Планирование организационных систем

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего

профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный  университет

технологии и дизайна»

 

 

 

 

 

Кафедра теории организации

 

 

 

Реферат

 

на тему «Планирование организационных систем»

 

 

 

Руководитель                                                                        

 

 

Исполнитель

Студент 2-ЭД-45с                                                                  Ю.А. Антоненко

                                               

 

 

 

 

                                                 Санкт-Петербург

                                                            2012

СОДЕРЖАНИЕ:

 

Введение                                                                                                                   3

1. Методы планирования организационных систем

а) системный подход;                                                                                              4

б) нормативный метод;                                                                                           6

в) метод параметрического (организационного) моделирования;                      6

г) метод функционального моделирования (метод аналогий);                           7

д) Программно-целевой метод;                                                                              8

2.Организация планирования ОС                                                                         10

Заключение                                                                                                             16

Список использованной литературы                                                                   17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

          На протяжении  тысячелетий люди создавали организационные системы, пользуясь интуицией, здравым смыслом и опытом прошлого.

          С возникновением  письменности практический опыт  построения систем стал переноситься  на бумагу в виде проектов  и передаваться будущему поколению, таким образом, для построения новых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных систем, хорошо зарекомендовавших себя в прошлом. Такая практика широко используется и в настоящее время.

          Для  создания системы, имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы. Если же такого аналога найти не удаётся, на помощь приходят здравый смысл и интуиция, частично дополняемые известными методами планирования организационных структур управления, среди которых наибольшее распространение получили системный подход, нормативный метод, метод параметрического моделирования, метод функционального моделирования и программно-целевой метод.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

 

а) Системный подход.

          Он основан  на представлении о системе  как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей.

          Для  этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего мира, и затем соответствующим образом изменить (преобразовать), или, говоря математическим языком, перевести систему в желаемое состояние.

          В. М.  Глушков [1] выделил в системном подходе следующие этапы:

          1. Постановка задачи (проблемы): определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управления им.

          2. Очерчивание  границ изучаемой системы и её структуризация. На этом этапе вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели, разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда.

          3. Составление  математической модели изучаемой  системы: параметризация системы, задание области определения параметров, установление зависимостей между введёнными параметрами.

          4. Исследование построенной модели: прогноз развития изучаемой системы на основе её модели, анализ результатов моделирования.

          5. Выбор оптимального управления.

          Выбор  оптимального управления как  раз и позволяет перевести систему в желаемое (целевое) состояние и тем самым решить поставленную проблему.

          Несмотря  на чёткую математическую трактовку системного подхода, он не получил, однако, однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации.

          Наибольшее  распространение получили АСУПовские и системотехнические направления, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления. Для этого проводится их обследование ( диагностический анализ ), выявляются недостатки и пути устранения последних, формируются мероприятия по совершенствованию систем, разрабатываются проекты АСУ, внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления. АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах [2] .

          Системотехническое  направление является более наукоёмким  и находится в настоящее время в стадии развития.

          Планирование  сложной системы разбивается на два этапа: внешнее (или макро-) и внутреннее (или микро-) планирование . Внешнее планирование отвечает за вопрос : с какой целью создаётся система ? Внутреннее - на вопрос: какими средствами реализуется система? Другими словами : "При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы, а затем корректируется её модель. Локализуется сама система, определяются её границы, фиксируются факторы внешней среды, влияющие на систему или находящиеся под её влиянием; определяются входы, на которые система должна реагировать, и виды реакций, критерии эффективности её функционирования. Внутреннее планирование определяет содержание самой системы ." [3]

          Этап  внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза. На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором - последовательно выполняется эскизное, техническое, рабочее планирование системы.

          Данный подход активно разрабатывается, однако не решён пока принципиальный вопрос: как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей системы?

 

б) Нормативный метод.

          Второе  название этого метода - экспортно-аналитический. Он основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами, влияющими на эти характеристики. Статистические зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших (в определённом смысле) ОС: собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры, и отбираются наиболее существенные факторы; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры. Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций, перечень решаемых основных задач, тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС. Например, планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления, утверждённой для определённой группы предприятий, и схемы должностных окладов инжинерно-технических работников, служащих и младшего обслуживающего персонала . [4]

 

в) Метод параметрического (организационного) моделирования.

          Этот  метод заключается в установлении  функциональных зависимостей между  характеристиками ОУ (объекта управления) и СУ (субъекта управления) для выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена.

          "Логика и механизм зависимости системы управления от объекта управления состоят в следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой - неоднородные. Так, если система функций, а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функции управления и систему информации" [5]. Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений (пропорций) между характеристиками ОУ и СУ.

 

г) Метод функционального моделирования (метод аналогий).

          Он заключается  в том, что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работы. К ним относятся такие функции, как оперативное управление производством, материально-техническое снабжение, расчёт труда и заработной платы, технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры управления считается численность административно-управленческого персонала, которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства, отраслевой принадлежности предприятия и других факторов. Исходя из численности для каждого уровня управления принимается определённое организационное решение : формирование отдела , управления или бюро для выполнения работ по каждой функции , установление определённых должностей и т. п.

 

 

д) Программно-целевой  метод.

 

          Этот  метод основан на формировании "древа целей", в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной программой ( ЦКП ). Для выполнения ЦКП строится специальная система управления ( СУ ЦКП ), которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы. Организационная структура СУ ЦКП определяется, таким образом, "древом целей", составом исполнителей и содержанием ЦКП.

          Множество  исполнителей программы и СУ  ЦКП образуют в совокупности программно-целевую ОС, действующую в течение всего периода решения проблемы.

          Такие  системы предлагается планировать  в три стадии:

          1. Формирование  общей структурной схемы системы и её главных характеристик (стадия композиции).

          2. Разработка  состава подразделений и основных связей между ними (стадия структуризации).

          3. Разработка  количественных характеристик аппарата управления, установление порядка его деятельности (стадия регламентации).

          При  этом первая стадия имеет принципиальное значение, поскольку она определяет структуру организации. На ней определяются система целей и задач организации, её тип и правовой статус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав функций.

          К недостаткам  программно-целевого подхода следует  отнести методическую незавершённость. Достаточно сказать, что в настоящее время "нет чётких, устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и реализации комплексных программ, отсутствует единая точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления, соотношение плана (в его традиционной форме) и целевой комплексной программы". [6]

          В результате происходит адаптация (приспособление) программных методов к существующим методам планирования и управления. Всё это существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода, который наиболее эффективен для решения хорошо структуризованных (изученных) проблем, для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме "цель - система мероприятий - ОУ - СУ".

          В целом  указанные выше подходы и методы  применяются главным образом  для совершенствования существующих ( действующих ) ОС. Что же касается создания новых ОС, то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход. В самом деле, вопрос о том, быть или не быть той или иной организации, предприятию, объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования. Такой путь формирования ОС, к сожалению, прочно укоренившийся в нашей практике, даёт большой процент "брака" - нежизнеспособных и неэффективных систем.

          Отсутствием  научной основы разработки ОС объясняется во многом и "забывчивость" создаваемых систем. Не потому ли на каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами, для решения которых создавались, что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы, определении её границ, структуры, функций и т. д.?

          Как  уже отмечалось, при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы (в основном трудовые) у существующих. Понятно, что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем. К сожалению, и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости, и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания.

          Это  приводит к тому, что решение многих важных проблем (и соответственно их ОС) не имеет достаточного ресурсного обеспечения. Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения.

          Кроме  того, у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС, что делает невозможным обоснование необходимости их создания.

          Недостатком  существующей практики планирования  и создания ОС является также недостаточная оперативность. Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы, в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем. Например, десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока, наконец, не была создана специальная ОС. Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании, проституции, борьбы с организованной преступностью. Рано или поздно эти проблемы всё равно бы "всплыли на поверхность", однако очевидно, что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена, тем больший ущерб удастся предотвратить.

          Вряд  ли можно признать такое положение удовлетворительным, и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить.

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС

 

Разработка ОС - сложный многоплановый процесс, требующий участия различных специалистов:

          - специалистов  по решаемой проблеме - для постановки и исследования проблемы, а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления;

          - системотехников  - для проектирования и внедрения системы;

          - экономистов  - для оценки экономической эффективности  проектируемой системы и выбора  наилучшего варианта её построения;

          - программистов  и электронщиков - для оснащения  ОС необходимыми программными и техническими средствами;

          - специалистов  по базам данных и базам  знаний - для создания информационной основы системы;

          - юристов - для разработки документов, определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений.

          Формирование комплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительных организационных усилий и затрат. Однако положительный опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задача выполнима. Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных организациях, занимающихся созданием АСУ, а также при центрах экономического (или управленческого) консультирования. В дальнейшем они, по-видимому, смогут объединяться в организации, специализирующиеся на создании проблемно-ориентированных ОС.

          Пока ещё ни у нас в стране, ни за рубежом практически нет организаций или коллективов, специализирующихся на их создании. Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим пока тоже не занимаются. Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС, можно привести ряд общих положений, которые могут быть полезны для практических целей.

          В разработке системы должны участвовать:

          - организация-заказчик (т. е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами);

          - организация-разработчик (научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС);

          - НИИ (или их подразделения), специализирующиеся на данной проблеме, называемые проблемными НИИ;

          - организации (подразделения), входящие в состав ОУ.

          Аналогично  АСУП процесс создания ОС должен  осуществляться в три стадии  с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР, связанного с постановкой и исследованием проблемы, выбором границ и обследованием ОУ, а также синтезом СУ. Таким образом, весь процесс создания ОС включает следующие три стадии:

          1. Предпроектная стадия. Включает этапы: подготовительный, проведения НИР, разработки технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.

          2. Стадия проектирования (планирования). Включает этапы: разработки технического (ТП) и рабочего (РП) проектов или технорабочего (ТРП) проекта.

          3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС. Включает: выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы.

          На подготовительном  этапе уточняется постановка проблемы, определяются заказчик, разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР, формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-график совместных работ.

          На этапе  НИР проводится исследование проблемы, определяются границы проблемного объекта, составляется ЦКП по решению проблемы, делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС. Реализация плана мероприятий должна окупать затраты, связанные с проведением НИР. При положительном решении вопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы.

          На этапе  ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС, оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант. ТЭО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС. В ТЭО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности, производится оценка затрат и эффекта, ожидаемого от внедрения системы.

          На этапе  ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС, определяется её функциональный состав, устанавливаются основные требования к информационному, программному, техническому, правовому и лингвистическому обеспечению системы, разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы. Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ, которое должно содержать:

           - основание для создания ОС;

           - постановку и описание решаемой проблемы;

           - результаты проведения НИР;

           - назначение и цель создания ОС;

           - требования  к ОС и средствам её обеспечения;

           - мероприятия  по подготовке ОУ к внедрению ОС;

           - показатели  эффективности функционирования  системы (источники ожидаемой эффективности, методика расчёта эффективности, результаты расчёта);

           - стадии создания ОС (перечень стадий, этапов и видов работ, график их выполнения);

           - порядок  контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом).

          На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам, в т. ч. по структуре ОС, составу реализуемых задач процессу функционирования системы; производится разработка решений по организационному, техническому и другим видам обеспечения; производится увязка различных видов обеспечения между собой; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации. Этап завершается составлением и утверждением ТП, включающего три основных компонента: общесистемную документацию, проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части.

          Общесистемная документация должна содержать:

           - пояснительную  записку к проекту (перечень документов, на основании которых разрабатывается система, их содержание, исполнители и сроки выполнения работ, постановка проблемы, характеристика ОУ и основных проектных решений);

           - план  мероприятий по подготовке ОУ  к внедрению системы (уточнённый  перечень работ по этапам создания, их содержание, объём, сроки выполнения, исполнители и форма завершения);

           - смету  затрат на создание и эксплуатацию системы;

           - расчёт эффективности (исходные данные, расчёт и результаты расчёта).

          В состав  проектных решений по обеспечивающей  части должны входить решения  по каждому из видов обеспечения: организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала ОС и по организационной структуре системы. Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать: описание организации информационной базы, описание системы классификации и кодирования, описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать: описание КТС, проектную оценку надёжности КТС, технологическую схему обработки данных и т. д.

          На этапе  РП разрабатываются программы  и эксплуатационная документация проекта по информационному, организационному и др. видам обеспечения; проводится адаптация программ и программной документации; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления. Этап завершается подготовкой РП, включающего:

           - технологическую схему обработки информации;

           - формы  документов и описание маршрутов их движения;

           - инструкции  по внесению изменений в информационную базу;

           - перечень стандартных программ, альбомы классификаторов и кодов;

           - инструкции  по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом задач;

           - рабочие  программы, блок схемы алгоритмов;

           - описания контрольных примеров;

           - описание  входной информации и результатов  работы ЭВМ и других технических средств;

           - технологические инструкции по обработке данных;

           - уточнённый  расчёт экономической эффективности  системы.

          Особой  частью РП должны явиться организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции, определяющие права, обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы.

          Создание  ОС требует, как правило:

           - формирования  новых организационно-функциональных структур;

           - введения  новых документов и документопотоков;

           - формирования новой информационной базы;

           - разработки  нового программного обеспечения;

           - установки  и обслуживания дополнительных технических средств.

           Ввод  в эксплуатацию ОС заключается  в выполнении монтажно-наладочных работ, комплексной отладке всех звеньев системы, проверка её работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы межведомственной комиссии.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

          В заключении  можно отметить, что многие существующие  ОС обладают большой избыточностью, "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними народохозяйственных ресурсов (трудовых, материальных, финансовых), которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально-экономического развития страны.

          Сейчас  или в ближайшем будущем необходимо  пересмотреть действующий механизм формирования ОС, чтобы исключить или, по крайней мере, ограничить практику создания неэффективных систем. В самом деле, дальнейшее игнорирование ОС как самостоятельного класса систем, требующего специального изучения, при наблюдаемом росте их количества неизбежно приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов. До тех пор, пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС, ему не удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов. Именно поэтому вопросы разработки научного фундамента планирования, проектирования и построения ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

[1] Глушков В. М. Введение в  АСУ. Киев: Техника, 1974

[2] Общеотраслевые руководящие  методические материалы по созданию АСУП. М.: Статистика , 1977

[3] Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ. М.: Энергия, 1973

[4] Кабаков В. С. Организация управления и эффективность производства. Ленинград: ЛИЭИ, 1985.

[5] Каменицер С. Е., Соломатин В. В. Автоматизированная система управления машиностроительным предприятием. М. :Машиностроение, 1971

[6] Мильнер Б. З., Евенко Л. И., Раппопорт В. С. Системный подход к организации управления. М.: Экономика, 1983 .