Понятие и особенности текстовых документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОНЯТИЕ И ОСОБЕНОСТИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На её основе принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как способа доказательства и средства управления. Документы отражают оперативную деятельность учреждений, организаций и предприятий. От правильного составления документа зависит его юридическое значение, его правовая сила. От своевременного составления и оформления документов зависит чёткость действий, руководство делами учреждений, организаций, предприятий и осуществление деловых взаимоотношений с другими органами и клиентурой. В условиях современных рыночных отношений меняется не только характер экономической деятельности предприятий и методы управления этими предприятиями, но и информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, включая и компьютерные.

Научно обоснованное толкование термина «документ» является одной из основных теоретических проблем документоведения и архивоведения, так как определение содержания этого понятия необходимо для эффективного решения большого числа проблем информатизации общества. В связи с этим нужно не бояться ставить вопросы любого уровня сложности, имея в виду, что по своей сути документы представляют собой гораздо более значительное, чем о них известно.

Документы, предназначенные  для удовлетворения непрерывно растущих потребностей людей в доступной и надёжной информации, имеют необходимые для этого свойства не только на момент их формирования, но и в дальнейшем – в процессе использования.

Целью моей работы является рассмотрение понятия и особенностей текстовых документов.

1 Общее представление документа

1.1 Текстовый и нетекстовый документ

Определенные сложности  в трактовке понятия «документ» связаны с односторонним его толкованием с позиций документалистики, которое предпринималось с конца 1960-х гг. прошлого века. Сложности состоят в том, что в наше время при внедрении новых технологий, связанных с применением электронных документов, появляются своеобразные определения термина «документ», которые могут претендовать на универсальность¹.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности².

Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передаётся посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы³.

В текстовом документе  знаком служит алфавит (буквы) естественного  языка. Текстовые документы часто  называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде – слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов  текстового документа, в котором  информация воплощена любым способом письма, является письменный документ – это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. То есть синонимами термина «текстовой документ» могут выступать «письменный» или «литературный документ». К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители – это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Текстовые документы  подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчёты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.)⁴.

1.2 Представление структурных единиц информации

Важной характеристикой и особенностью текстового документа является его структура, которая играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. При этом различают два взаимосвязанных между собой аспекта структуры:

• определяется состав элементов, образующих структуру;
• определяются связи между ними.

Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации информации, один из который – логический – позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и её особенностей. Существуют следующие структурные единицы информации в данном аспекте: реквизит, показатель, документ (информационное сообщение), информационный массив, информационный поток, информационная база.

Рассматривая с этих позиций структуру информации, выделяют простые и составные (сложные) информационные единицы.

Составной единицей информации называют единицу, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой. Единицы  информации, входящие в составную  единицу, называют составляющими единицами, элементарной из которых является реквизит.

Реквизитам присущи  два основных свойства:

• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать объект;
• отдельный реквизит может входить в состав различных показателей.

Каждый реквизит имеет  имя, тип и значение. Они отражают конкретные свойства объектов, включают в себя сочетания букв или цифр, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. В зависимости от отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания⁵.

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства объектов, процессов или явлений. Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Эти реквизиты служат для логической обработки составных единиц информации, то есть для поиска, сортировки, группировки и т.д.

Реквизиты-основания  характеризуют количественную сторону  объектов или процессов. Чаще всего они выражаются в цифровом виде. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Реквизиты можно расчленить на символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов.

Реквизиты, объединяясь, образуют структурные единицы более  высоких уровней.  Сочетание одного реквизита-основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель, который является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

Совокупность показателей  формирует информационное сообщение  – документ. Каждое сообщение имеет определённую форму.

Приведённые структурные  единицы отражают их логическое построение без учёта особенностей представления данных на материальных носителях. При организации автоматизированной обработки данных понятие структуры данных связывают с представлением их на различных носителях, таким образом, соответствующие структурные единицы выделяются в зависимости от особенностей того или иного носителя информации и от способа фиксации данных на нём. Это составляет основу физического подхода к рассмотрению структур информации.

При размещении информации на бланках документов можно выделить следующие структурные единицы: позицию, запись (документо-строку), строку, графу, зону документа, документ, пачку документов. Для электронной формы бланков «пачка документов» – это «лист» или «страница». При размещении информации на магнитном диске выделяются единицы: бит, байт, блок, сектор, дорожка, цилиндр, том, пакет.

Показатель – это структурная единица информации, состоящая из определённой совокупности реквизитов, характеризующих конкретный объект количественно и качественно.

Таким образом, показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных реквизитов-признаков. Показатель имеет:

• название, раскрывающее его основной смысл, в состав которого входят термины, обозначающие объект, в частности, что с ним происходит (наличие, мощность, выпуск, функции и др.), и формальные характеристики объекта, в частности как он рассчитывается;
• дополнительные признаки, не выражающие его основной смысл, но уточняющие конкретное количественное значение показателя.

Состав дополнительных признаков индивидуален, но к ним  почти всегда относятся термины, обозначающие время, к которому относится показатель, единицу измерения (килограмм, штука, тонна, рубль и др.), вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный), а также термины, указывающие кто производит действие над объектом управления и где он находится.  Структура показателя⁶ приведена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Структура  показателя

2 Особенности текстовых документов

2.1 Специфические составляющие текстового документа

Каждый отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для  каждой системы документов определён характерный для неё комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов⁷. Можно выделить следующие основные реквизиты документов.

1. Заголовок.

Обычно под заголовком имеют в виду название (или заглавие) документа или какой-то его части. Хотя заголовок является свойством раздела, когда он обозначен, то по своим свойствам представляет собой абзацную структурную единицу.

Например, название книги является заголовком. Поскольку книга включает главы и параграфы, то название глав и параграфов тоже служат заголовками. Но, тем не менее, названия книги, глав и параграфов имеют разное значение, так как название параграфа включает в себя более узкие и конкретные сведения, чем название книги. Заголовки исходя из этого разделяют на уровни: уровень заголовка тем выше, чем более общие сведения в этом документе он описывает.

Обычно заголовки выделяются по сравнению с основным текстом документа, например, делаются более крупно, более плотным (жирным) начертанием, что даёт возможность быстрее находить их в тексте. Как правило, заголовки располагаются по центру страницы документа, но это не является правилом.

2. Основной текст.

Основным текстом называется самая информативная часть документа. Как правило, элементов основного текста больше, чем других элементов, поэтому основной текст оформляется более просто, чем заголовки. Основной текст зачастую выравнивается основным выравниванием, что придаёт документу большую наглядность.

3. Подпись автора.

Данный элемент текста размещается или непосредственно под заголовком, или в зависимости от вида документа в его конце. Подпись относится к группе абзацных структурных элементов. В некоторых случаях, к примеру, в цитатах, подпись может представлять собой и символьный элемент.

Подпись выполняет сопроводительную функцию по отношению к названию документа, поэтому она, хоть и отличается от основного текста, но является менее заметной по сравнению с заголовком. Обычно подпись выделяется курсивом и имеет правое выравнивание. Если подпись располагается вверху документа, то по сравнению с основным текстом возможно увеличение её размера.

4. Вспомогательная информация.

 Вспомогательной информацией  могут служить ссылки, сноски, примечания, пояснения и т.д. Поскольку это вспомогательная информация, то она не является обязательной и её можно без последствий пропустить. Исходя из этого, вспомогательная информация обычно оформляется более мелким шрифтом по сравнению с основным текстом. В некоторых случаях к вспомогательной информации применяются большие чем к основному тексту отступы.

5. Важная информация.

 В качестве такой информации может выступать определение, вывод, предупреждение или любые другие сведения, на которые необходимо обратить внимание. Это  элемент, исходя из своих функций, должен быть заметным, поэтому он, как правило, выделяется, например, более крупным шрифтом (в случаях абзацных элементов) или более жирным начертанием.

6. Цитаты, адреса и ссылки на другие документы.

Эти элементы обычно относятся к символьным структурным элементам и выделяются курсивом.

7. Заключение.

Правильная структуризация документа необходима не только для непосредственно работающих с ними пользователей, но и для людей, которые применяют поисковые системы и системы автоматического учёта электронных документов. Поисковый робот такой системы при правильно построенной структуре более адекватно индексирует документ и помещает в базу данных учёта ресурсов более релевантные сведения о документе.

Документ – это определённым образом организованная система взаимосвязанных показателей.

Документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью отображения информации он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространённой формой представления документа  является табличная форма (рисунок 2), включающая общую (1), предметную (2) и оформительскую (3) части.

 

                                 

                                                                                                                    

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Пример документа в табличной форме

 

Общая часть (заголовочная) содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе, наименование предприятия, коды реквизитов и т.д.

Предметная  часть (содержательная) включает реквизиты-основания и реквизиты-признаки, характеризующие особенности показателей документа.

Оформительская  часть содержит атрибуты, как правило, не участвующие непосредственно в процессах обработки информации, но придающие документу юридическую силу⁸.

Помимо табличной формы представления документов могут использоваться документы упрощённой формы, в которых наименования реквизитов приводятся не в «шапке», а в «боковике», рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Документ может одновременно содержать и «шапку», и «боковик», например, отчётный документ.

По форме представления  выделяют три разновидности документов: бумажный документ, электронная копия бумажного документа и электронный документ.

Бумажный документ представлен  на соответствующем материальном носителе – на бумаге. Это многочисленные общепринятые и распространённые документы, до сих пор незаменимые в любой организации.

Электронные копии бумажных документов представлены либо сканированными копиями документов, либо как электронные формы тех же документов. Это документы, воспринимаемые электронными средствами работы с информацией, то есть файлы.

2.2 Электронные текстовые документы

Рассматривая документы в контексте ДОУ и компьютеризации систем организационного управления (СОУ), необходимо учитывать, что они лежат в основе большинства моделей систем автоматизации управления. В процессе документооборота формируется ряд специфичных реквизитов⁹.

Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме¹⁰. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать¹¹.

Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информацию, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.

Электронные документы  – это те же файлы, представляющие документы в тех же видах, что и копии, но содержащие очень важный атрибут – электронную цифровую подпись. Цель электронной подписи – удостоверение подлинности сведений, содержащихся в электронном документе, и установление её принадлежности к конкретному лицу.

Электронная подпись  представляет собой определённую последовательность символов, имеющую неизменяемое соотношение с каждым символом определённого объёма сведений документа и предназначенную для подтверждения целостности этого объёма сведений, а также соответствия этого объёма сведений конкретному лицу¹².

Выработка электронной  подписи осуществляется сертифицированными средствами создания электронной подписи.

Среди требований к электронному документу выделяются: лингвистические (структуризация документа и текста, семантика текста, правописание и др.), предъявляемые к формированию и отображению смысловых аспектов документируемой информации, и технологические, регламентирующие оформление документа (официальный статус, состав обязательных реквизитов, удостоверение подлинности документа, удостоверение подлинности источника информации и прочие)¹³. Лингвистические аспекты включают следующие основные моменты:

• соответствие предметной области процессов разрешения (ПС) главному документу ПС;
• соответствие действующему законодательству;
• соответствие действующим техническим нормативным правовым актам;
• соответствие принятому деловому стилю;
• соответствие установленным правилам правописания.

Текстовыми форматами, предусматривающими сохранение электронных документов являются: форматы Microsoft Word DOC и DOCX; формат RTF (Rich Text Format), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat, формат TXT – наиболее простой текстовый формат таких приложений как Блокнот.

К текстовым форматам электронных документов можно отнести и формат HTML как стандартный язык разметки документов в сети Интернет и FictionBook (FB2) – формат представления электронных версий книг в виде XML-документов. Документы, обычно имеющие расширение .fb2, могут содержать структурную разметку основных элементов текста, некоторое количество информации о книге, а также могут содержать вложения с двоичными файлами, в которых могут храниться иллюстрации или обложка.

Современный документооборот  организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами¹⁴.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение можно сделать  следующие выводы. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация (содержание) передаётся посредством тех или иных знаков. Знаковость – обязательное свойство документа, так как только в закодированной знаками форме можно передать информацию.

В текстовом документе  знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т.п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде – слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Именно вербальная информация и создание языка принципиально отличает социальную коммуникацию от биологической.

 Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам, включая огромное множество электронных документов и их копий.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Любой документ характеризуется наличием всех его свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор реквизитов документа в каждом случае может быть индивидуальным.

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) (утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ).
2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1 ФЗ от 10.01.02 (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 N 258-ФЗ).
3. ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам от 01.07.1996.
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.
5. Гельман-Виноградов К.Б. Особая миссия документов: избр. тр. – М.: ВНИИДАД, 2009. – 184 с.
6. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. / А.С. Гринберг. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 390 с.
7. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. / И.Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и Ко, 2009. – 520 с.
8. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник. / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2012. – 352 с.
9. Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 592 с.

¹  Гельман-Виноградов К.Б. Особая миссия документов: избр. тр. – М.: ВНИИДАД, 2009. – 184 с. – С. 23.

² ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.

³ Куняев Н.Н. Документоведение: учебник. / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2012. – 352 с. – С. 39.

⁴ ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам от 01.07.1996.

⁵ Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 592 с. – С. 25.

⁶ Экономическая информатика. Указ. соч. – С. 27.

⁷ Куняев Н.Н. Указ. соч. – С. 180.

⁸ Куняев Н.Н. Указ. соч. – С. 173.

⁹ Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. / А.С. Гринберг. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 390 с. – С. 92.

¹⁰ Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1 ФЗ от 10.01.02 (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 N 258-ФЗ).

¹¹ Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) (утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ).

¹² Экономическая информатика. Указ. соч. – С. 31.

¹³ Гринберг А.С. Указ. соч. – С. 93.

¹⁴ Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. / И.Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и Ко, 2009. – 520 с. – С. 54.