Понятие и сущность внутреннего аудита

Содержание 

Введение…………………………………………………………………….3

1. Понятие и сущность внутреннего аудита……………………………..5
2. Планирование и подготовка внутреннего аудита…………………...10
3. Проведение проверки…………………………………………………15
4. Анализ результатов проверок………………………………………...18

Заключение………………………………………………………………..20

Список использованной литературы…………………………………….21 
Введение

По данным некоторых  исследований на сегодняшний день в  мире насчитывается порядка 1 миллиона специалистов, которые в том или  ином виде занимаются внутренним аудитом.

Понятие внутреннего  контроля (который позже и преобразовался в форму проведения внутреннего  аудита) появилось в лексиконе  еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем. Как система контроля деятельности предприятия это понятие  сформировалось к началу ХХ столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей.

Позже функции внутреннего  аудита значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование  действий, направленных на обеспечение сохранности активов (в финансовой составляющей аудита), проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций и действий, следование предписанной политике и процедурам компании.

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2000, а также требованиям, разработанным самой организацией. Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ИСО 9000. Поэтому немаловажен вопрос, как правильно запланировать, организовать и провести проверки, а затем проанализировать их результаты.

Данный реферат – попытка разобраться – зачем предприятия вводят процедуру внутреннего аудита и какие цели при этом могут преследовать.

Зачем высшее руководство  вводит процедуры внутреннего аудита? Зачем оплачивает работу сотрудников, проводящих аудит, и время сотрудников, проходящих аудит?

1. Понятие и сущность  внутреннего аудита.

Внутренний аудит –  независимая и объективная деятельность консультационного характера, обеспечивающая конкретные результаты, направленные на повышение стоимости и улучшения работы организации.

Внутренний аудит системы  качества предназначен для обеспечения  руководства предприятия объективной  и своевременной информацией  о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Главной целью внутреннего аудита следует считать предотвращение снижения результативности и эффективности действующей на предприятии системы качества.

Эффективность внутреннего  аудита системы качества на предприятии в значительной мере зависит от его организации.

Организация внутреннего  аудита системы качества — это  упорядочение работ службы внутреннего  аудита и подразделений предприятия  с целью поддержания функционирования системы качества в соответствии с установленными требованиями.

Внутренний аудит системы  качества предназначен для регулярной проверки того, насколько деятельность в рамках системы качества и результаты этой деятельности согласуются с  запланированными мероприятиями. Внутренний аудит своевременно доводит до сведения руководства предприятия объективную, основанную на фактах, информацию о состоянии системы качества. В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании системы качества предприятия на требуемом уровне.

Объектами внутреннего  аудита системы качества являются ее элементы, опосредованные в деятельности подразделений предприятия при  выполнении запланированных мероприятий, т. е. требований документации системы  качества.

Внутренний аудит системы  качества строится на ряде организационных принципов, основными из которых следует считать единообразие, системность, документированность, предупредительность, регулярность, независимость и открытость.

Принцип единообразия означает, что аудит осуществляется по процедуре, официально установленной руководством предприятия с тем, чтобы обеспечить его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.

Принцип системности подразумевает, что планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам (функциям, работам) системы качества должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи.

Принцип документированности предполагает, что проведение каждого аудита определенным образом документируется, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта.

Принцип предупредительности устанавливает, что каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, времени и методах проведения аудита, чтобы наиболее полно подготовиться и исключить возможность уклонения персонала от предоставления всех требуемых данных.

Принцип регулярности определяет, что аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все элементы системы качества и подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия.

Принцип независимости означает, что проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, что исключает возможность необъективности результатов аудита.

Принцип открытости подразумевает, что результаты аудитов должны носить открытый характер, что обеспечивает «прозрачность» системы качества для ее пользователей, потребителей и внешних аудиторов.

Целесообразно с методической точки зрения создавать службу внутреннего  аудита уже на начальном этапе  внедрения стандартов ИСО, когда  предприятие только приступает к  реализации положений стандартов, а  не после завершения этих работ. Создание службы внутреннего аудита является свидетельством понимания руководством предприятия значения аудита качества и того, что такая служба отвечает интересам предприятия.

Служба внутреннего  аудита системы качества укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на учебных курсах, организованных на предприятии. Функции, ответственность, полномочия и права аудиторов устанавливаются в их должностной инструкции.

На предприятиях, где  создание службы внутреннего аудита системы качества в виде отдельного структурного подразделения затруднено, аудит системы качества может  проводиться временными группами, специально формируемыми для этой цели. При этом обязанности аудиторов возлагаются (без освобождения от основной работы) на специалистов подразделений предприятия, наиболее тесно связанных с разработкой и функционированием системы качества (отделов обеспечения качества, стандартизации, метрологии). К выполнению обязанностей аудиторов эти специалисты допускаются только после их соответствующего обучения, прохождения практики и аттестации.

Служба аудита качества не только проводит аудит всех подразделений предприятия, участвующих в работах по системе качества, но и сама является объектом подобного аудита. Руководство предприятия время от времени должно получать информацию по работе этой службы и оценивать ее с позиции требований, предъявляемых системой качества, действующей на предприятии, к аудиту качества.

Обязательным условием эффективной работы службы является наличие надлежащих организационных  и методических документов. Особое внимание уделяется разработке методических документов с целью:

•    обеспечить методическое единство в подходах, трактовках и оценках аудиторов,

•    обеспечить работу аудиторов при проведении опросов, протоколировании результатов наблюдений, оформлении отчетов,

• сократить потери времени  при аудите (здесь необходимо отметить, что дефицит времени практически не дает возможности даже достаточно опытным аудиторам полностью обследовать объект аудита.

При формировании методического  обеспечения деятельности аудиторов  могут быть использованы подходящие, но разработанные за пределами предприятия правила и методические процедуры. Наряду с документами в состав методического обеспечения включаются различного рода памятки и методические пособия, облегчающие работу экспертов.

Внутренние проверки проводятся со следующими целями:

- оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей и путей ее улучшения;

- выявление несоответствий  в СМК (процедурах, процессах,  продукции) установленным требованиям; 

- определение всех  причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);

- проверка и оценка  эффективности корректирующих мероприятий  по результатам предыдущих проверок.

Проверки могут осуществляться как персоналом службы качества (это  характерно для крупных предприятий, где в структуре службы качества имеется отдел внутренних проверок), так и специально создаваемыми группами с привлечением подготовленных и аттестованных аудиторов по внутренним проверкам. 

Во всех случаях организационный  порядок проведения внутренних аудитов  системы качества предусматривает следующие основные стадии:

• планирование аудита,

• подготовка аудита,

• осуществление аудита,

• анализ и обобщение  результатов аудита,

• разработка корректирующих действий,

• контроль за выполнением  корректирующих действий.

2. Планирование и подготовка внутреннего аудита.

Аудиторская проверка ограничена во времени. Поэтому для обеспечения  высокого качества работы к ней следует  тщательно подготовиться. Необходимым  средством такой подготовки является всесторонне продуманное планирование, которое создавало бы уверенность у исполнителей в том, что используются наиболее эффективные и действенные процедуры аудита. Четкое планирование необходимо также для выбора предполагаемых подходов к достижению целей аудита; выполнения и контроля работы; убежденности в том, что внимание привлечено к главным аспектам, что работа выполнена полностью.

Планирование, являясь  начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудиторской  фирмой общего плана с указанием  ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

При планировании на длительный период в случае аудиторского сопровождения экономического субъекта, в течение года аудиторской фирме следует своевременно корректировать планы и программы проведения аудита с учетом изменений в финансово - хозяйственной деятельности клиента и результатов промежуточных аудиторских проверок.

Принцип оптимальности  планирования аудита заключается в  том, что в процессе планирования следует обеспечить вариантность планирования для возможности выбора оптимального варианта общего плана и программы на основании критериев, определенных самой аудиторской фирмой.

При планировании следует выделить такие этапы:

- предварительное планирование;

- подготовка общего плана аудита;

- составление программы аудита.

Для эффективного планирования аудита до написания письма-обязательства и до заключения договора о проведении аудита аудиторская фирма должна согласовать с руководством экономического субъекта основные организационные вопросы, связанные с проведением аудита.

На начальном этапе аудитор  должен ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта и иметь информацию о внешних и внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта.

Аудитору следует ознакомиться с :

- организационно-управленческой структурой клиента;

- видами хозяйственной деятельности;

- структурой капитала;

- технологическими особенностями производства;

- уровнем рентабельности;

- основными покупателями и поставщиками;

- существованием дочерних и  зависимых организаций.

Источниками получения информации об организации для аудитора должны являться:

- устав клиента; 

- протоколы заседаний совета  директоров, собраний акционеров  либо других аналогичных органов управления;

- учетная политика;

- бухгалтерская отчетность;

- внутренние отчеты контролеров;

- материалы налоговых проверок;

- материалы судебных и арбитражных  исков;

- беседы с руководством и исполнительным персоналом;

- информация, полученная при осмотре  основных участков, складов клиента.

На этапе предварительного планирования оценивается возможность проведения аудита. Если аудиторская организация положительно решает вопрос, она переходит к формированию штата для проведения аудита и заключает договор с экономическим субъектом.

С помощью проведения аналитических процедур аудиторская  организация должна выявить области, значимые для аудита.

В процессе подготовки общего плана и программы аудиторская  организация оценивает эффективность  системы внутреннего контроля и  производит оценку риска системы внутреннего контроля.

В процессе аудита могут  возникнуть основания для пересмотра отдельных положений общего плана  аудита. Вносимые изменения, а также  причины изменений аудитору следует подробно документировать.

В общем плане аудиторская организация должна предусмотреть сроки и составить график проведения аудита, подготовки отчета (письменной информации руководству клиента) и аудиторского заключения. В процессе планирования затрат времени необходимо учесть:

- реальные трудозатраты;

- расчет затрат времени в предыдущем периоде (в случае проведения повторного аудита) и его связь с текущим расчетом;

- уровень существенности;

- проведенные оценки рисков аудита.

В случае решения провести выборочный аудит аудитор формирует  выборку в соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Аудиторская выборка».

В общем плане рекомендуется предусмотреть:

- формирование группы  с учетом квалификации аудиторов;

- инструктирование всех  членов команды об их обязанностях, ознакомление их с финансово-хозяйственной деятельностью клиента, а также с положениями общего плана аудита;

- контроль руководителя  за выполнением плана и качеством  работы ассистента аудитора, за  ведением ими рабочей документации  и надлежащим оформлением результатов аудита;

- разъяснение руководителем  аудиторской группы методических  вопросов, связанных с практической  реализацией аудиторских процедур;

- документальное оформление  особого мнения члена аудиторской  группы (исполнителя) при возникновении  разногласий в оценке того или иного факта между руководителем аудиторской группы и ее рядовым членом.

Аудиторская организация  определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость  привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

В ходе аудиторской проверки аудитор обязан разобраться в системе бухгалтерского учета, которая применяется на проверяемом им экономическом субъекте, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он собирается определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур.

Масштаб и особенности  системы внутреннего контроля, а  также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта и особенностям его деятельности.

Особенности системы  внутреннего контроля могут способствовать в получения достаточной убежденности в том, что система бухгалтерского учета достоверно (или недостоверно) отражает хозяйственную деятельность проверяемого экономического субъекта.

В том случае, если аудитор  убеждается, что он может опереться  на соответствующие средства контроля, он получает возможность проводить аудиторские процедуры менее детально и (или) более выборочно, чем он делал бы в противном случае, а также может внести изменения в суть применяемых аудиторских процедур и в предполагаемые затраты временя на их осуществление.

При оценке эффективности  и надежности системы внутреннего  контроля в целом, контрольной среды  и отдельных средств контроля аудиторская организация обязана  использовать не менее трех следующих  градаций: высокая, средняя, низкая.

Изучение и оценка, особенностей бухгалтерского учета, изучение и оценка системы внутреннего  контроля должны в обязательном порядке  документироваться аудиторскими организациями  в ходе аудиторской проверки.

Аудиторские организации  самостоятельно разрабатывают методики и порядок изучения и оценки системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля, а также планируют процедуры аудиторской проверки в зависимости от результатов такого изучения и оценки.

3. Проведение проверки.

Вначале проводится предварительное совещание с руководящим составом и ИТР проверяемого подразделения, на котором руководитель проверки сообщает о целях, объеме, плане и методике проверки, представляет аудиторов. На этом совещании определяются формы взаимодействия между аудиторами и персоналом подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового совещания.

В ходе проверки аудитор должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать обоснованные выводы по следующим направлениям:

- состояние проверяемого  объекта (процедуры, процесса, продукции) и причины несоответствий; 

- наличие, правильное  понимание и применение персоналом «Положения о подразделении», должностных инструкций, стандартов предприятия (СтП), рабочей документации;

- соответствие применяемых  СтП и технической документации  целям предприятия в области качества.

Все наблюдения фиксируются  и анализируются. После сбора и накопления информации о состоянии объекта проверки, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов с тем, чтобы выявить фактические несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые должны быть подписаны аудитором и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия(несоответствие, которое привело или может привести к изготовлению продукции, не отвечающей установленным требованиям, и требует принятия оперативных корректирующих мер) 
руководитель проверки оперативно доводит его до сведения руководителя подразделения и представителя ОТК, которые должны приостановить изготовление продукции и принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.

После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель - представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.

Ответственность за составление  отчета, его точность и полноту  несет руководитель проверки. Форму  отчета следует, насколько возможно, формализовать.

Отчет должен включать в  себя:

- наименование проверки и проверяемого подразделения;

- основание для проверки;

- дату утверждения плана проверки;

- фамилии членов группы проверки;

- результаты проверки;

- заключение о выполнении корректирующих мероприятий по результатам предыдущей проверки;

- выводы и рекомендации;

- приложение (протоколы несоответствий);

- подписи аудиторов,  а также руководителя подразделения  после ознакомления с отчетом.  Чтобы избежать ошибок и недопонимания проект отчета до представления на утверждение анализируется руководством проверяемого подразделения.

В разделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое  подразделение способно обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).

В разделе «Рекомендации» указывается:

- необходимость и срок  разработки корректирующих мероприятий  на уровне подразделения или предприятия;

- несоответствия, которые  необходимо устранить до разработки плана мероприятий; 

- предложения для включения в план корректирующих мероприятий;

- рекомендации по совершенствованию документов системы качества.   
После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а также для выявления недостатков в деятельности аудиторов.

4. Анализ результатов проверок.

Копии утвержденного  отчета направляются в подразделение, где производилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и (или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества.

После получения информации о выполнении мероприятия служба качества проверяет его фактическое  выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно  или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству предприятия и оформляется акт.

Информация о результатах  внутренней проверки включается в повестку дня ежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа  и принятия руководством предприятия  соответствующих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в тех подразделениях, где еще не проводились проверки.

Служба качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует  результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения  и принятия решений. В отчет целесообразно включать следующую информацию:

· результаты проверок, сгруппированные  по элементам системы качества и  подразделениям;

· оценку динамики изменения  зарегистрированных данных;

· среднее количество несоответствий, приходящихся на одну проверку;

· описание повторяющихся  критических несоответствий, место  их выявления;

· анализ эффективности  корректирующих и предупреждающих  мероприятий;

· предложения по совершенствованию  стандартов предприятия;

· оценку эффективности  функционирования СМК;

· предложения по совершенствованию  СМК предприятия.

Результаты анализа  директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями  при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг.

Заключение

Внутренний аудит системы  качества предназначен для регулярной проверки того, насколько деятельность в рамках системы качества и результаты этой деятельности согласуются с запланированными мероприятиями. Внутренний аудит своевременно доводит до сведения руководства предприятия объективную, основанную на фактах, информацию о состоянии системы качества. В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании системы качества предприятия на требуемом уровне.

Предприятие заинтересовано в своей эффективной работе и  улучшении экономического состояния, и работа внутреннего аудитора прежде всего полезна самому предприятию.

Внутренний аудит необходим  в основном для организации проверки сохранности и использования материальных ценностей, правильности расчетов, проведения анализа причин возникновения потерь и убытков. В связи с тем, что внутренний аудит присутствует на предприятии перманентно (непрерывно), проводится сплошная проверка. При этом внутренний аудит обладает значительно меньшей степенью независимости от мнения руководства предприятия, но что особенно ценно в результатах деятельности внутреннего аудита — это знание специфики производственной деятельности предприятия.

Список использованной литературы.

1. Аристов О. В. Управление качеством: учеб. / О. В. Аристов. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 238 с.
2. Басовский Л. Е. Управление качеством: учеб. / Л. Е. Басовский, В. Б. Протасьев. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 211 с.
3. Горбашко Е. А. Управление качеством: учеб. пособие / Е. А. Горбашко. - СПб. [и др.]: Питер, 2008. - 382 с.
4. Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества: учебное пособие / С. В. Пономарев, С. В. Мищенко, B. Я. Белобрагин, В.А. Самородов, Б. И. Герасимов, А. В. Трофимов, C. А. Пахомова, О. С. Пономарева. — М.: РИА «Стандарты и качество». - 2005. - 248 с.
5. Шокина Л. И. Оценка качества менеджмента компаний: учеб. пособие / Л. И. Шокина; под ред. М. А. Федотовой; Финансовая акад. при Правительстве Рос. Федерации. - М.: КноРус, 2009. - 344 с.
6. http://ru.wikipedia.org/wiki/Внутренний_аудит.
7. http://revolution.allbest.ru/audit/00040597.html.
8. http://www.tsak-audit.ru/servises/73-vnutrenniycontrol.html.
9. http://quality.eup.ru/SERTIFIC/anprvaud.htm.