 года базы учебной практики по документоведению студенту 3 курса группы 305 заочной формы обучения Родионовой Светлане Александровне обучающейся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Общее руководство за практикой закрепляется за Тетеревой Мариной Юрьевной, директором данного предприятия.   Непосредственное руководство практикой закрепляется за Катковой Екатериной Александровной, начальником отдела кадров.         

     8 (3519) .37-54-75

 

Директор предприятия                                           Тетерева М.Ю.   /_________/

 

 

 

 

 

ХАРАКТЕРИСТИКА 
на студентку 3-го курса Магнитогорского государственного университета  Родионову Светлану Александровну

  

        Родионова С.А. проходила практику в ИП Тетерева М.Ю. с 04 марта по 18 марта 2013 года в должности помощника начальника отдела кадров.

     В ходе прохождения практики Родионова С.А.  закрепила теоретические знания, полученные на занятиях в ВУЗе, приобрела практические навыки работы кадрового работника, опыт в решении аналитических и исследовательских задач.

     За время прохождения практики Родионова С.А. изучила структуру, функции, задачи, нормативное регулирование деятельности ИП Тетерева М.Ю; направления деятельности предприятия; финансовые документы и стратегические направления деятельности ИП Тетерева М.Ю.

        Родионова С.А. проявила себя как трудолюбивый, добросовестный, коммуникабельный, исполнительный работник, доброжелательно и уважительно относящийся к коллективу, показала отличные знания функций и обязанностей управленца.

     По результатам прохождения практики студентка  Родионова С.А. заслуживает отличной оценки.

 

«19» марта 2013 г.                                            /___________/ ________________

 

 

                                                     Федеральное агентство по образованию          ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»         Факультет педагогического образования и сервисных технологий      Кафедра русского языка, литературы и методик их преподаваний    

 

ОТЧЕТ       о прохождении учебной практики по документоведению     студентки заочного отделения 3 курса группы 305 специальность                                                    Д и ДОУ

                                                      Родионова С.А.

 

     Место прохождения  практики: Индивидуальный предприниматель  Тетерева Марина Юрьевна

Дата начала практики: 4 марта 2013 года       Дата окончания практики: 18 марта 2013 года      Дата сдачи отчета: 10 апреля 2013 года

   Рекомендуемая дифференцированная оценка руководителя практики от организации: отлично

Директор                                                           __________________                    ___________________

 

Дифференцированная оценка руководителя практики от организации: ______

Итоговая оценка по учебной практике по документоведению:    ___________

Обоснование изменения оценки, выставленной руководителем практики от организации____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

                                                                                  Магнитогорск                2013

                                                     Федеральное агентство по образованию          ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»         Факультет педагогического образования и сервисных технологий       Кафедра русского языка, литературы и методик их преподаваний    

 

ДНЕВНИК    учебной практики по документоведению    студентки заочного отделения 3 курса группы 305

Родионовой С.А.

        

     Место прохождения  практики: Индивидуальный предприниматель  Тетерева Марина Юрьевна

  Дата начала практики: 04 марта 2013 года      Дата окончания практики: 18 марта 2013 года 

 

    Руководитель  практики организации: Начальник отдела кадров Каткова Екатерина Александровна

 

_________________                                              /___________/ ________________

 

 Руководитель практики  от университета:

 

_________________________                                                   /___________/ ________________

 

 

СОДЕРЖАНИЕ ДНЕВНИКА УЧЕБНОЙ ПРАКТИКИ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ

04.03.-08.03	Ознакомилась  с организационно-управленческой структурой предприятия, с правилами охраны труда, техникой безопасности, эксплуатацией технических средств.
11.03 -13.03	Ознакомилась  с нормативно-правовыми документами  учреждения: положение.
14.03-15.04	Ознакомилась с организацией договорной работы на предприятии. Изучила имеющейся в отделе (бюро) картотеки законодательства,
18.03	Изучение нормативных документов. Знакомство с действующими договорами и ходом их выполнения. Составление договоров
18.03.	Изучение протоколов по договорам обязательства
18.03-	Проводится анализ документации с точки зрения содержания, оформления по схеме: состав реквизитов, структура текста, ошибки в оформлении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

Введение

1. Анализ нормативно-методических документов, регламентирующих правила создания и оформления документов в организации. Системы документации организации
2. Особенности оформления организационно-правовой документации
3. Особенности оформления распорядительной документации
4. Особенности оформления информационно-справочной документации

Заключение

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

     ИП Тетерева  М.Ю. – предприятие по сбыту продуктов питания, которое действует в соответствии с Законодательством Российской Федерации. В своей деятельности ИП Тетерева М.Ю. руководствуется нормативными актами Президента и Правительства РФ, свидетельством. Организационно-правовая форма – индивидуальный предприниматель.

     Целью создания являются оказание качественных услуг населению и организация рабочих мест. Предприятие обеспечивает работников полным социальным пакетом.

      Компания работает на рынке продуктов питания  с 2008 года

      Место нахождения магазинов:

     г. Магнитогорск, ул. Гагарина д.14.

    Место нахождения производства: г. Магнитогорск, ул. Складская, 11

     Основное направление – продажа и поставка продуктов питания населению.

    Продажа продуктов питания в магазине и на рынке осуществляется с соблюдением (Ветеринарно-санитарных правил для рынков), правил продажи товаров, Правил работы мелкорозничной торговой сети, других нормативно-правовых актов, регулирующих торговую деятельность и защиту прав потребителей. Прежде чем предложить покупателю любой товар проводится длительная работа над тем, чтобы изучить покупательский спрос, предпочтения и симпатии клиентов. Компания ведет свою деятельность с высоким качеством и культурой обслуживания. Индивидуальный подход к каждому клиенту помогает постоянно расширять круг партнеров и клиентов организации. Обеспечивая это, конечно, не только благодаря профессионализму сотрудников и дисциплине внутри компании, но, прежде всего значительным и постоянным инвестициям в развитие компании, ее дальнейшем росте.

       Предприятие является юридическим лицом, обладает всеми правами юридического лица и несет все обязанности юридического лица, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации. Учреждение имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, гербовую печать со своим наименованием, бланки.

      Высшим должностным лицом является Тетерева Марина Юрьевна. Она осуществляет текущее руководство деятельностью компании.

     Руководитель выполняет следующие функции и обязанности по организации и обеспечению деятельности:

- заключает договоры, выдает доверенности;

- открывает расчетный и иные счета;

- утверждает штатное расписание;

- в пределах своей компетенции издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников предприятия.

      Руководитель самостоятельно определяет структуру администрации, аппарата управления, численность, квалификационный и штатный составы, нанимает (назначает) на должность и освобождает от должности работников, заключает с ними контракты.                 Схема организационной структуры управления ИП Тетерева М.Ю. отражает взаимосвязь и соподчиненность всех структурных подразделений и должностных лиц предприятия, распределение работников по уровням и звеньям управления. Положения о подразделениях регламентируют основные задачи, функции и порядок взаимоотношений данного подразделения с другими, обязанности, права и ответственность руководителя подразделения. Должностные инструкции определяют права, обязанности и ответственность каждого работника, порядок взаимоотношений. Штатное расписание определяет квалификационно-должностной состав аппарата управления предприятия.

      Организационная структура предприятия является линейно-функциональной, то есть, основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций между ними.

      Линейно-функциональная структура ИП Тетерева М.Ю. реализует принцип демократического централизма, при котором подготовка и обсуждение решения производится коллегиально, а принятие решения и ответственность - только первыми руководителями единолично.

      Структура предприятия ИП Тетерева М.Ю. синтезирует лучшие свойства линейной структуры (четкие связи подчиненности, централизация управления в одних руках) и функциональной структуры (разделение труда, квалифицированная подготовка решений).

      Линейно-функциональная структура ИП Тетерева М.Ю. является наиболее распространенной, особенно среди средних звеньев управления. На нижних уровнях управления структуры наиболее характерными являются линейные связи подчиненности, а на верхних - функциональные. Как и любая другая, данная структура имеет преимущества и недостатки.

     Преимущества:

     1) более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников

     2) освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем

     3) возможность привлечения консультантов и экспертов

    Недостатки:

     1) отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;

     2) недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение, как правило, в его реализации не участвует;

     3) чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно: подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации.

     При этом руководители программы несут ответственность как за ее реализацию в целом, так и за координацию и качественное выполнение функций управления.

Специфика торговли продуктами питания состоит в том, что указанные товары с течением времени ухудшают свои потребительские качества и могут представлять потенциальную опасность для человека. В связи с этим к организациям, торгующим продуктами питания, государство предъявляет особые требования, которые не могут не сказываться, в том числе, и на документообороте таких фирм.

Во-первых, покупатель, пришедший в магазин за покупками, рассчитывает на то, что он приобретет качественный и главное, безопасный для своего здоровья, товар. Тем более что право на охрану здоровья граждан закреплено частью 1 статьи 41 Конституции Российской Федерации. В целях реализации данного конституционного права был принят Федеральный закон от 30 марта 1999 года N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (далее - Закон N 52-ФЗ). Согласно статье 11 Закона N 52-ФЗ торговые организации обязаны осуществлять гигиеническое обучение своего торгового персонала. Такое же требование для торговых работников закреплено и

- в пункте 1 статьи 23 Федерального  закона от 2 января 2000 года N 29-ФЗ "О  качестве и безопасности пищевых  продуктов";

- в "Санитарно-эпидемиологических  требованиях к организациям торговли  и обороту в них продовольственного  сырья и пищевых продуктов  СП 2.3.6.1066-01", утвержденных Постановлением  Главного государственного санитарного  врача Российской Федерации от 7 сентября 2001 года N 23.

Из перечисленных нормативных актов законодательства следует, что работники торговых организаций, трудовые функции которых связаны с хранением, транспортировкой и реализацией продовольственных товаров в обязательном порядке должны проходить медицинские осмотры, профессиональную, а также гигиеническую подготовку и аттестацию. Результаты медицинских и лабораторных исследований, сведения о перенесенных инфекционных заболеваниях, отметки о прохождении гигиенической подготовки и аттестации вносятся в личную медицинскую книжку сотрудника. Форма личной медицинской книжки сотрудника утверждена Приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 года N 402 "О личной медицинской книжке и санитарном паспорте".

Во-вторых, особые требования предъявляются и к самим продовольственным товарам, которые в подавляющем большинстве подлежат обязательной сертификации.

Часть продовольственных товаров подлежит именно обязательной сертификации, что предполагает наличие сертификата соответствия, а часть - декларированию соответствия, при котором документом, подтверждающим, что продукция соответствует требованиям технических регламентов, выступает декларация о соответствии.

организации, торгующие продуктами питания, должны соблюдать еще массу определенных требований, предъявляемых государством, а именно:

- к размещению самих  торговых организаций;

- к наличию в объектах  торговли различного рода коммуникаций - систем водоснабжения, канализации, вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения;

- к торговому оборудованию  и инвентарю;

- к транспортировке пищевых  продуктов;

- к приему и хранению  пищевых продуктов;

- к реализации пищевых  продуктов и так далее.

Все эти требования, предъявляемые к организациям - продавцам продуктов питания, составляют особенности торговли продовольствием, что в свою очередь сказывается и на документообороте таких фирм, которые традиционно входят в разряд организаций, обладающих значительным объемом первичной учетной документации.

В общепринятом значении под документооборотом понимается движение первичных учетных документов от момента их получения или создания самой организацией до исполнения и передачи в архив на хранение. Заметим, что правила своего документооборота торговая фирма определяет самостоятельно, руководствуясь при этом размерами самой фирмы, ее внутренней структурой, а также интенсивностью хозяйственных операций. Так как правила документооборота в соответствии с нормами бухгалтерского законодательства представляют собой один из элементов учетной политики, то разработка и утверждение правил движения документов, которыми организация будет руководствоваться в дальнейшем, осуществляется одновременно с самой учетной политикой. При разработке документооборота торговые фирмы утверждают формы первичных документов и внутренней бухгалтерской отчетности, необходимой организации для ведения деятельности, виды бухгалтерских регистров, которые будут применяться ею в дальнейшем, технология обработки учетной информации, а также график документооборота, который в обязательном порядке должен соблюдаться всеми его исполнителями.

           Потребители

     Основными  потребителями магазина ИП Тетерева М.Ю. являются физические лица.

     Возможные негативные факторы, которые могут повлиять на сбыт продукции:

· Насыщение продовольственного рынка ;

· Конкуренция со стороны других организаций по сбыту продуктов питания, более гибко и изменяюйщих свою ассортиментную и товарную политику;

· Повышение цен на топливо;

· Повышение активности предприятий - конкурентов в области приобретения нового оборудования;

· Общее снижение экономической активности в стране, ухудшение экономического положения предприятия.

· Инфляция.

Основные поставщики ИП Тетерева М.Ю.

     Основными поставщиками продуктов питания, являются Фирма оптовых продаж «Айсберг»,  ИП Абзалов  Р.М., Сеть фирменных магазинов молочной продукции «Первый вкус», магазин колбасных изделий «Ромкор», ООО «СНС- Магнитогорск»,торговая компания «Астра-трейдинг».

 

     Отношения с поставщиками необходимого товара, оборудования и материалов организация строит на принципах надежности и стабильности партнеров с учетом их финансовой устойчивости.

     Изменения состава основных поставщиков в ближайшем будущем предприятие не планирует.

Особенности оформления организационно-правовой документации

      Оформление приема. Оформление на работу производится на основании «приказа о приеме» на работу. Поступающие на предприятие предъявляют в отдел кадров паспорт, трудовую книжку, диплом или удостоверение /справку об образовании/ и военный билет. Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, предъявляют справку о своем последнем занятии. Инспектор отдела кадров на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ и две личные карточки: одну для отдела кадров, другую для цеха по форме Т-2. Инспектор отдела кадров после приема на работу и отметки о прохождении инструктажей вызывает начальника цеха. Начальник цеха в «приказе о приеме» дает заключение о возможности приема, указывает должность и ее шифр, на которую может быть принято лицо, оформляющееся на работу, на какой оклад и по какому разряду с указанием вида тарифной ставки и формы заработной платы.          Лицу, не имеющему специальности, в «приказе о приеме» на строке «профессия (должность)» указывается участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в «приказе о приеме» по строке «разряд (оклад)» проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. Отдел кадров на основании «Приказа о приеме» делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника и дает учетную карточку на постоянный пропуск. Инспектор отдела кадров на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, заполняет алфавитную карточку по форме Т-4, направляет личную карточку Т-2 в отдел и перекладывают ее из раздела оформляемых в основную картотеку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.      Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего – ЛКР (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке ЛКР и картотеке вспомогательных алфавитных карточек, необходимых для быстрейшего отыскания в картотеке ЛКР нужных карточек.         Личная карточка работающего /по форме Т-2/ заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.    Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:           раздел I – общие сведения;        раздел II – сведения о воинском учет;      раздел III – прием на работу и перевод на другую работу;   раздел IV– аттестация;          раздел V – повышение квалификации;      раздел VI - профессиональная переподготовка;     раздел VII - поощрения и награды;       раздел VIII - социальные льготы       раздел IX – дополнительные требования;      раздел X - основание увольнения.       Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.    Раздел I – общие сведения:       Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.         Строки 1-4, 9, 11, 12 заполняются на основании паспорта работающего. В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».    Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».

По строке 8:

      а) «Общий стаж работы» - дата начала трудовой деятельности – указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.             б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;          в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».    По строке 7 "Основная профессия (специальность)" указывается специальность по опыту работы для инженерно-технических работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.    Раздел II - сведения о воинском учете:     Данные в этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.           Раздел III - прием на работу и переводы на другую работу:   При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:    графа 1 – дата приема (перевода) на предприятии;    графа 2 – структурное подразделение;      графа 3 – профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;           графа 4 – оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу; графа 5 – основание приема (перевода) - № приказа о приеме;  графа 6 – подпись владельца трудовой книжки.    В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.             Раздел IV – аттестация:        Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае – аттестации.           Разделы V-VI:         Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.  Раздел VII - поощрения и награды:       В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.   Раздел VIII - отпуск:         В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.       Раздел IХ - социальные льготы:       В данном разделе указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.       Раздел Х  -  дополнительные сведения:      В этом разделе осуществляются служебные пометки ОК.   Раздел ХI - основание увольнения:      Данный раздел заполняется на основании приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.          Оформление переводов и других изменений. Перевод работника из одного подразделения в другое производится на основании «приказа о переводе» (форма Т-5). Данный приказ выписывает инспектор отдела кадров на основании заявления работающего. В приказе указываются личные данные работника (фамилия, имя, отчество), на каких условиях переведен (временно или постоянно), а также данные о прежнем месте работы и новом (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки к окладу), основание для перевода (заявление, докладная), вид перевода форма и система оплаты труда и продолжительность рабочего дня. Соответствующие изменения вносят в личную карточку переводимого работника, а также производится запись в лицевом счете или карточке- справке в отделе бухгалтерии и личная карточка с изменениями передается из отдела, где он работал в отдел, где будет работать.    Порядок учета отпусков. Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.    На работника, уходящего в отпуск, оформляется «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому виду отпуска, общее число отпускных дней, за какой период предоставляется отпуск, дата ухода в отпуск и возвращения, а затем делается соответствующая запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).          Оформление увольнений. Увольнение работников с предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Инспектор отдела кадров выписывает на увольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора»  (форма Т-8), который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работе, и начальник отдела кадров. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов.          Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием. Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием необходимо вести в соответствии с данной инструкцией по типовой форме

Т-2.

 

 

Особенности оформления распорядительной документации ИП Тетерева М.Ю.   

    Движение  документов в ИП Тетерева М.Ю. с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки образует документооборот.       Документирование  управленческой деятельности заключается   
в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.   
К управленческим документам относятся приказы, распоряжения, протоколы, акты, письма, положения, инструкции и другие документы, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в пределах их компетенции. Они готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах предприятия и рассматриваются теми должностными лицами, которым они направлены.   Предприятие также ведет переписку с другими  организациями, а также с гражданами в пределах своей компетенции. Ведение  переписки с предприятиями и  организациями по вопросам, связанным  с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляет руководство по представлению руководителей структурных подразделений. Подготовка и оформление писем осуществляется в соответствии с правилами обработки исходящей корреспонденции. В случае необходимости срочного исполнения текст документа передается по факсу, электронной почте или в виде телефонограммы.          При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное  и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью компьютерных средств, а также качество документов как источника информации и тиражирования на копировальной аппаратуре. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа, и правильном их оформлении. В целях унификации используемых форм документов и эффективного использования средств вычислительной техники при создании документов на предприятии устанавливаются единые правила оформления документов.          Технологическая цепочка движения и обработки  документов в рассматриваемой организации состоит из следующих этапов:    - приема и первичной обработки;        - предварительного рассмотрения  и распределения;     - регистрации документов;         - направления на исполнение и  исполнения документов;    - оформления и удостоверения документов;       - отправки.    

Прием и отправка      

 Прием и отправка документов в  ИП Тетерева М.Ю. осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи, электронная почта используется мало.    

   Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками секретариата. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно отделу кадров (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.      

Регистрация       

 Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения.  Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.     Регистрируются  документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые  – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.         Документы регистрируются один раз: поступающие  -  в день поступления, создаваемые  -  в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение он повторно, не регистрируется. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, обязано сообщить об этом для последующей отметки в журнале регистрации.    Регистрационный номер документа  -  это  порядковый номер по журналу регистрации (исходящего или входящего).     Для достижения информационной совместимости  регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается  следующий состав основных реквизитов регистрации:    дата;          регистрационный номер;       наименование организации (автора или корреспондента), адрес;  дата документа;         исходящий номер;        краткое содержание;         автор резолюции;         резолюция;           срок исполнения;        ответственный исполнитель;       подпись сотрудника, получившего документ, дата получения.  Состав  обязательных реквизитов регистрации  в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:         внутренней переадресацией документов по исполнителям,  количеством листов документа,       наличием приложений,       промежуточными сроками исполнения,     переносом сроков исполнения,       сроком хранения документа.  

Контроль исполнения      

Контроль  исполнения в ИП Тетерева М.Ю. включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.        При постановке документа на контроль проставляется  штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем  углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.       Документы в ИП Тетерева М.Ю. подлежат исполнению в следующие сроки:             - с конкретной датой исполнения - в указанный срок;     - без указания конкретной даты  исполнения, имеющие в тексте  пометку "срочно" - исполняются  в 3-дневный срок;   имеющие пометку  «оперативно» - в 10-дневный срок,   остальные - в срок не более месяца.      При необходимости изменения срока  исполнения документа ответственный  исполнитель представляет на имя  руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого  срока.